如何優化員工生命週期管理流程

員工在一間公司的旅程，其實就是一段完整的故事——這個故事在他們踏入公司大門前就已經展開，甚至會延續到離開後仍有影響。從剛加入新團隊的雀躍、參加百慕達員工旅遊的美好回憶，到被錯過升遷時的失落感，每一個片刻都會影響他們對公司的感受。

這些時刻並不是偶然發生的，而是員工旅程的一部分。如果沒有好好規劃，就會讓人覺得混亂又疏離；但若能用心設計，就能帶來支持與歸屬感。這也就是「員工生命週期管理」的核心，它是一套有架構的方法，幫助企業在不同階段都能用心對待員工，營造出被重視的職場環境。

在這份指南中，我們會逐步拆解員工生命週期的各個階段，並帶你看看 monday service 這類專業的管理工具，如何協助企業把人事流程做得更細緻、更有效率。

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什麼是員工生命週期管理？

所謂的「員工生命週期管理」，就是把員工在公司裡的整段旅程規劃好、做優化。這不只是從他們入職的第一天開始，而是從第一次接觸到你的雇主品牌時就已經展開，甚至包含離職後的互動與關係維護。

雖然不是每家公司都會重視這件事，但如果能做好員工生命週期管理，就代表你不只是把員工當成「勞動力」，而是願意支持他們、幫助他們的職涯成長，並且有一套有效率的流程來管理全程。這樣的做法，不僅能讓員工覺得被重視，還能讓公司在績效和生產力上都大大加分。

人資必懂：員工生命週期的 7 個管理階段

想要帶給員工真正好的體驗，就要在每一個生命週期的階段都下點功夫。

1. 打造品牌吸引力

第一步，就是讓還沒加入的潛在候選人，先被你的公司「圈粉」。在這個階段，你要讓人一眼就看到在你公司工作的美好畫面。像是透過社群貼文展現活力文化，或者在徵才頁面上清楚告訴大家，你能提供怎樣的工作環境和機會。

舉個例子，monday.com 的「Careers」頁面不只標明我們是 Great Place to Work 的獲獎企業，還放了滿滿員工心得，直接用真實的聲音傳達「這裡很值得加入」。

想像一個應徵者在進入公司前，能一眼看到你的「雇主價值主張」：公司強調的核心價值（責任感、透明、影響力、數據導向），還有公開的「平等就業聲明」，清楚展現你對 DEIB（多元、平等、包容與歸屬感） 的重視。這些細節就是吸引人才的關鍵。

2. 招募

實際上，找到合適的全職員工真的不容易。SHRM 的調查顯示，高達四分之三的企業在招人時卡關，主要難題包括：投遞履歷的人數太少、競爭對手太多，以及越來越多候選人面試後直接「消失」。

要解決這些問題，企業就得把候選人的體驗放在心上。這代表你要給他們清楚的薪資資訊、在面試後提供實用的回饋，還有別再逼人跑超過十場面試才決定是否錄取。流程越人性化，越能提升錄取接受率。

3. 入職培訓

入職是員工旅程的第一步，也是能不能留下來的關鍵時刻。你知道嗎？有將近三成的新進員工會在前三個月就辭職。所以，一個設計良好的 Onboarding，不只是「交代工作」，更是讓新員工從第一天起就感受到支持與歸屬感。

正如 Christine Al Chadaideh 說的：從第一天到試用期結束，若能提供清楚的目標、持續的回饋，並幫助他們融入文化，就能培養長期的投入感和忠誠度。

這時候，好的入職培訓軟體就能發揮作用。它能幫助新進員工快速找到需要的資源、了解公司文化，並在最短時間內上手，減少迷惘與適應期的不安。

4. 專業發展

員工不只想工作，他們更期待公司能支持他們的職涯成長。根據 LinkedIn 的研究，九成的企業認為「員工發展機會」是提升留任率的最佳辦法。

要做到這點，企業可以提供導師制度、培訓課程、定期與主管的對話、績效回饋、同儕交流學習，甚至舉辦 networking 活動。到底要怎麼搭配，則取決於每位員工的角色與需求。

5. 留任

今年，只有 24% 的員工完全沒想過換工作。換句話說，大多數人其實都在觀望市場。企業要降低離職率，就必須積極投資在「留任策略」上，像是進行留任訪談、設立員工表揚制度、營造團隊凝聚力、提供彈性工作模式，以及給予有競爭力的薪資。

6. 離職管理

不管是因為退休、搬家，還是職涯轉換，每個員工總有一天會選擇離開。但離職並不一定是壞事，反而是個好機會：讓彼此好聚好散，甚至保持良好的關係。

像是「離職面談」就是很好的工具，能幫你收集即將離開員工的真實回饋，找到可能讓他們萌生去意的問題。透過這些洞察，企業就能改善流程，並在未來提高留任率。

7. 倡導

當員工離開後，他們對公司的看法已經成型，這會受到整段職涯體驗的影響。有些人可能待不久，很快就走完這段旅程（通常不是好訊號）；但也有人會在「發展」和「留任」的階段待上許多年。

不論是好是壞，這些前員工依然會影響你的雇主品牌。他們會跟潛在候選人聊，或是在社群媒體公開分享自己的經歷。如果他們對公司印象好，可能還會選擇「回鍋」再次加入；但若體驗不好，他們也可能會直接勸退別人。

員工生命週期管理軟體怎麼運作？

所謂的「員工生命週期管理軟體」，就是一個把所有和員工相關的資料、流程與人員都整合在一起的數位工作空間。它能把原本分散在人資不同系統裡的東西，全都集中到一個平台上，讓流程更一致，也能大幅提升效率。

集中化的資料管理

人資系統的第一件事，就是幫你把員工的各種資料統一收集起來，並安全存放在同一個地方。像是：

• 履歷
• 職缺描述
• 招募廣告
• 績效考核紀錄
• 培訓與學習紀錄
• 職涯發展計畫
• 員工意見或回饋
• 員工調查資料（例如離職面談問卷）

把資料整理好，不僅能確保安全性，也方便協作。這樣人資、招募人員、部門主管，甚至高階領導，都能隨時找到需要的資訊，不會手忙腳亂。

流程設計與自動化

在員工整個生命週期裡，每個階段都需要清楚的流程設計，從招募、入職，一直到離職。透過自動化，這些流程就能流暢進行，不但節省時間，還能讓員工體驗更順暢。

舉例來說，你可以設定 Onboarding 系統自動跑流程：新人報到時，系統會自動寄出歡迎信、安排培訓課程，甚至直接幫忙訂好迎新說明會。

整合其他人資系統

如果你的生命週期管理軟體能和其他 HR 工具連接，效益會更大。像是與徵才系統、薪資發放平台、績效管理工具串聯起來，所有資料就能互通。

這樣一來，你不用再重複輸入資料，也大幅降低了人為出錯的風險，整個流程會更簡單、更有效率。

任務提醒

這類軟體還能當「貼心小助手」，確保任務在正確的時間交到正確的人手上。舉例來說，你可以設定提醒，當快到績效考核、公司政策更新或是合約到期時，系統會自動發通知給員工、主管或 HR，讓大家不會漏掉重要工作。

5 大好處：為什麼要用員工生命週期管理軟體？

說到軟體，不管是付費還是免費版本，其實都需要一點「投資」。就算是免費的，也要花時間和人力去設定，才能符合你公司內部的流程。不過，只要選對了員工生命週期管理軟體，你得到的回報絕對超值！以下 5 個關鍵好處，就是它能帶來的價值：

1. 流程更順暢

所有資料、流程都集中在同一個平台上，HR 不用再瘋狂切 Excel、翻 Email，或是人工追蹤員工進度。所有事情都能一目了然、準時完成，出錯或混亂的機會大幅降低。

2. 提升員工體驗

當公司流程像鐘錶一樣精準，員工的滿意度自然也跟著提升。他們會在該收到訊息的時候收到通知，比如新電腦什麼時候能領、下一次績效考核的日期等等。不用再乾等或猜測，一切透明又到位。

3. 降低離職率

員工開心又被照顧到，自然不會老是想跳槽。當然，每個人遲早都會有新的規劃，但如果你把生命週期流程做到位，很多人會選擇在公司內部轉換跑道，而不是直接離開。

4. 幫助決策更精準

軟體還能讓 HR 看到流程中的「痛點」。舉例來說，如果發現很多人都是在年度考核後提出離職，那就代表你的績效管理流程需要加強。這種數據洞察，能讓你更快做出正確調整。

5. 節省成本

把所有環節整合在同一套系統裡，不僅能省下買多套工具的錢，也能少掉和多家廠商溝通的麻煩。只要一個供應商、一個客服窗口、一個培訓流程，就能搞定全部。省時、省力，又省錢。

怎麼挑一套最適合你的員工生命週期管理軟體？

老實說，每間公司的人才旅程都長得不一樣。你的公司大小、產業特性、企業文化，甚至你怎麼看待員工的職涯發展，都會影響整個流程。也就是說，不是每一套員工生命週期管理系統都能「完全對味」，你得找到能貼合自己需求的。

在挑選平台前，可以先問自己幾個問題：

• 能不能跟著公司一起成長？（需要加人減人，操作會不會很麻煩？）
• 能不能整合現有系統？（像 ATS、薪資或學習平台，有沒有辦法無縫串接？）
• 好不好上手？（介面是不是簡單到大家一看就會？用戶評價怎麼說？）
• 能不能客製化？（流程跟功能能不能改到符合你的實際需求？）
• 客服給不給力？（有沒有 24/7 客服？導入有沒有培訓？要不要額外收錢？）
• 價格划不划算？（是算人頭收費、模組收費，還是有固定方案？）

👉 想要更清楚？直接開個 monday service 免費試用，親自體驗會更有感。

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介紹 monday service：一站式員工生命週期管理好幫手

monday service 是建立在 monday.com Work OS 上的企業級平台，靠著聰明的自動化流程和 AI 技術，讓公司內部的人資與服務作業，不再只是被動處理，而是能主動規劃、主動出擊。

有了 monday service，團隊可以透過現成的人資解決方案，輕鬆搞定員工生命週期的每個階段，從入職到離職都能一條龍管理。這樣 HR 就能把心力放在招募和培養人才上，而不是陷在一堆軟體操作或重複的行政雜事裡。

• 自助式員工體驗
  AI 幫員工（甚至是候選人）快速解答問題。舉例來說，新同事想知道怎麼報帳，不需要一直問 HR，只要透過 monday service 的知識庫，就能立刻看到逐步說明，馬上就能自己完成。

• 跨部門溝通零斷層：別再讓 HR、財務、IT、招募各自為政了！有了 monday service，所有和人員相關的團隊都能同步進度，不再資訊不對稱。系統還會自動追蹤、回覆訊息，大幅縮短溝通時間，讓大家把心力放在創造更好的員工體驗上，而不是被 email 或訊息往返拖住。

• 人力流程跟著企業一起升級：隨著公司規模擴張、員工人數增加，你不用擔心系統跟不上。monday service 的無程式碼平台，讓你不用找工程師動手，就能自己調整流程，快速對應不同的員工週期需求。不論是招募新血、培訓發展，還是員工離職，都能隨時升級流程，彈性又好用。

• 快速上線不用等：HR 團隊每天都很忙，根本沒空學一堆複雜的系統，更不是每個人都是 IT 達人。monday service 用超直覺的介面設計，讓你一上手就能用，不用花大把時間摸索，就能立刻看到成效，無論是 HR 還是員工都能快速受惠。

• 一鍵搞定整合：monday service 可以輕鬆連動你常用的通訊工具，把 HR 和 IT 支援全都串在一起。員工只要送出一個需求，不用再東跑西找，系統就會自動幫你送到對的團隊，省時又省力。

3 個追蹤員工生命週期的實用技巧

想要讓員工在公司有更好的體驗？先打好基礎很重要。像 monday service 這樣的平台，就是一個穩固的工具，能幫你更有效掌握員工的整段旅程。以下三個小撇步，能讓你把軟體的價值發揮到最大。

1. 善用即時數據

回顧數據可以幫助檢討過去，但要立即改善，還是得靠即時數據。舉例來說，如果你發現新進員工在滿 90 天後，滿意度突然下滑，有了即時數據，你就能立刻警覺、馬上行動，把問題在擴大前解決掉。

2. 定期關心員工

再聰明的系統，也比不上真實的人際互動。想真正了解員工感受，就要在不同階段主動和他們聊聊，像是應徵過程、績效評估，甚至是離職流程。你可以用軟體來收集和分析這些回饋，然後據此做出調整，讓員工感覺更被重視。

3. 每個階段都要有清楚的衡量指標

不要只憑直覺判斷，最好是每個階段都有明確的數據，這樣才能知道你的員工經營策略有沒有奏效。舉例來說：離職率、招募速度、員工滿意度、內部晉升比例、參與培訓的人數，甚至是性別、族群比例等多元性指標，都能幫助你更全面掌握團隊狀況。

用 monday service 全面管理員工旅程

員工的一生旅程，從第一天到最後一天，都是影響 HR 策略成功與否的關鍵。善用 monday service，不僅能幫你把繁瑣的流程自動化，還能提升員工的幸福感，讓團隊更有歸屬感，打造一個更有凝聚力、充滿正能量的工作環境。

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