Es difícil explicar la importancia de la gestión de proyectos en el espacio de trabajo y en la vida cotidiana. Una gestión de proyectos óptima puede eliminar la fricción innecesaria, aumentar la productividad y mejorar los resultados. Sin ella, pueden faltar el foco y la dirección necesarios para que los proyectos sean plenamente eficaces.
En este artículo, te daremos la orientación y los recursos necesarios para ir por el camino correcto. Veremos la importancia de tener un modelo de gestión de proyectos, responderemos algunas preguntas frecuentes y te presentaremos un modelo de gestión de proyectos de monday.com que podrás empezar a usar hoy mismo.
¿Qué es exactamente un modelo de gestión de proyectos?
El Project Management Institute define la gestión de proyectos como “el uso de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas específicas para entregar algo de valor a las personas”.
Piensa en la gestión de proyectos como un motor que ayuda a tu equipo a cumplir sus compromisos a tiempo. Es la respuesta a “cómo” tu equipo hace las cosas y a menudo también a “cuándo” las hacen.
Un buen gestor de proyectos reducirá la fricción en todo su campo visual para que todo fluya y esté controlado. Y hay comunicación frecuente con las partes interesadas del proyecto, como financistas, directores, empleados de la empresa o cualquier otra persona interesada en el proyecto.
Los modelos de gestión de proyectos son de gran utilidad para los gestores de proyectos porque permiten registrar información importante a la que los miembros del equipo pueden acceder con facilidad. Pueden ser muchos y variados, como las plantillas para proyectos y planificación, las plantillas para la gestión de informes y las agendas de reuniones, entre otras.
¿Necesitas una definición más detallada? Consulta nuestro artículo Guía completa sobre la gestión de proyectos, que está repleto de información útil.
¿Por qué deberías usar un modelo de gestión de proyectos?
Hay una gran demanda de las habilidades de gestión de proyectos.
En el 78% de las empresas, se cree que las personas necesitarán aún más habilidades de gestión de proyectos en el futuro.
El mundo no se está volviendo más transparente; se está volviendo más opaco. No se debe a la falta de herramientas increíbles que nos brinden conocimientos. Nop. La falta de transparencia es justo por una sobreabundancia de herramientas, un exceso de información… demasiados datos para usarlos de manera eficaz.
Para manejar tanta información, se necesita un filtro coherente, un proceso que se repita y que esté estructurado de manera tal que todos puedan hacer su mejor trabajo.
Esa es la esencia de la gestión de proyectos.
Un plan o proceso de gestión de proyectos robusto, y un sistema como monday.com, aportará muchos beneficios, entre ellos:
- Estandarización entre proyectos: esto permite tener resultados un 21% más predecibles.
- Trabajo en equipo mejorado: mantiene a todos alineados y mitiga los problemas de comunicación.
- Equipos pequeños, ágiles y enfocados: optimiza la capacidad de descubrimiento e invención de los equipos.
- Vista más amplia de todo el proyecto: una jerarquía coherente de roles y procedimientos, y caminos de escalación predecibles para que las cosas avancen. Además, el software tiene mejores funciones para la generación de informes, que permiten tomar decisiones basadas en datos.
Imagina un mundo sin listas de verificación, procedimientos, paneles ni informes. Suena genial, ¿cierto?
¿Cuál es el único problema? Sería un mundo caótico.
Los modelos de gestión de proyectos permiten capturar y compartir información entre equipos, lo cual da visibilidad y más oportunidades de colaboración.
Los modelos de gestión de proyectos también permiten documentar procesos y optimizarlos continuamente. Además, cuando tienes una plantilla significa que no empiezas desde cero, lo que reduce el tiempo dedicado a la iniciación del proyecto.La gestión de proyectos es parte esencial de nuestros dilemas modernos. Un software como monday.com convierte algo que para muchos es difícil y tedioso en algo agradable, simple y gratificante.
Ejemplos del modelo de gestión de proyectos en acción
Personas en un rascacielos —vestidas de forma profesional— hablando sobre unas diapositivas de PowerPoint, O una mujer que lleva puesto un casco de seguridad dando órdenes a los empleados. Esas son dos imágenes que quizás se te vengan a la mente cuando escuchas “gestión de proyectos”.
Si bien la gestión de proyectos puede ser eso, suele abarcar mucho más. La gestión de proyectos es útil para desarrollar software, limpiar una zona después de un desastre natural, construir un rascacielos, ampliar el marketing hacia un país nuevo y mucho más.
También las organizaciones sin fines de lucro usan la gestión de proyectos. Por ejemplo, esta es una plantilla de monday.com que Sage Akouri y su equipo en Minus 18 usan a diario para defender la causa de su ONG. La usan para planificar fiestas y eventos para la recaudación de fondos y seguir los diferentes tickets y accesorios que entregan a los donantes. Aquí se combinan voluntarios y mucho más.
El diseño de interiores es otro caso de uso típico de la gestión de proyectos. Los diseñadores de interiores básicamente gestionan un proyecto de renovación grande para cambiar los elementos de diseño principales y secundarios de un lugar. La gestión de proyectos les proporciona lo siguiente:
- Orientación al personal interno y los contratistas, para que el trabajo se haga según las especificaciones del cliente.
- Un lienzo para que los diseñadores profesionales investiguen productos y tengan una biblioteca de muestras de diferentes elementos decorativos, paletas de colores y tableros de materiales.
- La capacidad de mantenerse al día con las visitas a la obra, las reuniones con los clientes y las revisiones de planos.
- La plataforma donde comprar materiales y archivar documentación.
- El recurso central para que todo el equipo de diseño colabore, se comunique y comparta comentarios sobre ideas de diseño.
Los casos de uso abarcan todas las áreas, y las posibilidades son infinitas.
Los modelos de gestión de proyectos se pueden usar para trabajos, pasatiempos, estudios y lo que se te ocurra. Pero, lo más importante, tener la solución de software adecuada, como monday.com, te permitirá estructurar y automatizar muchos de tus procesos actuales.
El modelo de gestión de proyectos de monday.com
¿Alguna vez te sentaste a trabajar en algo importante y, por algún motivo, no encontraste motivación? Es como si cada parte del cuerpo se resistiera a la idea de empezar algo nuevo.
A todos nos ha pasado en mayor o menor medida. Y, para ser honestos, el motivo principal es que no vemos el camino con claridad. Entonces, no sabemos por dónde empezar, porque tratamos de hacer todo junto a la vez.
Aquí es donde el modelo de gestión de proyectos puede ayudar. Usar un modelo de gestión de proyectos significa configurar y gestionar los posibles proyectos rápidamente, sin tener que hacerlo desde cero cada vez. Reduce la fricción y a menudo elimina esa mala predisposición para empezar algo nuevo porque el formato está definido: hacer lo que ya conoces vs. tratar de reinventar la rueda.
Otra gran ventaja de tener un modelo de gestión de proyectos práctico al alcance de la mano es que te ahorra tiempo. Si alguna vez gestionaste un proyecto, grande o pequeño, sabes que el alcance cambia todo el tiempo. Por ejemplo, los clientes cambian de parecer y los contratistas te dicen que no pueden seguir los planos.
Una solución excelente como monday.com te dará flexibilidad para que tú y tu equipo puedan adaptarse con rapidez a cualquier cambio.
monday.com tiene campos de estado para que las personas sepan cuando algo está detenido, herramientas de comunicación integradas para que hablar con tu equipo en tiempo real y cientos de plantillas para proyectos que abarcan todo lo que las partes interesadas puedan imaginarse.
Además, es totalmente personalizable y funciona ya sea que planifiques un proyecto de diseño de interiores o que explores la construcción de un edificio comercial complejo. Y nuestros paneles simples y visuales te brindan la información adecuada en el momento justo, para que tomar decisiones basadas en datos sea más fácil.
Gestionar proyectos no tiene por qué ser aburrido. Con nuestras automatizaciones del tipo “si sucede esto, entonces que se haga aquello”, puedes optimizar tu flujo de trabajo y dedicar tu tiempo al trabajo que agrega valor en lugar de a tareas administrativas manuales. Y con nuestras más de 40 integraciones, podrás tener todo tu trabajo listo en un solo lugar, con más eficiencia y menos errores.
Modelos de gestión de proyectos relacionados
monday.com ofrece muchas plantillas para proyectos que te ayudan a completar tus proyectos a tiempo, dentro del alcance y del presupuesto.
Las siguientes plantillas para proyectos te serán útiles:
1. Modelo de gestión de proyectos con Gantt
Los diagramas de Gantt son parecidos a los cronogramas. Un diagrama de Gantt es una gráfica de barras horizontales que muestra el cronograma planificado de un proyecto y sus tareas entre una fecha de inicio y una de finalización. Cada barra es una tarea del proyecto y las fechas están en un gráfico horizontal.
Los diagramas de Gantt (y el software con gráficos de Gantt) son útiles porque nos permiten tener una vista holística de todo el proyecto y de las dependencias entre las tareas del proyecto para que podamos visualizar cómo se conecta todo y cuáles son las metas y los plazos del proyecto.
2. Hoja de ruta del proyecto
Una hoja de ruta del proyecto es una herramienta de planificación para visualizar las actividades, los objetivos y las asignaciones de un proyecto. En general, se alinea perfectamente con las etapas del ciclo de vida de la gestión de proyectos, como la iniciación y la planificación, y sirve sobre todo para comunicar metas y objetivos del proyecto al equipo.
Un momento… ¿no es lo mismo que el diagrama de Gantt?
No del todo. Si bien los gráficos de Gantt y las hojas de ruta de proyectos son similares, sirven para cosas diferentes. Los diagramas de Gantt tienen más que ver con los detalles, mientras que las hojas de ruta del proyecto son una vista general del proyecto que se usa para priorizar las decisiones importantes y hacer un seguimiento del progreso sin perder de vista los objetivos.
3. Presupuesto del proyecto
Definir el presupuesto del proyecto desde el principio es una de las cosas más importantes en las que debe invertir su tiempo un gestor de proyectos. Además de terminar a tiempo y dentro del alcance, es vital completar el proyecto sin salirse del presupuesto para que sea rentable para todas las partes involucradas.
Gestionar el presupuesto de tu proyecto en monday.com es fácil: simplemente ingresa los números en nuestra plantilla de presupuesto del proyecto para seguir que los elementos del proyecto no se salgan del presupuesto. Puedes supervisar los costos planificados vs. los reales para asegurarte de no tener sobregasto. Además, estas columnas muestran los totales para que sepas de un vistazo si estás dentro del presupuesto o no.
Preguntas frecuentes sobre los modelos de gestión de proyectos
Estas son algunas preguntas frecuentes sobre los modelos de gestión de proyectos:
P: ¿Excel tiene plantillas para proyectos?
R: Desde el punto de vista técnico, puedes hacer tareas de gestión de proyectos, como la planificación, con las hojas de cálculo de Excel (o Google Sheets). Sirve para proyectos pequeños sin muchos procesos o para equipos pequeños en los que no hay mucha comunicación.
No puedes hacer maravillas con una plantilla gratis. Si te comunicas con muchas personas, si estás a cargo de tareas complejas o si trabajas en proyectos de alta prioridad, entonces la inversión en un software de gestión de proyectos eficiente realmente vale la pena.
monday.com tiene un paquete completo de herramientas para la gestión de proyectos en su sistema operativo de trabajo que simplifica la complejidad y proporciona visibilidad en todas las etapas del proyecto.
P: ¿Cómo puedo crear plantillas para proyectos?
R: Un plan de proyecto es un documento formal donde se detalla el objetivo del proyecto, los materiales que necesitarás, el cronograma de los elementos para entregar y mucho más. Casi todos los proyectos requieren plantillas de plan de proyecto porque necesitas una forma de comunicar los detalles del proyecto a las partes interesadas.
Una plantilla de plan de proyecto forma parte del paquete de modelos de gestión de proyectos que necesitas si quieres que tu proyecto avance sin inconvenientes.
Gracias a nuestra plantilla totalmente personalizable, crear un plan de proyecto con monday.com es simple.
P: ¿Qué plantillas se necesitan para la gestión de proyectos?
R: Cada equipo necesita plantillas distintas para gestionar sus proyectos con eficacia. ¿Trabajas con varios contratistas en un proyecto de construcción grande? Tenemos plantillas de seguimiento de tiempo, dotación de recursos y facturación para que elijas. ¿Ejecutas un proyecto de Agile Scrum? monday.com tiene la plantilla de planificación de sprints que necesitas.
Con monday.com, tienes acceso a una biblioteca completa de modelos de gestión de proyectos. Y puedes sacarles aún más provecho con las automatizaciones fáciles de usar de monday.com del tipo “si pasa esto, entonces que se haga aquello”, que liberan tu capacidad para que te enfoques en las tareas que las computadoras no pueden hacer bien, como el desarrollo de relaciones y el trabajo creativo.
Si quieres ver nuestra automatización para la gestión de proyectos en acción, mira este video increíble sobre las funciones de monday.com para la gestión de proyectos. Es solo una pequeña parte de las funciones que recibes si inviertes en el sistema operativo de trabajo monday.com para potenciar tus proyectos.
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