Manejar los desafíos únicos que conlleva la gestión de un equipo remoto es toda una proeza, pero como muchas empresas aprendieron en las últimas semanas, hacer que una oficina completa (o muchas…) pasen al trabajo remoto con solo unos días de anticipación puede ser un desafío organizacional, cultural y operacional… para decirlo suavemente.
En monday.com, tenemos la suerte de tener nuestras comunicaciones centralizadas en la plataforma de monday.com. Ya sea que nos comuniquemos con socios en Sudamérica, con colegas en Nueva York o que trabajemos de forma remota, basamos la comunicación de toda nuestra empresa en torno a la plataforma.
Aunque somos una empresa relativamente lista para trabajar de forma remota, cambiar a la mayoría a esa modalidad y mantener a todos los demás a salvo de manera imprevista ha sido una prueba para nuestro equipo de operaciones, que superó con gran éxito.
Nos sentamos con nuestro jefe de operaciones, Ouriel Weisz, para comprender algunos de los mayores desafíos que enfrentó su equipo, conocer las herramientas que los ayudaron a superar esos desafíos y compartir su sabiduría con aquellas empresas que continúan realizando cambios diarios en sus operaciones para garantizar la seguridad de sus empleados.
Cómo descifrar la información confiable
Con las actualizaciones nuevas que llegan todos los días, incluso a cada hora, es esencial asegurarse de que la información que la empresa comparte con sus empleados sea confiable. Para garantizar que la información usada para informar las decisiones de la empresa siempre esté basada en hechos, nuestro equipo de operaciones solo consultó organizaciones y sitios web .gov:
CDC: Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades
OMS: Organización Mundial de la Salud
Además de consultar a los CDC y la OMS, es importante mantenerse actualizado con los anuncios de tu ministerio de salud local, ya que las comunidades locales actualizan sus recomendaciones específicas con frecuencia.
Comunicar las actualizaciones a toda la empresa
Una vez que tengas información confiable, es importante comunicarla lo antes posible y directamente a todos en la organización. Debes asegurarte de que todos sientan que tienen acceso a la misma información y de que no hay lugar para la especulación.
Nuestro equipo de operaciones utilizó monday.com y Slack para brindar actualizaciones a toda la empresa y para cuestiones específicas de la región de nuestros equipos en las oficinas de TLV y NY.
Al comunicarte con la empresa a través de un único anuncio planificado, reduces el riesgo de que se difunda información inexacta. Además, en Slack y monday.com las personas pueden hacer preguntas, expresar inquietudes y apoyarse mutuamente en estos momentos.
Planificación, preparación y adaptación de nuestro BCP
Como la mayoría de las empresas, teníamos un BCP, o Plan de continuidad del negocio, que detallaba una serie de pasos de prevención y recuperación para garantizar que monday.com pudiera mantenerse en funcionamiento en caso de posibles amenazas a la empresa. Ese BCP tiene dos componentes: el lado tecnológico (nuestros sistemas y servicios de respaldo) y un plan para trabajar desde casa (en caso de que no pudiéramos ingresar a la oficina).
Pero, como cualquier plan, en la realidad hay circunstancias imprevistas que exigen modificaciones. Por ejemplo, nos habíamos preparado para la imposibilidad de acceder a la oficina, pero no para una restricción que nos prohibiera reunirnos por completo. Por lo tanto, se necesitaban cambios para garantizar que los negocios pudieran continuar de la forma habitual en el caso de que toda la empresa tuviera que trabajar de forma remota sin poder reunirse.
Para obtener una perspectiva de lo que empresas similares hacían como preparativo a fin de trabajar de forma remota repentinamente, nuestro equipo de operaciones estuvo en comunicación continua con otras empresas de tecnología en el área para brindarnos apoyo y recursos.
Trabajar repentinamente desde casa: cómo lo logramos
A medida que crecía la probabilidad de que todos los empleados de la empresa debieran trabajar desde casa, implementamos algunos procedimientos para estar preparados cuando llegara el momento.
- Simular un estado de trabajo remoto con todos en la oficina
- Simular un estado de trabajo remoto con todos en la oficina
Mientras tuvimos la posibilidad de tener a todos en la oficina, desconectamos el Wi-Fi y la red LAN de la empresa y solo dejamos el Wi-Fi de invitados, para asegurarnos de que todos tuvieran una VPN activa y pudieran ejecutar sus flujos de trabajo diarios como de costumbre cuando pasaran a trabajar de forma remota eventualmente. Esto nos permitió resolver cualquier problema mientras estábamos juntos de manera física y nos permitió una transición más fluida al trabajo remoto.
- Otorgar cuentas de Zoom a quienes puedan necesitarlas
Envía un enlace para registrarse a Zoom, así los empleados podrán acceder a la mensajería de toda la empresa. Equipar a todos con una cuenta permitirá que tu primer día de trabajo remoto comience con el pie derecho, ya que podrás realizar tu reunión matutina sin perder el ritmo.
La semana pasada, anunciamos una integración nueva con Zoom que hará que el seguimiento de los elementos de acción sea más fácil que nunca. Puedes leer más al respecto aquí.
- Organizar turnos para equipos de TI y administración
Aún así, habrá un retraso de unos días y las personas deberán recoger el equipo necesario de la oficina para tener la configuración adecuada a fin de trabajar en sus casas. Por eso, establecimos turnos entre los equipos de TI y de administración para asegurarnos de que siempre haya alguien en la oficina cuando sea necesario, que se descontinuarán de a poco a medida que los empleados se instalen en sus casas.
- Intercambio de ideas con tu equipo
Algunas de las mejores ideas sobre cómo hacer que esta transición sea cómoda y fluida para todos provienen directamente de nuestro equipo. Abre el diálogo para todos en la empresa e invítalos a compartir sus ideas sobre cómo facilitar esta transición. Enviamos golosinas a aquellos que estaban en cuarentena para hacer la experiencia “un poco más dulce”, lo que fue una gran sugerencia interna.
Pasar a una configuración de trabajo remoto en toda la empresa, sobre todo con tan poco tiempo de anticipación, presenta una serie de desafíos obvios e inesperados tanto para las operaciones diarias de la empresa como para cada uno de sus empleados. Estar preparado y buscar ayuda, sugerencias y prácticas recomendadas puede ayudar a cualquier equipo a maniobrar y aprovechar al máximo su experiencia de trabajo remoto.
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