Gestionar un proyecto de principio a fin no es una tarea fácil. Aunque el software de gestión de proyectos es más accesible que nunca, en muchos casos todavía hay dificultades para finalizar a tiempo o por debajo del presupuesto. De hecho, muchos proyectos fracasan.
Y los proyectos pueden fracasar por muchas razones, pero una de las más frecuentes es la mala asignación de recursos. Como no cuentas con un suministro infinito de cada recurso, debes saber cómo utilizar cada uno de ellos de forma eficaz sin agotarlos.
A continuación, explicaremos con más detalle qué es la asignación de recursos y por qué es vital para gestionar proyectos. Luego te daremos algunos consejos sobre cómo mejorar la gestión de la asignación de recursos en monday.com para que tus proyectos tengan éxito.
¿Qué es la asignación de recursos?
La asignación de recursos es el proceso de planificación y gestión estratégica de los recursos de tu proyecto para que puedas completar las tareas en función de tu disponibilidad y capacidad.
En otras palabras, es el proceso de maximizar el rendimiento de tus recursos.
Imagina que tú y tu amigo están construyendo una mecedora para su vecino. Pero solo tienes una caja de herramientas. Tienes una sierra, un martillo, un trozo de papel de lija y una botella de pegamento para madera. La asignación de recursos implica determinar cómo dividir mejor esas herramientas entre los miembros del equipo para construir una silla de alta calidad de la manera más eficiente posible.
Entonces, si tu amigo puede clavar clavos más rápido que tú, le asignarías el martillo, y es posible que tú seas más eficiente con la sierra, y tal vez partas el trozo de papel de lija por la mitad. Y, así, la asignación de recursos te salva el día.
¿Qué tipo de recursos tienes?
Los recursos comprenden cualquier activo que puedas utilizar para avanzar en una tarea o proyecto.
Los gestores de proyectos tienen 2 tipos de recursos que deben asignar:
- Recursos tangibles: cualquier cosa que puedas ver o tocar, incluyen recursos financieros, mano de obra, maquinaria, bienes raíces y software.
- Recursos intangibles: estos son recursos más abstractos, incluyen ideas, propiedad intelectual y habilidades.
¿Quién es responsable de la asignación de recursos?
En las pequeñas y medianas empresas, el gestor del proyecto suele ser la persona responsable de tomar las decisiones sobre la asignación de recursos y planificación estratégica.
Sin embargo, las organizaciones empresariales más grandes pueden tener departamentos completos dedicados a la gestión de proyectos. Dichos departamentos pueden tener gestores de recursos en su personal cuyo trabajo principal sea asignar los recursos adecuadamente. Descubre cómo monday.com puede ayudar a gestionar los recursos de organizaciones de cualquier tamaño con una prueba gratuita.
¿Por qué la asignación eficaz de recursos es esencial para el éxito del proyecto?
La asignación adecuada de recursos te ayuda a lograr la mayor cantidad de resultados con el menor uso posible de recursos. De hecho, un estudio de 2009 encontró que a medida que las prácticas de gestión de recursos de una organización maduran, su desempeño organizacional general tiende a mejorar.
Claro, esto fue hace más de una década. Pero, ¿realmente crees que los procesos sólidos de gestión de recursos se han vuelto menos importantes, especialmente teniendo en cuenta el creciente número de recursos y variables que las organizaciones deben considerar? Por otro lado, la asignación inadecuada de recursos puede causar muchos problemas, como dinero desperdiciado, empleados insatisfechos y una menor calidad del trabajo.
Supongamos que tienes un restaurante. Un camarero de tu personal es rápido, amigable y excelente para vender más a los clientes. Genera cientos de dólares más en ingresos por semana que tu siguiente mejor camarero.
Un día, el anfitrión de tu restaurante renuncia y necesitas a alguien para cubrir ese puesto. La asignación adecuada de recursos es saber que la última persona que querrías como anfitrión es tu camarero estrella. Tampoco puedes dividirlo entre ambos puestos, ya que eso lo agotaría.
En cambio, deberías buscar a otro camarero que no esté funcionando tan bien para ocupar el puesto de anfitrión.
Algunos desafíos que la asignación de recursos te ayuda a superar
- Proyectos contrapuestos: Pocas organizaciones nunca tienen prioridades contrapuestas y, sin embargo, todas las organizaciones tienen recursos escasos. La asignación de recursos puede ayudarte a detectar problemas al asignar recursos tan escasos entre varios proyectos. Por ejemplo, si tienes un número limitado de empleados con ciertas habilidades necesarias, puedes suspender un proyecto para evitar el agotamiento de los empleados.
- Disponibilidad de recursos: La disponibilidad de recursos puede cambiar. Esto es especialmente cierto cuando se trata de los miembros de tu equipo. Las personas se enferman, se ven obligadas a participar en otro proyecto, se van de vacaciones o necesitan capacitación adicional para asumir un rol. Un buen software de asignación de recursos puede ayudarte a realizar un seguimiento de la disponibilidad de recursos y a tomar mejores decisiones de asignación en caso de que la disponibilidad cambie.
- Cambios de alcance: El alcance del proyecto puede cambiar y, según nuestra experiencia, casi siempre cambia. Cuando esto sucede, tus necesidades de ciertos recursos también pueden cambiar. Contar con un proceso sólido de asignación de recursos hace que sea mucho más fácil adaptarse a estos cambios.
Cómo asignar recursos de manera efectiva
Asignar recursos adecuadamente es difícil, especialmente para proyectos grandes. A continuación se ofrecen algunos consejos sobre cómo hacerlo.
1. Determinar el alcance y los recursos del proyecto
El alcance del proyecto influye en los recursos que necesitas y la cantidad de cada uno. Conocer el alcance te ayuda a asignar tareas a las personas adecuadas cuando llegue ese momento. Entonces, antes de darle a tu equipo la lista de sus tareas para hacer, debes saber cuál es el objetivo, el presupuesto y el cronograma del proyecto.
Es importante también hacer una lista de todos los recursos disponibles. La mayoría de las organizaciones tienen varios proyectos en ejecución a la vez, lo que hace que haya recursos limitados en algunas áreas. Debes analizar si puedes cambiar las prioridades de las tareas para obtener los recursos que necesitas dentro de tu presupuesto.
monday.com te ayuda con eso también: puedes realizar un seguimiento de los presupuestos muy fácilmente:
2. Evalúa tus recursos humanos de forma objetiva a la hora de asignar tareas
Puede resultar tentador para los gestores asignar ciertas tareas en función de su relación con los miembros del equipo.
Pero eso no es buena idea.
La asignación de recursos tiene que ver con la eficiencia. Debes confiar en evaluaciones objetivas de las habilidades y capacidades de cada miembro del equipo para asignar sus talentos adecuadamente.
Por ejemplo, supongamos que tu proyecto implica la creación de un sitio web complejo. Lo mejor que puedes hacer es asignar solo a tus mejores desarrolladores web al proyecto, incluso si eres amigo de algunos de los desarrolladores más novatos. Con monday.com, por ejemplo, puedes asignar tareas rápidamente a los miembros del equipo.
Luego, podrás ver qué tan buenos son realmente a medida que monitoreas el progreso del proyecto; esto es excelente para futuras decisiones de asignación de recursos.
3. Usa un software de gestión de proyectos con funciones de asignación de recursos
El software hace que todo sea más fácil, especialmente cuando se trata de herramientas para la gestión de proyectos. De hecho, el Project Management Institute descubrió que el 66 % de las empresas que utilizan software se mantienen dentro del presupuesto de los proyectos.
Pero deseas asegurarte de que tu software tenga la funcionalidad de asignación de recursos para ayudar a maximizar el rendimiento de tus recursos. Te recomendamos esta plantilla de asignación de recursos de monday.com.
4. Crea un plan de contingencia
Los proyectos cambian. Mucho. El presupuesto, el alcance y el cronograma son candidatos a cambios a lo largo de la vida de un proyecto. Ten siempre un Plan B si quieres estar preparado para estos cambios.
Volviendo al ejemplo de nuestro sitio web: es posible que tu cliente de repente quiera nuevas características o funcionalidades. Probablemente deberás asignar más desarrolladores al proyecto, especialmente si necesitas una habilidad particular para implementar estas funciones nuevas.
5. No sobreasignes tus recursos
La sobreasignación es simplemente darle demasiado trabajo a un recurso. Si asignas demasiado, terminarás con un recurso menos productivo. Una vez más, los recursos humanos ofrecen la visión más clara de la sobreasignación de recursos. Si divides a una persona entre demasiados proyectos, es probable que la hagas trabajar demasiado. Eso significa más estrés, trabajo de menor calidad y la posibilidad de que renuncien.
Para evitar una asignación excesiva, tendrás que asignar más recursos a una tarea/proyecto, sustituir recursos o quitarle prioridad a ciertas tareas por el momento.
6. Revisa tu proceso de asignación de recursos periódicamente
La mejora continua es fundamental en tu proceso de asignación de recursos. Analiza cada proyecto después de su finalización para ver con qué eficacia has asignado y utilizado los recursos, y si has cumplido o no con los plazos y las restricciones presupuestarias.
Prioriza la asignación de recursos para un mejor rendimiento
Crear un plan de asignación de recursos eficaz es la clave para garantizar un proyecto fluido con una entrega a tiempo y dentro del presupuesto. Te ayuda a obtener el mejor rendimiento posible de cada uno de tus recursos al disminuir los retrasos en el trabajo, adaptarse a los cambios de alcance y más.
Sigue los consejos que te compartimos para crear un plan de asignación de recursos que lleve tus proyectos al éxito. Asegúrate de utilizar un software de gestión de proyectos con funciones de asignación de recursos, como monday.com. Hace el proceso mucho más fácil.
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