Découvrez WHSmith
WHSmith est l'un des principaux détaillants mondiaux de produits de voyage essentiels. Le détaillant exploite plus de 1 200 magasins, principalement dans les aéroports de plus de 30 pays à travers le monde, y compris une présence importante au Royaume-Uni et en Amérique du Nord.
Le défi
Au début de chaque année, le comité exécutif de WHSmith fixe des objectifs en matière d’ouvertures de nouveaux magasins ainsi que des budgets d’investissement pour les rénovations, les modernisations et les projets stratégiques. Le bureau de gestion de la construction et des programmes est responsable de leur exécution et du reporting associé.
L’équipe pilote les projets de A à Z, qu’il s’agisse de travaux mineurs, de la construction de nouveaux magasins ou de la rénovation de points de vente existants.
Mais leurs outils et processus précédents présentaient trop de limites.
Ils ne pouvaient suivre les projets de construction qu’isolément, ce qui compliquait la gestion du cycle de vie complet des projets et des jalons transverses. Ces silos limitaient également la capacité à identifier les blocages dans l’avancement et à repérer des tendances récurrentes.
Le manque de visibilité rendait difficile la responsabilisation des équipes et le bon avancement des projets, ajoutant un niveau de complexité et de risque à leur exécution.
L’absence de reporting en temps réel les obligeait aussi à planifier leurs rapports en fonction des synchronisations de données, effectuées toutes les quatre heures, s’ils voulaient prendre des décisions basées sur des données fiables et à jour.
« Nous avions besoin d’un outil suffisamment agile et flexible pour répondre aux besoins de l’équipe Construction, tout en nous offrant la visibilité stratégique dont nous avons besoin », explique Matthew Smith, Group Construction PMO Manager chez WHSmith.
La solution
monday ayant déjà un impact significatif au sein de l’équipe Retail Delivery, le bureau de gestion de la construction et des programmes était convaincu qu’il s’agissait de la meilleure plateforme pour gagner en agilité, en responsabilisation et en reporting en temps réel.
Une vision portefeuille en quelques secondes
« Nous pouvons suivre nos trois portefeuilles : International, Strategic et Travel UK », explique Lauren Tate, Project Manager – Reporting and Governance chez WHSmith. « Notre portefeuille est immense, mais nous pouvons tout visualiser en quelques secondes. »
Grâce à monday, les équipes ont désormais accès à des données en temps réel, ce qui élimine les délais liés aux synchronisations ou aux rapports obsolètes.
« Les choses évoluent très vite. Nous pouvons générer un rapport 20 minutes avant une réunion et être certains qu’il est exact », ajoute Tate. « Avant, nous devions planifier nos rapports en fonction des synchronisations de données. »
La clé ? La flexibilité dans la création des rapports et l’autonomie de Smith et Tate pour concevoir eux-mêmes leurs tableaux de bord.
« Je peux par exemple créer une vue prévisionnelle sur six semaines, ce que je ne faisais pas auparavant », explique Tate. « monday.com nous permet de personnaliser facilement les vues et les rapports, grâce à des filtres très simples à utiliser. Que vous souhaitiez une vue sur deux semaines ou sur six semaines, vous pouvez la modifier en quelques secondes. »
Une collaboration entre équipes simplifiée
Plusieurs départements utilisent monday, ce qui permet au bureau de gestion de la construction et des programmes de centraliser le travail et de collaborer avec les équipes Brand, Retail Delivery et Business Development.
monday est notamment l’espace où ces équipes se réunissent pour gérer la punch list — un document qui recense l’ensemble du périmètre validé, les éléments manquants et les demandes supplémentaires en magasin.
Les punch lists ainsi que les photos prises en magasin sont ajoutées directement aux projets concernés dans leurs tableaux monday.
« Cela nous a vraiment rapprochés et nous travaillons de manière plus collaborative », explique Smith. « Tout est centralisé au même endroit. Nous pouvons suivre la clôture des éléments de la punch list, que ce soit pour nos magasins Travel ou International. »
Avec une équipe interne réduite de chefs de projet construction, WHSmith fait appel à des partenaires externes. Grâce à la fonctionnalité invité de monday, ils collaborent facilement avec eux sur les projets concernés.
En les intégrant dans monday, ils peuvent mesurer leurs KPI en continu et suivre leur performance, tout en améliorant leurs processus - comme l’élaboration des estimations de coûts ou la création d’une base de données dédiée aux ouvertures de magasins. Résultat : un gain net de productivité et d’efficacité.
L'impact
EL’équipe peut désormais anticiper et identifier avec confiance les risques liés à l’atteinte des objectifs d’ouvertures de magasins définis dans la stratégie annuelle.
« Avec monday.com, nous pouvons identifier les projets dont nous savons qu’ils aboutiront. Mais nous pouvons aussi repérer ceux qui présentent un risque, en fonction de leur date de présentation ou de leur avancement dans le processus », explique Smith.
Cela leur permet d’alerter rapidement les parties prenantes internes clés et d’engager les bonnes discussions pour remettre les projets sur les rails. Les rapports destinés à la direction, qui prenaient auparavant une journée ou plus, sont désormais produits en quelques heures.
Auparavant, l’équipe utilisait un modèle unique pour tous les types de projets, avec une durée estimée systématiquement à 19 semaines.
En centralisant et en suivant l’ensemble des projets dans monday, ils disposent aujourd’hui d’une meilleure visibilité et d’une connaissance plus fine des délais réels selon le type de projet.
« Nous avons désormais la flexibilité de dire : il s’agit d’un kiosque, et nous pouvons le livrer en moins de 19 semaines », explique Tate. « Nous avons développé la capacité d’analyser et d’optimiser nos délais avec confiance — et certains de nos projets sont désormais livrés plus rapidement. »
.png){kind=icon}
.png){kind=icon}
.avif)
