Sin dudas, el Estado de Israel ha tenido su cuota de crisis nacionales a lo largo de su historia, pero pocos eventos podrían haber preparado al gobierno israelí para responder al brote en curso de la COVID-19.
Actualmente, Israel está haciendo todo lo posible para “aplanar la curva” a medida que el número de casos positivos de coronavirus crece cada día con rapidez. Los hospitales y laboratorios sufren con la demanda de pruebas y tratamiento para la COVID-19, mientras que está el peligro de que los suministros y equipos de salud se agoten rápidamente.
Para mayor agilidad, Israel estableció un Centro Nacional de Control para la COVID-19. El Centro de Control reunió, por primera vez, varias agencias civiles y militares para colaborar en la gestión de la crisis y brindar asistencia a los laboratorios, hospitales y socorristas que trabajan en la primera línea.
Además de responder al brote, el mayor desafío al que se enfrentaron estas autoridades reunidas recientemente fue cómo trabajar juntas de manera inteligente y eficiente. No tenían un sistema central intergubernamental con procesos y procedimientos estándar para gestionar la crisis.
Además, la situación tenía el potencial de salirse de control con rapidez si el Centro de Control no tomaba medidas coordinadas de inmediato.
El desafío
Colaboración entre varios ministerios y departamentos durante una emergencia nacional
Cada ministerio y agencia tiene sus propios sistemas, procesos y métodos únicos, pero ninguno estaba conectado para respaldar este esfuerzo. Al no tener una plataforma centralizada para coordinar, comunicar y gestionar sus esfuerzos, la ejecución fue extremadamente difícil.
Comunicación efectiva con hospitales, laboratorios y socorristas
El Centro de Control tenía dificultades para recopilar datos precisos y oportunos de cada laboratorio y hospital que administraba las pruebas de la COVID-19. Tenían que llamar a cada lugar por teléfono y, la mayoría de las veces, no podían comunicarse con nadie. Por eso, el Centro de Control tenía datos insuficientes de algunos lugares y no tenía una imagen clara del estado de situación en una perspectiva general.
Si podían obtener la información que necesitaban, ingresaban los datos en hojas de cálculo. Depender de las hojas de cálculo significaba que, cuando la persona adecuada revisaba la hoja de cálculo, la información ya estaba desactualizada y estaba sujeta a errores humanos.
Abastecimiento y gestión de proveedores de equipos de atención médica esenciales
Los hospitales, los laboratorios y los socorristas estaban preocupados de que se les acabaran rápidamente los equipos y suministros de atención médica esenciales para continuar con su trabajo.
Varias personas en agencias y departamentos gubernamentales recibían proveedores potenciales ad hoc a través por mensajes de texto y correos electrónicos. Se estaba volviendo imposible rastrear y gestionar todos los datos entrantes de diferentes fuentes y canales. Tampoco había un proceso adecuado para dar seguimiento a esos proveedores potenciales.
Además, muchos organismos y agencias gubernamentales tenían sus propios procesos de compras y aprobación, lo que complicaba y dificultaba aún más la gestión.
Nadie sabía cómo hacer frente a esta difícil situación, y el tiempo se acababa.
La solución: una plataforma potente, centralizada y flexible
En solo unas horas, el Centro de Control, junto con el equipo de monday.com, implementó el sistema operativo de trabajo de monday.com. Los ministerios y departamentos involucrados en la respuesta ahora usan y confían en monday.com para gestionar y coordinar sus esfuerzos como un equipo unificado, en cualquier momento y desde cualquier lugar.
“Con monday.com, hemos pudimos conectar con éxito cuatro agencias gubernamentales diferentes que nunca habían colaborado en ninguna misión”, dice el líder de gestión de proyectos de TI.
Recopilación de datos precisos en tiempo real de laboratorios y hospitales
El Centro de Control, junto con el equipo de monday.com, creó potentes aplicaciones de flujo de trabajo, con formularios web y móviles para recopilar datos precisos en tiempo real de laboratorios y hospitales.
Personalizaron los formularios con la información relevante que necesitaban, como la cantidad de pruebas realizadas y de resultados positivos y los recursos necesarios para que el Centro de Control pudiera ayudarlos a moverse con rapidez.
Los directores de los laboratorios y los hospitales ya no tienen que esperar una llamada del Centro de Control para enviar datos; pueden ingresarlos en un sistema centralizado al instante, en cualquier momento.
“Facilitamos el proceso para que los hospitales y los laboratorios nos envíen información. Simplemente, completan un formulario breve todos los días, sin necesidad de iniciar sesión en el sistema. Ahora el proceso es mucho más rápido y eficiente”, indica el líder de gestión de proyectos de TI.
Toma de decisiones inteligentes, rápidas y basadas en datos para maximizar los esfuerzos
El Centro de Control, junto con el equipo de monday.com, también configuró varios paneles para agilizar el proceso de toma de decisiones.
Los paneles de control brindan a la gerencia de nivel sénior una visión general de alto nivel de lo que realmente es posible en un día laboral de 14 horas y de lo que deben hacer para maximizar los esfuerzos en hospitales y laboratorios.
“Ahora, mostramos estos paneles en televisores en el Centro de Control que están sincronizados con datos unificados en tiempo real”, explica el líder de gestión de proyectos de TI. “Ver todos estos datos recolectados de toda la operación de esa manera es increíblemente poderoso”.
También les permite rastrear tendencias relevantes para comprender si algunos hospitales y laboratorios están completos o en condiciones de aceptar más volumen.
Gestión de un proceso de adquisición de varios niveles sin problemas
Ahora hay varias aplicaciones de flujo de trabajo conectadas para garantizar un proceso de compras eficiente y ágil, desde la recopilación de proveedores potenciales y la revisión de las certificaciones hasta la aprobación del equipo y la creación de la orden de compra, incluidos todos los pasos intermedios de aprobación financiera.
“Con monday.com, todo el proceso de aprobación ahora nos lleva solo unas pocas horas, cuando antes nos tomaba días o incluso semanas”, dice el líder de gestión de proyectos de TI.
Sus aplicaciones de flujo de trabajo incluyen funciones adaptadas a sus necesidades específicas:
Gestión de ofertas para los proveedores: El equipo de trabajo de la COVID-19 ahora tiene un formulario web integrado en su sitio web, en hebreo e inglés, para que cualquier proveedor desde cualquier parte del mundo puede enviar con facilidad una oferta de suministros relacionados con la respuesta. Estas ofertas se dirigen directamente a los flujos de trabajo de monday.com, en tiempo real.
También se agregó una integración con Twilio para que los proveedores marcados como “no aprobados” reciban un mensaje de texto automático donde se les notifique la decisión.
Configuración de permisos para procesos de aprobación: Cada aplicación de flujo de trabajo tiene automatizaciones y permisos complejos que permiten a funcionarios específicos otorgar aprobaciones y bloquean la capacidad para los demás.
Simplificación de las firmas: En lugar de imprimir cada oferta y hacer que los funcionarios las firmen manualmente, se implementó una integración con Gmail que se activa solo cuando se ha dado la aprobación final. Esto ahorra el tiempo de imprimir, firmar, escanear y cargar los formularios otra vez.
Continuar fortaleciendo los esfuerzos del Centro de Control
El Centro de Control, con la orientación y el apoyo estrechos del equipo de monday.com, todavía expande la solución para obtener beneficios mayores, con planes inmediatos para abordar los siguientes proyectos:
- Construir e implementar un proceso de transporte de suministro global.
- Agregar una integración con MS Teams para la comunicación contextual.
Estamos orgullosos de apoyar al Centro Nacional de Control de la COVID-19 y el proyecto nacional en este momento difícil. Esperamos que, con el trabajo conjunto, podamos aplanar la curva en los próximos días.
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