Cualquiera que trabaje en un equipo remoto puede decir que descifrar los aspectos básicos de un espacio de trabajo remoto no es tarea fácil.

Mantener un espacio de trabajo virtual significa que renuncias a una parte de la experiencia de oficina. Y no todo en esa experiencia es malo. Entonces, ¿cómo reemplazas la interacción personal, controlas a los trabajadores remotos y mantienes alta la moral de la empresa a la distancia? 

Veremos cómo configurar un espacio de trabajo virtual que mantenga la productividad, la inspiración y el compromiso de tu equipo remoto.

¿Qué es un espacio de trabajo virtual o remoto?

Un espacio de trabajo virtual es cualquier entorno de trabajo que no dependa de una ubicación física. Un “espacio de trabajo remoto” puede ser una oficina independiente, como la casa de un trabajador remoto, que está conectada con una empresa por Internet.

En algunos casos, el término “espacio de trabajo virtual” puede incluir oficinas satélites, pero nos concentraremos en los entornos virtuales donde trabajan los empleados desde la casa.

¿Cuáles son los puntos a favor y en contra de un espacio de trabajo remoto?

Los siguientes son algunos aspectos positivos de los espacios de trabajo remotos:

• Rendimiento.Un estudio de Stanford durante dos años determinó que los trabajadores son más productivos fuera de la oficina, con una superioridad del 13 % sobre el grupo de control.
• Satisfacción de los empleados. Los empleados son más productivos en un espacio de trabajo remoto porque les gusta . Hay investigaciones que determinaron que el 71 % de los empleados que trabajan de forma remota son felices. Solo el 55 % de los empleados en oficinas dijeron lo mismo.
• Costos. Cuando hay más empleados que trabajan de forma remota, se reducen las necesidades de alquileres comerciales. En algunos casos, ni siquiera necesitas uno para administrar tu empresa.

Los siguientes son algunos de los desafíos más importantes en los espacios de trabajo remotos:

• Ausencia de interacción personal. Los seres humanos son criaturas sociales y estar aislados en casa puede desgastarnos. Incluso aunque los trabajadores remotos expresen más satisfacción cuando trabajen desde casa, necesitarán algo de interacción en la empresa. (Veremos más sobre esto en la próxima sección).
• Organización. Lo bueno es que hay muchas herramientas excelentes que facilitan el trabajo remoto. Lo malo: si aún no las configuraste, establecer el espacio de trabajo y ponerlo en marcha sin problemas puede llevar algo de tiempo.

¿Cómo se administra un espacio de trabajo virtual?

Si nunca lo hiciste, el proceso de cambio a un modelo virtual puede ser intimidante. Aquí puedes ver algunas de las inquietudes principales de los administradores y qué hacer al respecto.

Comunicación

Intenta dedicar un poco de tiempo cada semana para un “Happy Hour virtual”. El objetivo es tener comunicación cara a cara para reducir el estrés de la jornada laboral. En monday.com, hicimos cosas como una fiesta de baile virtual (¡con DJ!) y actividades familiares como espectáculos de magia y clases de cocina.

Administración y supervisión

Jason Aten de Inc.com recomienda el contacto frecuente con los empleados. Cuando todo parece ir bien en el trabajo remoto, es fácil olvidar que puede haber trabajadores que se sientan desconectados y no sepan cómo comunicarlo a los líderes.

Incorporación

Usa los intercambios en la nube para crear un documento de incorporación que los empleados actuales puedan visitar en cualquier momento y un proceso de RR. HH. remoto. Debería incluir información esencial para que cualquier empleado remoto nuevo entienda cómo funciona la empresa. Capacita a todos sobre el mismo software, ya que la comunicación es más fluida cuando usas un conjunto de herramientas único. En monday.com, creamos un Programa de Compañeros, donde los miembros del equipo nuevos se conectan con un veterano de monday.com que actúa como recurso de consulta y sistema de soporte general.

Comentarios

Estar al tanto de todo lo que pasa es más difícil en un entorno virtual. Una sesión trimestral de revisión o comentarios te ayudará a mantener el contacto con trabajadores remotos que no ocurriría de otra forma.

¿Cuál es la mejor tecnología de espacio de trabajo remoto?

Para cualquier pregunta u objeción que se te ocurra sobre los espacios de trabajo remotos, seguro hay un software que lo cubra. Aquí hay algunas cosas que puedes lograr con la tecnología de los espacios de trabajo virtuales que se integra con monday.com:

• Seguimiento de avances en proyectos. Sin una oficina virtual, no puedes ir a la pizarra y escribir los últimos avances, pero sí puedes controlar los avances, por ejemplo, con el seguimiento remoto de proyectos.
• Asignación de tareas. Si estás acostumbrado a una reunión en la oficina cada mañana donde organizas las tareas de todos para el resto del día, puedes hacerlo con tecnología remota. Podrías hacer una lista de verificación de tareas diarias para el equipo y simular esa experiencia.
• Intercambio de archivos. No puedes pasar un archivo de una persona a otra, y las cadenas de correos electrónicos largas pueden ser confusas. Comparte una carpeta de Dropbox que se integre con tu sistema operativo de trabajo para generar la sensación de usar una misma computadora.

¿Hay ejemplos de espacios de trabajo virtuales de los que podamos aprender?

Sí. Una encuesta de Buffer en 2019 determinó que el 30 % de las empresas informan que usan un modelo 100% virtual. De hecho, Buffer en sí es una empresa completamente virtual. La empresa es capaz de brindar soporte a decenas de miles de clientes SaaS con un equipo limitado que no depende del trabajo en persona. 

Las empresas con espacios de trabajo virtuales son mucho más comunes de lo que piensas, y aún así su trabajo es productivo.

Pero no está de más tener una plantilla lista para hacer las cosas virtualmente. Consulta las plantillas de trabajo remoto con documentos y estrategias de incorporación para la transición a la oficina virtual.