用工作流程自動化，讓企業更聰明、更高效（內含9個實際案例）

現代企業幾乎每天都在「用更少資源達成更多成果」的挑戰中掙扎。想要培訓員工，卻沒有時間；想要跟上產業趨勢，卻還在忙著追趕最新流程；想要滿足客戶期待、維持獲利，卻不得不面對預算越來越緊的現實。在這種高壓環境下，工作流程自動化（Workflow Automation） 成了最實用的解方之一。透過科技取代重複的人工操作，企業不僅能加速工作節奏，還能大幅降低錯誤率與營運成本。這篇文章將帶你了解什麼是工作流程自動化、它能為企業帶來哪些效益、九個真實應用案例，還會實際看看在 monday work management 裡，自動化是如何讓團隊運作更流暢、更高效的。

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什麼是工作流程自動化？

所謂的「工作流程自動化（Workflow Automation）」，就是用科技把那些重複又耗時的工作自動化，讓人不用再親手去做。最適合導入自動化的任務，通常是那種每天都要重複操作、卻又很浪費時間的例行工作。舉個例子：像是手動提醒同事「我已經完成，可以換你接手了」，或寄信通知客戶「我們已經收到你的訂單」——這些都是可以讓系統自動幫你完成的事。

如果你想了解怎麼在 monday.com 裡設定這些自動化流程、讓團隊不再被瑣事拖住，可以到 monday academy 上看看「Automations 101」課程，幾分鐘就能上手。

工作流程自動化是怎麼運作的？

簡單來說，「工作流程」就是完成一項業務時要反覆執行的步驟，而「自動化」則是讓系統自己去跑這些流程，不用人為干預。不同平台的設計方式不太一樣，但在 monday work management 裡，整個自動化的運作主要由三個核心元素組成：

• 觸發條件（Triggers）：當某件事發生時，系統就會自動啟動流程，例如任務狀態變更、新任務被建立或資料被更新。
• 條件設定（Conditions）：可以加上判斷條件，例如「如果截止日期已過」，那就執行下一個動作。
• 動作（Actions）：當前面兩個條件都符合後，系統就會執行設定好的任務，例如自動寄出通知信、指派任務或封存文件。

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工作流程自動化的五大關鍵優勢

不論你身處哪個產業，導入工作流程自動化後，企業幾乎都能感受到效率與效益的雙重提升。以下是最明顯的五大好處：

1. 節省時間與成本

企業導入自動化的首要目的，就是為了省時間、也省錢。
過去那些每天都要重複執行的例行公事，現在只要設定一次，系統就能自動完成。

舉個例子，一位電商客服人員每週可能花 8 小時手動寄出訂單確認信、更新庫存、印出出貨標籤。
但如果這些任務交給自動化系統來處理，這 8 小時就能完全釋放出來。
公司可以因此每年節省約 5,000 美元的人事成本，或者把這些時間轉投入其他更有價值的業務發展。

2. 大幅降低人為錯誤

自動化的最大優勢之一，就是「它永遠不會忘記」。
只要流程設定正確，系統就會按照相同步驟執行每一項任務，不會打錯字、不會忘通知、不會漏信。

相反地，只要人工參與，錯誤的可能性就永遠存在——
例如資料輸入錯誤、漏寄郵件、或忘了更新任務狀態。
而自動化能確保所有任務都精準執行，讓團隊能放心把精力放在更有價值的工作上。

3. 溝通更順、更即時

「沒人跟我說啊！」是不是常聽到的話？
這種溝通落差往往是導致工作延誤或責任不清的元兇。

導入自動化後，這些問題會被徹底解決。
系統會在任務狀態改變時，自動發出通知——不論是電子郵件、即時訊息或看板更新——所有相關人員都能即時掌握最新狀況，不再錯過任何重要進度。

結果就是：協作更順暢、溝通更透明、效率自然倍增。

4. 團隊運作更有條理，不再遺漏任何細節

導入自動化之後，任務管理會變得更有組織、更可控。
系統會幫你確保每個任務都有人跟進、不會被卡住或遺漏。
舉個例子，假設一項任務分配給同事，但超過期限還沒完成，系統就會自動發出提醒，甚至直接通知主管接手處理。
這樣一來，就不再會出現「啊這件事怎麼沒人做？」的狀況。
自動化讓整個團隊井然有序，再也不用靠人工追蹤、手忙腳亂。

5. 輕鬆擴張業務，不怕人手不足

企業規模變大時，工作量一定會跟著增加。
但如果你有自動化系統，就不用擔心「人不夠」的問題。
舉個例子，假設你的電商業務突然接到兩倍訂單，只要更新一下「出貨標籤」的自動化設定，系統就能自動處理所有新增的訂單，不需要再多請人。
這就是自動化最強大的地方——它能隨著業務成長自由擴充，讓你在不增加成本的情況下，依然維持高效率。

9 個實際應用的工作流程自動化範例

自動化最迷人的地方，就是它幾乎可以應用在任何類型的業務上，幫助企業快速理清流程、節省人力並提升效率。以下是一些常見又實用的例子，作為你導入自動化的靈感起點——但實際上，能發揮的空間遠比這些還多。

1. 專案管理自動化

對專案經理來說，要同時掌握進度、預算與期限，絕對是一場耐力戰。這時候導入自動化工具，就能讓整個專案流程更順、更聰明。
舉例來說，當專案被分派出去時，系統會自動建立任務清單並分配負責人；到截止前一週，還會自動發送提醒信或通知。
同時，任務核准流程也能自動化，上一階段完成後，系統會自動更新狀態或產出報告，方便專案經理隨時掌握進度。
更棒的是，這些報告能直接生成給客戶或主管，省下繁瑣的整理時間。
結果就是——少了人工追蹤的壓力，專案更有條理、也更容易準時交付。

2. 銷售自動化：讓業務團隊把時間花在成交上，而不是瑣事上

對業務團隊來說，追蹤潛在客戶、寫信、更新系統這些重複性任務往往最耗時間。導入銷售自動化後，這些流程全都能交給系統處理，業務只需要專心談單、創造價值。

舉個例子：

• 當你結束一場客戶會議或電話，系統會自動寄出後續追蹤信件，不用再自己複製貼上模板。
• 如果潛在客戶在公司網站上填了表單，CRM 會自動建立一筆新名單，省下人工輸入的時間。
• 針對正在進行的交易，系統也會發出自動提醒，確保不會錯過重要行動或截止期限。
• 甚至在交易成功或失敗時，系統會即時通知團隊成員，讓所有人都掌握最新戰況。

這樣一來，業務就能把時間留給真正重要的事——成交更多單、建立更深的客戶關係。

3. 行銷自動化：讓你的行銷更聰明、更省力

行銷工作中總有一堆瑣事：寄信、更新名單、追蹤數據、催進度。透過自動化，這些通通能交給系統來處理。
舉例來說：

• 你可以根據客戶的行為自動發送行銷信件；
• 當有人在社群上與廣告互動時，CRM 會自動更新他們的資料；
• 行銷團隊也會在發佈內容或做社群貼文前收到提醒。
• 系統還能自動整理網站成效報告，讓你一目了然。

Omniscient Digital 創辦人 David Ly Khim 甚至提到，行銷人也能打造屬於自己的 SEO 自動化工具：像是幫內容自動加上內部連結、建立搜尋意圖計算機，或自動完成關鍵字研究初稿。這些工具讓非技術背景的行銷人也能像工程師一樣聰明操作，打開更多創意空間。

4. 財務自動化：讓報帳與對帳變得不再頭痛

財務團隊每天都要開發票、付帳單、更新報表，自動化能幫你節省大量時間。
舉例來說：

• 系統能自動生成發票寄給客戶
• 定期支付訂閱或帳單
• 甚至根據即時數據自動調整財報
• 你也可以設定自動付款計畫，不必再逐筆確認。

這樣一來，財務團隊就能把時間留給更有價值的分析與決策。

5. 電商自動化：少出錯、快出貨、顧客更滿意

對電商來說，效率就是關鍵。自動化能幫你同步庫存、加速出貨、提升顧客體驗。

• 當顧客下單後，系統會自動寄出含追蹤編號的出貨信
• 並即時更新各平台庫存
• 若顧客放棄購物車或瀏覽促銷頁，系統會自動觸發行銷信件。
• 甚至訂單生成後，出貨標籤都能自動列印與貼上——完全不需人工操作。

6. 產品開發自動化：加速上市、提升品質

在產品研發階段，自動化能幫團隊節省大量測試與協作時間。

• 像是自動測試程式錯誤
• 生成技術文件與報告
• 當新功能上線或 bug 修復完成時，系統會即時通知開發人員。
• 在敏捷開發（Agile）流程中，自動化也能即時更新任務狀態、提醒相關人員變更，讓跨部門合作更順暢。
  最終目標是——更快推出產品、更穩定、更高品質。

7. 人資自動化：從入職到離職，都能更流暢

HR 的工作繁雜又瑣碎，自動化能幫團隊大幅減少行政負擔，讓人資流程更流暢。

• 像是新進員工一報到，就會自動收到歡迎信與需要填寫的文件
• 內部推薦制度也能自動追蹤推薦進度與獎勵，減少人工統計的麻煩。
• 另外，系統會自動提醒主管與員工進行績效評估或完成培訓課程；
• 而離職流程則可自動撤銷系統權限、安排資產歸還，讓整個過程更安全、快速又有條理。

8. IT 自動化：少錯誤、快回應，IT 支援更即時

IT 團隊每天都在和時間賽跑，尤其遇到伺服器當機、網路異常這類緊急狀況。

• 自動化能幫他們即時建立服務單
• 根據問題類型自動分派給合適的工程師處理
• 還能即時通知受影響的使用者狀態更新。
• 若問題沒在時限內解決，系統也會自動升級通報給更高層主管。

這樣一來，IT 團隊不僅能減少人為錯誤，也能更快恢復系統運作。

9. 客戶服務自動化：讓每一次互動都更順暢

顧客最怕等太久。導入自動化後，從 onboarding 到售後服務都能更高效。

• 新客戶註冊後，系統會立即寄出歡迎信與教學影片，幫助快速上手；
• 客服中心則能根據問題類型，自動把訊息分配給最合適的客服人員，避免顧客被轉來轉去。
• 互動結束後，系統還會自動寄出滿意度調查問卷，蒐集意見以提升服務品質。
• 更棒的是，追蹤進度、回覆通知、問題更新這些流程也能全自動完成，確保顧客從頭到尾都感受到一致且專業的服務體驗。

7 個打造完美自動化流程的關鍵做法

自動化能讓企業更快、更聰明地運作，但別以為只是「按個開關」就能搞定。要讓它真正發揮價值，得先有策略、有步驟地導入。以下這 7 招，能幫你打造一套穩定又高效的自動化系統。

1. 找出流程中最浪費時間的環節

在開始導入自動化之前，先停下來想一想：「我的團隊每天到底把時間浪費在哪裡？」
是不是有人每天都在重複填資料、抄報表、寄提醒信？這些就是最佳的自動化切入點。別急著把所有手動流程都「機械化」，先挑那些最佔時間、最沒附加價值的任務下手，才會看到最大效益。

2. 把關鍵成員都拉進來

導入自動化不只是技術問題，更是團隊協作的過程。別閉門造車——記得和主管、部門主管、第一線員工聊聊他們的痛點。客服團隊尤其值得訪談，因為他們最能看出目前流程是否拖慢客戶體驗。

3. 先畫出完整流程圖，再決定怎麼自動化

確定目標流程後，把每一步拆解出來，思考「哪些可以自動處理、哪些還要人工介入」。
這時可以善用生成式 AI 幫忙規劃。
例如，一家飯店想提供回頭客專屬折扣，就可以請 AI 列出整個作業流程：

• 先搜尋過去三個月內入住的客人
• 檢查是否符合折扣條件（入住天數、房型等）
• 產生折扣碼
• 自動寄出優惠信
• 若兩週內未使用，再自動發送提醒信。

這些步驟透過設定觸發條件與規則，全都能自動完成，不需要人工操作。

小提示：自動化不是要「取代人」，而是讓人專注在更有策略性的工作，比如分析、決策、創新。

4. 從一小步開始，別急著全自動化

自動化不是比快，看的是精準與成效。別急著一次做完所有改造，先挑 1～2 個最花時間又最無聊的任務試試看，例如：「提醒同事任務狀態」、「在不同系統裡重複輸入進度」這類工作。
只要一個簡單的自動化設定，就能幫你把這些瑣事全搞定。先從小規模試行、觀察成果，再慢慢擴大，會比一開始就大改容易得多。

5. 帶著團隊一起學，不要讓他們覺得被取代

自動化多少會改變工作內容，有些人難免會擔心：「我的工作是不是要被 AI 拿走？」
但根據 LinkedIn 的調查，其實有 80% 的人都想學習如何把 AI 用在工作上。
所以關鍵是——別讓自動化成為壓力，而要讓它成為升級。

主管要主動說清楚：

• 新的自動化流程怎麼跑
• 哪些地方仍需要人工參與
• 公司會提供哪些學習資源與培訓
• 節省下來的時間可以投入在哪些更有價值的任務上

換句話說，讓團隊知道：自動化不是取代他們，而是讓他們更強。

6. 持續觀察、優化流程，就像飛行員監控自動駕駛

別以為流程自動化後就能「放生」。它需要持續檢視與微調。
網安專家 Crystal Morin 用飛行來比喻最貼切：「飛機雖然能自動駕駛，但飛行員從不打瞌睡，他們會全程監控系統運作。」

你可以設定一些 KPI 來監測表現，例如：

• 任務完成時間是否縮短
• 自動化與人工的成本差距
• 自動化後出錯的次數有沒有下降
• 員工或客戶對新流程的滿意度

記得定期回顧，調整參數，讓你的系統越來越聰明。

7. 機器很聰明，但有些事還是得靠人

不是所有事都適合交給機器。當需要同理心、判斷力或情感理解時，人類永遠是關鍵。
想像一位客戶寫信抱怨問題，他要的不是冷冰冰的制式回信，而是一封真誠的、有感覺的回覆。

因此，許多企業都採用「人機協作（HITL）」模式——讓自動化系統處理例行任務，而由人負責需要創意或人際互動的部分。
這樣做的好處是：效率與溫度兼得。機器省時間，人類創價值。這才是最理想的自動化境界。

工作流程自動化工具該具備哪些關鍵功能？

現在的自動化工具琳瑯滿目，從小型創業團隊到大型企業都能找到適合的方案。但重點是——你到底需要什麼樣的功能，才能讓自動化真正發揮效益？

如果你想打造高效率又能規模化運作的自動化系統，以下這些能力絕對是關鍵。而好消息是，這些功能在 monday work management 裡全都一應俱全。

即時洞察 × 企業級透明度

自動化最大的價值，不只是「幫你做事」，而是讓你「看得更清楚」。
有了即時洞察，你能立即掌握流程進度、發現瓶頸，並在問題還沒擴大前就調整策略。

以 monday work management 為例，它能讓你在任何時間點看到整個流程的狀態。
假如你的採購自動化流程突然卡關，系統會立刻發出提醒，讓你回溯上一步操作、檢視是哪個環節出錯。
這樣一來，你不用花時間翻信件或追責任，系統會直接把答案送到你面前。

簡單說——它讓你的決策更快、回應更精準、運作更順暢。

零門檻上手，自動化也能輕鬆玩

別以為自動化一定要會寫程式。現在，就算你完全沒有技術背景，也能靠 monday work management 輕鬆打造流暢又專業的自動化流程。

這個平台是無程式碼（no-code）或低程式碼（low-code）設計，介面直覺、操作簡單，誰都能上手。
不管你在 HR、財務、法務，還是任何部門，都能用內建的模組自由組合、客製專屬的自動化流程。

換句話說——不需要 IT 幫忙，你就能自己打造一套聰明又順手的工作系統。
真正做到：人人都是自動化高手。

想怎麼監控，就怎麼看——完全照你的節奏來

每家企業都有獨特的工作方式，沒有人比你更了解自己的流程。所以，自動化系統應該跟著你走，而不是逼你改變。
在 monday work management 裡，你可以用拖拉（drag-and-drop）功能輕鬆設計屬於自己的自動化流程，還能建立專屬儀表板，想看什麼資料、怎麼看，全由你決定。

不論你喜歡圖表檢視、表格檢視、進度條、日曆或 KPI 儀表，都能自由組合。平台提供 27+ 種視圖、36+ 欄位與 25+ 種小工具，讓每個部門都能以最順手的方式監控流程。

簡單說，就是讓你「用自己的方式掌控一切」，而不是被系統限制。

跟你愛用的工具完美連動，效率直接翻倍

最厲害的自動化平台，不是要你丟掉原本的工具，而是幫你把所有工具串成一條龍。
不論你用的是 Gmail、Slack、Jira、或 CRM 系統，只要整合起來，資料就能自動流通，無需重複輸入或手動搬資料。

monday work management 可以與超過 200 種應用程式 無縫連結，包括 Zendesk、Salesforce、Zoom、HubSpot、Jira、Dropbox 等常見企業級工具。
這代表你的郵件、會議、專案、銷售紀錄都能同步更新，所有資訊都在同一個平台上流動。

結果是什麼？更順的流程、更少的錯誤、更高的效率。
你不只「省力」，而是「讓整個企業都變聰明」。

隨時隨地自動化，讓工作 24 小時不中斷

在這個講求速度的時代，誰還想被辦公室綁住？
真正強大的自動化系統，應該讓你能在任何時間、任何地點，都能查看、修改或新增流程。
一個行動友善、反應快速的介面，能讓你的團隊用手機就能完成流程優化，不論在出差、通勤還是在家，都能確保業務持續運轉。

而這正是 monday work management 的強項。
它不只是幫你自動化工作，而是給你一整套「讓策略變成果」的工具。
無論是大型企業還是成長型團隊，都能用最少的時間、預算與人力，創造最大的產出。

行動工作、即時掌控、自動運行——這就是現代化企業該有的節奏。

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