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Lecciones aprendidas en el veloz cambio de toda la empresa durante la crisis de la COVID-19

Lecciones aprendidas en el veloz cambio de toda la empresa durante la crisis de la COVID-19

Todos en monday.com

Eran Zinman es el cofundador y director de tecnología de monday.com

En estos tiempos difíciles, nosotros como empresa estamos comprometidos a tener un impacto positivo a medida que transitamos juntos esta nueva realidad como empresas, comunidades, instituciones, familias e individuos en todo el mundo.

Como cofundador y director de tecnología de monday.com, una plataforma que impulsa a más de 100 000 organizaciones a ejecutar proyectos y flujos de trabajo, fue importante para mí, junto con mi cofundador Roy Mann, tomar la decisión de cambiar nuestras prioridades y hacer que nuestra empresa de más de 400 empleados en Tel Aviv y Nueva York pasara a trabajar de forma remota.

Al igual que para todos, el brote de la COVID-19 nos ha llevado a realizar rápidamente los cambios necesarios para estar en la mejor posición para apoyar a nuestros clientes, miembros del equipo, empresas y comunidades, al mismo tiempo que mantenemos nuestra metas e impulso.

Quiero compartir lo que hemos aprendido hasta ahora con la esperanza de que pueda ayudarte durante esta transición.

En solo unas semanas, ya hemos adaptado nuestra plataforma para satisfacer las cambiantes necesidades de trabajo remoto de nuestros clientes; descubrimos formas nuevas e innovadoras para mantener a los equipos conectados y productivos; y buscamos formas de ayudar a las comunidades a combatir el brote de coronavirus, al mismo tiempo que brindamos apoyo a nuestro propio equipo durante esta difícil transición para que todos avancemos.

Buscamos formas nuevas de satisfacer las cambiantes necesidades de los clientes

Al ser una empresa centrada en el cliente, era importante para nosotros hacer un cambio rápidamente para centrarnos en cómo podríamos ayudar a las personas, empresas e instituciones a usar nuestro producto para trabajar de manera más inteligente y mejor de forma remota como grupo, desde cualquier lugar.

Entendemos los desafíos que enfrentan los equipos y las organizaciones de todo el mundo, ya que todos hemos comenzado la transición a trabajar de forma remota como resultado de la pandemia de la COVID-19. Sin duda, esta situación sin precedentes no solo está cambiando la forma en que los equipos y las organizaciones usan nuestro producto, sino que también está cambiando sus necesidades inmediatas.

Incluso en nuestra propia transición, que fue muy reciente, a trabajar de forma remota como empresa, hemos notado algunas de las limitaciones de nuestra plataforma para los trabajadores remotos y hemos acelerado nuestros esfuerzos para realizar mejoras.

Mejoramos nuestro producto para realidades de trabajo remoto

Ya hemos realizado algunas mejoras inmediatas y necesarias, agregando características y capacidades nuevas para que todos podamos trabajar, colaborar y gestionar mejor juntos, desde cualquier lugar.

Este es un resumen de lo que hemos hecho hasta ahora durante la última semana:

Nueva integración con Zoom: Con la nueva Integración con Zoom, puedes transformar las reuniones en acciones. Cada vez que inicias una reunión de Zoom, se crea automáticamente un elemento en un tablero de monday.com para que puedas estar al tanto de tu trabajo.

Configuración de situación laboral: Puede ser difícil saber quién trabaja desde la oficina y quién lo hace desde casa, quién está fuera de la oficina y quién no está disponible. Ahora, puedes configurar tu situación laboral en tu perfil de monday.com para que refleje tu situación en tiempo real.

Fórmula grupo ‘listo’: Con esta fórmula nueva, cuando todos los elementos de un grupo estén completados, puedes notificar automáticamente a aquellos que necesitan saber cuándo las cosas están listas.

Columna desplegable: Agrega una columna que te permita seleccionar cualquier dato e información que desees mostrar como un menú desplegable en lugar de tener varios elementos (por ejemplo, una lista de participantes en una llamada).

Para nuestros clientes: estamos trabajando arduamente para agregar más funciones y capacidades para el trabajo remoto y te invitamos a agregar las necesidades de tu equipo a esta lista. Agradecemos tus sugerencias y aportes para que podamos continuar ayudando a tus equipos a mantenerse conectados y productivos mientras trabajan fuera de la oficina.

Puedes agregar tus ideas y necesidades para el trabajo remoto aquí.

Haremos un Hackathon de trabajo remoto esta semana y planeamos lanzar algunas capacidades nuevas realmente geniales como aplicaciones de monday. Compartiremos más en los próximos días: ¡estén atentos!

Ofrecemos recursos nuevos de trabajo remoto

También comenzamos de inmediato a recopilar los mejores recursos que teníamos sobre el trabajo remoto y los compartimos. Ahora puedes encontrar miles de recursos útiles en nuestro sitio para ayudar a tu equipo a mantenerse conectado y productivo mientras trabajan desde cualquier lugar. Estos son algunos de los recursos:

Blog de trabajo remoto: Hemos reunido plantillas, consejos, estudios de casos e información de nuestros equipos en monday.com que se están adaptando al trabajo remoto para ayudar a tus equipos y organizaciones a realizar una transición sin problemas. Agregamos publicaciones al blog todas las semanas, así que asegúrate de estar atento ya que habrá mucho más. Puedes leer nuestro blog de Trabajo remoto aquí.

Seminario web para trabajar remoto: Hace poco realizamos el seminario web “Trabajo remoto con monday.com” en el que compartimos nuestras prácticas recomendadas y los tableros “indispensables”, así como también algunos trucos de productividad. También incluimos una demostración de cómo usar nuestra nueva integración con Zoom. Si te la perdiste, puedes ver la grabación completa aquí.

Preservar la cultura de la empresa mientras se trabaja a distancia

Unirnos como empresa y mantener una sensación de normalidad mientras trabajamos de forma remota en estas difíciles circunstancias es increíblemente importante para nosotros. Hemos encontrado algunos puntos clave que nos han ayudado.

Mantener nuestros rituales y rutinas: Hemos hecho todo lo posible para mantener nuestras normas semanales a pesar de la nueva distancia física y las brechas que ahora existen entre nosotros. Esto significa mantener nuestra reunión de actualizaciones semanales con todos los miembros de nuestro equipo con sede en Tel Aviv, así como nuestra reunión retrospectiva de toda la empresa al final de cada semana.

Brindamos a los gerentes las herramientas que necesitan para apoyar a sus equipos: También hemos trasladado nuestras reuniones de gestión en línea para mantener a todos alineados y que puedan seguir reuniéndose cara a cara para establecer y ajustar los objetivos de sus equipos.

Las videollamadas masivas pueden parecer un gran desafío, pero es vital para todos nosotros unirnos virtualmente para estar sintonizados en relación con nuestro propósitos y metas semanales, así nuestros objetivos inmediatos y a largo plazo pueden seguir avanzando. También es la forma en que podemos abordar mejor los problemas y preocupaciones en tiempo real que enfrentan los miembros de nuestro equipo.

Darle la seguridad a los miembros de nuestro equipo que estamos para ayudarlos

Mientras hacemos todo lo posible para mantener la normalidad, entendemos que las cosas no son lo mismo. Muchos en nuestro equipo también son padres, están a cargo del cuidado de alguien o ambas y ahora tienen nuevas cargas y responsabilidades adicionales fuera del trabajo debido al brote de coronavirus.

Como padre de dos niñas, yo también me enfrento al desafío de equilibrar mis prioridades como esposo y padre, con las demandas y responsabilidades como cofundador y director de tecnología. También conozco algunas de las otras dificultades que enfrentan los miembros de nuestro equipo, desde compartir espacios de trabajo estrechos con compañeros de cuarto hasta cuidar a parientes mayores.

Entendemos que no todos pueden trabajar con el máximo rendimiento en este nuevo entorno, pero confiamos en que todos harán lo mejor que puedan. Sabemos que hay quienes intervendrán por aquellos que necesitarán dar un paso hacia atrás ocasionalmente.

Recomendar tiempo en familia a quienes lo necesitan, sin hacer preguntas

Considera la posibilidad de que tus equipos establezcan sus propios horarios. Les pedimos a los padres y aquellos a cargo del cuidado de otros de nuestra empresa que bloqueen tiempo en su horario laboral para las responsabilidades familiares para que puedan tener la flexibilidad de mantener la estructura de la vida familiar y la estabilidad que necesitan. Hemos descubierto que esto hace una gran diferencia y ayuda a los miembros de nuestro equipo a sentirse arraigados.

También creamos canales de comunicación para las familias para que puedan apoyarse mutuamente. Ya, muchos padres dentro de la empresa han recurrido a otros para recibir apoyo e intercambiar consejos y sugerencias sobre la mejor manera de gestionar esta transición. Y esta es solo otra imagen de las increíbles personas que componen monday.com.

Apoyo a proveedores y pequeñas empresas aliadas

Además de nuestros clientes y empleados, como startup, descubrimos que era realmente importante brindar apoya a las empresas locales que nos brindan servicios. Trabajamos con muchos proveedores, grandes y pequeños.

Aunque ya no requerimos todos sus servicios en este momento, seguimos pagándoles a todos, desde la persona que entrega nuestros sándwiches para el desayuno hasta la persona que llena nuestras bolsas de café, porque dependen de empresas como la nuestra para sobrevivir.

El jueves pasado, sorprendimos a todos en la empresa con un pequeño paquete lleno de golosinas que les llevamos hasta las puertas de sus casas. Estamos llevando a cabo este tipo iniciativas como pequeñas muestras de nuestra gratitud y aprecio por lo duro que están trabajando todos para mantener las necesidades de nuestros clientes como prioridad en circunstancias difíciles y estresantes. También es una forma de romper temporalmente las barreras del aislamiento social que muchos de los miembros de nuestro equipo están experimentando.

Creemos que debemos hacer nuestra parte como miembros de nuestras comunidades más grandes para ayudar a las pequeñas empresas y proveedores a mantenerse a flote. Para nosotros es importante que nadie se quede atrás en este momento de necesidad.

Ayuda para quienes responden al brote de la COVID-19

También era importante para nosotros ayudar a nuestras comunidades locales. En una publicación reciente en nuestro blog, compartimos que estamos ofreciendo el uso gratuito completo de nuestra plataforma a todas las organizaciones sin fines de lucro que estén trabajando para combatir el brote de coronavirus. Estamos tratando de hacer nuestra contribución en la lucha contra el virus, proporcionando los recursos que permiten a estos trabajadores de primera línea a colaborar mejor y centrarse en sus misiones.

Si eres parte de una organización sin fines de lucro que lucha contra la COVID-19 (o si conoces alguna) y crees que nuestra plataforma podría ayudarte, comunícate con nosotros aquí.

Recuerda que estamos todos juntos en esto.

Como empresa, durante estos tiempos difíciles, estamos haciendo todo lo posible para aprender de nuestras experiencias y adaptarnos a medida que avanzamos para mantener nuestro impulso. Es importante que todos, como empresas, comunidades e individuos, intercambiemos nuestros conocimientos e ideas para apoyarnos mutuamente para que todos podamos superar esta situación.

Cuídate.

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