¿Qué es la gestión del trabajo?

La gestión eficaz del trabajo es una orquesta que reúne procesos, proyectos, tareas y recursos vitales en perfecta armonía. La mejor manera de sincronizar todos los elementos esenciales de tu negocio es utilizar un sistema de gestión del trabajo eficaz para mantener a todos comunicados, organizados y al tanto de su desempeño.

Esta guía presenta el concepto de gestión del trabajo, sus beneficios, cómo se compara con la gestión de proyectos y cómo utilizar el software monday work management para optimizar tus operaciones comerciales.

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¿Qué es la gestión del trabajo?

La gestión del trabajo es la práctica de planificar, organizar, ejecutar y realizar un seguimiento de las actividades laborales dentro de una organización para lograr objetivos específicos de manera eficiente. Especifica quién supervisa y coordina las tareas, los recursos, los cronogramas y los productos a entregar y cómo planean gestionar estos componentes esenciales del trabajo.

El proceso de gestión del trabajo

Lo bueno de la gestión del trabajo es que es completamente personalizable para adaptarse a tus flujos de trabajo y objetivos comerciales. Normalmente, seguirá este proceso de tres pasos:

Paso 1. Define objetivos y OKR.
Básalos en tus prioridades comerciales o en tus necesidades previstas.

Paso 2. Define proyectos y procesos comerciales
Obtén visibilidad de 360° de tu proceso general de gestión del trabajo para garantizar flujos de trabajo fluidos.

Paso 3. Planifica recursos y crea tareas
Asígnalos a equipos, subequipos o individuos específicos.

Gestión del trabajo versus gestión de proyectos

Gestión del trabajo y gestión de proyectos son dos términos que en ocasiones se usan indistintamente, pero existen claras diferencias entre ellos.

• La gestión de proyectos es solo un aspecto de la gestión del trabajo. Se centra en proyectos específicos con una fecha u objetivo claro de inicio y finalización, como el lanzamiento de un sitio web o producto nuevo.
• La gestión del trabajo puede incluir la gestión de proyectos, pero es más amplia y fluida. Las empresas también pueden utilizar la gestión del trabajo para mejorar los procesos fuera de los proyectos, por ejemplo, la planificación de secuencias de incorporación, la automatización de los flujos de trabajo de servicio al cliente o la mejora la comunicación con los proveedores.

¿Qué es un software de gestión del trabajo?

El software de gestión del trabajo  permite a los equipos gestionar procesos de trabajo clave, como la definición de objetivos o la visualización del progreso del proyecto desde una única ubicación central. Las plataformas de gestión del trabajo más fáciles de usar, como monday work management, utilizan bloques de construcción sin código, lo que permite a los equipos diseñar flujos de trabajo personalizados para cualquier proceso organizacional. Ya sea para tareas diarias o proyectos a gran escala, las plataformas de gestión del trabajo brindan todo lo que necesitas para trabajar de manera más inteligente y eficiente.

Qué desafíos conlleva la gestión del trabajo

La gestión exitosa del trabajo ayuda a los equipos a superar desafíos comunes en sus negocios, que pueden incluir:

Asignación de recursos

Para completar tu trabajo, necesitas recursos comerciales, como personas, habilidades, herramientas, presupuestos u otros activos físicos. La gestión del trabajo garantiza que planifiques los recursos precisos que necesitas para gestionar tu negocio, sin desperdiciarlos.

Responsabilidad del usuario

Imagínate un equipo de ventas esperando una actualización del equipo de producto antes de poder presentar su propuesta a una gran corporación. Pero nadie sabe qué miembro del equipo debería proporcionar estas actualizaciones cruciales del producto ni cuándo planean hacerlo. El equipo de ventas debe retrasar su presentación o hacerla sin los detalles necesarios para realizar una venta. Los sistemas de gestión del trabajo te permiten establecer responsabilidades individuales para que todos sepan quién está a cargo de tareas específicas y es responsable del trabajo.

Restricciones presupuestarias

El aumento de la inflación, los despidos y la interrupción de la cadena de suministro afectan los presupuestos de las empresas a medida que los costos de mano de obra y materias primas aumentan exponencialmente. Por ejemplo, un informe de Willis Towers Watson esperaba que los presupuestos salariales aumentaran un 4,1% durante 2023, el aumento más alto desde 2008. Los procesos de gestión del trabajo garantizan que aproveches al máximo cada dólar que inviertes en tus operaciones mediante el seguimiento de los presupuestos y la previsión de pérdidas y ganancias.

Equipos incomunicados

Cuando los departamentos no se comunican y no están en sintonía, se crean silos de conocimiento donde la información crítica queda estancada. Los datos de Aberdeen revelaron que un centro de contacto con 200 agentes perdió 1,5 millones de dólares anualmente en costos laborales debido a la falta de comunicación.

La gestión del trabajo agiliza la comunicación para que todos puedan acceder a la información que necesitan para ser productivos en sus funciones.

Cuáles son los principales beneficios de la gestión del trabajo

El diseño de sistemas de gestión del trabajo eficientes conlleva los siguientes beneficios:

Mejora la colaboración

La gestión eficaz del trabajo es transparente, por lo que nadie desconoce el estado de los objetivos del proyecto o la lista de tareas. Al utilizar una plataforma de gestión del trabajo, todas las partes interesadas tienen visibilidad de los datos que necesitan para completar sus tareas y tomar las mejores decisiones para el negocio. Esta transparencia fomenta la colaboración dentro de los equipos y entre departamentos, lo que genera flujos de trabajo fluidos y eficientes con resultados de calidad para tu empresa y tus clientes.

Con esta comunicación excepcional se reducen los malentendidos, lo cual es esencial para el éxito. Como dice el autor del bestseller del New York Times, Greg McKeown,

“Cuando hay muchos malentendidos, la productividad es baja y los costos son altos”.

Reduce cuellos de botella y retrasos

Una planificación cuidadosa aporta agilidad a tu empresa. Cuando tus equipos saben lo que necesitan y se comunican de manera efectiva, se vuelven responsables del trabajo, lo que facilita anticipar y superar cualquier cuello de botella en tus procesos.

Brinda mejores resultados para los clientes

El software de gestión del trabajo adecuado te permite visualizar el progreso de tus tareas, proyectos o procesos. Identificarás cualquier área donde tus equipos necesiten soporte o recursos adicionales, lo que te permitirá ajustar tus flujos de trabajo antes de que la productividad o el servicio al cliente se vean afectados.

¿Qué equipos pueden beneficiarse de una solución de gestión del trabajo?

Una solución de gestión del trabajo puede cambiar las reglas del juego si necesitas planificar o trabajar dentro de tu equipo o con equipos de otras áreas. Algunos ejemplos de cómo los diferentes tipos de equipos utilizan herramientas de gestión del trabajo incluyen:

• Marketing: Planificar campañas, realizar un seguimiento de presupuestos y recursos.
• Oficina de gestión de proyectos: Conectar la estrategia con la ejecución y realizar un seguimiento de la gestión de la cartera en toda tu empresa.
• IT: Automatizar y realizar un seguimiento de las tareas técnicas, junto con las solicitudes de servicio.
• RR.HH.: Realizar un seguimiento de procesos, como el reclutamiento, la contratación y la capacitación.
• Finanzas: Monitorear los costos operativos y los presupuestos.

Consulta nuestras soluciones personalizadas para la gestión del trabajo de marketing y gestión del trabajo de PMO.

¿Qué procesos forman parte de monday work management?

La gestión del trabajo puede parecer abstracta hasta que la ves en acción. Todo se reduce a gestionar procesos clave desde una ubicación centralizada, como nuestra potente plataforma  monday work management. Aquí es donde las organizaciones, los gerentes y los ejecutivos pueden optimizar los siguientes procesos para alcanzar objetivos compartidos más rápido y a escala:

• Gestión de proyectos: Planifica y colabora en cualquier proyecto o cartera en tiempo real.
• Gestión de tareas y listas de tareas pendientes: Asigna tareas, define plazos y supervisa el progreso o la finalización.
• Proyectos de clientes: Mantén el trabajo de tus clientes encaminado equilibrando la capacidad del equipo para alcanzar tus objetivos.
• Operaciones comerciales: Optimiza los flujos de trabajo, como la gestión de la cadena de suministro o los presupuestos operativos.
• Gestión de recursos: Maximiza la eficiencia de cualquier tipo de recurso con capacidades sencillas de planificación, programación y asignación.
• Gestión de cartera de proyectos: Obtén una visibilidad general los proyectos en curso.
• Objetivos y estrategia: Identifica objetivos a nivel equipo o empresa, defina OKR y diseña un plan para alcanzarlos.
• Solicitudes y aprobaciones: Usa formularios integrados para otorgar solicitudes y aprobaciones para que tus proyectos sigan avanzando.

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Ten visibilidad de tus procesos comerciales con estas funciones de monday work management

monday work management facilita centrarse en los procesos importantes para tu empresa. El diseño súper personalizable garantiza que tengas lo que necesites al alcance de la mano mediante el uso de las siguientes funciones:

• Vistas: Visualiza tus tareas y procesos de la mejor manera para tu flujo de trabajo. monday work management ofrece más de 15 vistas diferentes, como nuestros diagramas de Gantt o Kanban, para estar al tanto del alcance, los hitos, las dependencias y mucho más sobre tu flujo de trabajo. Además, nuestra Vista de carga de trabajo te permite equilibrar los recursos del equipo y responder rápidamente a las prioridades cambiantes.

• Seguimiento del tiempo: Registra cuánto tiempo lleva un proyecto o proceso, lo que te permitirá planificar de manera eficiente trabajos futuros similares.
• Paneles: Accede a información en tiempo real mediante la creación de paneles personalizados para impulsar tu toma de decisiones. Elige entre más de 30 widgets para mostrar información específica sobre cargas de trabajo del equipo, cronogramas, desgloses de desempeño, presupuestos y mucho más.

• Formularios intuitivos: Recopila detalles vitales de solicitudes y aprobaciones, lo que te permitirá comunicarte de manera efectiva con las partes interesadas, proveedores externos o cualquier otro colaborador clave que mantenga tus flujos de trabajo en movimiento.
• Flujos de trabajo personalizados: Crea el flujo de trabajo que necesitas para satisfacer las necesidades de tu empresa. monday work management utiliza componentes básicos sin código que se adaptan a cualquier equipo.
• Automatizaciones: Elimine tareas repetitivas diseñando flujos de trabajo automatizados basados en lógica condicional. Elige entre más de 200 fórmulas de automatización prediseñadas para mejorar la eficiencia en toda tu empresa.

• Integraciones: Conecta las herramientas que son esenciales para ti, como Zoom, Slack, Google Drive y muchas más. Configura cualquier integración con solo unos clics. No es necesario tener conocimientos de programación.

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Planifica y ejecuta tus estrategias comerciales con monday work management

La gestión eficaz del trabajo inspirará la colaboración en cualquier negocio. Une a tus equipos para maximizar tus recursos, planificar tus proyectos a la perfección y diseñar procesos operativos fluidos que se ejecuten en piloto automático.

monday work management es una excelente solución rica en funciones con todos los componentes básicos que necesitas para gestionar y realizar un seguimiento de tus objetivos comerciales. Comienza hoy y observa cómo aceleras tu trabajo.