Te presentamos a Entrepreneur Media Inc.
Con sede en Irvine, CA, Entrepreneur es la fuente de medios impresos y en línea de primer nivel para todo lo relacionado con las pequeñas empresas y ofrece inspiración e información sobre marketing, gestión, tecnología, las últimas tendencias y estrategias.
Deepa Shah es vicepresidenta de Innovación y supervisa los equipos de ventas y servicios al cliente de Entrepreneur. Los equipos están dispersos en Atlanta, Detroit, la región central, el sur de California y el resto de la costa oeste, dentro de Estados Unidos.
El desafío
Deepa realmente necesitaba un sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM) que le permitiera a su equipo rastrear su flujo de ventas de la manera que quisieran. Pero no tuvo la suerte de encontrarlo.
“Trabajé en varias editoriales y, donde quiera que iba, siempre estábamos limitados a seguir nuestras campañas de ventas por mes. En Entrepreneur, también queremos rastrear campañas por vendedor, por agencia y por marca. También queremos sumar todos los números al final del año. Pero nunca pude encontrar un sistema de CRM con la flexibilidad suficiente para eso”.
Finalmente, Deepa se decidió por las Hojas de cálculo de Google para gestionar y rastrear su flujo de ventas, pero descubrió que mantenerlas actualizadas implicaba mucho trabajo. El jefe de Ventas, junto con alguien del equipo, creo fórmulas específicas codificadas por colores, cuya creación y mantenimiento tomaban mucho tiempo y esfuerzo. Dado que todos los datos se ingresaban manualmente, había una alta probabilidad de error humano.
Al final, las hojas de cálculo mostraban los números, pero no incluían otros detalles importantes, como quién trabajaba en qué, cómo funcionaban las divisiones o los registros de llamadas con los clientes.
“Nuestro CEO siempre está de viaje, por lo que revisar hojas de cálculo no es una forma conveniente de mantenerse informado. Nuestro presidente miraba esa hoja de cálculo y le hacía preguntas al jefe de Ventas como: ‘Oye, ¿qué está pasando con esta campaña?’ Y nuestro jefe de Ventas respondía: ‘Déjame llamar a un vendedor y averiguarlo’. Luego, intentaba hablar por teléfono con el vendedor para que le explicara la situación. Esta conversación ocurría con cada informe”.
Las hojas de cálculo no fueron mejores que los otros sistemas de CRM que usaban antes. Por eso, Deepa retomó la búsqueda de un sistema de CRM flexible que se adaptara a las necesidades de su equipo.
La solución
Deepa encontró monday.com de casualidad en una promoción de un boletín. El anuncio le llamó la atención y decidió probar la plataforma.
“La primera vez que probé monday.com, pensé que esto era exactamente lo que quería”, dijo Deepa.
Personalización de aplicaciones de flujo de trabajo con la funcionalidad sencilla de arrastrar y soltar
El equipo de ventas tiene varias aplicaciones de flujo de trabajo para su flujo de ventas. Cada aplicación de flujo de trabajo tiene varios grupos que representan segmentos diferentes en el flujo de ventas, desglosados en porcentajes: 100 % (ganado), 90 % (contrato enviado), 75 % (negociación), 50 % (clientes potenciales) y 25 % (solicitud de propuesta [RFP] enviada).
“Ahora, cuando un vendedor envía una solicitud de propuesta, ingresa la oportunidad en el grupo del 25 % en monday.com y luego, a medida que avanzan las negociaciones, mueve esa oportunidad en la “cadena” de grupos de porcentaje al grupo del 100 %, que indica que lo ganamos. Si no lo ganamos, lo arrastra a un grupo diferente”, dice Deepa.
Cada oportunidad también se divide en tipos de columnas diferentes que representan el representante de ventas asignado, el estado de la etapa, la ubicación y el volumen del acuerdo, que luego se desglosan por mes.
Transición perfecta al trabajo desde casa
Como la mayoría de las empresas en todo el mundo, Entrepreneur les pidió a todos en sus oficinas de Nueva York e Irvine que trabajen desde sus hogares durante la pandemia de la COVID-19.
“La transición al trabajo desde casa ha sido bastante fluida y aún logramos terminar mucho trabajo”, indica Deepa. “Puedo ver la diferencia en cómo el equipo de ventas de Nueva York usa monday.com ahora que trabaja de manera remota. Antes de la transición, algunos no tenían la plataforma abierta siempre. Ahora, en cambio, la tienen abierta todo el tiempo, verifican qué tienen en su flujo y registran sus conversaciones con los clientes”.
Todos saben quién tiene qué cliente asignado y en qué parte del flujo de ventas están, y cualquiera puede entrar y ver el estado de todo.
Registro práctico de todas las conversaciones con los clientes
Con la transición reciente al trabajo en casa, todos los miembros del equipo de ventas trabajan dentro de la plataforma más que nunca.
“Vemos mucha más actividad en términos de que el equipo de ventas mantenga todo actualizado en monday.com. Todos registran sus conversaciones con los clientes, incluso escriben más notas que lo necesario, lo cual es excelente para nosotros”, indica Deepa.
Ahora, cada vez que alguien ingresa a monday.com para revisar el flujo de ventas, puede ver exactamente lo que se discutió en la última llamada con un cliente a fin de obtener un panorama claro del estado de todo y saber cómo progresan las oportunidades.
Acceder a información esencial rápido y sobre la marcha
“Por lo general, cuatro o cinco empresas ofertan por el mismo negocio. La empresa que responde más rápido al cliente con información es la primera que se presentará. Por lo general, si al cliente le gusta lo que escucha, los primeros en presentarse son los que ganan el negocio”, dice Deepa.
La aplicación móvil monday.com permite que el equipo de ventas ingrese las notas de la reunión donde quiera que esté en las actualizaciones en tiempo real de su tablero. El equipo de servicios al cliente puede ver cualquier pregunta y solicitud en tiempo real y comenzar a trabajar en la actualización de garantías y redacción de respuestas para el cliente antes de que el vendedor llegue a la oficina.
La aplicación móvil le permite a Entrepreneur responder a los clientes con rapidez y mostrar el excelente equipo de servicio al cliente y el soporte que pueden brindar, lo que a menudo les ha hecho ganar el negocio.
Generar informes de rendimiento de ventas de forma rápida y fácil
La gerencia de nivel sénior ahora tiene un panorama general claro de todo el flujo de ventas.
“Todos los datos en los tableros se resumen en un solo tablero que nuestro presidente y jefe de Ventas usan para ver las oportunidades totales ganadas y revisar qué hay en proceso en las diferentes etapas de ventas.
Luego, pueden ver un desglose mensual del avance de los miembros del equipo de ventas hacia sus objetivos mensuales. Si quieren una vista detallada, pueden hacer clic y ver qué hay en cada segmento del flujo de ventas y el vendedor junto a la oportunidad”, dice Deepa.
Cómo lograr el equilibrio entre la vida laboral y la personal
“Ahora, trabajo desde casa y tengo un hijo a quien tengo que cuidar todo el día. Por eso, ya no tengo una jornada típica desde las 9 hasta las 17 en la que me dedico a trabajar. Tengo que parar varias veces al día para darle de comer a mi hijo, acostarlo a dormir la siesta y jugar con él.
Pero, como puedo organizar mis paneles en monday, mi semana está preparada para el éxito porque todos confían en monday.com en lugar de confiar en mí para responder sus preguntas. Alcanza con mirar los tableros y encontrar las respuestas por sí mismos de manera rápida y fácil, lo que me ahorra tiempo y me hace la vida un poco más fácil”, dice Deepa.
Empezar ahora