Vous a-t-on soudainement demandé de travailler chez vous ?
Pour beaucoup d’entre nous, l’idée ne nous semble pas si mauvaise. Toutefois, le fait de vous retrouver avec les mêmes projets et responsabilités, mais sans équipe, risque bien de vous couper dans votre élan.
Le mieux est de commencer par organiser votre espace de travail virtuel. Vous pouvez envisager monday.com pour votre système d’exploitation de travail, afin d’héberger tous les flux de travail, projets et communications de votre entreprise. Mais comme pour n’importe quel système d’exploitation, il existe d’autres outils de collaboration qui, en plus de monday.com, peuvent vraiment vous aider à travailler à distance, et mieux.
Nous allons vous présenter ici 5 programmes indispensables qui vous permettront de continuer à travailler, sans perdre un instant. Ils vous aideront à maintenir le niveau de performance de votre équipe (mais vous pourrez rester en pyjama, personne ne le saura).
Avant d’installer quoi que ce soit, fixez un cadre pour la communication
Mettre tout le monde au diapason dans un bureau, c’est déjà un défi en soi. Mais lorsqu’il est impossible de planifier rapidement une réunion d’information en présentiel, rester aligné s’avère encore plus compliqué.
Il est important de fixer des règles sur comment communiquer et quoi communiquer avec l’équipe.
Comment communiquer ?
Pour vous assurer que les informations ne s’égarent pas, fixez une cadence régulière pour les mises à jour, il peut s’agir d’une brève mise au point par téléphone chaque matin ou d’un espace partagé pour consigner les nouvelles informations. Il est important de trouver un système qui puisse s’intégrer facilement à votre emploi du temps et convenir à tous les membres de votre équipe.
Que communiquer ?
Si vous êtes un manager, vous pouvez faire savoir à tous les membres de votre équipe que vous souhaitez un résumé des avancées de la veille, avec des objectifs pour la journée à venir. En tant qu’employé, n’hésitez pas à lister les questions ou éléments en suspens qui pourront être traités quand tout le monde sera réuni en conférence téléphonique.
En clarifiant vos attentes pour les informations que vous allez préparer, vous optimiserez au maximum ces temps d’échange limités afin de vous concentrer sur ce que chacun peut apporter aux autres.
Une fois que vous avez déterminé les paramètres de votre flux de travail à distance et les priorités de votre équipe, il est temps de voir les outils qui peuvent vous permettre de concrétiser vos objectifs. Nous avons compilé et listé les avantages des outils technologiques qui aideront votre équipe à fonctionner à plein régime, où que vous soyez.
Vos outils pour le télétravail :
Zoom
Pour les moments de collaboration impromptus
La communication en face à face a une valeur indéniable -— et lorsque vous travaillez à distance, cela peut poser un vrai problème. Zoom est une plateforme de visioconférence qui permet de faire jaillir des idées et des moments de collaboration inattendus de la même manière que lors d’une réunion de résolution des problèmes. Vous pouvez facilement commencer avec un essai gratuit et opter ensuite pour un forfait selon la taille de votre équipe.
NB : monday.com dispose d’une nouvelle intégration avec Zoom, avec laquelle vous pouvez consigner les réponses apportées lors de chaque visioconférence et les ajouter facilement dans le flux de travail de votre équipe ! Vous saurez tout sur notre intégration Zoom ici.
Slack
Pour se parler à distance (plus important que cela en a l’air)
Lorsque vous travaillez de chez vous, vous ne pouvez pas faire pivoter votre fauteuil pour poser une question à votre collègue. Slack est une plateforme de messagerie qui vous permet de dialoguer instantanément avec les membres de votre équipe — l’outil parfait pour les petites questions et les commentaires qui ne prennent pas plus de quelques secondes. Ces minutes grappillées en communiquant rapidement, en partageant des idées et en obtenant des réponses immédiates peuvent vous faire gagner beaucoup de temps dans le contexte du télétravail.
Et si vous voulez être au top de la communication à distance découvrez comment intégrer monday.com avec Slack ! Nous vous proposons quelques automatisations grâce auxquelles votre équipe sera toujours parfaitement informée, par exemple :
- Quand une échéance arrive, envoyez une notification sur la chaîne
- Quand un élément est créé, envoyez une notification sur la chaîne
- Quand un statut est modifié, envoyez une notification sur la chaîne
- Quand une colonne change, envoyez une notification sur la chaîne
- Lorsqu’une information est publiée dans cet élément, postez-la sur la chaîne
- Lorsqu’une information est publiée, postez-la sur la chaîne
Pour en savoir plus plus sur notre intégration Slack, c’est ici.
G Suite
La productivité personnelle où que vous soyez
L’éparpillement de votre équipe peut augmenter les risques de doublons et de gaspillage de ressources. Évitez de travailler sur la mauvaise version d’un document ou d’une présentation en utilisant Google Drive, Docs, Sheets, etc. En partageant un document avec toutes les personnes impliquées, vous savez que vous consultez toujours la version la plus récente.
Et… vous l’avez deviné ! Il existe une intégration de monday.com avec G Suite ! Vous téléchargez vos documents à partir de votre Google Drive en deux clics seulement. Vous avez la possibilité d’ajouter des documents, des présentations ou des tableurs aux commentaires ou aux statuts et tous seront enregistrés dans vos fichiers monday.com.
Pour en savoir plus sur notre intégration G Suite, c’est par ici !
Box
Des fichiers sécurisés pour chaque équipe à distance
Box vous permet de partager des fichiers, de collaborer sur des documents, d’automatiser des processus et bien plus encore, avec la garantie que tout ce que vous faites est sécurisé sur leur réseau. La sécurité des documents de votre équipe doit être une priorité, où que vous soyez.
Avec l’intégration Box de monday.com, vous pouvez facilement télécharger des fichiers et collaborer en contexte sur la plateforme monday.com.
eventbrite
Pour organiser des événements, n’importe où et n’importe quand
Que vous organisiez une conférence, une réunion ou une fête d’entreprise, eventbrite vous aide à planifier la logistique, à créer des pages d’accueil, à comprendre les données et bien plus encore. Les événements en ligne vous aident à étendre votre portée à l’international et à connecter facilement votre communauté. Avec eventbrite, vous passez de l’idée d’un événement à l’envoi des e-vites en un éclair. Consultez leur guide pour organiser des événements en ligne ici.
Les événements concernent presque toutes les équipes de l’entreprise, il est donc fondamental de maintenir une bonne communication avec tous vos collaborateurs lorsque vous travaillez à distance. Intégrez votre compte eventbrite à monday.com pour tenir tous vos collaborateurs informés de vos projets.
Le télétravail soulève des difficultés particulières, surtout lorsqu’il est mis en place de façon imprévue. Mais avec les bons outils technologiques et une feuille de route adéquate, votre équipe peut facilement continuer à collaborer et atteindre vos objectifs, où que vous soyez.
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