Trabajo remoto: cómo llevar a cabo una reunión virtual exitosa

¿Crees que los equipos deben estar en el mismo espacio físico para que una reunión sea productiva? Piénsalo otra vez.

Las reuniones virtuales permiten que equipos que trabajan de forma remota se unan y compartan ideas, colaboren y generen ideas creativas de la misma manera que lo harían en persona, pero desde cualquier lugar.

Entonces, ¿cómo podemos hacer que estas reuniones sean lo más efectivas y productivas posibles? En este artículo, abarcaremos algunas de las prácticas recomendadas básicas para reuniones virtuales y veremos algunas opciones de software para reuniones remotas que las organizaciones también deberían considerar.

¿Qué es una reunión virtual?

Por definición, una reunión virtual es una reunión en línea utilizando audio o video para conectar a personas que trabajan desde diferentes lugares de forma virtual. También conocidas como reuniones remotas, permiten que las personas y los equipos colaboren, compartan y se comuniquen en tiempo real, independientemente de dónde se encuentren, lo cual brinda una mayor flexibilidad a todos las partes involucradas.

Las reuniones virtuales incluyen reuniones como juntas virtuales o reuniones remotas de equipos, las cuales pueden ser muy productivas y atractivas para los participantes. HBR informó que cuando se estudiaron 200 personas comparando la asistencia de una reunión presencial con la de una virtual, el 86 % de los participantes informaron que los niveles de participación activa en reuniones virtuales eran altos o más altos en comparación con las reuniones presenciales cuando se siguen las prácticas recomendadas.

¿Cuáles son algunas de las prácticas recomendadas para las reuniones virtuales?

A menudo, las reuniones virtuales pueden agotar la productividad cuando se abusa de ellas. En monday.com, hemos establecido algunos parámetros claros sobre cuándo (y cuándo no) realizar una videoconferencia para sacar el máximo provecho.

Hablando de las prácticas recomendadas, estas son algunas para tener en cuenta en tus reuniones virtuales.

1. Establecer un objetivo claro

La regla número uno de cualquier reunión productiva es que debe tener un propósito claro. Asegúrate de que todos los asistentes a tu reunión virtual sepan cuál es el objetivo antes de que comience la reunión y entiendan qué se debe abordar y lograr durante el encuentro.

1. Tener una agenda

Para mantener tu reunión virtual encaminada, debes tener una agenda. Sin una hoja de ruta para la conversación, tus asistentes podrían desviarse, lo cual puede hacer que tu reunión dure más y que no se cumplan los objetivos. Mantén a todos trabajando en pos de los objetivos con elementos de acción y temas que deben abarcarse antes de que finalice la reunión virtual.

1. Asignar roles y responsabilidades para los asistentes

Una manera simple para mantener involucrados a los asistentes de tu reunión virtual es asignar una función a cada asistente, así como también las responsabilidades que conlleva dicho rol. Un asistente podría ser la persona que toma notas, otro podría ser el encargado de la lluvia de ideas para la próxima sesión y otro podría ser el responsable de crear informes. Asígnale a cada persona un trabajo para que tiendan a permanecer involucrados y participar en la conversación.

1. Mantener la reunión breve y placentera

Como con cualquier reunión, es fácil dejarse llevar y hacer que una reunión virtual eficiente de 30 minutos se convierta en una sesión dispersa para ponerse al día de tres horas. Pon una hora de finalización fija para tu reunión y un límite de tiempo a cada persona para cuando necesiten compartir actualizaciones y así mantener a todos enfocados

1. Convertir las reuniones en acción

Una vez que hayas terminado tu reunión, asegúrate de que todos los miembros del equipo conozcan los próximos pasos poniendo a disposición de los asistentes las notas o los elementos de acción de la reunión para que puedan hacer un seguimiento (Sugerencia: nuestra integración con Zoom es ideal para esto).

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¿Cómo puedo hacer que las reuniones remotas sean más interactivas?

Si te preocupa cómo hacer que tu reunión remota sea más interactiva (y cómo lograrás que todos hablen y participen), intenta trabajar en algunas actividades interesantes.

• Sesión para ponerse al día o romper el hielo: asígnale a cada persona de tres a cinco minutos al comienzo de la reunión para responder una pregunta para romper el hielo o compartir una actualización sobre en qué está trabajando para que todos se enteren de lo que están haciendo sus compañeros de equipo. Anima al equipo a mantener la cámara encendida, al ver el lenguaje corporal y hablar cara a cara, su participación aumentará.
• Solicitar comentarios en tiempo real: haz que los asistentes a tu reunión participen pidiéndoles comentarios en tiempo real que sean rápidos y eficientes a través de sondeos, encuestas o votaciones sobre diferentes preguntas.
• Hablar con los asistentes que aún no han contribuido: tome nota de quién no ha hablado durante tu reunión virtual y asegúrate de hablar con ellos para que sus voces se escuchen como parte de la conversación grupal. (¡Algunas personas solo necesitan un empujoncito extra!)

Opciones de software para reuniones remotas

Para llevar a cabo una reunión remota, deberás contar con un software de reunión remota. El adecuado para tu oficina virtual dependerá de tus necesidades y las preferencias de tu equipo. Estas son algunas opciones que puedes tener en cuenta a medida que exploras y pruebas diferentes herramientas.

1. Zoom: Zoom es un software popular de reuniones remotas con funciones robustas que se integra con monday.com. Puedes usar la versión gratuita para hasta 100 participantes, pero las funciones más avanzadas vienen con planes pagos.
2. GoToMeeting: si deseas una solución simple y sin lujos, GoToMeeting permite compartir pantalla y realizar llamadas de audio/video, así como funciones adicionales como la transcripción de reuniones para hasta 150 participantes.
3. Google Hangouts: si estás buscando una herramienta básica para reuniones remotas basada en la web para un equipo pequeño, Hangouts podría ser para ti (Nota: Hangouts se limita a 25 usuarios a la vez para chats de video laborales) Sin embargo, Google Meet, una versión más reciente de este servicio de Google, ofrece opciones adicionales para reuniones virtuales más grandes.
4. Skype: Skype requiere que los usuarios descarguen su software en un dispositivo (como una computadora o teléfono inteligente), así que ten esto en cuenta ya que tus asistentes deberán configurarla antes de tu reunión. Skype tiene capacidad para hasta 50 personas de forma gratuita con conferencias de audio y video en cualquier dispositivo.
5. Join.me: con una configuración simple y un uso compartido de pantalla habilitado, Join.me ofrece a los participantes reuniones de duración ilimitada y un enlace de reunión personalizado por una pequeña tarifa.

Realiza reuniones remotas como un profesional

Las reuniones remotas en el home office pueden ser tan efectivas y productivas como las que realizas en persona. Asegúrate de seguir las prácticas recomendadas y prueba diferentes herramientas para encontrar una que facilite la colaboración de tu equipo de manera eficientemente al trabajar desde casa (sin dolores de cabeza adicionales). Estarás realizando reuniones virtuales de primer nivel en muy poco tiempo.