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3 conseils pour gérer des équipes et des bureaux éloignés géographiquement

3 conseils pour gérer des équipes et des bureaux éloignés géographiquement

Nous tous chez monday.com

Avoir des équipes et des bureaux géographiquement éloignés est généralement synonyme de croissance pour une entreprise, ce qui est une bonne chose. Néanmoins, cela complique parfois les choses. Nous avons recensé ces difficultés et, pour vous aider à les surmonter, nous vous offrons les meilleurs conseils de nos clients qui ont su s’adapter à une croissance spectaculaire. 

Lorsque Lou Hoffman, directeur de l’agence internationale de relations publiques Hoffman.com, a déménagé avec sa famille pour l’ouverture d’une succursale au Royaume-Uni, il a compris ce que vivaient ses employés des bureaux à l’étranger. Leigh Buchanan décrit ainsi son expérience dans un entretien pour Inc.com. « Une chose que Hoffman a découverte, c’est que les employés à l’étranger se sentaient parfois douloureusement négligés. Par exemple, il savait que lorsque les serveurs de messagerie de l’entreprise tombaient en panne, le personnel des sites implantés à l’autre bout du monde devait patienter pendant des heures avant que le service ne reprenne, du fait des différences de fuseau horaire. À l’époque où il était assis dans son fauteuil de la Silicon Valley, Hoffman ne se tracassait pas pour ces délais. Mais à Londres, privé d’e-mails pendant des heures en attendant l’ouverture du bureau américain, il a vu les choses autrement. »

Cette anecdote démontre qu’aujourd’hui encore, la gestion d’équipes en télétravail ou éloignées géographiquement pose de nombreux défis. La plus grande difficulté est de veiller à ce que les équipes éloignées continuent à faire partie intégrante de l’entreprise. Faire en sorte que les tâches et les objectifs soient parfaitement synchronisés n’est pas une chose facile. Lorsqu’on gère une entreprise avec des équipes réparties sur plusieurs sites, il faut constamment s’ingénier à éviter les retards causés par le manque de synchronisation et aggravés par les différences de fuseau horaire. Forts de notre expérience avec des centaines de managers et des milliers d’employés, voici quelques-uns des premiers signes de difficultés soulevées par le télétravail.

Faites le test : la gestion de mon équipe à distance commence-t-elle à poser des problèmes ?

  • Signe n° 1 : la recherche de nouveaux outils
    Êtes-vous constamment à la recherche de nouveaux outils pour assurer la synchronisation de tous vos collaborateurs ? Il peut s’agir d’outils de communication en direct, d’outils de partage des connaissances, d’outils de collaboration et d’outils de gestion des tâches collaboratives.
  • Signe n° 2 : la rédaction des mises à jour
    Passez-vous au moins une heure par jour à rédiger des résumés pour informer le reste de l’équipe ? Et recevez-vous leurs retours seulement 24 heures après votre envoi, y compris pour des questions qui nécessitent un retour rapide ?
  • Signe n° 3 : le manque de clarté sur les responsabilités
    Lorsque les tâches prennent du retard, savez-vous à qui vous adresser pour obtenir des réponses, ou bien est-il difficile de savoir qui était responsable de quoi ?

Si vous avez répondu Oui à au moins une de ces questions, il est fort probable que la gestion de vos équipes à distance vous pose quelques problèmes. Mais ne vous inquiétez pas, voici d’excellents conseils pour vous aider à surmonter ces difficultés.

Gérer avec succès des équipes à distance en 3 étapes simples

1. Créer une feuille de route pour tous

Créez une feuille de route unique pour l’ensemble de l’entreprise, au lieu d’une pour le marketing, une pour la R&D, une pour le service produit, etc. Cette feuille de route doit être communiquée et accessible à tous les collaborateurs de l’entreprise. De cette façon, toutes les équipes de l’ensemble des sites sont alignées sur les mêmes objectifs. Tout le monde reste concentré sur les buts à atteindre et a le sentiment de contribuer à l’effort global.

2. Informer sur des sujets, et non des personnes

Au lieu d’informer chaque personne individuellement, créez des mises à jour portant sur des sujets ou des projets. Cela vous fera gagner beaucoup de temps. Si vous rendez ces mises à jour accessibles en un seul endroit pour que tous les membres de l’équipe concernés puissent les consulter, vous gagnerez plus de temps. Lorsque toutes les informations sont disponibles au même endroit, vous n’êtes pas obligé d’envoyer des dizaines d’e-mails et de suivre ensuite toutes les réponses. Au lieu de cela, les membres de l’équipe peuvent consulter les informations qui les concernent, et même commenter et discuter sur le même espace de travail. En renseignant des sujets ou des projets, vous permettez aux équipes de traiter facilement n’importe quelle tâche de A à Z d’un service ou d’une équipe à l’autre, chacun contribuant selon son rôle.

3. Mettre en place une base de connaissances commune

Cette mesure fait une vraie différence et s’avère particulièrement utile pour les entreprises qui intègrent de nombreux nouveaux collaborateurs. Vous utilisez sans doute déjà un certain type d’outil pour le partage des connaissances, alors servez-vous-en pour faire en sorte qu’il regroupe toutes les connaissances dont vos collaborateurs ont besoin pour faire leur travail. Lorsque toutes les connaissances sont réunies au même endroit, tous les savoirs sont à disposition et plus une seule minute n’est perdue à demander des explications par téléphone.

Comment monday.com permet à ses clients – et bientôt à vous aussi – de gérer facilement des équipes à distance

Tout ce qui a été évoqué précédemment, monday.com l’a traduit en une seule et unique solution. Sur monday.com, chaque personne de l’entreprise a une vision claire de la feuille de route et comprend exactement quel est son rôle. Sur monday.com, chaque collaborateur, où qu’il soit, peut partager et obtenir des mises à jour sur les projets liés à son travail. Le partage des mises à jour crée une base de connaissances centrale et accessible à tous. Sur monday.com, toutes les équipes sont toujours parfaitement alignées.

  •  Un outil pour les mises à jour et le partage 

monday.com est une plateforme collaborative, chacun apportant des mises à jour sur l’avancée de son travail et ne s’abonnant qu’aux sujets qui le concernent. Autrement dit, chaque collaborateur reçoit toutes les informations nécessaires, et uniquement celles qui sont nécessaires, en temps réel. Nos clients disent que monday.com réduit considérablement le nombre d’e-mails, de conférences téléphoniques et le temps consacré aux mises à jour. Cela signifie également que lorsque Jay, votre chef d’équipe mobile de San Francisco, allume son ordinateur à n’importe quelle heure du jour ou de la nuit, toutes les nouvelles spécifications l’attendent déjà et son équipe peut se mettre au travail immédiatement.

  • Mises à jour rédigées sur des sujets 

Les informations sur monday.com portant sur des sujets (de votre choix), il est bien plus facile de mener vos projets du début à la fin. Par exemple, une nouvelle fonctionnalité va être un sujet sur lequel travaillent différents services. Eh bien, chaque service entre en jeu à l’étape qui le concerne et ajoute ensuite une mise à jour de l’avancée de son travail, qui sera visible pour tous les membres d’équipe concernés.

Ainsi, Sarah, votre graphiste basée à Londres, est informée car c’est maintenant à elle de travailler sur votre nouvelle page d’accueil, sachant que toutes les informations dont elle a besoin l’attendent déjà sur monday.com, y compris le processus qui a conduit à chaque décision. Par conséquent, elle n’a pas besoin d’attendre que ce soit le matin aux États-Unis pour demander « Pourquoi avez-vous choisi ce logo ou ce menu principal ? ».

  •  Suivi facile 

Lorsqu’un membre d’équipe met à jour sa progression sur monday.com, il peut ensuite notifier la personne décisionnaire, poursuivre ou approuver le projet. De cette façon, rien n’est laissé au hasard et le moindre retard apparaît rapidement et en toute transparence.

Le plus important est de ne pas perdre de vue les pratiques de travail qui vous ont permis de faire grandir votre entreprise – la communication directe, la transparence et la collaboration en temps réel – et de trouver les outils et les méthodes qui vous permettront de les maintenir en place même si votre entreprise grandit.

Photo de : David Chau

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