打造成功專案的第一步！2025 最新免費專案模板＋計畫書寫作秘訣公開

「我最愛看到計畫順利成形的時刻了。」
這句出自經典影集《天龍特攻隊》的名台詞，也恰好點出了成功專案背後最關鍵的那件事——一份清楚又有行動力的計畫書。不論你是在啟動新產品、重整團隊流程，還是推動複雜跨部門協作，沒有一份好計畫，真的寸步難行。

你可能很難想像《天龍特攻隊》會坐下來列出交付物與任務相依關係圖，但在現實中，這正是專案經理們帶領團隊走向目標的起點。

這篇文章會帶你一步步走過如何建立一份真正實用的專案計畫書（而不是那種只放在資料夾裡、誰都不看的文件），並加碼送上 5 套免費的 monday work management 預建模板，幫你快速進入狀況。

開始使用

專案計畫(Project plan)是什麼？

簡單來說，專案計畫就是一份指引團隊從起點到終點的藍圖。它會涵蓋專案的目標、時程、所需資源、重要活動與範疇等關鍵要素。這份計畫會隨著專案進行逐步更新，確保所有團隊成員與利害關係人都走在正確的方向上，也明白自己在這場戰役中的角色。

以下這些名詞你可能曾聽過，但它們的意涵與用途其實各有不同：

專案計畫 vs. 工作計畫（Work Plan）

工作計畫通常規模較小，用來拆解特定任務的執行方式，重點是「怎麼做」。但專案計畫則是整體專案的主架構，從願景、目標、到資源與風險控管，全面涵蓋。

專案計畫 vs. 專案章程（Project Charter）

專案章程是整個專案的起點，會在正式啟動前建立，並送交高層核准。裡面會簡單說明為什麼要做這個專案、有誰參與、需要什麼資源。當章程被核可後，接下來才會進入細節更完整的專案計畫撰寫階段。

專案計畫 vs. 專案範疇（Project Scope）

專案範疇是專案計畫的一部分，它明確劃定「我們要做什麼、不做什麼」，避免任務一路膨脹卻又沒有人說停。這部分通常會透過「範疇聲明（Scope Statement）」、「WBS（工作分解結構）」等文件來定義。

專案計畫 vs. WBS（工作分解結構）

WBS (Work Breakdown Structure) 是把大目標拆解成小任務的結構圖，方便團隊逐步執行。它是實作層面的重點工具，也是你將整個計畫落實的關鍵橋樑。

專案計畫 vs. 敏捷專案（Agile Project）

傳統的專案計畫通常遵循瀑布式流程，階段一做完才進入階段二。而敏捷專案則強調快速、彈性與迭代，強調團隊不斷交付小成果、即時回饋再優化。雖然敏捷最常見於軟體開發，但其實各類型專案都能導入。

一份完整的專案計畫應該包含什麼？

要讓專案計畫真正發揮效用，內容必須清楚、全面。以下是理想計畫書中不可缺少的幾個重點元素：

目標與範疇：定義這個專案的主要任務與交付成果是什麼、預期要達到的目標是什麼。同時也要明確說清楚「不包含什麼」，避免日後任務不斷膨脹，這也就是常說的範疇潛變(Scope Creep）。
時程安排：把各階段的時間點、重要里程碑與整體完工時間規劃清楚。建議可以搭配 Gantt 圖表來視覺化展示，團隊更容易掌握節奏。
工作分解結構（WBS）：把大專案拆解成可執行的小任務。這在多人分工、同步進行的情境下尤其重要，也可以搭配專案排程工具來輔助分配。
任務與活動清單：詳細列出所有需要執行的任務，包含順序與前後依賴關係，幫助掌握進度與協調時機。
資源規劃：確認需要用到哪些人力、工具、設備與預算資源，提前做好配置。
角色與職責分配：針對每項任務指派負責人，讓每個人知道自己該做什麼、負責到什麼程度。
風險管理：列出可能會對進度或成果造成影響的風險點，並事先規劃因應方案。
預算估算：規劃整體成本結構，針對每項資源做出財務配置，避免預算超支或資源短缺。
溝通機制：說明團隊內部及與利害關係人之間的資訊傳遞方式，例如：進度報告、成果更新、問題通報等。

為什麼專案計畫這麼重要？

當你手上有一個專案急著開跑時，可能會忍不住想直接上工，但花時間規劃的價值不可忽視，因為：

✅ 專案計畫能預防「範疇蔓延」

根據統計，有 39% 的專案曾經發生範疇擴張（Scope Creep），也就是做到後來做的事遠超出原本預期。這些狀況常常可以透過事前計畫來預防，例如：提前考慮延遲風險、需求變更等。

✅ 專案計畫讓團隊聚焦目標

很多團隊會在執行過程中迷失在日常任務裡，忘了最初的目標。一份清楚的計畫能時時提醒團隊：「我們到底要完成什麼」，也能提高士氣與行動力。

✅ 專案計畫幫助掌握資源配置

你會在規劃階段就把需要的資源全部盤點一遍。這樣一來，就不容易出現「人不夠、錢不夠」的突發狀況。

✅ 專案計畫建立責任歸屬

計畫中清楚列出誰負責哪些項目，讓每位團隊成員都能清楚知道自己要扮演的角色。這不只是分工，更是一種責任感與向心力的建立。

5 款實用的專案計畫範本，讓你寫計畫事半功倍

想把一份專案計畫寫得清楚完整，不用每次都從零開始。你可以直接使用 monday work management 提供的範本工具，把複雜的規劃流程變得更視覺化、更簡單。以下這五款熱門的專案計畫範本，可以幫你快速展開規劃、理清各個環節的重點。

1. 專案計畫範本（Project Plan Template）

如果你只是在找一個「通用型」的專案計畫範本，這個就是你要的。

這個範本可以幫你用時間軸方式劃分子專案階段，並為每一階段分配負責人員。你只要設定好每個項目的優先順序，再搭配清楚的時間線，就能直觀看到每個交付成果的預期完成時程。

2. 資源分配範本（Resource Utilization Template）

有效分配資源，是提升團隊執行力的關鍵。

你可以透過這個範本，把人員、時間、地點都規劃好，讓每個人在每個階段清楚知道自己負責哪些資源、什麼時候要交接給下一個人。甚至還可以指定地點，方便跨部門合作，還能透過手機 app 即時查閱。

搭配「工作負載檢視（Workload View）」，可以清楚看到每個人目前的工作量與可用時間，預防資源分配過載或閒置。

3. 成本管理範本（Project Cost Management Template）

預算難抓？用這個工具一目了然。

你可以為每個子專案建立預估成本，並依部門進行分類。這份文件不僅能記錄各項費用，也能成為預算核定的依據。透過我們的 dashboard 或報表功能，還能用漂亮的視覺化圖表追蹤支出進度，非常直觀好懂。

4. 時程表範本（Project Timeline Template）

不管你是走 Waterfall（瀑布式）或 Scrum（敏捷式）的開發流程，都能用這個時間線範本來規劃排程。

如果是瀑布式流程，你可以建立每個里程碑、設好任務的工期、指派負責人，並透過進度條追蹤每項工作的完成狀況，也能在里程碑上即時更新進展，方便團隊內部同步資訊。

如果你走的是敏捷式流程，就可以依照每個衝刺週期來整理專案儀表板，並在每次會議後，將確定的工作任務加入其中。這樣的規劃方式能幫助你更有效掌握每一輪衝刺的執行進度。

5. 風險控管範本（Program Risk Register Template）

想把潛在風險抓在起跑點，就靠這個風險登記表範本。

你可以把專案中可能遇到的範疇風險、時程風險通通列進來，透過顏色標示風險的狀態、發生機率、衝擊程度。還能為每項風險指派負責人、註明處理策略，萬一真的出事也不怕手忙腳亂。

專案生命週期的 5 個階段，你不能不懂！

在整個專案管理流程中，「專案規劃」其實只是其中一個階段。我們來看看完整的五個階段，幫你理清每一步的角色與任務：

第 1 階段：專案啟動

從問題或商業需求開始，找出可行的解決方案，確認這個專案是否值得投資與執行。

第 2 階段：專案規劃

規劃工作內容、分派角色與責任、建立時程與預算——這個階段是整個專案成敗的關鍵！

第 3 階段：專案執行

確認資源到位，監控時程與預算，並適時向利害關係人回報進度。

第 4 階段：專案監控

評估進度是否符合預期，若有偏差就即時調整。

第 5 階段：專案結案

專案完成後回顧成果，判斷是否達成目標，並從中學習經驗。

專案規劃階段要做哪些事？

當你進入第 2 階段——也就是「專案規劃期」時，你需要把第一階段的專案說明書（Project Charter）進一步擴展成更詳細的專案計畫書。常見的工作內容包括：

設定預算與資源配置
規劃時程與里程碑
建立工作分解結構（WBS）
評估潛在風險與備案
明確定義目標、角色、責任與交付物

專案計畫該花多少時間？

這真的因專案而異：

小型專案可能幾天就能搞定
複雜的跨部門大型專案，可能得花上幾週甚至幾個月

建議做法是：預留比你預期更多的時間。就像大家常說：「三思而後行」，多花點時間在前期規劃，可以幫你避免後期的大災難。

為什麼你需要一套好用的專案規劃工具？

你可以用紙筆寫計畫，但用數位工具會快上好幾倍，尤其是 monday work management 這類專業工具，能幫你：

分派任務，設定優先順序
拆解工作時程與依賴關係
管控資源配置（人、錢、工具）
訂定明確的里程碑與回報節奏
團隊協作與即時更新不漏接
用 Gantt 圖、看板或進度報表追蹤進度

三個寫計畫書的實用技巧

1. 收集各方意見再動筆

先訪談團隊與利害關係人，別急著下結論。你可以透過會議、訪談或問卷了解真正的需求與風險。

2. 多保留一點彈性空間

客戶要你 9 月 1 號交件、預算上限 $15,000？你可以先以 8 月 15 號為目標、抓 $13,500 預算來規劃。萬一有突發狀況也不怕失控。

3. 規劃不是一錘定音

計畫會變是常態，遇到變動不要緊張，記得回頭調整文檔並通知團隊就好。

用 monday work management 製作你的專案計畫

這是一套功能強大又好上手的工作平台，能讓你和團隊一起計畫、協作、執行整個專案。從計畫到交付，都能在同一個地方搞定！

七步驟建立你的專案計畫書：

步驟 1：寫一份執行摘要

一頁式概覽，包含：

專案目標與方法
交付物、驗收條件
範疇與風險
預算與時程概覽
重要里程碑

這份摘要可以在 monday workdoc 裡多人協作，隨時留痕、追蹤最新版本與回饋。

步驟 2：定義專案範疇

你可以在範本裡明確規劃交付物、範疇邊界、完成時間點，團隊才知道該做到什麼程度、不該做超出範圍的事。

步驟 3：選擇你的專案管理方法

不論你偏好瀑布式還是敏捷式，都可以透過 monday 的拖曳式儀表板客製化專案資訊，例如進度條、重點任務列表等。

步驟 4：盤點與分配資源

像是在做料理之前先備料，盤點你有哪些人力、時間、預算、設備等資源，再分配到正確任務上。monday 提供的 Workload 檢視可以即時看到誰太忙、誰太閒，幫你平均分配工作量，提高整體工作效率。

步驟 5：畫出你的時程圖

時程規劃要包含：

階段與任務列表
每項任務所需時間
關鍵里程碑、最後期限

你可以使用 monday 的 Timeline 或 Gantt 視圖，把整個時程與任務關係視覺化，超直覺。

步驟 6：管理變更

專案進行中常會遇到突發狀況，記得先規劃變更管理流程。monday 的協作功能讓你可以在同一平台處理所有回饋、變動與檔案更新，不再資訊分散。

步驟 7：優化審核與決策流程

透過 monday 內建的表單與審核流程，你可以更快速取得利害關係人的回應與核可，從開案到交付都更順利。

monday work management 不只是一個計畫工具，更是幫助你與團隊持續成長的好夥伴。想讓你的下一個專案從頭就走在正軌？那就從試用 monday 開始吧，免費 14 天，不需信用卡！