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Comment mettre en place un espace de télétravail optimal ?

Comment mettre en place un espace de télétravail optimal ?

Nous tous chez monday.com

Quiconque travaillant avec une équipe à distance vous dira que la mise en place d’un lieu de télétravail n’a rien de facile. 

Créer un lieu de travail virtuel signifie que vous renoncez à certains aspects de la vie de bureau – et non que la vie de bureau n’a pas de bons côtés. Alors, comment remplacer les interactions en face à face, prendre des nouvelles des télétravailleurs et faire en sorte que vos collaborateurs gardent le moral même à distance ? 

Nous allons voir comment mettre en place un lieu de travail virtuel qui permettra à votre équipe à distance de rester productive, inspirée et engagée.

Qu’est-ce qu’un lieu de télétravail ?

Un lieu de travail virtuel est un environnement de travail qui ne se trouve pas dans un seul espace physique. Un « lieu de télétravail » peut également être un bureau indépendant, comme le domicile d’un télétravailleur, relié à une entreprise via Internet.

Dans certains cas, le terme « lieu de travail virtuel » peut inclure les bureaux satellites, mais nous nous concentrerons sur les environnements virtuels dans lesquels les employés travaillent à domicile.

Quels sont les avantages et les inconvénients du télétravail ?

Le télétravail présentent les avantages suivants :

  • Performance.  Une étude de Stanford menée sur deux ans a révélé que les télétravailleurs sont plus productifs lorsqu’ils ne sont pas au bureau, soit 13 % de plus que le groupe témoin.
  • Satisfaction des employés. L’une des raisons pour lesquelles les employés sont plus productifs en télétravail : ils aiment travailler à distance. Selon  une étude, 71 % des employés travaillant à distance se déclaraient heureux, contre seulement 55 % des employés de bureau.
  • Coûts. En augmentant le nombre de télétravailleurs dans votre entreprise, vous réduisez les frais liés à la location de locaux. Dans certains cas, vous n’aurez même pas besoin de louer d’espace de travail.

Voici certains des principaux inconvénients du télétravail :

  • Manque d’interaction en face à face. Les humains sont des êtres sociables, donc se retrouver à travailler seul chez soi peut nous peser. Même si les télétravailleurs expriment plus de satisfaction lorsqu’ils travaillent chez eux, vous aurez besoin de certaines interactions sur le lieu de votre entreprise. (Plus d’informations à ce sujet dans la section suivante.)
  • Organisation. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreux excellents outils pour faciliter le télétravail. La mauvaise nouvelle : si vous ne les avez pas encore installés, il peut vous falloir un certain temps avant que votre lieu de travail virtuel soit mis en place et qu’il fonctionne sans accroc.

Comment gérer un lieu de travail virtuel ?

 Si c’est tout nouveau pour vous, le passage à un modèle virtuel peut vous paraître intimidant. Voici quelques-unes des principales inquiétudes des managers – et quelles réponses y apporter.

Communication

Pensez à réserver du temps une fois par semaine pour un « apéro virtuel ». L’objectif : une simple moment d’échange pour réduire le stress de la journée de travail. Chez monday.com, nous avons organisé divers événements, comme une fête virtuelle (avec un DJ !), et des activités amusantes pour les familles, avec des spectacles de magie et des cours de cuisine.

Management et supervision

Jason Aten, de Inc.com, recommande des mises au point fréquentes avec les employés. Lorsque le télétravail semble bien se passer, on peut facilement oublier que certains employés se sentent peut-être déconnectés sans savoir comment en parler aux dirigeants.

Intégration des nouveaux collaborateurs

À l’aide du partage dans le cloud, créez un document d’intégration auquel les employés actuels peuvent accéder à tout moment ainsi qu’un processus pour les RH à distance. Doivent y figurer des informations capitales pour tout nouveau télétravailleur devant être informé sur le fonctionnement de votre entreprise. Faites aussi travailler tous vos collaborateurs sur le même logiciel, car la communication fonctionne plus facilement lorsque tout le monde dispose des mêmes outils. Ici, chez monday.com, nous avons également créé un système de binôme : chaque nouveau membre d’équipe est associé à distance avec un membre plus expérimenté de monday.com, qui peut répondre à ses questions et l’aider en cas de besoin.

Commentaires

Dans un environnement virtuel, il est plus difficile d’avoir un œil sur tout ce qui se passe. Avec un compte-rendu ou une session de rétroaction chaque trimestre, vous garderez un contact constant avec les télétravailleurs que vous pourriez sinon perdre de vue.

Quelle est la meilleure technologie pour le télétravail ?

Pour toutes vos questions ou objections concernant le télétravail, il existe probablement un logiciel capable de vous fournir une solution. Voici certaines des possibilités que vous offre une technologie de télétravail s’intégrant à monday.com :

  • Suivi de l’avancement des projets. Sans un espace de bureau physique, impossible d’aller écrire sur le tableau blanc pour montrer à vos collaborateurs où en sont vos projets. Néanmoins, il est tout à fait possible de suivre la progression de vos projets grâce, notamment, au suivi des projets à distance.
  • Attribution des tâches. Si vous avez l’habitude de tenir tous les matins une réunion pour organiser les tâches de chacun pour la journée, les outils de télétravail sauront vous satisfaire. Par exemple, vous pouvez créer une liste de contrôle des tâches quotidiennes de l’équipe.
  • Partage de fichiers. Vous ne pouvez pas transmettre un fichier d’une personne à l’autre, et les échanges interminables d’e-mails avec des fichiers ne font que créer de la confusion. Partagez un dossier Dropbox commun qui s’intègre à votre Work OS pour créer l’impression d’utiliser le même ordinateur.

Y a-t-il des exemples de lieux de travail virtuels dont nous pouvons tirer des enseignements ?

Oui : selon une enquête Buffer réalisée en 2019, 30 % des entreprises déclarent utiliser un modèle 100 % virtuel. En fait, Buffer est elle-même une entreprise entièrement virtuelle. Elle gère ainsi des dizaines de milliers de clients SaaS payants avec une équipe limitée qui fonctionne entièrement à distance. 

Les entreprises virtuelles sont beaucoup plus nombreuses que vous ne l’imaginez, et elles n’en sont pas moins productives.

Pour autant, il n’y aucun mal à s’aider d’un modèle déjà prêt. Alors n’hésitez pas à consulter nos  modèles pour le télétravail pour tous vos documents et stratégies relatifs à l’intégration de nouveaux collaborateurs et ainsi mettre en place votre lieu de travail virtuel.

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