什麼是 IT 資產管理？讓你的技術發揮最大價值

企業的運轉從來不只是靠咖啡提神，而是靠科技在驅動。從日常使用的電腦與伺服器，到跨部門協作的雲端平台，這些硬體、軟體與雲端工具就是企業營運的核心動力。

既然這些技術都是公司的資產，自然需要有人負責規劃、管理與維護。然而現實中，IT 資產管理（ITAM, IT Asset Management）經常被擺在管理層優先事項的最後一頁。這其實非常可惜，因為當 ITAM 建立完善，企業不僅能延長設備壽命、提升系統效能，還能讓每一筆科技投資都發揮長期價值。

這篇指南將帶你全面了解 IT 資產管理的概念與實際應用，從六大核心流程到具體案例，並教你如何透過 monday service 一站式管理企業所有 IT 資產，讓科技成為真正推動成長的力量。

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重點整理

IT 資產管理（ITAM） 能幫助企業延長技術設備壽命並維持最佳效能，因為它讓團隊能清楚掌握每項資產在生命週期中的狀態與價值。
AI 技術 進一步強化 ITAM 的效率，能自動處理重複性工作、預測潛在風險，並提供決策建議，讓 IT 團隊提前預防問題，而不是事後救火。
monday service 將從「採購」到「報廢」的整個 IT 資產管理流程整合在同一平台上，不僅讓跨部門協作更順暢，也能幫助企業更聰明地運用每一筆科技投資。

什麼是 IT 資產管理？

IT 資產管理（ITAM, IT Asset Management） 是一種持續性的管理制度，用來全面掌握公司所有技術資產的使用情況，從採購、部署、維護到最終退役都在追蹤範圍內。
透過這樣的管理方式，團隊能確保每一項設備與軟體都被妥善運用，發揮最大的效益。

在 IT 領域裡，所謂「資產」指的是企業營運所需的任何技術資源，無論是一台公司筆電、一套雲端儲存服務，或是重要的客戶資料，通通都屬於 IT 資產。這些資產通常可分為以下四種類型：

硬體資產管理（Hardware Asset Management）
管理企業內所有實體設備，像是筆電、手機、伺服器、路由器與交換器等，確保設備運作正常、壽命延長。
軟體資產管理（Software Asset Management, SAM）
管理企業使用的軟體授權與版本更新，避免重複購買或違反授權條款，同時提升使用效率。
雲端服務與基礎架構管理（Cloud Services & Infrastructure Management）
管理企業所使用的雲端環境與服務，例如 IaaS、PaaS、SaaS，並確保雲端成本與效能達到最佳平衡。
資訊與資料資產管理（Information & Data Asset Management）
涵蓋公司內的所有資料、文件、智慧財產與客戶紀錄，包含資料分類、儲存與存取控制，確保符合各項法規要求並降低風險。

IT 資產管理的六大關鍵流程

想讓企業在科技資產上「用得久、用得值」，就要了解 IT 資產管理（ITAM）中的六個關鍵流程。每一階段都扮演著不可或缺的角色，確保企業能穩定掌控整體技術版圖。

1. 規劃（Planning）

一切從規劃開始。這階段的目標是預測企業未來的技術需求，確保採購不是臨時起意，而是有策略地投資。

範例：
一家大型醫療集團準備在外地設立新分部。IT 團隊與各部門主管協作，預估員工人數、設備與軟體需求，並根據授權與預算週期提早規劃，確保開幕時一切到位。

2. 採購（Procurement）

計畫落地的第一步就是採購。這階段需要下訂單、談供應商、跑流程，但往往因為傳統簽核系統過於繁瑣而拖延進度。

範例：
一家物流企業要升級三地辦公室的網路設備，但舊系統的多層簽核花了好幾週。當正式下單時，供應商漲價又缺貨，導致部署延誤、員工效率下降。

3. 部署（Deployment）

設備買回來後要能用才算真正發揮價值。部署階段涵蓋設定、安裝、帳號開通與資產登錄等流程，讓設備迅速投入使用。

範例：
一家金融公司新聘 25 位遠端分析師。IT 團隊提前設定好筆電、安裝必要軟體並建立帳號，出貨前即登錄 ITAM 系統。新人第一天就能直接開機上線，不需開服務單求助。

4. 維護（Maintenance）

持續維護是延長設備壽命的關鍵，從更新軟體、修補漏洞到監控效能都屬此範疇。尤其在遠端工作環境中，IT 必須更主動監控健康狀況。

範例：
一家律所管理數百台筆電。當某部門設備效能下降時，系統在用戶發現問題前即發出警報，IT 迅速寄出替換硬碟，避免業務中斷。

5. 退役（Retirement）

當設備無法再支撐業務需求，就該退役。這階段能幫助 IT 回顧資產效能與成本，為未來採購提供數據依據。

範例：
一家建築事務所定期檢查設備，發現部分電腦無法應付設計軟體負載。IT 主動替換並在停用前備份資料、清除帳號、更新 ITAM 記錄，整個流程乾淨俐落。

6. 報廢（Disposal）

最後一步是報廢。退役後的設備必須安全銷毀資料並以符合法規與環保標準的方式處理。
然而，多數企業對電子廢棄物的永續處理仍不夠重視。

範例：
一家跨國顧問公司汰換舊筆電時，IT 團隊利用系統紀錄每台設備的報廢流程，確保資料清除與回收合規，並透過認證廠商取得報廢證明。如此一來，公司不僅達成永續目標，也避免了法律風險。

為什麼企業需要 IT 資產管理？

許多企業領導者之所以延後導入 IT 資產管理（ITAM），是因為它不像其他專案那樣能立刻展現成果。當團隊忙著趕專案、處理突發狀況時，「記錄與管理資產」這件事常被誤以為只是多餘的行政作業。
但實際上，那些重視 ITAM 並建立完善流程的企業，最終都能享受到更穩定、更高效的科技運作成果。

將資產資訊與 IT 服務管理結合

所有 IT 服務的基礎都是資產。若不了解自己擁有哪些設備、它們的位置與狀態，就無法在問題發生時迅速反應。
缺乏 ITAM 的企業，服務團隊往往得花時間追查資訊，反而拖慢問題解決的速度。
而當 ITAM 系統到位後，這些資料都能即時查詢，團隊能直接著手解決問題，而不是浪費時間找資料。

建立單一真實的資產資料庫

許多企業的資產資訊散落在不同系統中：採購部記錄的是採買明細，IT 部門則有設備清單，但兩邊資料都不完整。
ITAM 能將這些資訊整合為「單一真實來源」（Single Source of Truth），讓所有決策都建立在準確的數據上。
無論是設備升級、支援維護還是預算分配，團隊都能根據事實做出決定，而不再依靠猜測。

讓每一項 IT 資產發揮最大效益

企業的 IT 預算往往不會隨業務成長等比例增加，因此，最大化現有資產價值就成為關鍵。
透過 ITAM，企業可以清楚掌握哪些設備被閒置、哪些軟體不再必要，進而優化資源配置。
如此一來，每一筆新的科技投資都能被合理化，確保每一分預算都花在真正有價值的地方。

什麼是 IT 資產管理政策？

所謂的 IT 資產管理政策（IT Asset Management Policy），是一份由技術主管制定的策略藍圖，用來規範企業該如何管理所有 IT 資產。
它的核心目的，是讓整個組織在資產管理上有一致的標準與流程，同時確保符合法規、授權條款與內部控制要求。

一份完善的 ITAM 政策通常會包含以下重點：

範圍（Scope）： 明確界定哪些資產受政策管轄，如硬體、軟體、雲端服務及資料。
角色與職責（Roles & Responsibilities）： 明確分工，誰負責採購、維護、稽核與報廢。
流程標準（Process Standards）： 定義新資產如何導入、登錄、監控與進行生命週期管理。
治理與合規（Governance & Compliance）： 制定軟體授權、安全協議與資料保護的執行準則。
稽核與報告（Auditing & Reporting）： 規劃追蹤政策執行、例外狀況及改進方向的方式。

讓你的 ITAM 政策與國際標準接軌——ISO/IEC 19770

如果企業想要讓資產管理更具系統性與國際一致性，ISO/IEC 19770 標準 是最值得參考的架構之一。
這套由國際標準化組織（ISO）制定的規範，將 IT 資產管理拆解成五個面向，協助企業建立穩健、可持續的管理體系：

19770-1： 制定 ITAM 計畫的最佳實踐，包括控制流程與文件維護。
19770-2： 關於軟體識別標籤（Software Identification Tags）的規範，讓跨設備軟體追蹤更容易。
19770-3： 指導如何管理授權權利與使用量，確保合規並降低授權風險。
19770-4： 制定資源使用報告的標準，特別有助於管理複雜授權與雲端環境。
19770-5： 提供整體標準的概覽，說明統一用語與五個部分如何協同運作。

雖然企業並不強制要完全符合 ISO/IEC 19770 的規範，但許多成熟的 IT 團隊仍以此為指引，作為制定政策與展示專業資產管理能力的重要依據。

monday service：讓 IT 資產管理從此更簡單、更聰明

monday service 專為簡化企業 IT 資產管理而生，從導入的第一天起，就以「減少複雜性、提升效率」為設計理念。
它結合了現成可用的管理看板、AI 自動化流程，以及跨部門的即時協作視圖，把整個 ITAM（IT Asset Management）流程都集中在一個平台中，形成流暢且透明的管理體驗。

最棒的是，使用 monday service 不需要繁瑣的導入或艱深的技術背景。
它提供靈活的無程式碼環境，能輕鬆融入團隊現有的工作節奏，讓採購、維護、追蹤到報廢的每個步驟都更順手，真正做到少一點流程、多一點效率。

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把 monday service 加入你的 ITAM 流程後，你會立刻感受到它如何讓整個資產管理更清晰、更高效。

集中管理所有 IT 資產資料

隨著企業規模擴大、工具與部門越來越多，資產資料分散各處常讓人頭痛。
monday service 能一次解決這個問題──它可整合超過 72 種企業級系統，像是 CRM、ERP 和內部通訊平台，將所有資產資料拉進同一個集中式控制中心。

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打破資訊孤島，讓協作更順暢

IT 資產管理不只是 IT 的事，還牽涉到採購、財務與營運等多個部門。過去可能靠零碎的訊息與手動更新維持溝通，現在有了 monday service，所有人都能在同一個平台上協作。
你可以指派審批人、分配任務角色、留言討論，甚至直接標註同事，讓跨部門協作像聊天一樣自然。從設備採購到報廢決策，所有資訊即時同步，確保每個決定都快速又精準。

用自動化流程讓 IT 管理更聰明

別再讓 IT 團隊浪費時間在重複性任務上。monday service 內建的自動化流程設計器，能輕鬆建立各種工作流程——從資產分配、授權管理，到服務升級都能自動完成。
舉例來說，當你要處理設備退役時，系統能自動建立報廢流程，記錄完整的資產交接與清除紀錄，確保每個步驟都符合規範。
這不僅節省人力，更讓整個 IT 資產管理流程精準、高效又可追溯。

讓服務管理資源配置更聰明

當資產申請與服務需求分散在不同系統裡時，資源調度就像在黑暗中摸索。
有了 monday service，你可以把工單與資產資料整合在同一平台，輕鬆獲得全局視野。
透過單一儀表板，你能即時掌握工作量、發現瓶頸，並確保每張 IT 工單都能順利從「待處理」推進到「已解決」。
這不只提升效率，更讓整個服務流程清晰透明。