ERP vs CRM: ¿En qué se diferencian estas herramientas SaaS para tu negocio?

Hoy en día, si quieres que tu empresa crezca y sea competitiva, necesitas apoyarte en la tecnología para simplificar procesos comerciales y ofrecer una mejor experiencia a tus clientes.

Y cuando se trata de elegir una herramienta para mejorar la gestión de tu negocio, lo más probable es que pienses en un CRM o un ERP. Aunque a veces se confunden, no son lo mismo. Ambas soluciones pueden aportar muchísimo valor, pero cumplen funciones distintas.

Entender bien para qué sirve cada una y cómo pueden ayudarte es clave para decidir cuál se adapta mejor a tu empresa… o si en realidad necesitas las dos.

En este artículo veremos cuál es la diferencia entre CRM y ERP, qué beneficios ofrece cada uno, en qué se parecen y por qué pueden complementarse. Además, te mostraremos las principales diferencias y cómo monday CRM te permite combinar lo mejor de ambos mundos en una sola plataforma intuitiva.

Prueba monday CRM

¿Qué es un ERP?

¿Qué significa ERP? ERP significa “enterprise resource planning” en inglés, (planificación de recursos empresariales), y es un software que se utiliza para conectar y gestionar las operaciones y las finanzas de un negocio.

En muchos casos, un ERP se convierte en la fuente única de verdad de una organización para procesos, informes y datos de diferentes departamentos.

Un ERP integra diversos sistemas y sus respectivos datos en una única plataforma, lo que facilita el acceso a la información de cada departamento dentro de la organización.

Aunque cada departamento puede tener sus propios sistemas, con un ERP, toda la información de la empresa se puede acceder a través de una sola plataforma.

Las organizaciones adoptan sistemas ERP por varias razones. Puede que quieran aumentar su volumen de ventas o hacer más eficientes sus operaciones internas.

Por ejemplo, para las pequeñas y medianas empresas, un ERP puede reducir la toma de decisiones en un 35%. Una empresa que considere un ERP también puede estar buscando reducir costos.

Finanzas y operaciones suelen ser los departamentos que más aprovechan un ERP, aunque todos los departamentos se benefician, incluidos recursos humanos, marketing y ventas.

¿Qué es un CRM?

¿Qué significa CRM? CRM significa “customer relationship management” en inglés, (gestión de relaciones con los clientes), y es una plataforma diseñada para organizar, seguir y mejorar las interacciones con tus clientes actuales y potenciales.

Igual que un ERP, un CRM también funciona como una base de datos centralizada e interactiva, pero en este caso está enfocada en las relaciones externas. En lugar de gestionar procesos internos, el CRM ayuda a los equipos de ventas, marketing y atención al cliente a ofrecer experiencias mucho más personalizadas y efectivas.

Un CRM te permite tener en un solo lugar todo lo relacionado con tus clientes y prospectos: historial de compras, llamadas, correos, mensajes, reuniones, notas, presupuestos, órdenes de compra, tareas pendientes… todo en tu base de clientes, mejorando las experiencias personalizadas y facilitando un excelente soporte al cliente.

Así no solo ahorras tiempo, sino que también puedes entender mejor a cada cliente y adaptar tus acciones para cerrar más ventas o mejorar el servicio, optimizando tu embudo de ventas.

Además, al registrar toda esa información, un CRM te da insights valiosos sobre las interacciones con clientes, que pueden ayudarte a afinar tu estrategia comercial y mejorar tu embudo de ventas, basados en conjuntos de datos.

CRM vs ERP: los beneficios de cada uno

Tanto el CRM como el ERP pueden transformar la forma en que trabajas. Ambos te ayudan a colaborar mejor, ahorrar tiempo y tomar decisiones informadas y más inteligentes basadas en datos reales. Pero cada uno tiene sus puntos fuertes:

• El ERP brilla cuando se trata de controlar operaciones internas, las operaciones comerciales, finanzas y procesos empresariales complejos, incluidas las operaciones diarias de negocio.
• El CRM es ideal para construir relaciones duraderas con clientes, mejorar la comunicación y potenciar las ventas, incluidos los departamentos de ventas.

Conocer bien para qué sirve cada herramienta te va a permitir sacarles el máximo provecho, optimizando tus estrategias de ventas y aplicarlas donde realmente pueden marcar la diferencia en tu modelo de negocio, alcanzando el objetivo principal, optimizando tus estrategias de ventas y aplicarlas donde realmente pueden marcar la diferencia, alcanzando el objetivo principal de mejorar la gestión empresarial.

Beneficios de un CRM

1. Relaciones más sólidas con los clientes
La razón de ser de un CRM es ayudarte a conocer mejor a tus clientes existenes. Y cuando entiendes quiénes son, qué necesitan y cómo interactúan con tu negocio, las relaciones mejoran por sí solas.

Un CRM centraliza toda la información del cliente, historial, compras, interacciones y ciclo de ventas, gestionando en un solo lugar todos los datos relacionados, lo que incrementa la satisfacción del cliente. Así, cualquier persona del equipo de ventas puede acceder a esos datos al instante y dar un trato mucho más personalizado, incluidas las interacciones por redes sociales.

Esto te permite fortalecer los vínculos con los clientes actuales y conectar de forma más efectiva con potenciales a lo largo de todo el ciclo de ventas, apoyando a tus representantes de ventas con datos transaccionales para lograr objetivos concretos y mejorando la experiencia de cliente. Resultado: más ventas recurrentes, mayor compromiso y lealtad del cliente.

2. Mejor servicio al cliente
Si trabajas cara a cara con clientes, sabes que la atención es clave. Con un CRM, es más fácil dar un servicio impecable, porque te avisa si alguien no respondió a tiempo o si hay una solicitud pendiente, mejorando el nivel de servicio.

Además, puedes detectar patrones o cuellos de botella en la atención, lo que te ayuda a ajustar procesos y mejorar la experiencia del cliente. Al final, das respuestas más rápidas, más personalizadas y de mejor calidad, lo que optimiza el ciclo de vida del cliente y los esfuerzos de ventas de tu equipo.

3. Información valiosa para ventas
Los CRM incluyen herramientas analíticas potentes que convierten los datos de clientes en insights útiles, permitiendo entender mejor el comportamiento de compra y facilitando los pronósticos de ventas.

Los equipos de ventas y atención pueden usar esos datos recopilados para detectar oportunidades, reducir la pérdida de clientes y tomar decisiones estratégicas más inteligentes.

4. Más eficiencia y productividad
Una gran ventaja del CRM es la automatización de actividades de ventas. Puedes programar tareas repetitivas como la entrada de datos, el envío de correos o recordatorios.

Esto libera tiempo para que tú y tu equipo se enfoquen en lo importante: vender más, atender mejor, trabajar de forma más estratégica y realizar la asignación de tareas de manera más eficiente.

Beneficios de un ERP

1. Una sola fuente de información para todo el negocio
Un ERP reúne en un mismo sistema todos los datos importantes de áreas como finanzas, recursos humanos, cadena de suministro, inventario, etc.

Esto facilita muchísimo la colaboración entre equipos, ya que todos trabajan con información actualizada y unificada, sin perder tiempo buscando archivos o cruzando datos.

2. Mejores decisiones financieras
Un ERP te da una visión completa de los gastos de la empresa: desde costos de producción hasta márgenes de ganancia.

Con esta información, puedes tomar decisiones más acertadas para optimizar la planificación de recursos, reducir desperdicios, encontrar oportunidades y tener un control absoluto sobre la gestión de tu negocio.

3. Menor riesgo
Los ERP suelen incluir capas extra de seguridad, como encriptación de datos y gestión de permisos, dando un control absoluto sobre quién tiene acceso a qué información, lo que reduce riesgos de filtraciones o errores humanos.

4. Procesos más eficientes en toda la empresa
Al automatizar tareas repetitivas y mejorar los flujos de trabajo, todo se vuelve más ágil, optimizando los procesos de negocios.
Tienes acceso inmediato a reportes y análisis, lo que te permite planificar, hacer presupuestos y tomar decisiones operativas con mayor rapidez y confianza.

CRM vs ERP: Funcionalidades clave de cada uno

Aunque un CRM y un ERP pueden tener algunas funciones similares, cada uno está diseñado con propósitos distintos. Aquí te comparto las funcionalidades esenciales de cada tipo de software empresarial:

Funcionalidades de un CRM

1. Gestión de contactos
Un CRM te permite guardar, acceder y gestionar toda tu base de contactos desde un solo lugar, incluidos los perfiles de clientes completos. Puedes consultar fácilmente los datos de clientes, clientes potenciales o prospectos, incluida su información de contacto, historial de comunicación, preferencias y más.

Todo está centralizado, así que no pierdes tiempo buscando info entre miles de hojas o correos.

2. Gestión de leads
Con un CRM puedes concentrar todos tus leads, sin importar de dónde vengan, y calificarlos según el interés o la etapa en la que estén.

Esto te ayuda a darles seguimiento de forma ordenada y avanzar con ellos por el embudo de ventas de manera más efectiva.

3. Automatización de ventas y marketing
Una de las grandes ventajas del CRM es la posibilidad de automatizar procesos como el envío de correos, recordatorios para contactar leads, mensajes de seguimiento y más.

Así te aseguras de no dejar pasar ninguna de tus oportunidades de venta y mantienes tu proceso de ventas siempre activo sin tener que hacer todo a mano.

4. Analítica y dashboards de marketing
Los CRM más completos, como monday CRM, ofrecen reportes visuales y dashboards personalizados que te muestran en tiempo real cómo van tus ventas y el recorrido del cliente.

Con esta información, puedes tomar decisiones basadas en datos concretos y mejorar tus estrategias de marketing, ajustado el recorrido del cliente.

Prueba monday CRM

Funcionalidades de un ERP

1. Integración de operaciones del negocio
Un ERP conecta todas las áreas clave de tu empresa: recursos humanos, contabilidad, producción, cadena de suministro, finanzas, ventas y servicio al cliente.

Tener toda esta información centralizada en un solo sistema hace que los datos sean visibles y útiles para todos los equipos, eliminando silos de datos y mejorando la toma de decisiones y la coordinación general.

2. Gestión de recursos
Con un ERP puedes ejecutar toda la gestión de recursos: planear, asignar y aprovechar mejor todos los recursos del negocio, desde el presupuesto y el equipo humano hasta el inventario o los tiempos de entrega.

Esto te permite trabajar con más eficiencia y evitar cuellos de botella o desperdicios.

3. Análisis de datos
Los ERP recopilan y analizan métricas de cada rincón de tu empresa, generando reportes e insights clave sobre tus finanzas, productividad y rendimiento general.

Así puedes anticiparte a problemas, mejorar la planificación y tomar decisiones basadas en la gestión de datos real y relevante.

4. Automatización de procesos empresariales
Un ERP te ayuda a automatizar tareas repetitivas como la nómina, la facturación, la gestión de inventarios o la creación de órdenes.

Esto reduce el trabajo manual, disminuye errores y libera tiempo para que tú y tu equipo se enfoquen en lo estratégico.

CRM vs. ERP: ¿En qué se parecen?

Un CRM y un ERP son herramientas tipo SaaS (software como servicio) que ayudan a mejorar la eficiencia y productividad de una empresa.

Ambos utilizan tecnología para simplificar procesos y darte una ventaja frente a la competencia. Aunque cumplen funciones diferentes, se complementan perfectamente. Estas son algunas de sus similitudes clave:

Integran datos
Tanto los ERP como los CRM están diseñados como fuentes centralizadas de información. Los CRM concentran datos sobre clientes, leads y ventas, mientras que los ERP reúnen información sobre finanzas y operaciones, evitando los silos de datos.

Ambos funcionan como una fuente de verdad para tomar decisiones basadas en datos actualizados.

Automatizan procesos
Ambos sistemas automatizan tareas para ahorrar tiempo y aumentar la eficiencia. La diferencia está en qué automatizan: un CRM automatiza procesos de ventas y marketing, mientras que un ERP automatiza procesos financieros y operativos del negocio.

Ofrecen reportes y análisis de datos
Tanto el CRM como el ERP analizan la información que almacenan y generan reportes sobre métricas importantes, tendencias y estadísticas. Esto da a los equipos una visión clara del negocio y permite tomar decisiones más inteligentes.

La diferencia es que los CRM se enfocan en el comportamiento del cliente y la actividad comercial, mientras que los ERP generan análisis sobre rendimiento financiero y operativo a nivel general.

Mejoran la comunicación interna
Ambos sistemas permiten que las áreas de la empresa trabajen con información clara y actualizada en un solo lugar, mejorando la comunicación y la colaboración entre equipos.

CRM vs. ERP: Las diferencias clave

Aunque comparten objetivos similares, los CRM y los ERP son herramientas bastante distintas. La diferencia principal es que el CRM se enfoca en las relaciones con clientes y los procesos de ventas, mientras que el ERP se centra en las operaciones del negocio y las finanzas. Veamos sus diferencias más a fondo:

Enfoque y alcance
El ERP tiene un alcance mucho más amplio: cubre casi todos los aspectos del negocio, desde el back-office hasta las operaciones del día a día.

En cambio, el CRM se enfoca exclusivamente en las funciones de ventas, marketing y servicio al cliente.

Quién los usa
El CRM lo usan principalmente los equipos que están en contacto directo con los clientes: ventas, marketing y atención al cliente.
El ERP es utilizado por toda la organización para gestionar procesos clave en diferentes departamentos.

Cómo funcionan
Las funciones principales de un CRM son la gestión de ventas, automatización de marketing y atención al cliente.

En un ERP, las funciones clave son la gestión financiera, cadena de suministro, producción y recursos humanos.

Costo
Tanto el CRM como el ERP representan una inversión importante, pero los ERP suelen ser más costosos.

Según Software Path, el costo promedio de un ERP es de $9,000 por usuario al año. En comparación, un CRM puede costar entre $100 y $1,800 por usuario al año, normalmente con planes de pago mensual.

¿Cómo elegir los sistemas ERP y un CRM?

Si no tienes claro por dónde empezar, el primer paso es entender las necesidades específicas de tu negocio.

Podrías optar por una solución ERP si necesitas:

Información operativa
Los generación de informes avanzada de un ERP ayuda a detectar oportunidades y a evitar errores operativos.

Mayor eficiencia
La automatización de tareas repetitivas en toda la organización puede aumentar significativamente la productividad y la eficiencia operativa.

Mejor gestión de la cadena de suministro
Una cadena de suministro optimizada facilita la previsión de la demanda, mejora la producción y permite una mejor gestión del inventario.

Por otro lado, podrías elegir un CRM si buscas:

Información sobre ventas
Al centralizar todas las interacciones con tus clientes, un CRM te da visibilidad total para apoyar a los representantes de ventas y optimizar tu embudo comercial.

Mayor retención de clientes
Un CRM permite a los equipos de ventas gestionar mejor las relaciones existentes y generar nuevas oportunidades, lo que se traduce en más clientes recurrentes, mayor lealtad y satisfacción.

Más eficiencia en marketing
Al automatizar tareas de marketing, tu equipo puede enfocarse en lo que realmente importa: la estrategia general y la creatividad de las campañas.

En la mayoría de los modelos de negocio, todos estos factores son importantes. Por eso, muchas veces lo ideal no es elegir entre un ERP o un CRM, sino contar con ambos para lograr una gestión completa y exitosa.

¿Las empresas necesitan tanto un CRM como un ERP?

Las empresas necesitan un CRM y un ERP por motivos distintos. Aunque hay casos en los que un negocio con necesidades muy específicas puede funcionar con solo una de estas herramientas, las organizaciones en crecimiento suelen usar ambas.

Usar un software empresarial que solo cubra una parte de tus operaciones puede resultar limitante.

En el mejor de los casos, estas dos herramientas de software comparten un mismo repositorio de datos, lo que permite una integración total entre las operaciones del negocio y la experiencia del cliente. Por eso muchas empresas eligen una opción de sistema operativo de trabajo (Work OS) personalizable, como monday.com.

Prueba monday CRM

Cómo combinar capacidades de CRM y ERP en un solo lugar

monday.com Work OS es una plataforma abierta con productos especializados, donde cualquier equipo puede crear y adaptar las herramientas que necesita para gestionar todas las áreas de su trabajo, ya sean funciones de CRM o ERP.

monday CRM incluye todas las funciones básicas y necesarias para crear el CRM y ERP ideales para tu negocio.

Basado en un sistema operativo intuitivo, este producto permite centralizar toda tu información en una base de datos central, para que puedas gestionar clientes potenciales, relaciones con clientes, campañas de marketing, por ejemplo en redes sociales, y procesos financieros y procesos operativos desde un solo lugar.

Con monday CRM puedes:

• Consolidar tu espacio de trabajo financiero en un solo lugar
  No hace falta abandonar las herramientas actuales: monday.com se integra fácilmente con tus sistemas existentes, centralizando los datos necesarios de múltiples fuentes.
• Generar análisis y tableros avanzados para tomar mejores decisiones
  Crea visualizaciones e informes detallados con solo unos clics, y compártelos con todo el equipo, también con ventas y marketing.
• Obtener información de ventas en tiempo real
  Supervisa tus embudos de ventas, objetivos, cifras y rendimiento del equipo a través de tableros interactivos que muestran exactamente cómo están funcionando tus campañas.
• Ahorrar tiempo automatizando procesos de ventas
  Cierra más acuerdos automatizando tareas repetitivas. Asigna leads automáticamente, configura recordatorios, recibe notificaciones cuando un cliente abre un correo, y mucho más.

Una de las razones principales por las que los equipos pierden tiempo es tener que buscar información en sistemas desconectados. Con datos dispersos, la eficiencia se reduce.

monday CRM resuelve este problema al convertirse en la fuente única de información para tu empresa. Gracias a sus integraciones con múltiples sistemas CRM y ERP, tu equipo puede trabajar en una plataforma unificada para todos sus flujos, automatizaciones y necesidades de colaboración.

Pruébalo hoy con una prueba gratuita de 14 días.