Une gestion de projet efficace ressemble beaucoup à la mise en scène d’une pièce de théâtre. Un travail considérable a d’abord lieu « en coulisses » pour aboutir à la représentation proprement dite. Le metteur en scène doit choisir les bons acteurs, organiser les répétitions et travailler avec des décorateurs et des techniciens.
Mais que se passe-t-il si la pièce fait un flop ? Au final, toute la planification et les répétitions qui ont précédé n’ont plus aucune valeur. Eh bien, les chefs de projet sont confrontés au même défi.
Les chefs de projet sont des planificateurs et des communicants.
Leurs compétences s’exercent pour coordonner des tâches entre les équipes, développer des processus et suivre l’avancement des projets. Mais si le projet n’est pas mis en œuvre correctement, tous les efforts réalisés en amont sont réduits à néant.
Mener à bien un projet est souvent plus compliqué qu’on ne le pense.
Ne gaspillez pas votre travail. Nous avons créé ce manuel pour donner aux chefs de projet toutes les clés pour réussir la mise en œuvre de projets.
Êtes-vous prêt à faire amener vos projets au niveau supérieur ?
Comprendre la mise en œuvre dans la gestion de projets
Pour bien diriger la mise en œuvre d’un projet, il faut comprendre toutes les phases de la gestion du projet.
Certains chefs de projet affirment qu’il existe cinq phases distinctes, tandis que pour d’autres, il n’y en a que trois. Le nombre de phases dépend du type de projet et de sa complexité.
Pour vous aider à tout comprendre, nous couvrirons cinq phases. Chacune de ces phases comporte ses propres exigences pour réussir la mise en œuvre d’un projet.
- Phase d’initiation :
Lors de la première phase, les promoteurs de projets et les chefs de projet lancent, nomment et définissent un projet. Dans certains cas, les parties prenantes réalisent des études et des analyses de faisabilité pour saisir toute la complexité du projet.
- Phase de planification :
Les chefs de projet déterminent le périmètre, le coût, les ressources nécessaires et les risques potentiels liés au projet. Ils définissent également les jalons, le calendrier, les délais et la manière dont l’équipe et les parties prenantes communiqueront.
- Phase d’exécution :
L’exécution consiste à concrétiser le plan de projet. À cette étape, les livrables sont réalisés et la mise en œuvre technique est en cours.
- Phase de suivi et de contrôle :
Cette phase se déroule en même temps que l’exécution. Vous évaluez la manière dont le produit final répond aux objectifs du plan de projet initial. Pour cela, utilisez des critères définis à l’avance. Vous mesurerez également les indicateurs clés de performance, tels que l’avancement des tâches, les dépenses et le respect des délais. Si les résultats du projet s’écartent du plan, prenez des mesures correctives pour remettre le projet sur les rails.
- Phase de clôture :
Certains projets se poursuivront en devenant de nouveaux processus, tandis que d’autres arriveront à leur terme. Les projets qui se terminent doivent être marqués par une clôture formelle. C’est le moment où vous mettez fin à votre collaboration avec les contractants externes et que vous récompensez les membres de l’équipe.
Sans objectifs clairs, sans plan, sans ressources et sans communication, il est peu probable que l’exécution soit réussie. Pour parer à l’échec, prenez le temps de planifier les tâches qui devront être réalisées à chaque phase.
2 types de goulots d’étranglement dans la mise en œuvre des projets
Les goulots d’étranglement sont des problèmes qui se posent au cours du projet, dont ils retardent la mise en œuvre. Il peut s’agir de l’introduction de nouvelles contraintes ou de la perte d’une ressource nécessaire. Les goulots d’étranglement dans la mise en œuvre des projets peuvent être à court ou à long terme.
- Goulots d’étranglement à court terme:
Il peut s’agir d’un pépin technique, d’un incident dans la chaîne d’approvisionnement, d’un manque de personnel ou de l’absence d’un acteur clé du projet. Bien souvent, les goulots d’étranglement à court terme vous prennent par surprise, mais ils se résorbent à mesure que la planification s’améliore. Voici quelques moyens rapides d’améliorer vos processus :
- Supprimer des étapes non essentielles
- Utiliser des plateformes d’automatisation qui se chargent des tâches manuelles chronophages
- Améliorer la communication pour éviter les malentendus et les désaccords
- Goulots d’étranglement à long terme :
Ceux-ci constituent une menace plus grave car ils sont plus difficiles à résoudre. Le goulot d’étranglement à long terme le plus courant concerne la capacité. Lorsque les employés travaillant sur un projet ont de nombreuses autres tâches à gérer, ils ont moins de temps pour se concentrer sur les tâches liées au projet. Concrètement, à quoi cela ressemble-t-il ? Eh bien, imaginez une entreprise qui souhaite lancer de nouvelles fonctionnalités sans recruter de programmeurs. Un goulot d’étranglement se formera inévitablement dès que les employés auront atteint leur capacité maximale.
Un goulot d’étranglement non résolu peut faire dérailler tout votre projet. La clé pour éviter cela est de s’y préparer.
Pendant la phase de planification de votre projet, prenez le temps de réfléchir aux éventuels goulots d’étranglement à court et à long terme. Réfléchissez aux solutions qui seront nécessaires pour les prévenir ou les éliminer.
Qu’est-ce qu’un écart dans la mise en œuvre d’un projet et comment l’éviter ?
Un écart dans la mise en œuvre est un décalage entre les objectifs d’un projet et ses résultats réels. Le plus souvent, cela est dû à un manque de compréhension entre les personnes qui planifient le projet et celles qui le réalisent. Un manque d’alignement ou de consensus entre les dirigeants sur la stratégie elle-même peut également être en cause.
Voici 3 conseils pour éviter tout écart dans la mise en œuvre de vos projets :
- Veillez à ce que tous les intervenants majeurs s’accordent sur la stratégie et les principaux objectifs du projet lors de la planification.
- Créez une infrastructure et un calendrier pour rendre compte de l’avancement du projet, de l’utilisation du budget et des étapes importantes afin qu’il n’y ait aucune surprise à la fin.
- Ouvrez des boucles de rétroaction directes. Cela permet aux collaborateurs de poser des questions, d’exprimer leurs préoccupations et d’être soutenus dans la réalisation de leurs tâches.
4 conseils pour réussir l’exécution d’un projet
Alors, que faire pour garantir la réussite de l’exécution de votre projet ? Voici quatre conseils qui pourraient vous être très utiles.
Créez un plan de mise en œuvre du projet
Avant de vous lancer, il est essentiel de dresser un plan clair et détaillé de la mise en œuvre du projet. Ce plan doit couvrir :
- Les objectifs du projet
- Les parties prenantes et les participants au projet
- Le calendrier
- Le budget
- La portée
- Tout obstacle ou contrainte extérieure connus
En élaborant votre plan de mise en œuvre du projet, vous parviendrez plus facilement à un consensus et un alignement entre les responsables, les chefs de service et les chefs de projet. C’est là le meilleur moyen d’éviter tout écart dans la mise en œuvre.
Constituez une équipe de projet solide
Vous aurez beau avoir un plan solide, si vous n’embarquez pas les bons collaborateurs à vos côtés, votre projet risque de tomber à l’eau.
La composition de l’équipe projet dépend du type du projet et de ses objectifs. Mais, dans tous les cas, il est essentiel d’obtenir un niveau élevé d’adhésion de vos collaborateurs. Lorsque chaque membre de l’équipe comprend clairement les objectifs du projet et qu’il croit en sa nécessité, il est beaucoup plus facile de maintenir la motivation et l’engagement de chacun.
Utilisez une plateforme de gestion de projet
Lorsque vous dirigez un projet, vous devez coordonner de nombreux éléments. Par exemple, il vous faut gérer le calendrier, recueillir les mises à jour de statut et contrôler vos dépenses. À moins d’utiliser un système formel pour le suivi de l’avancement des tâches et le feed-back, il est difficile de tout suivre.
Les plateformes de gestion de projets simplifient le travail d’équipe et l’exécution des projets. Elles permettent de partager des informations et des ressources et offrent une structure permettant de rendre compte des progrès réalisés et de répondre aux questions.
En centralisant toutes ces informations en un seul endroit, vous pouvez gérer efficacement le déroulement de vos projets et dire adieu au chaos. Ces plateformes encouragent également la responsabilisation et l’engagement de vos collaborateurs pour que chacun puisse donner le meilleur de soi dans les délais impartis.
Soyez flexible et concrétisez vos idées
Même si la création d’un plan de mise en œuvre détaillé est essentielle, les chefs de projet doivent rester flexibles.
On ne peut pas tout contrôler, et des modifications du plan sont inévitables.
La solution aux goulots d’étranglement et aux obstacles réside dans la capacité à s’adapter, à résoudre les problèmes et à mettre en place de nouveaux plans sans paniquer.
Demander régulièrement à votre équipe son avis sur le projet et son déroulement est un excellent moyen de rester informé des difficultés rencontrées sur le terrain et de contribuer à les résoudre. Écoutez vos collaborateurs et tenez compte de leurs avis.
Quel est le rôle d’un chef de projet dans la mise en œuvre d’un projet ?
Un chef de projet doit guider le développement et l’exécution d’un projet. C’est lui qui transforme une vision en réalité.
Le chef de projet doit déterminer le périmètre du projet. C’est à lui qu’il revient de définir le plan, constituer l’équipe projet et rassembler les ressources nécessaires. Il doit également piloter l’avancement du projet et est responsable de sa réussite ou de son échec.
L’importance de l’équipe
Si les chefs de projet jouent le rôle principal, la mise en œuvre des projets est un travail collectif. Chaque membre de l’équipe projet est choisi pour remplir une fonction spécifique et importante. Une collaboration sans faille, la responsabilisation de chacun, un sens aigu de l’engagement et une bonne communication de la part de tous les membres de l’équipe sont autant de facteurs de réussite.
4 techniques de mise en œuvre de projets à connaître
Il existe différentes méthodes de mise en œuvre d’un projet. En voici quelques-unes :
- Scrum :
La méthode scrum vise à produire rapidement les livrables d’un projet. L’équipe se concentre sur des tâches de grande valeur lors de « sprints » de travail quotidiens et relaient leurs avancées lors de réunions quotidiennes.
- Mise en œuvre de projet agile :
Dans la méthode agile, les chefs de projet préparent leurs équipes à s’adapter aux changements ou aux évolutions du projet. Ils ne s’appuient pas sur des stratégies et des procédures rigides. Au lieu de cela, ils ajustent le plan en fonction des besoins.
- Kanban:
La méthode Kanban utilise un visuel détaillé qui cartographie l’intégralité du projet et toutes ses étapes. Comme la méthode agile, les équipes qui utilisent la méthode Kanban s’adaptent rapidement. Au moindre changement, elles réorganisent le projet jusqu’à ce qu’il soit terminé.
- DevOps:
Aujourd’hui, DevOps est devenu la norme pour les équipes de développement de logiciels. Dans cette méthode, les développeurs réalisent le retour d’information, l’assurance qualité et les contrôles de sécurité. Ces activités sont réalisées tout au long du processus de développement plutôt qu’à la fin. Il en résulte une rapidité accrue et une réduction du nombre de correctifs à mettre en place, qui sont chronophages et entraînent des goulots d’étranglement.
Réussir à chaque étape
Les chefs de projets subissent une pression constante. Les responsabilités qu’ils endossent sont nombreuses. Pour mener à bien un projet, une préparation importante est essentielle pour vous aider à transformer votre vision en réalité.
Nous espérons que ce guide vous aura apporté de précieuses informations ! Facilitez encore plus la mise en œuvre de vos prochains projets grâce à notre modèle de livrables de projet disponible ci-dessous.
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