Vous êtes peut être sur le point de rassembler vos affaires et de transformer votre salon en bureau dans un avenir proche, et vous n’êtes pas seul.
Avec le télétravail, votre équipe est éloignée, mais votre productivité n’a pas à en pâtir. Passer au télétravail signifie que vous et votre équipe devrez définir une nouvelle routine de travail. Je gère une équipe au service des clients chez monday.com et nous avons toujours fonctionné à distance. Voici un compte-rendu de nos meilleures conseils pour vous organiser au mieux en télétravail.
Planifiez au maximum
Planifier, ne serait-ce qu’un minimum, même lorsque vous n’avez pas beaucoup de temps, à long terme ça vous sera très utile. Vous pouvez diviser la planification en deux catégories : la communication et les opérations. Ces deux aspects sont importants pour arriver à la réussite d’une équipe à distance, car ils permettent de surmonter deux défis majeurs du télétravail : 1) garder tout le monde aligné même lorsque vos collaborateurs ne sont pas présents physiquement ; 2) s’assurer que tout le monde à les outils nécessaires pour faire son travail.
Trouvez les bons outils numériques pour vos besoins en communication
C’est peut-être la première fois que vous, ou votre équipe, utilisez des outils numériques comme moyen de communication principal. Il existe de nombreux outils qui faciliteront votre travail. Définir quels outils sont nécessaires pour chaque type de communication vous permettra de gagner du temps et d’éviter des complications sur le long terme.
Les équipes à distance qui réussissent communiquent souvent et de façon efficace. Vous aurez très rarement des doutes ou des malentendus de la part des membres de votre équipe grâce à une communication claire, à des outils habilitants et à des voies de communication ouvertes pour aborder des questions à régler. Les membres d’équipe à distance sont d’excellents communicants car ils s’appuient sur des outils de communication pour collaborer, et ils valorisent cette habitude importante.
Voici comment mettre en place une bonne communication interne :
1. Créez un espace de communication et définissez une cadence pour vos mises à jour.
Par exemple, votre équipe utilise Slack pour des échanges de questions/réponses rapides avec des membres de l’équipe et d’autres communications informelles. Nous utilisons monday.com pour planifier nos projets, désigner les responsables et communiquer en temps réel. Nous utilisons Zoom pour des réunions plus longues auxquelles nous aurions normalement assisté.
2. Définissez comment et où le travail sera suivi. Comme tout le monde est éloigné géographiquement, définir des attentes, des objectifs et des échéances est encore plus important. Tous les membres de l’équipe doivent être sûrs du travail à accomplir et savoir où ils peuvent consulter les mises à jour sur leurs projets
3. Définissez des étiquettes pour des conversations sur des plateformes numériques.
En travaillant depuis votre domicile, vous et votre équipe devez faire l’effort de poser des limites. Cela signifie, par exemple, désactiver les notifications après une certaine heure, mettre en sourdine toutes vos plateformes pendant vos appels, ou d’autres actions définies par votre équipe. Poser des limites sur lesquelles toute l’équipe est d’accord permet d’éviter un burn-out et garantit une vie professionnelle équilibrée.
4. Soyez très communicatif sur le quand/quoi/comment.
Une fois un appel terminé avec les membres de votre équipe, traiter les questions qui s’en suivent est encore plus compliqué que si vous étiez assis à côté d’eux. Alors, assurez-vous d’être clair sur qui fait quoi et quand. Je vous conseille de terminer chaque appel avec un résumé et une liste des mesures à mettre en place afin de vous assurer que tout le monde comprenne bien ses responsabilités.
5. Fixez des délais et des attentes.
Définissez l’ampleur du travail pour les prochaines périodes, prévoyez assez de temps pour surveiller la progression, et réévaluez les priorités dans les intervalles de temps afin d’atteindre vos objectifs à long terme. Créez des habitudes qui fonctionnent pour vous, comme des conférences vidéo quotidiennes ou des bilans hebdomadaires, peut vous aider à rester proactif.
Organisez votre équipe pour la réussite de vos opérations
Sur le plan opérationnel, vous avez deux tâches principales :
1. Dressez une liste des choses matérielles dont votre équipe a besoin pendant le télétravail.
Cette liste doit inclure une vision organisationnelle suivie d’un certain nombre d’éléments. Votre vision permettra de guider la phase de transition et de définir la façon dont votre équipe fonctionnera le mieux à distance. Cela peut être aussi simple qu’un système de questions/réponses, décrivant le travail quotidien de votre équipe en télétravail, afin d’illustrer la nouvelle dynamique de votre groupe. Décrivez les fonctions de votre équipe et détaillez-les.
La liste des éléments peut inclure un certain nombre d’éléments fonctionnels et intangibles. Examinez les besoins de votre équipe pour qu’elle puisse accomplir ses missions. Un membre a besoin d’une chaise de bureau ou de plus de matériel ? D’une meilleure connexion ou d’une connexion haut débit ? Pensez à tout ce que votre équipe aurait au bureau qui lui permettrait de faire son travail au mieux, à vous ensuite de trouver une solution pour fournir ce matériel.
2. Définissez quelles informations sont nécessaires selon les outils utilisés.
Définissez quels outils seront utilisés pour héberger quel type de communication et d’informations. Donnez les accès et autorisations nécessaires à chaque membre de l’équipe pour éviter les blocages à cause d’un accès limité et les excès d’informations pouvant découler d’un accès trop libre.
À quoi ressemble la réussite en télétravail ?
Pendant vos premiers jours de télétravail, définissez quels domaines de communication peuvent être améliorés et modifiez en conséquence votre vision organisationnelle. C’est là que l’utilisation d’outils qualifiés est essentielle. La gestion du temps sera également une compétence renforcée par le télétravail, et surtout basée sur les efforts collaboratifs.
Tirez le meilleur parti des plateformes numériques pour rester motivé, connecté et en phase avec votre équipe. Ne vous limitez pas à une seule façon de travailler à distance. Décrivez plutôt les pratiques et les fonctions essentielles à votre organisation, et discutez beaucoup au sein de votre équipe pour trouver la meilleure façon de faire.
Certaines personnes seront pour ou contre le télétravail au bout d’un certain temps, et cela vous permettra de modifier votre espace de travail en conséquence ! Nous vous encourageons à vous faire votre propre opinion et à découvrir ce qui fonctionne le mieux pour vous et votre équipe. Discuter ouvertement avec ses équipes, travailler ensemble pour définir rapidement vos attentes et accepter des changements fréquents sur votre programme, c’est la clé d’un télétravail réussi.
Pour plus d’informations sur la façon de créer un flux de travail optimal avec monday.com, lisez notre article sur les moyens de simplifier le télétravail ou écrivez-nous à support@monday.com, nous serons ravis de pouvoir vous aider 🙂
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