En Estados Unidos, los carriles o la iluminación de las calles suelen darse por hecho. Sin ellos, sería casi imposible conducir de forma segura.
Si bien los caminos pavimentados y pintados no solucionan todos los problemas de tráfico, sin dudas hacen que conducir sea más rápido y seguro.
La función de un flujo de trabajo es similar: ahorra tiempo y hace que un proceso laboral sea productivo y fluya de principio a fin.
En este artículo, profundizaremos en los flujos de trabajo, por qué son esenciales y cómo optimizarlos en tu empresa.
¿Qué es un flujo de trabajo y por qué es importante?
Un flujo de trabajo es una serie estandarizada de tareas que se completan para lograr un objetivo común específico.
Por ejemplo, la mayoría de las empresas tienen un flujo de trabajo de incorporación estandarizado que siguen para los clientes nuevos. Puede ser algo así:
- Un correo electrónico automatizado le pide al cliente que programe una llamada de capacitación.
- Un experto en producto se encarga de la llamada de capacitación.
- Un capacitador selecciona una secuencia de incorporación de correo electrónico en función de las necesidades del cliente.
- Después de 2 semanas, el gerente de cuenta revisa los datos de uso para ver si el cliente usa el producto activamente.
- El servicio de atención al cliente hace el seguimiento y le pregunta al cliente sobre su experiencia.
Completar un análisis del flujo de trabajo puede involucrar múltiples departamentos, empleados y herramientas. Todo depende del resultado deseado.
Cuando se desarrolla un flujo de trabajo nuevo, siempre debes considerar cómo puedes personalizarlo según tus necesidades o las de tus clientes.
Usa la plantilla de diagrama de flujo de trabajo
¿Qué es un diagrama de flujo de trabajo?
Un diagrama de flujo de trabajo es una representación visual simple de cómo fluye el trabajo. Puedes hacerlo en línea o en papel.
Este tipo de diagrama representa un flujo de trabajo para aprobar contenido web nuevo, como una entrada de blog. Visualizar el flujo de trabajo en el diagrama ayuda a resaltar las fases y los pasos condicionales.
A menudo, ilustrar los flujos de trabajo del proceso puede aclarar qué pasos no son necesarios o cómo aumentar la eficiencia.
¿Cuáles son los 3 componentes básicos del flujo de trabajo?
Los tres componentes principales de un flujo de trabajo son aporte, transformación y producto.
Aquí los definimos en más detalle:
- Aporte: personal, materiales, equipos y otros recursos necesarios para alcanzar el objetivo.
- Transformación o proceso: las reglas, las direcciones y los pasos predefinidos necesarios para transformar los aportes en productos.
- Producto: los elementos a entregar, ya sea un producto físico, un servicio o incluso un empleado capacitado.
Los marcos Lean y Six Sigma usan el diagrama SIPOC para desglosar más cada proceso esencial.
Con una descripción general clara, puedes comenzar a optimizar procesos y tomar decisiones sobre la estandarización y automatización de tareas dentro del flujo de trabajo.
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Los 7 beneficios principales de un flujo de trabajo estandarizado
Los administradores y los ejecutivos de proyectos suelen hablar sobre la necesidad de estandarizar la gestión de procesos o los flujos de trabajo comerciales.
En pocas palabras, con más uniformidad, es más fácil garantizar la longevidad de los resultados y los procesos comerciales. Un flujo de trabajo estandarizado también te ayuda a reducir el riesgo y aumentar la productividad.
Analizaremos esto más adelante.
1. Aumenta la productividad
Estandarizar un flujo de trabajo significa que eliminas muchos puntos a lo largo de un proceso donde los trabajadores deberían tomar decisiones. Todos los involucrados saben qué hacer y cuándo hacerlo.
Esto reduce las posibilidades de que una persona se desvíe del protocolo o tome una decisión incorrecta, que podría causar retrasos.
También reduce el trabajo manual para el 74 % de las empresas:
Las plataformas de gestión de proyectos y otras herramientas de flujos de trabajo te permiten establecer y compartir fácilmente flujos de trabajo estandarizados con todas las partes interesadas pertinentes. Esto debería ayudar a responder preguntas y mantener las operaciones sin problemas.
2. Libera tiempo reduciendo la microgestión
Cuando los empleados están acostumbrados a un flujo de trabajo estandarizado, pueden comenzar a gestionarse por sí mismos.
A medida que cada miembro del equipo evoluciona en su rol, comenzará a asumir la responsabilidad y a producir mejores resultados.
La plataforma adecuada puede permitirte automatizar flujos de trabajo de tareas o de aprobación. Esto incluye enviar recordatorios para completar tareas, proporcionar actualizaciones de estado y solicitar aprobaciones en tiempo real.
Eso significa que tus gerentes y ejecutivos tendrán mucho más tiempo para concentrarse en decisiones generales. En lugar del proceso diario, pueden enfocarse en productos o campañas nuevos.
3. Estandariza los procesos para obtener resultados uniformes
El objetivo original de la gestión de flujos de trabajo era producir resultados uniformes. Las líneas de montaje tienen el mismo objetivo.
Las empresas comprendieron desde hace más de 100 años la importancia de la uniformidad al elaborar productos o prestar servicios.
Con un flujo de trabajo estandarizado, puedes ofrecer un resultado casi idéntico siempre.
4. Mejora las tasas de incorporación o adopción con un flujo de trabajo más organizado
La incorporación de empleados nuevos es una parte integral de tu empresa. Pero hasta que no están debidamente capacitados, los empleados nuevos cuestan más de lo que brindan.
Mediante el uso de herramientas de gestión para estandarizar los flujos de trabajo, puedes acelerar considerablemente el período de preparación y facultarlos para que comiencen a aportar valor.
Además, con un flujo de trabajo de incorporación organizado, puedes resolver 2 de los 4 principales desafíos de la capacitación de empleados nuevos.
Casi la mitad de las empresas (47 %) tiene el problema de incorporaciones variables. Otro 36 % se enfrenta a procesos desorganizados por la “falta de tecnología”.
El principal desafío, los gerentes con exceso de trabajo, también es una señal de flujos de trabajo débiles.
5. Controla mejor las variables para reducir los riesgos del proyecto
La creación de flujos de trabajo estandarizados ayudará a tu equipo a proporcionar estructura y claridad para reducir el riesgo, los errores y las demoras.
Los empleados comprenderán claramente cómo completar las tareas y los estándares que deben cumplirse.
6. Usa el flujo de trabajo para establecer una cultura empresarial nueva
Si quieres implementar un cambio en tu empresa que perdure en el tiempo, debes crear flujos de trabajo y expectativas que fomenten la autonomía y la responsabilidad.
Cuando el trabajo de los empleados está diseñado para ayudarlos a tener éxito y crecer, estos aspectos fundamentales serán parte de la cultura empresarial.
Como dijo Will Durant (no Aristóteles): “Somos lo que hacemos repetidamente. Entonces, la excelencia no es un acto, sino un hábito”.
Por lo tanto, un patrón repetitivo de acciones diarias o semanales es un bloque de construcción básico de tu cultura.
7. Proporciona transparencia y un registro de auditoría
Con un flujo de trabajo definido claramente donde se documenta cada paso, puedes hacer un seguimiento y control de los retrasos o errores y evaluar el desempeño.
Si asignas pendientes sin especificar un propietario, los ejecutivos tendrán dificultades para establecer el desempeño individual.
Por qué necesitas una plataforma de gestión de flujos de trabajo
Sin un software de gestión de flujos de trabajo, los gerentes pierden tiempo orientando a los empleados sobre la práctica de procesos productivos.
Las plataformas de gestión de flujos de trabajo permiten a tu equipo completar todo tipo de proceso comercial con facilidad y autonomía.
monday.com se considera como uno de los principales softwares de gestión de flujos de trabajo, y por una buena razón:
1. Centraliza los datos en un solo panel
Las integraciones no solo son útiles para eliminar pequeñas tareas de ingreso de datos en un proceso. Puedes utilizarlas para centralizar datos y darles a tus gerentes una visión general mejorada del desempeño.
Por ejemplo, puedes conectar una herramienta como monday.com directamente con tus plataformas de marketing y CRM. Así, importarás las ventas y otros datos de desempeño.
En ese mismo panel, también puedes ver la cantidad de clientes potenciales que maneja cada empleado.
Tus gerentes pueden crear la estructura que desean desde el comienzo.
2. Configura las fechas límite y las notificaciones
monday.com ayuda a los equipos a cumplir el cronograma, ya que facilita la configuración de fechas límite, notificaciones y recordatorios, además de la actualización de estados.
Con una estructura implementada, puedes aumentar drásticamente la eficiencia de tus flujos de trabajo.
Estas son solo algunas de las configuraciones de la gestión del flujo de trabajo que puedes agregar a los paneles de monday.com:
- Responsable de los pendientes
- Descripciones de los pendientes
- Fechas límite
- Notificaciones
- Hitos
- Estado de la acción del flujo de trabajo (en curso, listo, etc.)
- Seguimiento de tiempo
- Cronograma dependiente de los pendientes
monday.com fomenta una mayor eficiencia porque permite que los equipos automaticen muchos procesos que, de otro modo, consumen tiempo y ralentizan los flujos de trabajo. Permite transformar los materiales del flujo de trabajo que, de otra manera, serían estáticos en un proceso dinámico y procesable. Cuando se termina un proyecto determinado, puedes guardar el flujo de trabajo, incluida la automatización, para reusarlo más adelante.
3. Elimina las tareas manuales innecesarias
El tener un sistema automatizado para una gran parte del proceso de gestión, puede reducir otras tareas manuales.
Por ejemplo, puedes:
- Usar integraciones para actualizar información de la tarjeta de tareas en todas las plataformas.
- Notificar a otros departamentos sobre informes de errores.
- Establecer un proceso comunicativo con tus compañeros de trabajo al terminar cada paso.
Estos son solo algunos ejemplos de las tareas manuales que el sistema de gestión de flujos de trabajo puede hacer por ti.
4. Mejora la claridad del equipo para evitar la duplicación de tareas
En organizaciones grandes, el trabajo duplicado puede convertirse en un gran centro de costos si se maneja incorrectamente. Dos miembros del mismo equipo podrían estar trabajando en el mismo problema sin saberlo.
Varios equipos dentro de una organización podrían llevar a cabo la ejecución de proyectos con el mismo objetivo comercial en mente sin siquiera darse cuenta.
La gestión clara de tareas y la transparencia entre departamentos eliminan tareas duplicadas.
5. Coordina fácilmente el trabajo entre equipos y departamentos
Una mayor transparencia no solo reduce las posibilidades de tareas duplicadas. También facilita mucho la coordinación entre equipos.
Al compartir objetivos y hojas de ruta generales, puedes coordinar proyectos para que se soporten y complementen entre sí. Además, con monday.com, puedes definir y asignar tareas específicas fácilmente en todos los equipos.
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El poder de la automatización y las integraciones en el flujo de trabajo
Los expertos estiman que el valor de automatizar tareas innecesarias (solo en empresas de los EE. UU.) podría llegar a los 15 billones de dólares.
Comienza a automatizar hasta el 27 % de todos los procesos
Piensa en cuántas tareas administrativas pequeñas realizas todos los días. Hasta el 27 % de todo el trabajo se puede automatizar con la tecnología actual.
Hoy en día, muchos programas pueden manejar tareas como copiar el texto de un correo electrónico y agregarlo a tu CRM.
Y las tareas que se pueden automatizar van mucho más allá del simple copiar y pegar un texto. Puedes automatizar una gran parte de todos los procesos comerciales esenciales.
Desde la recepción de pagos y la incorporación de clientes hasta la gestión de producción y la contratación de personal, la automatización puede transformar tu negocio.
Minimiza la entrada manual de datos con integración de sistemas
La entrada manual de datos de varios sistemas diferentes consume mucho tiempo y es propensa a errores. En cambio, puedes crear flujos de trabajo automatizados que ingresen automáticamente los datos correctos en tu sistema de informes.
monday.com, por ejemplo, se integra con docenas de otras herramientas de datos y flujos de trabajo para simplificar tu vida:
Desde el momento que se realiza y confirma un pedido nuevo, puedes crear automáticamente un paso en el flujo de trabajo para comenzar a ejecutarlo.
En la tarjeta, puedes vincular documentos esenciales que describen todo el proceso. Esto facilita la subcontratación de asistentes virtuales o empleados nuevos.
Ponte a marcha sin exceder tu presupuesto
No necesitas un gran presupuesto ni un cronograma eterno para implementar automatizaciones; puedes empezar de a poco.
monday.com ofrece integraciones nativas con sistemas de CRM, plataformas de marketing, herramientas de soporte al cliente y más.
Nuestra plataforma está lista para que comiences a usarla hoy mismo, sin necesidad de un presupuesto millonario o un cronograma a 5 años.
6 sugerencias para optimizar tus flujos de trabajo
Al principio, puede resultarte abrumador comenzar con la documentación y configuración de flujos de trabajo.
Por suerte, tenemos muchas sugerencias para ayudar a cualquier empresa a estandarizar los procesos comerciales recurrentes y hacerlos más efectivos.
1. Asigna la propiedad a los empleados, no solo las tareas
Si no les das a tus empleados algún nivel de autonomía, los gerentes igual se verán obligados a microgestionar. Por eso debes delegar la propiedad y la responsabilidad, no solo las tareas.
Los empleados deben poder manejar todos los aspectos de su tarea asignada.
2. Automatiza para eliminar el exceso de pasos siempre que sea posible
Siempre que sea posible, incluye algo de automatización.
Por ejemplo, si tienes un formulario de recopilación de correos electrónicos en tu sitio, no necesitas hacer una verificación manual de la bandeja de entrada.
Puedes configurar una automatización que cree tarjetas de tareas nuevas automáticamente en función de los correos electrónicos entrantes.
Automatizar estos pasos reduce el trabajo y garantiza que nada se pase por alto.
3. Haz que todos los interesados puedan acceder a la comunicación fácilmente
Centralizar la comunicación de los proyectos y flujos de trabajo es esencial para mantener la coordinación en el tiempo.
Todos deben poder ser parte del debate sobre una tarea. Así se mantiene un registro y no se pierde ningún detalle esencial que podría perjudicarte más adelante.
Puedes incluir comentarios directamente en la fuente de una tarea para evitar confusiones en Slack o en los hilos de correo electrónico.
Si es un debate extenso, puedes resumir las decisiones y agregar comentarios a las tareas luego.
4. Establece expectativas claras de desempeño y mide los KPI
Debes tener expectativas claras del desempeño, tanto a nivel equipo como individual.
En base a eso, establece indicadores clave de desempeño (KPI) y haz el seguimiento en el tiempo. Los datos te mostrarán cómo el flujo de trabajo afecta los resultados de tu empresa.
Todos los equipos y empleados deben saber cómo se los evalúa.
5. Usa prioridades e hitos para evitar cuellos de botella
Los cuellos de botella atentan contra la productividad laboral.
Puedes minimizarlos con la planificación de dependencias y cronogramas, pero eso no es suficiente. También debes identificar las tareas urgentes con prioridades e hitos.
6. Crea y reutiliza plantillas personalizadas para estandarizar flujos de trabajo
Cuando hayas terminado, asegúrate de guardar el flujo de trabajo como plantilla. Eso te permitirá volver a utilizarlo en cualquier momento.
Las plantillas pueden ayudarte a configurar secuencias de procesos detallados para proyectos nuevos en unos minutos.
Usa la plantilla de diagrama de flujo de trabajo
7 plantillas para estandarizar flujos de trabajo complejos
Las funciones robustas de gestión de flujos de trabajo y automatización de monday.com solo se mejoran con plantillas prediseñadas para muchos flujos de trabajo diferentes.
1. Incorporación de empleados
¿Quieres mejorar tu flujo de trabajo para incorporar empleados nuevos? Esta plantilla es perfecta para formalizar la incorporación de empleados en equipos más pequeños.
Puedes personalizar fácilmente el tablero para agregar o eliminar pasos del proceso. También puedes optimizar el proceso con automatizaciones e integraciones que se adapten a tus necesidades.
Con un flujo de trabajo parcialmente automatizado, tus gerentes pueden concentrarse en integrar a los empleados nuevos en la cultura de la empresa.
2. Diseño creativo
Cualquier agencia de diseño o equipo creativo interno tiene un proceso de varios pasos para la entrega de diseños terminados.
Por lo general, comienzan con una revisión interna breve incluso antes de que los diseñadores desarrollen un concepto.
Puedes agregar o quitar fácilmente pasos del flujo de trabajo para que se adapte a tu organización.
3. Producción de video
La planificación de la producción de video es un proceso complejo con elementos interconectados. Además, el ciclo de vida de cada proyecto tiene variables únicas que pueden cambiar los recursos necesarios.
Esta plantilla describe un flujo de trabajo básico de preproducción que podrías repetir para cada proyecto.
Por supuesto, los recursos necesarios van a variar según el presupuesto y la duración del proyecto. Sin embargo, un flujo de trabajo perfeccionado y repetible te dará más espacio para concentrarte en la gestión general de proyectos.
4. Manufactura
Si dependes de proveedores o fabricantes externos, puedes configurar un flujo de trabajo simple como este.
También puedes ampliar la plantilla para que se adapte mejor a los procesos internos de fabricación.
5. Solicitudes de TI o informes de errores
Así seas parte de un equipo de TI o prestes servicios de TI a empresas, debes poder gestionar las solicitudes de TI de manera eficaz.
Esta plantilla puede ayudarte a clasificar y priorizar tareas importantes rápidamente, así como cualquier SLA.
6. Gestión de clientes potenciales
Cuando alguien se registra para recibir más información, no puedes desaprovechar esa oportunidad. Si esperas demasiado, corres el riesgo de que los clientes potenciales se vayan con la competencia.
Por eso creamos esta plantilla para la gestión de clientes potenciales. Puedes asignar representantes de ventas e impulsar el ciclo de ventas fácilmente.
7. Campañas de marketing
Desarrollar campañas de marketing efectivas requiere organizar muchos engranajes. Con una plantilla de marketing, puedes mantener la organización desde el principio y hacer el seguimiento de los plazos y resultados fácilmente.
Con esta plantilla simple, puedes gestionar las ideas y solicitudes de campañas desde la etapa inicial.
Un flujo de trabajo eficiente se traduce en una empresa eficiente
El primer paso para establecer un flujo de trabajo nuevo es dividir el proceso en pasos y elementos. El segundo es encontrar un software de flujos de trabajo para automatizar y mejorar tus procesos.
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