Como Gerente de proyectos , puedes sentir que necesitas ojos en la nuca y un par (o dos) de manos adicionales para lograr mantener todo bajo control. Con plazos dispersos, innumerables entregas, responsabilidades y más, organizar todo puede ser la clave para un flujo de trabajo más simple y eficiente.
Estas 4 plantillas te ayudarán a formar un flujo de trabajo completo, de principio a fin, que te ayudará a poner en marcha cualquier proyecto. Vamos a empezar desde el principio:
Proceso de aprobación de proyectos
El tablero del proceso de aprobación de proyectos está diseñado para ayudarte a recopilar sugerencias y solicitudes de proyectos de cualquier persona, fácilmente. A través de la opción «Ver», puedes disponer el tablero como un formulario y todas las respuestas se organizarán dentro del tablero. Desde allí, puedes realizar un seguimiento del proceso de aprobación desde «Solicitudes nuevas» y «En estudio» hasta «Aprobados». Una vez aprobado, se asignará el Gerente de proyectos, junto con el presupuesto aprobado del proyecto. Al hacer clic en «Aprobados», se creará un proyecto dentro del tablero general del programa.
Programa general
El tablero general del programa albergará todos tus proyectos que pertenecen a la misma categoría. Una vez que se aprueba un proyecto, se crea un elemento en el grupo «Próximos proyectos»; el cual será el catálogo de todos tus próximos proyectos. Una vez que el proyecto ha pasado a la etapa de planificación, la actualización del estado creará un tablero nuevo en función de una plantilla prediseñada para ayudarte a planificar cada aspecto de ese proyecto en específico.
Planificación de proyectos
¡Bienvenido al lugar donde ocurre la magia! Ahora que tu proyecto ha sido aprobado, y estás listo para empezar a planificar, utilizarás este tablero de planificación de proyectos para diseñar la estructura completa de tu desglose de trabajo para que puedas mantenerte encaminado y organizado en cada paso del trayecto. Obtén información valiosa sobre qué aspectos de tu planificación se adelantan al cronograma y dónde se retrasan las cosas, con automatizaciones de fechas de finalización, gestión de esfuerzos, asignaciones de presupuesto y titular del proyecto, todo en un solo lugar. ¿Necesitas obtener una vista general rápida del cronograma de tu proyecto? Visualiza tu tablero en la vista de cronograma para ver un diseño de diagrama de Gantt de tu proyecto con marcadores claros para eventos importantes incluidos.
Programa de registro de riesgos
Este tablero albergará el análisis de riesgos de todos los tableros para que cada gerente de proyectos pueda aprender del análisis de riesgos de otros. La probabilidad se mide mediante un cálculo ponderado de probabilidad e impacto con el porcentaje estimado que aparece en la columna «probabilidad» a la izquierda. Las automatizaciones de fórmulas adicionales en el tablero te permiten comprender automáticamente la pérdida prevista en función de la probabilidad de que ocurra el riesgo y el monto total de la potencial pérdida. En función de la información que hayas ingresado, si el costo de respuesta es menor que la pérdida prevista, tu estado cambiará a mitigar. Sin embargo, si el costo de respuesta es mayor, el estado cambiará a seguir.
Tener un sistema organizado para gestionar cada aspecto del proyecto, la capacidad de compartir información importante del proyecto y una visión general clara sobre el estado de todo en cualquier momento son imprescindibles para cualquier gerente de proyectos.
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