À l’âge d’or du numérique, alors que nous sommes plus connectés que jamais, pourquoi sommes-nous souvent bloqués par des problèmes de communication ? Particulièrement dans le monde du travail, un simple modèle de plan de communication peut vous aider à renforcer vos opérations. Mais avant que nous ne découvrions comment créer votre plan et comment partager un modèle de plan de communication à toute épreuve, commençons par une définition.
Qu’est-ce qu’un modèle de plan de communication ?
Une étude réalisée auprès de plus de 400 grandes entreprises a révélé qu’elles perdent en moyenne 62,4 millions de dollars chaque année en raison d’une mauvaise communication entre collaborateurs.
Mais, outre l’impact financier, il existe bien d’autres raisons qui expliquent l’importance de la communication.
Voici 5 principales raisons qui justifient pourquoi vous devriez constamment essayer d’améliorer votre communication au travail :
1. Réduire les silos d’information
Sans une planification et une gestion efficaces de votre communication, l’information peut facilement se retrouver compartimentée.
Cela peut être dû à un manque de compréhension sur ce qui peut être partagé.
Quand l’information est sensible, on peut ne pas être sûr(e) de qui d’autre est au courant, et d’avec qui on a le droit de partager cette information. Cela réduit les occasions de partager les idées et la collaboration entre les tâches.
Des hypothèses peuvent être soulevées quant à qui sait quoi, en raison de leur poste ou ancienneté. Cela peut mener à des lacunes de connaissances et à une perte de productivité.
Apporter davantage de clarté sur quelle information peut être partagée, quand et avec qui peut s’avérer primordial pour assurer d’une bonne communication efficace.
2. Augmenter l’engagement des collaborateurs
Une bonne communication est vitale pour aider vos collaborateurs à rester intéressés et engagés dans les affaires de l’entreprise.
Une communication ouverte et transparente avec les employés de la part de la hiérarchie aide également à développer une culture de confiance et de maturité.
3. Encourager une culture du feed-back
Mettre en place un espace de travail qui valorise la confiance et la transparence permet de meilleures opportunités d’apprentissage.
Développer des mécanismes afin de partager le feed-back positif et de développement peut avoir un réel impact sur la réussite des organisations.
Le feed-back positif de la part des managers renforce l’engagement des employés. Une étude récente de Gallup a découvert que l’efficacité des supérieurs hiérarchiques reposait à 70 % sur les variabilités d’engagement des employés.
De plus, créer une opportunité de feed-back bilatéral implique que les employés peuvent exprimer leurs doutes et proposer des idées et solutions à ce qui ne fonctionne pas à leur niveau. Mais cela leur est impossible s’ils ne savent pas comment cela va être perçu par la hiérarchie.
Même s’il y a peu à apprendre des problèmes des employés, le simple fait de créer pour eux la possibilité d’être « écoutés » peut avoir un impact positif sur leur expérience.
4. Créer une compréhension commune
De bonnes compétences de communication aident à créer une compréhension commune des objectifs et résultats attendus.
Une des compétences essentielles de communication est l’écoute active, qui implique d’écouter les informations et de réfléchir à ce que vous avez entendu.
La réflexion est importante car elle garantit que rien n’est « entré par une oreille et sorti par l’autre ». C’est l’occasion pour celui ou celle qui partage l’information de confirmer ce qu’il/elle a dit et que c’est ce que son interlocuteur a compris.
Cela réduit la probabilité de malentendus et de devoir à posteriori corriger les erreurs qui en découlent.
De plus, répéter l’information à voix haute aide à l’ancrer dans votre mémoire, idéal quand vous avez déjà du mal à vous souvenir où vous avez garé votre voiture.
5. Influencer le comportement des parties prenantes
Une communication efficace et bien organisée peut avoir une grande influence sur le comportement des parties prenantes.
Le message lui-même et la manière dont il est communiqué peuvent aider à persuader celui/celle qui le reçoit. On l’observe particulièrement en communication marketing, comme dans les e-mails de marketing, qui vise à convaincre le consommateur qu’un produit ou service peut répondre à ses besoins.
Une bonne communication interne peut motiver ou galvaniser les collaborateurs à soutenir les changements apportés par l’organisation.
Par exemple, leur rappeler les obstacles actuels et présenter en quoi le changement apporté permettra de les surmonter.
Créez une stratégie de communication à toute épreuve
Est-ce que la communication interne et externe sont différentes ?
À vrai dire, les parties prenantes de la communication interne et externe requièrent les mêmes compétences. Toutefois, il y a quelques éléments à prendre en considération pour la communication externe.
Tout d’abord, souvenez-vous que les parties prenantes externes peuvent ne pas comprendre le jargon ou les acronymes qui sont familiers au personnel interne. Assurez-vous d’expliquer les acronymes pour éviter toute confusion.
Vous devez également prendre en compte toute considération culturelle lorsque vous communiquez avec des parties prenantes externes.
Comprendre certains détails, comme une méthode de communication privilégiée, une approche plus ou moins formelle, s’avère particulièrement utile pour nouer des relations durables.
L’écoute active est d’autant plus importante lorsque vous collaborez avec des parties prenantes externes, ainsi que lors de communications virtuelles. En effet, ces deux facteurs augmentent le risque de malentendus.
Structurer un plan de communication efficace
Commençons par une simple définition d’un plan de communication.
Un plan de communication montre comment vous partagez efficacement l’information avec les parties prenantes pour informer, engager ou inciter une action.
Le plan de communication est important autant pour les opérations commerciales normales qu’en temps de crise ou de changement majeur.
Quels sont les principaux éléments d’un bon plan de communication ?
Un bon plan de communication comprend 5 éléments principaux :
- Le public : à qui je m’adresse dans ma communication ?
- Le but du message : quel est le but de cette communication ?
- La méthode : comment vais-je entrer en contact avec ces personnes ?
- Le planning : quel est le calendrier prévu pour cette communication ?
- Mesurer la réussite : comment vais-je savoir que ma communication est efficace ?
Comment monday.com soutient une communication efficace
Si vous lisez cet article, vous savez probablement que monday.com peut faire bien plus que vous aider à créer un plan de communication.
Cependant, si vous avez besoin d’un modèle, nous disposons d’un excellent modèle de plan de communication pour vous aider à commencer.
En tant que Work OS, monday.com vous aide à créer des processus de travail au sein et entre les différentes fonctions de votre organisation afin de nouer des relations et entretenir une collaboration efficace.
À l’aide de modules de construction entièrement personnalisables, monday.com vous permet de faire avancer votre travail à la manière qui vous convient, à vous et votre équipe. Notre plateforme est colorée, simple à utiliser et adaptable à vos besoins.
Voyons ensemble comment vous pouvez nous faire travailler pour vous.
Public
La première étape d’un bon plan de communication est de connaître vos potentiels publics. Qui essayez-vous d’atteindre dans votre message ? Cela peut être des groupes de personnel interne, l’équipe dirigeante, les parties prenantes d’un projet ou vos clients.
Réaliser une analyse des parties prenantes peut être une bonne première étape pour identifier votre public. Le registre des parties prenantes de monday.com vous permet de stocker les informations sur les principales parties prenantes.
Vous pouvez noter leur niveau d’intérêt dans le travail réalisé et leur allouer un statut basé sur leur niveau actuel et désiré d’engagement.
Cela peut clairement indiquer les personnes qui pourraient bénéficier d’un niveau plus ciblé de communication.
Si vous êtes à la tête des équipes marketing et commerciale et que vous vous concentrez sur les échanges externes, vous pouvez utiliser le CRM de monday.com afin de déterminer où se situent vos clients dans le parcours client.
Cela peut aider votre plan de communication à attirer de nouveaux clients et les pousser à réaliser un achat ou à consolider la rétention des clients actuels.
Objectif du message
Identifier votre public cible vous permet de clarifier l’objectif du message.
Est-ce que vous informez l’entreprise de la progression d’un projet ? Est-ce que vous persuadez vos clients de choisir votre produit ou service plutôt que celui de la concurrence ?
Établir des objectifs pour chaque communication est une démarche intelligente.
Littéralement.
Cela vous aide à vous concentrer sur ce que le public veut ou de leur faire adopter une approche différente après avoir entendu ce que vous aviez à dire.
Utiliser des objectifs intelligents (SMART) permet de focaliser les efforts de communication et de mesurer leurs effets.
Méthode
C’est l’essence même de votre planification. Comment allez-vous transmettre votre message ? Quels types de médias allez-vous utiliser, et via quels canaux ?
Vous allez devoir déterminer si vous utiliserez une stratégie de communication d’attraction ou oblique (« Push » et « Pull ») et si vous utilisez un média riche ou limité (« Rich » et « Lean »).
monday.com est bien placé pour proposer des stratégies de communications d’attraction ou oblique, via des médias riches ou limités, selon votre public.
Besoin de vous mettre d’accord sur un objectif de projet ? Vous pouvez utiliser nos outils de collaboration intégrés à la plateforme pour afficher, partager et annoter des documents, @mentionner vos collaborateurs pour les intégrer à la conversation et communiquer dans le contexte des tâches, en temps réel.
Vous souhaitez créer un rapport de performance mensuelle pour la hiérarchie ? Notre Work OS extrait les informations de toute l’entreprise et les expose dans des présentations claires et intéressantes.
De plus, monday.com intègre plus de 40 autres applications. Vous pouvez connecter tous vos outils ou canaux de communications préférés et poursuivre vos conversations là où vous les aviez laissées.
Si c’est la création de contenu pour un public externe qui vous intéresse davantage, nous avons aussi ce qu’il vous faut. Des modèles, tels que notre calendrier des contenus, vous aideront à représenter et planifier vos futures communications afin d’essayer d’attirer vos prospects vers vos entonnoirs de ventes.
Planification
En parlant de planning, il est essentiel d’organiser vos communications dans le temps, afin de ne pas saturer votre public avec une foule de messages simultanés, ni de l’abandonner dans un désert de communication.
Lorsque vous planifiez votre communication, gardez votre objectif à l’esprit.
Est-ce qu’il s’agit d’une communication régulière pour partager l’information ? Est-ce que vous tenez à jour les parties prenantes d’un projet quant aux changements de statuts ? Est-ce qu’il s’agit de communication ad hoc afin d’obtenir un feed-back de la part des employés quant à un prochain changement ?
monday.com dispose d’un grand nombre de formules d’automatisation qui peuvent vous aider à planifier vos communications, quel que soit l’objectif.
Par exemple, un changement de statut d’une tâche peut encourager les parties prenantes à examiner les mises à jour du site internet du projet.
Ou encore, après quelque temps, votre équipe commerciale peut être invitée à contacter les prospects actuels afin de leur faire bénéficier d’une promotion, et donc essayer de les convertir en client.
Mesurer la réussite
La plateforme monday.com conserve un historique de vos communications en un seul endroit. Dès lors, vous avez un historique des messages afin de savoir ce que vous avez déjà échangé, avec qui, ainsi que leur type et contenu.
En suivant les effets de la communication par rapport aux objectifs prévus, vous pouvez évaluer leur impact et prévoir ceux que vous voulez atteindre à l’avenir.
Par exemple, en suivant le taux de conversion après une campagne marketing sur les réseaux sociaux, vous pouvez évaluer si les efforts de communication en valaient la peine.
Pour plus d’information sur la communication, consultez notre guide 2021 sur la gestion de la communication.
Investir dans un plan qui maintient votre communication sur les rails
Dans cet article, nous avons vu comment créer un plan stratégique de communication
Nous avons également expliqué les 5 éléments clés à intégrer dans un plan de communication, afin que votre communication pour atteindre votre public relève davantage de la stratégie structurée que du hasard.
Maintenant que vous êtes un(e) expert(e), pourquoi ne pas commencer avec notre modèle de plan de communication de gestion de projet ?
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