Autrefois peu considérés, ils sont devenus les pivots indispensables des équipes d’aujourd’hui. Les chefs de projet facilitent le travail d’équipe et font gagner un temps précieux aux entreprises.
Un chef de projet est responsable de la définition, de la planification et de l’exécution des initiatives stratégiques. Il doit également veiller à ce que tout rentre dans les limites du budget, au respect des délais et à ce que les objectifs soient atteints. Avec un chef de projet sérieux et efficace, n’importe quelle initiative aura bien plus de chances de réussir.
Mais pourquoi confier toutes ces responsabilités à une seule personne ?
Les équipes les plus performantes savent combien il est important que tous les membres de l’équipe possèdent des compétences en gestion de projet. Ainsi, chacun dispose des connaissances et des outils nécessaires pour assumer ses responsabilités. Avec cette approche, la gestion de projet devient une compétence d’équipe essentielle.
Le meilleur moyen de donner à votre équipe toutes ses chances d’atteindre l’excellence, c’est de l’équiper d’un système de suivi de projet poussé qui l’aidera à rester sur les rails, à collaborer avec les autres membres de l’équipe et à accroître la responsabilisation.
Qu’est-ce qu’un logiciel de suivi de projet ?
Un logiciel de suivi de projet est une solution numérique qui permet de superviser clairement les projets d’une équipe. Il possède des fonctionnalités pour planifier des initiatives, suivre l’avancement des tâches, communiquer avec les membres de l’équipe, suivre les budgets, partager des documents et des ressources, et créer de nouveaux tableaux et rapports. Des outils de suivi de projet avancés permettent également aux utilisateurs d’automatiser certaines tâches pour accélérer les processus.
Les logiciels de suivi de projet sont les pièces maîtresses de la boîte à outils de gestion de projets. Les chefs de projet se reposent sur eux pour centraliser l’information, améliorer la collaboration et se tenir informés des progrès. Cela dit, ils ne sont pas les seuls à utiliser ces outils.
En invitant tous les participants à un projet à utiliser le logiciel de suivi de projet, vous saurez que chacun obtiendra automatiquement les informations et les ressources nécessaires pour jouer son rôle avec une efficacité optimale.
Par exemple, imaginons que votre projet consiste à migrer vers un nouveau logiciel de gestion des ressources humaines. Dans ce cas, chaque membre de l’équipe du projet (votre responsable RH, les informaticiens, les responsables de la compta, etc.), devra régulièrement consulter et mettre à jour le logiciel de suivi de projet. Ainsi, chaque personne a constamment accès aux informations dont elle a besoin pour réaliser ses tâches et faire avancer le projet. Cela permet également de résoudre plus rapidement les problèmes en centralisant la communication dans un seul et même espace.
5 conséquences si vous n’utilisez pas un logiciel de suivi de projet
L’un des principaux avantages à utiliser un outil de suivi de projet est l’augmentation de la rapidité. Nous savons tous qu’aujourd’hui, dans le monde du travail, tout change à une vitesse fulgurante. La réussite d’une équipe repose sur la capacité de ses membres à planifier et à travailler rapidement, à réagir avec agilité au moindre imprévu et à trouver des solutions créatives instantanément.
En améliorant l’organisation et la communication, les outils de suivi de projet vous garantissent de posséder l’infrastructure nécessaire pour aller plus vite.
En revanche, les équipes qui n’utilisent pas de logiciel de suivi de projet auront du mal à rester sur la bonne voie, à communiquer efficacement et à respecter les délais. Elles sont confrontées à plusieurs défis majeurs :
1. Information désorganisée et cloisonnée
L’une des principales caractéristiques des logiciels de suivi de projet est leur capacité à organiser les informations et les ressources, et cela quel que soit le système d’entreprise dont il est issu. Les logiciels de suivi de projet permettent à chacun d’avoir accès à tout moment aux informations dont il peut avoir besoin. Sans outil de suivi de projet, il est extrêmement difficile d’atteindre ce niveau d’accessibilité.
Les employés utilisent aujourd’hui des dizaines d’applications d’entreprise pour faire leur travail, générer des rapports et extraire des données. Sans espace centralisé pour consolider toutes ces informations, difficile de garantir que tous les intervenants d’un projet puissent consulter des informations actualisées lorsqu’ils en ont besoin.
2. Mauvaise collaboration au sein des équipes et entre les équipes
Une collaboration efficace, ainsi qu’une coordination et une communication sans faille, sont essentielles pour préserver l’engagement et l’efficacité de tous les intervenants. Les logiciels de suivi de projets tiennent lieu de forum central où peut avoir lieu toute cette communication.
Plus il y a de personnes impliquées dans un projet, plus il est difficile de travailler ensemble sans l’aide d’un outil de suivi de projet. La collaboration sera inévitablement asphyxiée par le manque de communication, tandis que les membres de l’équipe seront frustrés par les inefficacités.
3. Trop de réunions
En l’absence d’un système de suivi de projet pour héberger les informations et les mises à jour, les équipes ont généralement recours à des réunions en présentiel ou en ligne pour se synchroniser. Si vous avez déjà participé à ce genre de réunion, vous savez sans doute combien elles sont chronophages et peu efficaces.
Toutes ces réunions pour partager les informations sur l’avancement des tâches, faire part de problèmes ou soulever des questions nuisent à la productivité et perturbent le flux de travail. Au final, tout cela ne fait que ralentir vos projets.
4. Difficulté à respecter les délais
Dans la gestion de projet, la création d’un calendrier et la mise en place de jalons sont fondamentales. Les systèmes de suivi de projet permettent de planifier et de suivre visuellement les échéances pour que rien ne passe à travers les mailles du filet. Sans ce type d’outil, la gestion de tous les éléments du projet et le respect des délais pour chaque membre de l’équipe est un véritable casse-tête.
5. Difficulté à suivre les indicateurs clés de performance
Les indicateurs clés de performance sont des critères que les chefs de projet définissent au début d’un projet pour en évaluer la réussite. Il est important de suivre en permanence vos ICP pendant toute la durée du projet, et pas seulement à la fin. Cela vous permet de vérifier que le projet avance dans la bonne direction et qu’il pourra atteindre ses objectifs.
Les logiciels de suivi de projet facilitent le suivi des ICP car les utilisateurs peuvent accéder aux données de n’importe quel système d’entreprise et créer ou même automatiser des rapports au sein même de la solution. Sans cela, le risque d’erreur est élevé en suivant manuellement toutes ces informations sur plusieurs systèmes.
Comment suivre les projets pour faire mieux et aller plus vite
Les équipes qui utilisent des systèmes de suivi de projet peuvent éviter les difficultés décrites ci-dessus tout en bénéficiant de plusieurs autres avantages.
1. Plus d’autonomie et plus de responsabilité personnelle
En responsabilisant davantage tous les membres de votre équipe dans la gestion de vos projets et en utilisant activement un logiciel de suivi de projet, vous commencerez à cultiver une culture de l’autonomie et de la responsabilité.
Non seulement chaque personne joue un rôle spécifique dans le projet, mais elle est également chargée de tenir à jour le suivi du projet, de partager les informations et les progrès, de poser et répondre à des questions, et de participer à la résolution des problèmes. Au final, votre formidable chef de projet porte moins de responsabilités sur ses seules épaules, tandis que tous les membres de votre équipe s’engagent davantage.
La responsabilisation est fondamentale pour le travail d’équipe.
Les équipes ne peuvent réussir ensemble que lorsque chaque contributeur assume la responsabilité de ses tâches.
Lorsque la responsabilité devient une caractéristique essentielle de l’équipe, le travail d’équipe devient plus facile et plus rapide. Et les résultats sont meilleurs.
2. Délai d’exécution plus court
Comme nous le disions, la rapidité est essentielle à la réussite des entreprises. Les outils de suivi de projet vous aident à transformer rapidement de simples idées en réalité. Ils guident en effet chaque étape du projet, permettent d’informer toutes les parties prenantes, améliorent l’efficacité de la collaboration et facilitent la résolution des problèmes.
Lorsque tous les participants utilisent l’outil de suivi de projet pour se tenir informés, les goulets d’étranglement ou les obstacles sont identifiés plus facilement et la force du groupe est pleinement exploitée pour trouver la meilleure solution. Résultat, les problèmes sont résolus rapidement et n’engendrent aucun retard par la suite.
3. De meilleurs résultats pour les projets
Avec une meilleure collaboration, une plus grande responsabilisation et un meilleur engagement, les projets aboutissent à de meilleurs résultats. Les outils de suivi de projet guident chaque aspect de vos initiatives à chaque étape du processus. De cette manière, toutes les personnes impliquées peuvent consacrer leur temps et leur énergie à produire un travail de la meilleure qualité possible.
Comment choisir le bon logiciel de suivi de projet
Lorsque vous devez évaluer les différentes offres de logiciels de suivi de projet, recherchez un logiciel qui possède les fonctionnalités les plus importantes pour vous. Veillez également à ce que son utilisation soit intuitive et à ce qu’il puisse être rapidement adopté par les utilisateurs.
Le mieux, ce sont les outils que vous pouvez simplement mettre en place en un claquement de doigt (comme monday.com). Contrairement à de nombreuses autres solutions de suivi de projet, monday.com s’intègre à tous les systèmes et applications d’entreprise. Il ne nécessite pas de gros efforts de la part des développeurs et s’intègre facilement aux flux de travail existants des employés.
Votre logiciel de suivi de projet doit faciliter le travail de vos collaborateurs, et non devenir un fardeau. Bien souvent, l’ajout de nouveaux outils ne fait que compliquer la vie des employés. En choisissant un outil de suivi de projet clair et intuitif, vous gagnerez du temps tout en facilitant le travail de vos collaborateurs.
Qu’est-ce qu’une catégorie dans un logiciel de suivi de projet ?
Chaque projet a ses propres exigences, c’est pourquoi les catégories dont vous aurez besoin dans votre outil de suivi de projet sont susceptibles d’évoluer. Avec les logiciels de suivi de projet avancés comme monday.com, tous les éléments de votre « tableau » de suivi de projet sont personnalisables. De cette manière, vos utilisateurs ne voient que les champs qui sont nécessaires.
Par exemple, les équipes créatives qui utilisent le tableau de suivi de projet de monday.com créeraient sans doute les catégories suivantes pour guider le lancement d’une nouvelle campagne publicitaire :
- Tâche
- Priorité
- Membre d’équipe responsable
- État d’avancement (en cours, prêt pour examen, design, modifications finales, terminé, etc.)
- Remarques / Commentaires
- Fichiers / Documents / Images
- Approbation finale
Chaque catégorie représente un aspect du projet qui nécessite une attention particulière. Les catégories vous permettent de décomposer des projets complexes en parties claires, réalisables et gérables, grâce auxquelles vous pouvez rester organisé et respecter le calendrier.
Mieux qu’un tableur Excel
Certains chefs de projet et chefs d’équipe utilisent des tableurs Excel pour gérer et suivre l’avancement des projets. Certes, Excel peut convenir pour des projets simples et de petite taille. Mais pour les initiatives complexes qui impliquent de nombreux intervenants, s’étendent sur des périodes plus longues et exigent un suivi plus étroit, cela ne suffira pas.
Avec Excel, les utilisateurs doivent eux-mêmes créer et formater manuellement tous leurs modèles, ce qui prend beaucoup de temps et rajoute du travail aux chefs de projet. En outre, si un utilisateur supprime ou modifie accidentellement la moindre chose, des informations importantes risquent d’être définitivement perdues.
Un logiciel de suivi de projet conçu pour remplir cette fonction spécifique est un outil bien mieux adapté aux équipes rapides et efficaces. Des outils comme monday.com vous permettent de personnaliser, de dupliquer et d’ajouter autant de fonctionnalités que vous le souhaitez, sans compromettre l’efficacité, l’esthétique et la clarté.
Faites le premier pas avec ce modèle de suivi de projet
Pour améliorer votre approche de la gestion de projet et la réussite globale de vos équipes, vous devez être proactif et disposer des bons outils. Vous pouvez faire un premier pas dans cette direction avec ce modèle de suivi de projet. Vous découvrirez qu’en disposant du meilleur système, la gestion de projet devient un jeu d’enfant.
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