Para casi todos los cambios que empresas, equipos y oficinas han hecho desde la aparición de la pandemia de covid-19 (ya sea pasar al trabajo remoto o implementar políticas de distanciamiento social dentro de una oficina), en verdad no existen precedentes sobre cómo lograr dichas transiciones de manera eficaz y eficiente.
Pero antes de poder pensar en volver a la oficina, la empresa debe respetar las instrucciones y restricciones gubernamentales en tu país. La decisión sobre cuándo volver a la oficina es enteramente de la empresa, pero incluso antes de tomar dicha decisión, hasta la más mínima planificación puede ser un éxito.
Con la idea de lograr que estos difíciles momentos puedan ser más fáciles de administrar, hemos armado nueve plantillas que pueden ayudarte a planificar una transición organizada de regreso a la oficina.
Encuesta para los empleados
Antes de poder avanzar con confianza con cualquier plan de retorno, es fundamental saber cómo se sienten los empleados con la idea de volver a la oficina. Esta encuesta anónima sobre la intención de los empleados te ayudará a tener una mejor idea de qué piensa el equipo sobre la idea de volver a la oficina, las cosas que necesitarían para poder lograr la transición, y las maneras en que la empresa puede ayudar a que la transición sea aún mejor.
Mira este video de 2 minutos de duración sobre la encuesta para los empleados.
Estrategia de regreso al trabajo tras la covid, 2020
Una vez que sepas cómo se siente el equipo sobre volver a la oficina y de qué manera puedes mejorar esa transición para ellos, será hora de delinear una estrategia. Con esta plantilla de estrategia de regreso al trabajo tras la pandemia de covid podrás detallar todos los pasos necesarios para volver a la oficina, asignar roles definidos para cada tarea y establecer fechas límite razonables, para poder estar al día.
Mira este video de 2 minutos sobre la estrategia de regreso al trabajo.
Plan de reapertura
Ya sea que planees abrir dentro de una semana, un mes o que el estado aún no esté en claro, con esta plantilla podrás delinear pasos específicos para la reapertura. Con las dependencias de tareas, recibirás notificaciones una vez que algo esté «Listo», para poder pasar al siguiente paso.
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Registro de empleados en la oficina
Permite que los empleados se registren para volver a la oficina. Organiza todo por equipos y lleva, automáticamente, un recuento de la cantidad de personas que se han anotado para asegurarte de que no se exceda el límite según las medidas de distanciamiento social. Filtra por día o por empleado para saber quién estará en la oficina y qué días, para poder coordinar reuniones y organizar tu horario de oficina para aprovecharlo al máximo.
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Turnos de oficina
Una vez que hayas abierto las puertas de la oficina, será importante que supervises quién entra y cuándo, para asegurarte de que haya espacio suficiente para respetar las medidas de distanciamiento social. Asegúrate de que todos en el equipo sepan cuándo pueden estar en la oficina. Planifica según miembros del equipo, departamento y solicitudes específicas. Con las automatizaciones, recibirán sus horarios un día antes de comenzar la semana. Usa los gráficos para controlar rápidamente que los horarios de la oficina no superen nunca la capacidad esperada y para hacer los ajustes necesarios.
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Horario semanal para aplicar las medidas de distanciamiento social
El horario semanal es otra forma de organizar el flujo de empleados que entra y sale de la oficina para respetar las medidas de distanciamiento social. Con estados que representan cada día de la semana y elementos para cada empleado, podás ver muy rápido quién estará presente en qué días. La columna «Días de oficina semanales» se actualizará automáticamente con la cantidad de días que cada empleado tiene programados para poder planificar una grilla horaria distribuida.
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Turnos de almuerzo
Al volver a la oficina, todos estarán entusiasmados por poder volver a almorzar juntos. A fin de garantizar que todos puedan disfrutar de su tiempo juntos y, a la vez, mantener las medidas de seguridad, con esta plantilla podrás organizar fácilmente los turnos para ver quiénes planean estar en el área de almuerzo y en qué momento y, así, tener un proceso claro y simple.
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Solicitudes de inventario para la oficina
Es posible que al volver a la oficina se necesiten nuevos suministros que no solían ser comunes antes, como gel desinfectante, pañuelos, tapabocas, o cualquier otro artículo que haga que los colegas se sientan más cómodos. En esta plantilla de solicitud de inventario para la oficina, los miembros del equipo pueden enviar sus solicitudes y hacer un seguimiento del progreso. Puedes gestionar todas las solicitudes que se hagan para la oficina, desde la fecha de solicitud y el equipo responsable de su ejecución hasta la notificación una vez completada.
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Encuesta para clientes
Preparar la oficina y al equipo no es lo único a tener en cuenta al volver al trabajo. Para poder transitar los próximos meses con confianza y comodidad, es necesario saber cómo se sienten los clientes. Esta encuesta para el cliente te permitirá comprender las preferencias de los clientes sobre las medidas de distanciamiento social, las maneras en que les gustaría reducir los amontonamientos de gente, las medidas de seguridad que les importan, y otras cuestiones fundamentales que te ayudarán a brindarles un mejor servicio.
Mira este video de 2 minutos sobre la plantilla de encuesta para clientes.
Al contar con pocos conocimientos y experiencias similares sobre cómo avanzar, muchos equipos se sienten un poco desorientados. Pero si consultamos con quienes nos rodean, si tenemos en cuenta las medidas de salud y seguridad vigentes, y si mantenemos la transparencia y organización en las comunicaciones con el equipo, podremos comenzar a reconstruir todo juntos.
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