5 prácticas recomendadas para planificar sprints y optimizarlos

¿Qué puede hacer que un buen equipo Scrum pierda su rumbo rápidamente? Simple: no utilizar correctamente la metodología Ágil y el marco Scrum.

Todo, desde registros de trabajo desordenados hasta retrospectivas omitidas en el momento oportuno, puede tener un impacto en el éxito de la planificación de tu sprint. Al mejorar la forma en que organizas, planificas y ejecutas tus sprints, incluido el respeto por los plazos definidos, puedes asegurarte de que tus proyectos se completen a tiempo.

En este artículo, veremos algunos consejos y prácticas recomendadas de planificación de sprints que puedes usar para garantizar que tu planificación de sprints esté optimizada para que sea lo más eficiente posible y veremos cómo una plataforma como monday dev puede ayudarte a garantizar que tus tareas, proyectos y sprints estén encaminados.

¿Qué es la planificación del sprint y por qué es tan importante?

Los equipos ágiles que utilizan un marco Scrum dividen los proyectos grandes en secciones pequeñas llamadas sprints, que suelen durar entre 1 y 4 semanas. Para que cada sprint se desarrolle sin problemas, es necesario planificarlo con antelación.

La planificación de un sprint comienza con una reunión, durante la cual los miembros del equipo revisan la lista de tareas pendientes del proyecto y determinan qué elementos abordarán en el próximo sprint. Luego, el equipo pasa a preparar el siguiente sprint, cuyo proceso se denomina planificación de sprint.

Durante una sesión de planificación de sprint, un equipo define qué se entregará en cada sprint y cómo se desarrollará el trabajo.

El proceso de planificación ágil de sprints es esencial para los equipos por algunas razones clave:

• Ayuda a los equipos a alinearse con las metas y objetivos de un próximo sprint.
• Estima la cantidad de trabajo que se debe realizar junto con las cargas de trabajo individuales.
• Permite a los equipos establecer prioridades en el sprint backlog para garantizar que los elementos importantes se aborden primero.
• Crea transparencia para las partes interesadas al definir claramente los entregables al final de un sprint.
• Anima a los equipos a trabajar en colaboración y comunicarse sobre las tareas en curso durante el sprint.

5 prácticas recomendadas de planificación de sprints para tu equipo

Muchos factores contribuyen al éxito de un sprint productivo, y una planificación eficaz es uno de los pilares fundamentales. Para aprovechar al máximo tus reuniones y sesiones de brainstorming, hay algunas prácticas recomendadas de planificación de sprints que debes tener en cuenta y que te ayudarán a mantener tu planificación organizada, transparente y encaminada, garantizando resultados más fructíferos al final de tu sprint.

1. Organiza tu backlog

Puede parecer innecesario realizar una reunión aparte antes de una reunión de planificación del sprint, pero poner en orden tu backlog es esencial para todos tus sprints futuros. No es necesario realizar esto antes de cada sprint, pero se puede realizar periódicamente, por ejemplo trimestralmente o después de algunos lotes de sprints.

Reúne a tu equipo para revisar el backlog del sprint antes de comenzar una sesión de planificación del sprint. Esto te ayudará a ahorrar tiempo durante la reunión de planificación del sprint y te permitirá garantizar que el backlog con el que estás trabajando esté actualizado y organizado con toda la información que necesita cada elemento, como fechas, comentarios, documentos, dependencias y más.

Una buena forma de hacer esto es agregar tu backlog de sprint a un tablero visual, como el de monday dev, donde puedes ver todos los elementos de un backlog, organizarlos en grupos, establecer prioridades, asignar tareas, adjuntar archivos y más. Esto te permite asegurarte de comenzar con una pizarra limpia incluso antes de comenzar a priorizar los elementos pendientes para el próximo sprint.

2. Optimiza sprints con automatización

Los procesos de planificación de sprints deben incluir la configuración de automatizaciones para que los sprints se ejecuten con mayor fluidez. Esto debe hacerse en la etapa de planificación para no recortar tiempo durante las semanas de ejecución del sprint.

Las automatizaciones ayudan a agilizar los procesos manuales que de otro modo podrían consumir mucho tiempo, lo que anima a los empleados a centrarse en la tarea en cuestión en lugar de preocuparse por configurar recordatorios o notificar actualizaciones a otros miembros del equipo.

Con una plataforma como monday dev, los equipos pueden crear rápidamente sus propias automatizaciones personalizadas con solo unos pocos clics, lo que permite acciones entre tableros y tareas, y facilita recordatorios y comunicaciones entre diferentes miembros.

3. Mantén tu retrospectiva separada

Puede resultar tentador realizar una reunión retrospectiva del sprint y luego comenzar inmediatamente a planificar el próximo sprint con el objetivo de ahorrar tiempo. Sin embargo, este enfoque puede dar lugar a errores y, en realidad, suponer una pérdida de tiempo.

En primer lugar, duplica la duración de la reunión, con el riesgo de que haya lapsos de atención cuando comienza el importante trabajo de planificación. En segundo lugar, el tiempo entre las retrospectivas y la planificación es en realidad un tiempo de procesamiento vital.

Durante una reunión de retrospectiva de sprint, puedes usar una plantilla de retrospectiva de sprintt para organizar los pensamientos de todos. Una vez organizado en un lugar, dale a tu equipo algo de tiempo para considerar los elementos del tablero retrospectivo, digerir las lecciones del sprint anterior y experimentar con formas de actuar en función de esas lecciones. Esto puede durar tan solo unas pocas horas, un día o dos, o incluso durante el fin de semana.

4. Asigna puntos de historia a cada elemento del backlog

Asignar puntos de historia también puede ser complicado, pero hay algunas formas de gamificar este enfoque:

• Establece una matriz de puntos de la historia que incluya la cantidad de esfuerzo y tiempo requeridos, así como la complejidad de la tarea, y asigna a cada categoría un puntaje.
• Organiza una reunión de «póquer de planificación» utilizando tarjetas de juego donde los equipos «juegan» para asignar puntos de historia.
• Utiliza el método de estimación de tamaño de camiseta para ayudar a los equipos a dividir las tareas en tamaños similares a las camisetas.
• Utiliza un sistema de cubos con columnas de valores de puntos donde cada historia se pueda colocar en el cubo apropiado para realizar estimaciones rápidas.

Los puntos de historia son un método popular para priorizar la planificación del sprint. El valor en puntos de una tarea o historia es una medida relativa de cuánto esfuerzo se necesitará para completarla. Los puntos de historia son excelentes para ayudarte a comparar el esfuerzo incluso cuando es demasiado difícil dar estimaciones de tiempo específicas para las tareas.

(Fuente de la imagen)

Cualquiera que sea el proceso de estimación que elijas, te recomendamos utilizar un tablero de planificación Scrum para ayudar a organizar tus resultados e incluir puntos de historia para que todo esté claro y disponible de un vistazo.

5. No fuerces la velocidad en tu equipo de desarrollo

La velocidad es una unidad fundamental de la planificación del sprint. Mide cuánto puede lograr tu equipo durante un sprint promedio. Todos los miembros de tu equipo deben tener un buen sentido de su propia velocidad. Según el 17.º informe anual State of Agile, el 36 % de los encuestados afirmó que la velocidad de su equipo mide el éxito de su proyecto. Si bien esto puede ser una buena medida para algunos, no es una buena manera de evaluar a todos los miembros del equipo.

La velocidad nunca debe imponerse a los miembros del equipo, especialmente a tu equipo de desarrollo ya que, si bien la velocidad es una buena forma de medir los plazos y pronosticar resultados, no siempre es un fuerte indicador de productividad.

Cuando se trata de tu equipo de desarrollo, es importante garantizar la calidad y la minuciosidad además de la velocidad a la que trabajan los miembros. Forzar a los miembros del equipo a igualar la velocidad promedio del equipo puede tener impactos negativos en la calidad general de la tarea y del proyecto, lo que significa que probablemente se perderá más tiempo a largo plazo al corregir errores en sprints futuros.

Cosas que se deben evitar durante la planificación del sprint

Implementar las prácticas recomendadas de planificación de sprints es importante, pero también es fundamental considerar las cosas que debes evitar durante las etapas de planificación. Estos obstáculos pueden estancar el progreso de un sprint y hacer que tu planificación parezca un proceso complejo en lugar de ser un procedimiento breve y eficiente.

• No apresures la planificación del sprint. Si bien los miembros del equipo pueden temer la idea de otra reunión, las etapas de planificación de un sprint son fundamentales para ahorrar tiempo y establecer el enfoque.
• Falta de claridad. Al planificar, asegúrate de que todos tus objetivos sean claros y se comprendan bien, sin dejar lugar a ambigüedades.
• Ignorar los comentarios. Los comentarios de tu equipo, las partes interesadas y los clientes siempre deben plantearse en una reunión de planificación de sprints para garantizar que se aborden en sprints futuros.
• No te comprometas demasiado. No te comprometas con más trabajo del que tu equipo puede manejar. Ten objetivos realistas para la velocidad de tu equipo y el marco de tiempo establecido
• Evita que haya demasiadas personas involucradas en las reuniones. Las reuniones de planificación de sprint deben contar con la presencia de todos los miembros del equipo, pero deben estar dirigidas por una persona que pueda hacerse cargo de las tareas y organizar el proceso de planificación de manera eficiente.

Cómo monday dev puede hacer que la planificación de sprints sea muy sencilla

¿Cuál es la clave más importante para una planificación eficiente del sprint? Comienza antes de la reunión y acude a ella con las herramientas de planificación de sprint adecuadas. Una plataforma sólida como monday dev garantizará que las etapas de planificación y el sprint en sí se desarrollen sin problemas.

La herramienta de planificación de sprints adecuada fomenta la colaboración, la transparencia y la comunicación continua.

monday dev es una plataforma de trabajo diseñada para equipos de cualquier tamaño para ayudarlos a abordar proyectos complejos, desde las tareas más pequeñas hasta flujos de trabajo más grandes. Está diseñado teniendo en cuenta a los equipos de desarrollo, facilitando la planificación de sprints y la colaboración en todas sus características y elementos. A continuación, analizaremos más de cerca algunas de esas características.

Tableros y plantillas de gestión de sprint

Con múltiples plantillas para planificación de sprints, gestión de sprints, reuniones diarias y más, monday dev hace que comenzar sea rápido y fácil. Cada plantilla se puede personalizar para adaptarse a las necesidades de tu equipo, lo que garantiza una experiencia personalizada para cada empresa.

Gestión de documentos, datos y conocimiento

Almacena y colabora en documentos compartidos para crear un centro de conocimiento y garantizar que todas las tareas para tu próximo sprint incluyan archivos importantes. Tu equipo puede ahorrar tiempo almacenando todo en un solo lugar, ya sean informes o datos importantes, y colaborando en documentos para reuniones o lluvias de ideas en tiempo real.

Varias vistas de trabajo para planificar sprints desde todos los ángulos

monday dev brinda a los equipos acceso a más de 27 vistas de trabajo diferentes, incluidos Kanban, diagramas de Gantt, cronograma, calendario, carga de trabajo y más. Esto permite una planificación de sprints más completa, ya que puedes evaluar tu proyecto y tus tareas en diferentes vistas para realizar un mejor seguimiento del progreso.

Proyectos exitosos con las herramientas de planificación de sprints adecuadas

Lo que realmente marcará la diferencia a la hora de planificar un sprint es utilizar la plataforma adecuada para organizar todos los datos en un solo lugar. Con una plataforma como monday dev, las automatizaciones sencillas, las opciones de personalización y las plantillas de sprint garantizarán que tu equipo siempre utilice las herramientas a su disposición para planificar y ejecutar mejor los sprints para la finalización exitosa del proyecto.