5 個簡單步驟教你做出專案時程表，專業模板直接讓你用！

一份好的專案時程表，雖然不見得能保證專案百分百成功，但它絕對能讓你的專案準時、守住預算，或者至少避免專案脫軌。不過很可惜，還是有不少公司到現在還沒好好利用工具，來規劃、整理甚至優化他們的專案時程。

這篇文章會帶你搞懂，如何正確掌握專案範疇和關鍵要素，做出一份實用的專案時程表。我們也會教你如何透過 monday work management，快速又有效率地把專案時程安排得井然有序。

開始使用

專案時程表是什麼？

簡單來說，專案時程表就是一種幫助團隊掌握專案時間進度的工具或圖表，能從專案啟動一路規劃到完成。

它會把專案計劃視覺化，清楚標出任務順序、開始和結束時間，以及所需天數。更完整的時程表，還會包括重要里程碑、任務之間的相依關係，還有其他可以用來追蹤專案進度的重要資訊。

舉個例子來說，假如你是建設公司要蓋新房子，那時程表就會標出什麼時候該申請建築執照、什麼時候要打地基、鋪屋頂、完成室內裝潢。透過這樣的規劃，才能確保專案準時完成，還能避免預算爆表。

為什麼專案時程表這麼重要？

時程表的存在，能讓專案從頭到尾都有條理不混亂。如果缺少這樣的計畫藍圖，專案很容易亂成一團，任務被遺漏、截止時間也很難守住。這裡整理幾個使用時程表的關鍵好處：

• 讓專案方向更清晰： 時程表就像專案的導航圖，讓團隊成員隨時知道自己在做什麼、下一步該做什麼。不但能掌握整體進度，也能清楚對照每個里程碑的完成情況。
  
• 避免工作混亂： 當你開始畫時程表時，就會自然地把大專案拆解成好管理的小階段。這樣做能避免範疇蔓延、任務漏掉，讓所有細節都能有條不紊地處理好。
  
• 預先發現風險與瓶頸： 有了完整的時程表，你可以提前預測哪些環節可能卡關、哪些資源會不足。掌握這些潛在問題後，你就能制定備案，避免專案臨時出狀況。

為什麼要用專案時程表？好處多到你想不到！

剛剛講了基本原因，現在我們來深入聊聊，專案時程表對團隊、專案經理，甚至利益相關人（像老闆或客戶）有多大的幫助：

溝通、協作更順暢
專案時程表不只是自己看的，它是要給整個團隊共享的。當大家都知道接下來要做什麼、要怎麼配合，自然就能保持步調一致，少走冤枉路。

資源配置變得超有效率
不管專案多大、多小，都需要精打細算。需要多少人手？預算夠不夠？哪些工具能讓進度推得更快？有了清楚的時程表，專案經理排班調度就輕鬆多了，資源也能發揮最大效益。

每個人責任更明確
把任務和截止日期分配到個人身上，不但能建立責任感，也能讓大家更專注。專案流程規劃清楚後，每個人都知道該做什麼、什麼時候要完成，效率自然提高。

提前預防風險
透過時程表，團隊可以提前察覺問題，還來得及調整計畫。專案經理也能靈活調度，必要時重新排任務、重新分配資源或調整優先順序，避免危機發生。

讓客戶與高層更放心
不管是對客戶還是公司高層，透明度和信任感都很重要。有了時程表，大家都能清楚了解專案的進度，對交付結果有信心，也願意持續投入資源支持。

常見的專案時程表種類有哪些？

時程表的形式百百種，端看你的專案需求或你個人偏好哪種視覺化方式。

這裡整理幾種最常見的類型給你參考：

1. 甘特圖

甘特圖算是時程表中的經典，用條形圖把任務安排視覺化，清楚呈現任務時間與順序，還能標示任務間的相依關係。

2. 里程碑圖

顧名思義，就是依照專案的重要里程碑來設計時程表。這種圖表適合掌握大方向，隨著專案進展持續更新，幫你輕鬆鎖定潛在風險。

3. 流程圖

流程圖會用步驟的方式，展示任務之間的連動關係，幫助你梳理工作流程，知道每一步要接什麼工作。

4. 關鍵路徑法（CPM）

這是專案管理界的經典技巧，用來找出必須優先完成、影響進度最大的任務路徑。能幫你預先辨識可能拖延的環節。

5. PERT 圖

PERT 圖則更強調分析專案所有必要任務，幫助你識別風險，並提升專案效率，特別適合大型或複雜的專案使用。

6. 歷史時程表

這種圖表會按時間軸排列專案的重大事件與里程碑，很適合用來回顧專案進展、強調階段性成就或關鍵決策。

7. 垂直圖表時程表

用垂直方式展開專案進度，適合資訊量大、數據豐富的專案，例如財務規劃或研究型專案。能輕鬆看到進度變化、收益或損失等趨勢。

8. 看板時程表

熟悉敏捷開發的團隊一定知道看板。這種時程表會把任務拆成小目標，在短周期（Sprint）內完成。看板讓團隊專注一件事一件事完成，同時又能掌握整體進度。

專案時程表到底要包含哪些內容？

如果你想做出一份有效又好用的專案時程表，這幾個重點絕對不能少：

• 專案開始和結束時間： 很基本，但很重要！清楚標註整個專案的起始與截止日期。
  
• 完整的任務清單： 把專案裡要做的所有任務一項一項列出來。
  
• 每個任務的起訖時間： 確定每個任務從哪天開始、哪天結束。
  
• 任務所需時間： 每個任務大概要花多久完成。
  
• 里程碑： 專案裡的重大進展或關鍵事件，例如完成一大塊工作或交付核心成果。
  
• 任務相依關係： 哪些任務要先完成，哪些任務又要等前面的工作做完才能開始。
  

實用範例：專案時程表長這樣！

應用程式開發專案（六個月計畫）

• 1~4 週：規劃與研究
  • 確定專案範圍、需求與使用者故事
  • 做市場調查，了解競爭對手
  • 訂好時間表與里程碑
• 5~8 週：設計階段
  • 畫出線框圖，製作原型
  • 完成 UI/UX 設計
  • 讓客戶審核、確認方向
• 9~16 週：開發階段
  • 前端、後端同步開發
  • 完成重點功能（登入系統、資料庫串接）
  • 持續測試與品質把關
• 17~20 週：測試與除錯
  • 全面測試功能完整性
  • 做性能優化
  • 修正 bug，優化使用者體驗
• 21~24 週：上線與後續支援
  • 進行 Beta 測試並收集回饋
  • 最後優化並正式上線
  • 上線後持續監控並提供支援

產品上市行銷活動（五到六個月）

• 第 1 個月：研究與策略制定
  • 了解市場與競品
  • 設定活動目標與關鍵成效指標
  • 定義目標客群與顧客輪廓
• 第 2 個月：內容製作
  • 製作影片、橫幅、部落格等行銷素材
  • 部署社群與電子郵件行銷
  • 更新網站並設計著陸頁
• 第 3~4 個月：活動執行
  • 投放廣告（Google、Facebook 等）
  • 啟動合作行銷與網紅合作
  • 持續優化活動成效
• 第 5 個月：成果檢討
  • 分析活動數據，看有沒有達到 KPI
  • 整理顧客回饋
  • 做好成效報告，規劃下一步行銷策略

企業大型會議規劃（九個月準備期）

• 第 1~2 個月：初期規劃
  • 明確訂下活動目標
  • 預算編列，成立專案小組
  • 敲定場地與日期
• 第 3~4 個月：廠商確認
  • 選定餐飲、影音、佈置等合作廠商
  • 確認講者陣容與活動流程
  • 開放報名
• 第 5~6 個月：行銷推廣與後勤準備
  • 推出行銷活動（Email、社群）
  • 安排交通住宿與其他後勤細節
  • 確保取得所有必要證照與保險
• 第 7~8 個月：最終確認
  • 勘查場地、測試設備
  • 確認所有印刷品就緒
  • 與講者與廠商再次確認所有流程
• 第 9 個月：活動當天與活動後檢討
  • 現場執行（場地佈置、講者聯繫、來賓報到）
  • 活動結束後收集回饋
  • 結算預算，完成成果報告

5 步驟教你做出實用的專案時程表

現在你應該已經對專案時程表有基本概念了吧？接下來就要來實戰啦！規劃階段可是關鍵中的關鍵。

把規劃做扎實，不但能提升效率，還能逼自己完整考慮預算、資源、人力配置，以及每個階段的開始與結束時間。講白一點，事先計畫越完整，執行起來就越順手，也比較能避免半路出狀況。

來看看這 5 個步驟，帶你搞定一份高效又實用的專案時程表：

1. 先搞清楚目標和備案

專案一開始，你就要先釐清最終要交付的成果是什麼，還有誰負責什麼任務。這樣安排時程表的時候，才不會亂成一團，也能抓出真正的優先順序。同時，這階段也很適合順便寫一份工作說明書（SOW），把要交付的內容和時間排程都寫清楚。

當然，備案一定要有，因為計畫永遠趕不上變化。預想一下可能會遇到的問題，想好應對方案，做起事來才會比較安心。

2. 把大專案拆成小目標

龐大的專案看起來可能很嚇人，所以最好拆解成好消化的小任務。這時，工作分解結構（WBS）就超好用啦。

簡單來說，WBS 就是把複雜的任務分解成一張「待辦清單」，幫你逐項確認任務完成情況，還能標出任務彼此間的依賴關係。

如果你用的是 monday work management，就能很輕鬆地照這個邏輯建立工作板！

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3. 替每個任務設定截止日

任務拆小之後，還要記得評估每件事所需的時間和預算，看看是否合理。

你可以問自己幾個問題：

• 預算夠不夠？
  
• 團隊有沒有相關技能？
  
• 團隊時間排得開嗎？
  

搞清楚這些之後，就可以開始為每項任務設定具體的截止日期，這時候專案時程表的輪廓就逐漸清晰了。用專案管理工具來做這件事會事半功倍，因為可以邊做邊調整。

在 monday work management 裡，你可以用基礎工作板追蹤所有任務和里程碑，再設置欄位指派任務負責人，還能設置任務依賴，掌握任務之間的關聯。

4. 製作專案時程圖表

有了工作板，接下來就是用時間軸欄位把專案視覺化。它能清楚展現每項任務的時程分布，以及團隊的整體作業時程。

圖表一拉開，你就能直觀看到任務要做多久，哪些還沒做、哪些正在進行，還能追蹤好幾天、幾週，甚至幾個月甚至一整年的進展。

填入越多資訊，例如任務名稱、日期、負責團隊或人員、任務依賴關係等等，你就能越輕鬆地掌控專案的整體走向。

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5. 記得分享給所有相關的人員！

別忘了，專案時程表不是做完就丟著不管的，它應該是個「活文件」，要隨時保持最新，讓大家都能隨時查閱。

當你完成第一版時程表後，記得開個團隊會議，讓大家對專案流程有共識。同時也要分享給利害關係人，讓他們清楚掌握專案進度，大家一起推動專案前進。

讓專案時程表發揮最大效益的 3 個實用技巧

時程表做好也分享給團隊了，下一步呢？記得善用這三個簡單又實用的做法，讓整個團隊對專案進度有一致的認知和行動：

把時程表當成團隊的溝通中心

時程表不只是規劃用的，它應該是團隊與利害關係人溝通的第一工具。鼓勵大家有問題就先看時程表，更新進度、任務截止日和專案狀態都找得到，這樣就不會一堆 Email 和訊息來回問東問西。

讓時程表跟著專案一起成長

再好的溝通，也得建立在時程表夠即時的前提下。專案變動難免，時程表不能放著不管，否則一下子就過時了。記得常常更新，把任務完成狀態、優先順序調整等變化即時反映出來，這樣才能保持資訊正確。

善用時程表數據，看懂專案趨勢

別小看你的時程表，它也是一座數據寶庫！多花點時間分析，你就能發現團隊在任務執行時的效率瓶頸，或者專案到底哪裡拖了後腿。比方說，某些任務是不是經常 delay？某些資源是不是老是被排太滿？這些寶貴的數據可以幫助你未來做更精準的時間預估和資源配置。

挑選專案時程表軟體，這 5 個功能必不可少！

專案時程表軟體選擇很多，但並非每一款都適合你。挑之前，記得檢查這些重點功能：

介面要直覺，操作要輕鬆

就算功能再強大，如果不好用，團隊也不會願意天天更新。選擇簡單好上手的系統，才能確保大家真正使用它。

任務之間能建立依賴關係

專案任務常常前後相扣，能輕鬆設定任務順序與依賴關係，對時程表的準確度很關鍵。這樣才不會每次調整時都得手動調半天。

即時同步更新

多人一起更新時程表時，變動一定要能即時同步。這樣才能避免不同成員用的資料版本不一致，導致任務重疊或截止日誤會。

手機也能輕鬆操作

團隊不可能時時都坐在辦公桌前。支援手機存取，可以讓成員即使在外、出差或現場工作時，也能隨時查看或更新時程表。

與其他工具無縫整合

最好是能和你現在常用的工具整合，比方說 Slack 通知、Google 文件嵌入等等。這樣不但能減少跳轉不同平台的麻煩，也能提升團隊的使用率。

用 monday work management，專案時程穩穩掌握

想要做出一份整個團隊都愛用的專案時程表？monday work management 絕對是你的好幫手！我們的時程管理工具，例如甘特圖，可以讓專案的每個階段都變得透明又清晰，團隊成員隨時都知道自己該做什麼。

來看看為什麼 monday work management 能成為打造專案時程表的超強平台：

套用時程範本，省時又省力

透過直覺化的操作介面，你可以輕鬆把目標視覺化，搭配任務管理工具一起追蹤專案各階段進度。像這樣，專案時程範本就能幫你快速上手。

所有重要日期盡在掌握，你可以為專案設定精確時間，有需要的時候還能彈性調整任務排程。而且，深入的分析報表幫你洞察專案動態，還能一鍵匯出成 Excel，方便後續進一步分析。

輕鬆追蹤里程碑，不怕遺漏關鍵任務

時程表可以幫你掌握任務整體時間範圍，而專案里程碑則標記出那些「一定要完成」的重要節點。用 monday work management，不管是時間範圍還是里程碑進度，你都能一手掌握。

在主要表格檢視中，里程碑會用鑽石符號標示。如果切換到時間軸欄位的截止日模式，完成的里程碑會顯示成綠色鑽石，逾期的則變成紅色，隨時提醒你注意重要交付進度。

時間軸篩選器，讓你聚焦關鍵資訊

當專案變得複雜、任務和參與人員變多時，時程表有時候也會看得人眼花撩亂。

為了避免這種情況，monday work management 提供時間軸篩選功能。你可以依照需求篩選顯示資訊，專注查看對你最有用的內容。

你可以選擇臨時篩選，也可以保存常用篩選條件，之後就能快速查詢。只要點一下漏斗圖示，馬上就能設定你要看的內容。

不只如此，monday work management 還有一堆強大的功能，包括：

• 超過 36 種自訂欄位類型，幫助你簡化複雜的專案流程，打造專屬工作流程
  
• 超過 27 種視覺化檢視方式，包括時間軸與甘特圖等多種選擇
  
• 自動化工作流程，減少人為疏漏，省時又高效，讓團隊專注在最重要的事情上
  
• 超過 72 種整合工具，讓你的系統全面串聯，不用再重複輸入資料
  
• 強大的即時溝通工具，讓團隊與利害關係人都能隨時掌握專案最新進展
  

用 monday work management，你就能輕鬆追蹤多個專案，重要里程碑一覽無遺，整個流程都變得更簡單又有效率。

開始使用

輕鬆上手，幾分鐘搞定你的專案時程表

不管你選擇什麼樣的專案時程表，最重要的是要讓所有專案相關人員都能接受，並且願意使用這套時程管理工具。這就需要一個既能彈性自訂，又有多種視覺化呈現方式的平台，這樣大家才能看得懂、用得習慣。

不論你是專案經理、團隊成員，還是其他專案參與者，monday work management 都能幫上大忙。操作簡單又直覺，讓你不用花太多時間學習，就能迅速規劃好你的專案時程，專案也能更快順利啟動。

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