8 步驟學會需求分析，找出企業成長關鍵！別再憑感覺做決策

當你投入大筆預算在員工訓練與發展上時，你一定會希望這些投資能真正發揮作用，不是嗎？但老實說，光靠直覺瞎猜是沒辦法讓培訓發揮最大效益的。這時候，你就需要一個超實用的工具：「需求分析（Needs Analysis）」。

什麼是需求分析（Needs Analysis）？

簡單來說，需求分析就是一個有系統地找出「缺口」的過程。這些缺口可以是某個團隊技能不夠、某些流程卡卡，或是某些人根本不確定該怎麼做。透過這個過程，我們可以知道「哪些地方需要強化」，並找出適合的訓練或資源來補足它。

在公司裡，有人可能會稱這個叫「需求評估」或「差距分析（Gap Analysis）」，名稱不同但目的都一樣——幫助企業提升整體績效，讓訓練更有的放矢。

為什麼要做需求分析？

需求分析不只是在「找問題」，它還能幫你做出具體、有效的行動方案。以下是幾個超實用的好處：

• 發現成長與學習的機會

有些員工可能默默卡關，但沒人發現。透過需求分析，你可以及早察覺並給他們適當的支持與培訓。

• 協助團隊對齊個人與公司目標

有時只要重新分配一下任務、提升某些技能，就能大幅提升效率。比如一位主管若上了簡報訓練課程，未來他對團隊溝通的效率也會跟著提升。

• 聚焦在最重要的訓練上

不要再浪費預算在「沒那麼需要」的培訓上了。透過分析，公司可以針對真正的痛點下手。

哪些時候適合做需求分析？

其實任何時候都可以做，但以下這三種情況尤其適合馬上啟動需求分析：

1. 團隊正在轉型為數位工作環境

疫情後，很多公司改採遠端或混合模式。但事實是，不少員工還沒完全適應。根據 Beezy 的報告，有 61% 的員工對公司目前使用的工具不滿意。這時候就可以透過學習需求分析，找出他們卡在哪裡，並給予支援。

圖片來源：howhow

2. 時間管理效率低落

遠端工作讓大家花更多時間在線上溝通與回報，加上時間追蹤的要求也提高了。如果你懷疑團隊的時間管理有待加強，就該來場需求分析，找出真正的問題。

3. 團隊士氣低迷

根據 Gallup 《全球職場狀況報告》的數據，高達 67% 的員工在工作中處於「不投入」狀態。這樣的情況可能導致壓力、焦慮與整體表現下降。你可以透過需求分析了解他們最需要什麼，也許是心理健康資源、團隊建立活動，甚至只是一點關心和肯定。

8步驟輕鬆執行需求分析

當你想提升團隊表現、解決工作瓶頸，或是找出哪些地方需要訓練與資源強化時，「需求分析」就是你的最佳幫手。以下是八個簡單步驟，帶你從頭到尾完整執行一次需求分析，打造真正有用的培訓計畫！

第一步：先搞清楚你想達成什麼目標

做任何事情之前，都要先搞清楚自己想得到什麼結果。你做這次需求分析，是為了改善哪個問題？例如是要強化銷售團隊的績效？提升顧客滿意度？還是團隊對某個新產品或市場根本沒概念？

把目標定清楚，就像幫自己畫出一張地圖，後續的所有分析都會更有方向、更有力。

第二步：確認你有多少預算與資源

規劃任何培訓或改進計畫前，先問自己一個問題：「我到底有多少錢和人可以用？」如果預算不夠，或沒人手配合，再完美的分析也是白做。

先把預算、人力、時間都估出來，你才能決定能做到哪個層級的訓練，還需不需要找合作夥伴或其他部門幫忙。

第三步：釐清對象與資料來源

接著，你要確定分析的對象是誰。是銷售團隊？客服部門？還是整間公司？

同時也要列出資料來源，像是：績效評估表、顧客回饋、內部系統數據、員工問卷等等。這些都是你接下來分析的原始素材。

第四步：開始動手做分析

資料準備好後，就該動手分析了。可以用問卷、訪談、數據比對等方式找出現在表現跟理想狀態的落差。

你要看的不只是「做得好不好」，還要了解「為什麼會這樣」，這樣才能設計出真正有幫助的解決方案或訓練課程。

第五步：整理出結果重點

分析完資料後，記得把重點整理出來。建議用圖表或清單，把發現的問題一一列出，例如：哪些技能明顯不足、哪些流程卡關最嚴重。

這些整理好的內容，會是你之後跟主管或其他部門溝通的關鍵材料。

第六步：找關鍵利害關係人給點意見

別急著下結論，先找主管、專案負責人、甚至客戶代表確認一下你分析的方向是否正確。

這樣做不只可以補足你沒看到的盲點，也能確保大家的目標一致，後續要推動改變也比較順利。

第七步：把分析結果清楚分享出去

接下來，把你的分析結果整理成簡報或報告，清楚說明「發現了什麼問題」、「為什麼會這樣」、「接下來打算怎麼做」。

不管是要讓同事、主管，還是整個部門知道這件事，這一步都非常重要。因為資訊透明，才有辦法讓大家齊心協力推動改變。

第八步：針對問題開始行動！

最後，根據分析結果設計出具體的訓練或改善方案，並落實執行。像是安排內訓課程、調整流程、導入新工具……重點是要對症下藥。

接著持續追蹤改善後的成果，比如員工表現有沒有進步、客戶回饋是否變好等，才能確認你的努力真的有成效。

照著這八個步驟走，你就能做出一份有根據、有方向的需求分析，不再浪費時間和預算，把每一分投入都用在對的地方，為公司和團隊帶來真正的提升！

monday.com的需求分析範本

你不需要大費周章才能完成一份完善的需求分析報告！使用 monday.com 的「需求分析範本」就能快速上手，幫你輕鬆找出訓練缺口，還能轉換成具體可執行的任務。以下是這個範本能幫你做到的幾件事：

把分析結果變成具體行動

分析完團隊的能力狀況後，下一步就是「誰該做什麼」。你可以直接指派工作，例如請某位同事看一段訓練影片，或安排他去參加某個線上微課程。用狀態欄搭配自動化設定，就能一目了然知道目前進度，而且所有資訊都集中在一個地方，超方便！

根據分析結果設計訓練計畫

每個團隊的狀況都不同，訓練內容也該因應調整。這份需求分析範本不論是用在個人、整個部門，或是跨產業應用都沒問題。裡面還能設定公司目標的優先順序，讓大家知道哪些技能或知識是最該強化的，然後根據團隊成員的專長分配任務。

隨時追蹤學習進度

持續追蹤團隊進步，是確保訓練有效的關鍵。monday.com 的 Performance Insights 視圖能清楚地顯示出員工的表現與整體生產力的變化，讓你知道訓練有沒有真的發揮效果。

提升員工參與度

現在企業最重視的資產之一就是「員工參與感」。你可以用這個範本作為改善士氣與投入感的起點，例如用 @提及功能直接傳訊息給同事，配合即時通知，確保每個人都知道該做什麼、該怎麼做。

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推薦搭配使用的相關範本

每個範本都能帶來不同的做法，幫助公司用最有效率的方式來培訓團隊。

1. 員工參與度調查範本

這份調查範本讓你可以從一個地方發送問卷、收集回覆，快速掌握員工的情緒狀態和意見回饋，幫助你做出更貼近需求的改善行動。

2. HR 服務範本

這個 HR 範本能幫你追蹤像是新人報到流程、新職缺開啟、員工請求處理等內容，全部集中在一個地方，效率提升也更方便管理。你甚至可以在新人報到的流程裡加入簡易的需求分析，幫助新同事更快進入狀況。

3. 員工訓練計畫範本

這個訓練範本適合各種團隊使用，彈性高，能根據團隊性質與成員需求安排不同的訓練內容。從安全訓練、管理課程到多元共融課程都能涵蓋，是打造強大內部培訓制度的好幫手。

4. 績效改善計畫範本

如果某些同事近期表現不太理想，這個範本可以協助他們訂定每日小目標，循序漸進地提升到期望的標準，達成長期改善。

不論你是要幫整間公司規劃訓練策略，還是針對某個小團隊進行改善，monday.com 的需求分析範本都能讓你事半功倍，快速做出聰明又有效的培訓決策！

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