Work OS: una plataforma para el futuro del trabajo

Oren es el jefe de Marketing Empresarial en monday.com.

¿Qué es un Work OS?

Un sistema operativo de trabajo (o Work OS) es una plataforma de software basada en la nube donde los equipos desarrollan apps personalizadas para el flujo de trabajo. Les permite a los equipos planificar, ejecutar y controlar los procesos, los proyectos y las tareas diarias.

Un Work OS está diseñado para organizaciones de todos los tamaños y para todas las funciones. Tiene la flexibilidad para desarrollar y adaptarse a cualquier flujo de trabajo, proyecto o proceso.

Un Work OS se convierte en un espacio de trabajo digital dentro de la organización: los componentes básicos se ensamblan en apps que gestionan cualquier tipo de tarea. Recopila información de herramientas externas, ayuda a los equipos a comunicarse sobre elementos en el contexto del trabajo en curso y pone todos los flujos de trabajo en un solo lugar. Así, se crea un nodo central para todo el trabajo.

Las 7 capacidades principales de un Work OS

Una plataforma de Work OS admite las siguientes capacidades:

1. Uso en toda la organización. Un Work OS ayuda a todos los usuarios de la organización, en vez de funciones o equipos específicos. Todos en la organización deberían ser parte del Work OS.
2. Bloques de construcción. Un Work OS usa bloques de construcción funcionales que los equipos pueden arrastrar y soltar para crear apps que gestionan el trabajo, además de capturar y presentar datos. Un usuario del Work OS puede desglosar y reconstruir cualquier flujo de trabajo o aplicación dentro del Work OS.
3. Almacén de datos estructurados. Un Work OS captura todos los datos a través de acciones humanas y automatizaciones, para que los datos estén completos y se puedan procesar. Un usuario puede usar los datos como están o a través de la óptica de los bloques de construcción.
4. Integración de datos y apps. Un Work OS permite a los usuarios conectarse con fuentes de datos y apps externas en un espacio de trabajo unificado. Las integraciones permiten usar las herramientas favoritas, además de centralizar todo el trabajo en un nodo.
5. Automatización del flujo de trabajo. Un Work OS permite la automatización de muchas, si no todas, las operaciones. La automatización apunta a eliminar el error humano en tareas predecibles y repetitivas.
6. Visualización y análisis de datos. Todos los usuarios con acceso a un Work OS y permisos para acceder a una fuente de datos específica pueden crear informes y visualizaciones con el sistema. Los paneles y los informes de un Work OS se convierten en una fuente única de información para la toma de decisiones en función de datos.
7. Permisos y gobernanza. Un Work OS incluye la configuración de permisos y funciones de gobernanza en relación con quién puede ver, actualizar y acceder a los datos, además de integrar y automatizar el trabajo. Los equipos pueden trabajar a su manera con el Work OS y mantener el cumplimiento y la alineación con las normas de la organización.

Funciones avanzadas que un Work OS puede ofrecer

• Creación de apps sin, o casi sin, códigos. Un Work OS ofrece una plataforma de código abierto sin códigos, o casi sin ellos, para que los desarrolladores creen widgets personalizados, flujos de trabajo, integraciones y apps, que se pueden usar en su organización o de manera comercial.
• Seguimiento del progreso. Un Work OS brinda transparencia en el progreso del trabajo de cada empleado y equipo, en el contexto de la unidad laboral (proyectos, iniciativas, procesos). Los gerentes pueden hacer el seguimiento del trabajo de cada uno y asegurarse de que todos estén coordinados.
• Comunicación. Si bien un Work OS no siempre ofrece canales de comunicación independientes, sí entrega mensajería dentro del contexto de las tareas. Las herramientas de comunicación de terceros (para video, mensajería, documentos compartidos y correo electrónico) deben integrarse de manera fluida para agregar un contexto adicional.

Obtén más información sobre las capacidades de un Work OS.

¿Por qué surgieron las ofertas de Work OS?

Nuestro entorno de trabajo cambió drásticamente.  Los equipos de todos los tamaños necesitan trabajar a toda marcha para ofrecer experiencias superiores a los clientes o corren el riesgo de perder oportunidades, tiempo y recursos. A fin de garantizar que los equipos mejoren, las organizaciones se esfuerzan para estar cerca de los clientes para identificar rápidamente y aprovechar las oportunidades comerciales y abordar las amenazas de forma proactiva, sin perder la coordinación, la productividad y la eficiencia en la organización.

Un Work OS está diseñado para manejar este tipo de complejidad. Es donde los equipos planifican y entregan el trabajo, desde el concepto, los procesos, los proyectos y las iniciativas, en un solo lugar. Son ideales para entornos de equipos dinámicos, cambiantes y remotos que necesitan colaborar. Y es donde la administración puede lograr que todos estén alineados en su trabajo y en los procedimientos estándar.

Muchas tendencias macroempresariales contribuyeron a la necesidad de los Work OS: la agilidad organizacional, la transformación digital y la colaboración tangencial.

La agilidad es todo, pero escasea

Las organizaciones tienen dificultades para mantener el ritmo de requisitos, entornos y necesidades de clientes cambiantes, al mismo tiempo que se entregan productos y ejecutan procesos.

Por lo tanto, las organizaciones necesitan volverse ágiles y flexibles para adaptarse a las distintas exigencias. Lo que comenzó como una forma de pensar de los desarrolladores de software, la agilidad se está convirtiendo en una obligación para muchas organizaciones.

La agilidad organizacional es la capacidad de una entidad de adaptarse con rapidez. En muchos casos, implica una mentalidad nueva que refleja menos jerarquía y equipos adaptables que pueden hacerse cargo de proyectos de inicio a fin.

Pero según un estudio reciente de la firma de consultoría de gestión Oliver Wyman, a pesar de la gran cantidad de líderes que afirman la importancia de la agilidad organizacional en el éxito futuro (el noventa por ciento), solo un cuarto consideró que la agilidad de su organización era alta (el veintiséis por ciento).

Para cerrar esta brecha, las organizaciones se volcaron a la transformación digital para ser más ágiles.

La transformación digital tiene consecuencias dolorosas

Las empresas actuales usan tecnologías digitales para centralizar sus procesos y gestionar el trabajo. La transformación digital es el proceso de integrar la tecnología digital en todas las áreas de una empresa para resolver problemas operativos. Más que usar un software nuevo, la transformación digital hace que los líderes y los equipos reconsideren cómo ejecutar procesos, flujos de trabajo y relaciones con los clientes.

Para lograr la transformación digital, más organizaciones se adaptaron a tecnologías nuevas en su trabajo. Sin embargo, en muchas organizaciones, los departamentos y las funciones pueden usar sus propias tecnologías especializadas, software como gestor de relaciones de clientes (CRM) para ventas o planificación de recursos empresariales (ERP) para finanzas, gestión de campañas para marketing o gestión de capital humano (HCM) para RR. HH. Estas herramientas no están conectadas entre sí, lo que genera silos de datos entre departamentos o equipos en organizaciones de todos los tamaños. Para los líderes y los equipos, es más difícil ver el panorama general y tomar decisiones basadas en datos con confianza.

La colaboración entre equipos es aún más difícil hoy

La mayoría de las organizaciones se esfuerzan para mantener el ritmo de la transformación digital y la agilidad organizacional. Según McKinsey: “En muchas empresas, la propiedad de los procesos y la información está fragmentada y se protege con celo, los roles están diseñados de manera sesgada y la complejidad interna resultante dificulta la colaboración entre empresas que es tan necesaria”.

También, la mayoría de las organizaciones tienen empleados dispersos en distintos lugares y zonas horarias; la mayoría de los equipos ya no se reúne en una “oficina” tradicional. A menudo, los flujos de trabajo departamentales son ineficientes. Departamentos como RR. HH., Marketing, Operaciones, Ingeniería, Ventas y Diseño operan por su cuenta.

La consecuencia es clara: los espacios de trabajo necesitan una forma de resolver esta complejidad o se quedarán rezagados.

Los equipos autónomos impulsan las organizaciones actuales, con consecuencias

En respuesta a este problema, los equipos autónomos, o equipos que trabajan por su cuenta, con sus prácticas y objetivos, impulsan las organizaciones modernas. Ellos operan con rapidez e independencia, con herramientas personalizadas adecuadas para la función o el proyecto específicos. Esta clase de equipos es capaz de lograr resultados, rápido, y de ejecutar la tarea y los proyectos como les resulte mejor.

Por otro lado, esto genera “miniorganizaciones” y grupos de trabajo dentro de una organización más grande. Los equipos operan de manera independiente, sin colaboración entre ellos, sin supervisión ejecutiva, sin alineación con las metas comerciales y los procedimientos operativos estandarizados.

Los silos son el resultado de las tendencias comerciales

Por eso, hay tres silos principales que impregnan el lugar de trabajo moderno:

• Silos de datos. Los datos de trabajo no se comparten entre equipos, por lo que la toma de decisiones es aislada. Por ejemplo, los diseñadores no tienen acceso a las estadísticas de marketing y no saben si una campaña diseñada tuvo éxito o fue un fracaso.
• Silos de colaboración. Un equipo desconoce el trabajo de otro, por lo que hay trabajo redundante e innecesario. Por ejemplo, un equipo de proyectos crea materiales de marketing para un cliente, mientras que otro equipo de marketing crea los mismos materiales para un cliente.
• Silos operativos. Las unidades comerciales desarrollan sus propios procedimientos en lugar de trabajar según los procedimientos operativos estandarizados. Por ejemplo, una unidad comercial firma un contrato para pagar a los proveedores en 30 días netos, en lugar de 60 días, que es lo estándar en la organización, porque sus procedimientos están aislados.

¿Quiénes se benefician de un Work OS?

Los Work OS son ideales para los equipos de todos los tamaños, ya que tienen la flexibilidad para satisfacer las necesidades de cualquier proceso, proyecto o flujo de trabajo.  Un Work OS está diseñado para todos los usuarios en una organización y no para un subconjunto de profesionales. No reemplaza otros sistemas, sino que suele incorporarlos mediante la integración. Todas las ofertas de Work OS varían en facilidad de uso y flexibilidad.

¿Por qué mi equipo debería usar un Work OS?

Un Work OS conecta todos los silos existentes y mejora la agilidad organizacional mediante la centralización de los datos, la contextualización de las comunicaciones y la generación de visibilidad en la organización:

• Adaptación rápida. Un Work OS permite a los equipos adaptarse con rapidez al automatizar las tareas repetitivas y darles a los equipos la autonomía para trabajar como les funcione mejor. El trabajo veloz se mantiene alineado con los estándares de la organización.
• Centralización de datos. Las ofertas de Work OS consolidan la información de herramientas dispersas en un solo lugar, para que todos los que tengan permiso puedan usarlo en la toma de decisiones impulsada por datos. Esto rompe los silos de datos.
• Contextualización de la comunicación. Las ofertas de Work OS ayudan a los equipos a comunicarse mejor en el contexto de lo que ocurre, para que distintas unidades comerciales puedan compartir productos y planes con facilidad. Esto supera los silos colaborativos.
• Promoción de la visibilidad. Las ofertas de Work OS centralizan las comunicaciones y los datos, para darle más visibilidad a los líderes en el trabajo diario y garantizar la alineación con los procedimientos estándares. Esto supera los silos operativos.

Las ofertas de Work OS se convierten en un espacio de trabajo digital que conecta equipos con su trabajo y las herramientas pertinentes. Resuelven muchos de los desafíos organizacionales identificados arriba.

Veamos dos ejemplos:

Ejemplo 1: Una agencia de marketing usa un Work OS para planificar y ejecutar campañas concurrentes, como redes sociales, PPC de motor de búsqueda, marketing por correo electrónico y anuncios de marcas fuera de línea. Esto requiere la colaboración y la sincronización de múltiples equipos: creativo, diseño, contenido, producción, operaciones, finanzas y ventas. Todos deben estar alineados en todo momento, y la administración necesita visibilidad del progreso, las cargas de trabajo, los costos y el ROI de las campañas. La agencia usa el Work OS para centralizar los flujos de trabajo, incluida la gestión de contratos legales, la incorporación de clientes nuevos y la recepción y priorización de solicitudes de clientes.

Ejemplo 2: Una empresa de desarrollo de software usa un Work OS para colaborar entre propietarios de productos, gerentes de éxito del cliente y desarrolladores. Toda la información de las herramientas que los equipos usan (Jira, Github y Zendesk) está integrada en el Work OS. Todas las comunicaciones internas y entre equipos son dentro de la plataforma de Work OS: los propietarios de productos gestionan solicitudes de funciones, hojas de ruta y prioridades; los desarrolladores actualizan a los propietarios de producto sobre los avances y problemas; los agentes de éxito del cliente informan a los propietarios de producto sobre las solicitudes de los clientes, y más.

Como un Work OS permite el trabajo en equipo remoto y eficaz 

La decisión de trabajar de forma remota se convierte en tendencia y exige la flexibilidad de un Work OS. Una oferta de Work OS permite desarrollar procesos y flujos de trabajo rápidamente según las necesidades únicas del equipo, ya sea que esté en la misma ciudad o en todo el mundo.

Algunos de los beneficios de un Work OS para el trabajo en equipo remoto son:

Comunicarse en contexto. Colabora directamente en el contexto de cualquier proyecto o iniciativa con un espacio de trabajo designado para la comunicación en tiempo real, con la capacidad de mencionar miembros del equipo, equipos y todos en una app de flujo de trabajo. Comparte archivos, comentarios y devoluciones en un solo lugar para evitar reuniones virtuales extensas y cadenas de correo electrónico interminables.

Promover la responsabilidad. Es difícil asegurarte de que los equipos estén en control de sus tareas en un entorno de trabajo remoto. Asigna propietarios a los elementos de acción para promover la responsabilidad y garantizar que todos sepan de qué trabajo son responsables.

Controlar la carga de trabajo. Observa quién hace qué y determina quién puede tomar proyectos nuevos y quien no para evitar el agotamiento. Reprograma o reasigna trabajo según sea necesario para cumplir todas tus metas a tiempo.

¿Cómo se elige el Work OS indicado?

Como las ofertas de Work OS están diseñadas para todos los usuarios de la organización, en vez de solo para un subconjunto de profesionales, no necesariamente reemplazan otros sistemas de software. En general, encapsulan esos sistemas a través de la integración.

Todas las ofertas de Work OS varían en facilidad de uso y flexibilidad. Es importante elegir el mejor sistema según tus necesidades.

Algunas consideraciones para elegir el mejor sistema

• Flexibilidad. ¿Qué tan flexible es el sistema? ¿Se lo puede adaptar al flujo de trabajo de la organización? ¿Los usuarios pueden desarrollar sus propias apps sin código, o con una cantidad mínima de código, para obtener funciones personalizadas en la gestión de sus flujos de trabajo?
• Integración. ¿El Work OS tiene la capacidad de integrarse con las herramientas que tu organización usa?
• Facilidad de adopción. ¿Los equipos de la organización podrán usarla? ¿Es intuitiva? ¿Qué tipo de curva de aprendizaje implica? ¿Necesita implementación de TI?
• Tiempo. ¿El sistema apoya la colaboración para coordinar empleados y equipos? ¿El sistema ahorra tiempo o genera más trabajo? ¿Admite automatizaciones para eliminar actividades manuales? ¿Se necesita contratar a alguien para gestionarlo?

¿Por qué mi organización debería usar monday.com?

monday.com es el Work OS que permite a los equipos ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza. Es el sistema más completo y flexible para usuarios de todos los tamaños, desde empresas grandes hasta negocios pequeños y medianos, e incluso usuarios individuales. Las funciones de monday.com:

Integraciones múltiples. Las integraciones te permiten centralizar los datos y las herramientas en un Work OS. monday.com incluye distintas integraciones, como:

• Salesforce
• Mailchimp
• Github
• shopify
• Jira
• Hubspot
• Herramientas de Microsoft Office
• Muchas más

Flexible. monday.com es el Work OS más flexible del mercado, lo que significa que, en vez de flujos de trabajo predefinidos, puedes crear tus propios flujos de trabajo con bloques de construcción. También puedes hacer tus propios bloques de construcción con el marco de trabajo de Apps de monday, dentro del Work OS. Una parte fundamental de monday.com, el marco de Apps de monday es una plataforma de desarrollo con requisitos de código bajos donde los desarrolladores pueden crear bloques nuevos para que los equipos arrastren y suelten al definir sus propios flujos de trabajo.

Fácil de usar. monday.com es fácil de usar y no necesita códigos, lo que facilita la adopción en toda la organización.

Automatizaciones. monday.com permite a los equipos ahorrar tiempo mediante la automatización de las tareas mundanas. Esto elimina el trabajo rutinario y deja que los equipos se concentren en las cosas que requieren sus talentos.

Múltiples opciones de visualización. monday.com les da a los líderes y gerentes múltiples opciones para ver el trabajo de la organización y los equipos, y para estar al día con los avances.

Para obtener más información sobre monday.com, haz clic aquí.

¿Cómo se configura un Work OS?

Las ofertas de Work OS fomentan la flexibilidad, la visibilidad, el enfoque y la colaboración. Configurar un Work OS es fácil con la oferta adecuada.

Paso 1: transfiere todos los datos de la organización a tu Work OS mediante las integraciones. Con las integraciones, transferirás los datos fácilmente para empezar el proceso sin preocupaciones. Incluye los tickets de Zendesk, los correos electrónicos recibidos, los correos electrónicos de CRM y más.

Paso 2: crea flujos de trabajo. Ya sean flujos de trabajo para la creación de campañas o el lanzamiento de productos, deberían dar cuenta de cada paso del proceso.

Paso 3: invita a los empleados, proveedores y miembros del equipo al Work OS para que la comunicación de la organización ocurra en el contexto del trabajo en el sistema. Por ejemplo, puedes comentar dentro de los elementos o procesos de trabajo para mantener la comunicación entre equipos. Para que un Work OS sea más eficaz, toda la comunicación debe ser dentro del sistema y del proyecto o flujo de trabajo. Esto incluye discusiones sobre tareas y proyectos, la recopilación de datos de clientes y empleados, y más. También puedes invitar a proveedores externos y clientes a los tableros compartidos.

Paso 4: crea paneles que te darán una visibilidad de alto nivel sobre los procesos, proyectos y flujos de trabajo en curso. Así, los ejecutivos y los gerentes tendrán visibilidad sobre todo lo que ocurre en la organización con una vista panorámica. Un Work OS te da la capacidad de hacer el seguimiento del progreso y los proyectos, ver el total de tareas completadas en un sprint y verificar la disponibilidad de un empleado, con rapidez y facilidad.

Cuando hayas terminado los pasos 1 al 4, habrás dado un salto hacia la visibilidad y la transparencia en tu equipo.

Ahora, puedes usar las funciones más avanzadas de las plataformas de Work OS, como la automatización de los flujos de trabajo para liberar a los empleados del trabajo rutinario. Puedes crear notificaciones de fechas límite, asignar automáticamente miembros del equipo relevantes a tareas, mover las fechas límite según el avance del proyecto y configurar flujos de trabajo para que informen a todos los miembros del equipo de forma automática al mismo tiempo.

Work OS: diseñado para la próxima evolución del trabajo

El futuro del trabajo ya está aquí, y los equipos deben ser más ágiles, digitales y comunicativos que nunca. Las ofertas de Work OS aparecieron como una solución. Sirven como un espacio de trabajo digital para todo el trabajo dentro de una organización y, por lo tanto, están adaptadas especialmente para los desafíos que tienen los equipos y las organizaciones actuales. De esa forma, las ayuda a ser más adaptables y ágiles a fin de superar la transformación digital y mejorar la colaboración entre equipos. Con funciones únicas, monday.com es la Work OS más fácil y flexible que impulsa a los equipos para ejecutar proyectos y flujos de trabajo con confianza.