如果你已經找到了執行內部流程的理想方式，那麼將這些步驟紀錄下來，讓團隊可以一次又一次地複製成功流程，就是非常合理的做法。而這正是「標準作業流程文件」（SOP）發揮功用的地方，它不只提升效率，也能幫助企業遵循相關規範。
什麼是 SOP（標準作業流程）？
SOP 是一種工作參考手冊，它明確說明「我們公司是怎麼做這件事的」。與其說是額外的行政文件，不如說它是確保一致性和穩定成果的關鍵。舉例來說，一家活動企劃公司可能會建立一份 SOP，作為舉辦活動（像是會議、婚禮或公司聚會）的操作指南，內容包含：
- 與客戶溝通
- 活動預算規劃
- 場地選擇
- 廠商聯繫
- 現場執行流程
有了 SOP，活動團隊就能用一套標準的流程規劃活動，不但提升品質，也更有效運用資源、減少錯誤、確保安全措施都能到位。
什麼是 SOP 範本？
簡單說，SOP 是用來記錄內部流程的文件，它會列出清楚的步驟，教你怎麼完成特定任務，目的就是為了建立一個可複製、可標準化的作業模式。你可以用現成的 SOP 範本來撰寫，也可以將自己新寫好的 SOP 存成公司日後使用的模板。
根據流程的複雜度，你可以用清單、步驟引導、層級式條列、流程圖等不同方式來設計 SOP。不論形式為何，內容都應該有詳細的操作說明，並搭配所需資源或延伸參考資料。
這篇文章將會帶你一步步把公司內部流程轉換成 SOP，也會分享 monday.com 免費又好用的 SOP 範本，讓你馬上開始撰寫工作標準流程，快速推動內部制度化。
為什麼要使用 SOP 範本？
在工作中導入 SOP 範本，對企業流程有很多實際好處，包括：
- 提供一致性的執行指引
- 改善品質控管與標準化流程
- 支援公司內部的安全規範，避免潛在風險
- 降低錯誤率，節省時間與成本
- 簡化稽核流程
- 縮短新員工訓練所需時間
- 協助符合法規與合約要求
- 團隊成員間更順暢地銜接工作
如果你使用的是 monday.com 的 SOP 範本，它可以根據不同需求輕鬆客製化。這個「政策與流程模板」設計直覺，能協助你的團隊快速紀錄、優化與傳承工作方法。
如何撰寫一份有效的 SOP：五步驟指南
每一份 SOP 都應該根據實際業務需求量身訂做，但整體的撰寫流程基本上可分為以下幾步：
第一步：先想清楚這份 SOP 的目的
大多數 SOP 的核心目標就是提供「清楚一致」的操作指引。首先你要思考 SOP 的讀者是誰？寫這份文件是為了解決什麼問題？比方說，人資部門想為新進員工設計一份 SOP，內容就應包括：如何快速引導新人了解公司文化、制度與操作規範。
第二步：包含 SOP 的主要架構元素
一份完整的 SOP 文件通常要具備這些內容：
- 標題：清楚表明這是什麼作業流程文件
- 範圍與目的：說明這份 SOP 的適用範圍與目標
- 角色與職責：列出每個步驟中誰負責什麼任務
- 操作流程：詳細列出每個步驟（這是 SOP 的重點）
- 相關文件：連結或提供參考資料（如訓練手冊）
- 定義說明：解釋術語、縮寫，避免誤解
- 執行時限：每個步驟的理想完成時間
- 品質標準：標示要符合的業界或公司標準
- 版本紀錄：記下文件更新時間，讓使用者知道是否為最新版
- 簽核欄位：讓主管簽名，確認 SOP 的有效性與責任歸屬
第三步：選擇適合的 SOP 格式
根據 SOP 的性質與複雜度，你可以選擇下列四種格式之一：
- 核對清單（Checklist）：可彈性調整順序，適合快速檢查任務完成度，適用於各種情境。
圖片來源：VENNGAGE
- 逐步說明（Step-by-step）：每個步驟需按順序執行，常用於技術支援、製造流程操作等需精準執行的場景。
圖片來源：toggl blog
- 階層式結構（Hierarchical）：適合較複雜的流程，像是涉及多層審核的制度變更。你可以用編號方式標示小步驟，例如 1a、1b、2.1、2.2 等。
圖片來源：econoshift
- 流程圖（Flowchart）：當流程有不同結果、要根據情況決定下一步時，流程圖會是最好的選擇。例如客服判斷流程、故障排除 SOP 等。
圖片來源：zenflowchart
第四步：撰寫 SOP 的實際內容
在動筆之前，先擬好大綱，並與實際參與流程的團隊成員深入訪談，確保你理解這項工作的完整開端與結束，避免和其他 SOP 重複或重疊。確認流程架構後，就可以正式撰寫 SOP 了。
第五步：定期檢視與更新
——「標準作業程序（SOP）不是寫好就一成不變的，它會隨著業務需求與時俱進。只要定期檢討，就能建立起追求進步的文化，進而激發創新，讓每個流程都越來越完善。」
SOP 必須與時俱進，流程有一點改變，就要在文件中反映。根據業務性質，你可以設定 SOP 的檢視週期（例如每季一次或每年一次）。在 monday.com 上，你也可以自動設定提醒通知，確保不會忘記更新 SOP，保持流程文件的準確性與合規性。
monday.com 的 SOP 範本功能特色
monday.com 提供了一份「政策與作業程序範本」（Policy Procedure Template），是一個絕佳的 SOP 撰寫起點。這份範本能幫助你的員工清楚理解公司的最佳實踐流程，同時減少人為錯誤的風險。以下是你在建立內部流程時，會愛上的幾個主要功能：
1. 團隊規劃與協作
所有參與 SOP 撰寫的利害關係人，都可以在同一個平台中共同作業、分享筆記與最新更新，確保每個人都掌握正確資訊，有效建立完整的 SOP 文件。
2. 多種檢視方式
這個範本包含「看板視圖」與「文件視圖」，讓不同角色的使用者能以最直觀的方式檢視資料。例如，你可以利用「時間軸檢視」快速了解有哪些工作即將到期。
3. 自動化提醒
你可以設定自動提醒，讓 SOP 的審核工作不會被遺忘。例如，你可以建立一條自動化流程，於 SOP 上次更新六個月後，自動寄出 email 通知負責審核的人員。
4. 強大的整合能力
monday.com 提供超過 72 種應用整合，讓你無需切換畫面就能取得所有所需資訊。例如，你可以與 Gmail 或 Slack 連結以集中溝通訊息，與 Google Calendar 整合以管理時程，也能與 Microsoft Word 結合以檢視、編輯你的 SOP 文件。
整體來說，這套「政策與作業程序範本」操作直覺又靈活，讓團隊可以有信心地規劃並執行每一個工作流程。若你想了解更多關於如何提升效率與任務追蹤的功能，歡迎免費試用 monday.com。
SOP 範本的延伸應用範本
一份規劃完善的 SOP 模板，能有效縮短新員工訓練時間，並幫助團隊成員清楚了解應遵循的流程與公司政策。除了 SOP 模板本身之外，monday.com 還提供其他實用範本，幫助你提升工作效率與員工成長。
📌 專案流程範本（Project Workflow Template）
這份範本能讓你統整與視覺化各個專案面向，讓團隊成員都能即時掌握最新進度。你可以根據業務需求自訂範本內容，並加入你團隊需要的功能。例如，你可以為每個任務分派多位負責人，確保每個人都知道自己要完成哪些工作，避免流程中斷。
📌 員工訓練計畫範本（Training Plan Template）
這份免費範本幫助你規劃並加速新進員工的培訓流程。除了說明公司政策與基本流程外，這份訓練計畫也涵蓋了安全守則、主管訓練、多元共融等主題。由於員工訓練與 SOP 文件有一定程度的重疊，因此你可以搭配使用這兩個範本，更有效地管理新人上線與日常工作指引。
這些額外的範本能幫助你把公司的 SOP 文件做得更完整、更有系統。如果你在思考 SOP 範本裡到底該放哪些重點，不妨先看看下面這些關於標準作業程序和相關範本的常見問題，會對你很有幫助。
SOP（標準作業程序）格式是指該文件的結構與資訊呈現方式。你可以選擇用階層式、流程圖、清單式或逐步指引等格式來撰寫 SOP。無論你採用哪一種格式，SOP 一開始都應該有一段簡要的流程或程序概述，接著列出各個執行步驟，並補充相關文件與資源的摘要。最合適的 SOP 格式取決於你所要記錄的作業流程或程序的複雜程度與性質。 撰寫 SOP 文件的人通常需具備規劃工作流程與制度的經驗。這個角色多半由企業管理層擔任，但也可能包含具備專業技能的相關人員。SOP 撰寫者不一定要直接參與所記錄的流程，若剛好有相關經驗則更理想。如有需要，也可以邀請其他利害關係人提供實務經驗或建議，以確保 SOP 的準確性與完整性。 SOP 是用來描述「如何執行」某項特定作業或任務的操作文件；而政策（Policy）則是由管理階層所制定的規範或原則，用來界定組織內部的行為標準。雖然政策的內容可能比 SOP 更具概括性，但你在撰寫 SOP 時，仍應確保其遵循所有相關的公司政策規範。常見問題
什麼是 SOP 格式？
誰負責撰寫 SOP？
SOP 與政策（Policy）有何不同？
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