A decir verdad, los proyectos no pueden crearse solo a partir del deseo. Se necesita más que una buena idea e impulso para que un proyecto tenga éxito.
Las estrategias de gestión de proyectos hacen desaparecer el abismo entre el inicio y el final de un proyecto. Piensa en estas estrategias como pasos intermedios y utilízalas para hacer progresos significativos.
Existen muchas estrategias de gestión de proyectos, pero estas cinco han sido diseñadas para ayudarte a aumentar tus posibilidades de éxito en cada uno de tus proyectos.
¿Qué es la gestión de proyectos?
Antes de que puedas implementar cualquier estrategia de gestión de proyectos, tienes que saber qué es exactamente lo que estás haciendo. Así que, tomémonos un minuto y contestemos una pregunta fundamental: ¿qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la forma en que se organizan las personas, los recursos y los procesos para lograr un objetivo que tiene un principio y un final definidos. Para que la gestión de proyectos tenga éxito se necesita mucha organización, claridad en los objetivos específicos y un compromiso claro con esos objetivos de todos las partes involucradas.
Los proyectos fallan cuando se desmoronan las personas, los procesos o la comunicación. Si mantienes estos tres factores bajo control, podrás completar el ciclo de vida de un proyecto con solo un buen manejo de las pequeñas dificultades.
Para evitar esos inconvenientes y mantener tus proyectos encaminados debes seguir un proceso de gestión de proyectos. Incluso cuando nuevas tendencias cambian la forma en que manejamos el trabajo, el proceso sigue siendo el mismo:
El objetivo de tu proyecto es solo una ilusión hasta que definas las estrategias que usarás para transformar la idea de tu proyecto en un producto terminado. El 97% de las organizaciones saben que la gestión de proyectos es esencial para el rendimiento y el éxito de los negocios, de acuerdo con un estudio de PwC.
Usa nuestra plantilla de gestión de proyectos
¿Qué es la planificación estratégica?
No tendrás éxito en la gestión de proyectos sin un plan sólido. Antes de programar un proyecto, concéntrate en el plan estratégico.
El plan estratégico contempla el objetivo final y se pregunta: “¿Cómo llegamos allí?”. A partir de ahí, el plan estratégico se utiliza para utilizar los recursos necesarios y establecer prioridades. Un proyecto estratégico tiene hitos a lo largo del desarrollo para medir el éxito, así como procesos claros para asegurarse de que los equipos logren dichos hitos.
La responsabilidad de la planificación estratégica suele recaer en el gerente de programas estratégicos (SPM, por sus siglas en inglés). Este profesional de la gestión de proyectos supervisa un proyecto de principio a fin, y se asegura de que todas las partes involucradas sepan exactamente lo que está sucediendo y tengan lo que necesitan para alcanzar el éxito. Ven el “panorama completo” de un proyecto y trabajan para mitigar el riesgo.
Y hablando de riesgos: El riesgo de la estrategia es la posibilidad de que un proyecto fracase. El trabajo del SPM es anticipar cada factor de riesgo y diseñar un plan a seguir en caso de que ocurran.
La pandemia de COVID-19 es un gran ejemplo de riesgo de la estrategia. La pandemia interrumpió el trabajo y nos envió a todos a casa. El cambio repentino al trabajo a distancia retrasó los proyectos, cambió la demanda y obligó a los equipos a adaptarse. Aunque la “pandemia mundial” probablemente no se mencionó en muchas reuniones de planificación estratégica de 2020, los gerentes de programas estratégicos exitosos trabajaron para que los proyectos siguieran adelante sin demasiadas interrupciones.
Usa nuestra plantilla de gestión de proyectos
Estrategias para la gestión de proyectos
Necesitas estrategias sólidas de gestión de proyectos para que te guíen a través del proceso y mantener el avance de tu proyecto según el cronograma. Aspirar a un producto terminado sin ningún tipo de estrategia prepara tu proyecto para cambios no controlados sobre el alcance y riesgos desestabilizadores.
Estas cinco estrategias de gestión de proyectos te ayudarán a crear un plan eficiente y que puedes repetir para cada proyecto nuevo.
Estrategia 1: Aclarar los detalles de tu proyecto antes de comenzar
Antes de comenzar a programar el proyecto, tienes que saber qué implica. Comienza con el producto final y trabaja hacia atrás. ¿Qué pasos y productos más pequeños tienes que completar para llegar al producto final? Tómate el tiempo necesario para entender todo lo que tienes que lograr y qué recursos necesitarás para hacerlo realidad. A medida que aclares los detalles de tu proyecto, debes comprometerte con una metodología de gestión de proyectos y comenzar a construir un plan de proyecto en función de esa metodología.
Estrategia 2: Evaluar tu proyecto desde varias perspectivas
Durante la fase de planificación, da un paso atrás y mira el proyecto desde la perspectiva de los diferentes roles. Cada uno se enfrentará a desafíos que tal vez no se noten a primera vista. Las estrategias de gestión de proyectos en la construcción, por ejemplo, se verán diferentes para un capataz que para un arquitecto o ingeniero de obra. Tu plan del proyecto tiene que tener en cuenta las necesidades de cada rol y anticipar los problemas comunes a los que cada uno podría enfrentarse. Es fácil perderse ante posibles lagunas y oportunidades desaprovechadas en el plan de tu propio proyecto, por lo que puede ser útil que los miembros del equipo que no han participado lo examinen para ver si descubren algo que quizás hayas pasado por alto.
Estrategia 3: Elegir a las personas adecuadas para que formen parte del equipo del proyecto
Un proyecto solo puede ser tan exitoso como las personas que trabajan en él. Se debe elegir cada miembro del equipo por las habilidades y personalidades que aportan al proyecto. No todo el mundo encajará bien en cualquier proyecto, y tu mejor equipo puede que ni siquiera incluya a toda tu “mejor” gente.
La superposición de conjuntos de habilidades y personalidades incompatibles ralentizará, o incluso descarrilará por completo, un proyecto. Pero acercarse al personal desde la perspectiva de “¿Quién es el mejor para este proyecto?” hará que el proceso sea mucho más fluido.
Estrategia 4: Establecer hitos viables para medir el progreso
Los grandes proyectos corren el riesgo de desviarse de su curso o de retrasarse si no cuentan con hitos específicos que se puedan medir durante el proceso. Establecer hitos divide un proyecto en puntos de control frecuentes. Puedes usarlos para asignar a tu equipo la responsabilidad de cada hito y ajustar el cronograma de todo el proyecto sobre la marcha.
Establecer hitos es también una gran estrategia de gestión de partes interesadas. Si tienes puntos de progreso con fechas de vencimiento establecidas a lo largo del proyecto, puedes informar a las partes interesadas sobre el avance del proyecto, sin tener que tratar de explicar cada tarea y su relación con el proyecto en su conjunto.
Estrategia 5: Evaluar tu proceso después de completar el proyecto
Después de los informes del proyecto, los análisis de resultados, las retrospectivas, o como quieras llamarlo, tienes que evaluar el proyecto una vez finalizado. Analizar más allá de si fue un éxito o un fracaso. Observa cada hito y cada paso que diste para alcanzarlo.
Primero, celebra tus victorias. ¿Qué funcionó y qué quieres replicar en el futuro? A continuación, identifica los momentos en los que tu proceso fracasó: ¿qué puedes cambiar en el próximo proyecto para evitar los mismos problemas? Esta revisión te ayudará a perfeccionar tu proceso de gestión de proyectos y hará que tus futuros proyectos sean aún mejores.
Usa estrategias de gestión de proyectos, mantén el rumbo
Implementar la estrategia de gestión de proyectos es muy fácil con monday.com. Queremos que tus proyectos tengan éxito tanto como tú, por lo que hemos creado una plantilla de plan de gestión de proyectos para que la uses en tu próximo proyecto.
Usa nuestra plantilla de gestión de proyectos
Prueba la plantilla