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專案管理

變更管理流程怎麼做?從組織變革、抗拒管理到實務操作一次掌握

Jerome 6 分鐘 閱讀時間

變革管理是什麼?變更管理流程怎麼安排才不會卡關?在現今快速變遷的環境下,企業若想保持競爭力,變革管理就是不可或缺的一環。然而,無論是組織結構、工作流程還是技術的改變,通常都容易引起團隊成員的抗拒心態,此時該如何安撫、管理就顯得特別重要!下面就讓本文為你詳細解釋變更管理的流程與方法,幫助企業順利度過變革時期並達成目標。

變革管理 vs 變更管理︱2大關鍵管理方式差別

什麼是變革管理?跟變更管理有何不同?變革管理指的是可幫助組織在面對新挑戰和機會時,順利適應和實施改變的方法,且其不僅限於流程或系統的調整,還包括組織文化和工作方式等層面的轉變,強調有結構、計劃地推動每一項變動,最終讓組織中的每個人都能理解、接受並成功實施新的做法。

如:當公司導入新科技、進行組織併購、調整經營策略時,都會面臨來自員工、管理層甚至客戶的各種反應與挑戰,此時就需要透過變革管理來協助溝通、培訓及支援,確保每一位成員都能順利過渡到新局面。而變更管理則通常指其變動的「流程」,故可視為變革管理中的一部分。

6大變更管理流程:用表格清楚掌握組織變革階段

那變革管理該怎麼做?一般來說,可將其細分為以下3大階段、6個步驟:

階段
變更管理步驟
說明
解凍
1.定義目標與範圍明確定義變革的目標、範圍和預期的結果,並與員工進行有效溝通,讓其理解並慢慢接受改變,「融解」既有觀念的同時,主動面對與處理可能出現的反對或不安情緒
2.評估在開始變更之前,上層主管還需評估變革帶來的影響、風險和挑戰,才能更有助於掌握變革的全方位面向
3.制定計畫根據評估結果,制定詳細的變更計畫,包括確定所需資源、時程表、溝通策略等。此外,也需建立一個變革管理團隊,負責監督和執行計畫
變革
4.實施與溝通計畫制定完畢後,即可開始實施變革。此時需透過所有相關單位的支持,並提供必要培訓,以確保變革的過程可更加順利
5.管控阻力若發現來自員工或其他利益相關者的阻力時,需即時溝通處理與控管,以消除變革障礙
再凍結
6.鞏固並維持進步當變革完成後,需確保新的過程或系統被整合到日常營運中,且被持續有效地運用,「凍結」成新的制度,以確保變革的長期成功

員工總是抗拒組織變革?2大理論模型搞懂癥結點

然而,變革管理在實務應用上,經常會遇到員工抗拒的問題,這時就需要先了解並妥善運用兩種變更管理的傳統模式:ADKAR、Kotter。其中,ADKAR較針對員工個人,故若企業要進行大型的組織變革,建議可參考Kotter的變革管理模式。

ADKAR

ADKAR由Jeff Hiatt創立,重點在於協助個人順利適應變革,強調5大要素:

  • 意識(Awareness):讓員工意識到需變革的原因與重要性。
  • 渴望(Desire):讓員工渴望參與變革。
  • 知識(Knowledge):確認員工是否具備變革所需的知識。
  • 能力(Ability):透過培訓培養員工變革所需能力。
  • 強化(Reinforcement):由員工強化並鞏固變革帶來的改變與結果。

Kotter

Kotter則由哈佛商學院教授John Kotter提出,是針對組織層級設計的8步驟變革管理流程,包括:

  1. 建立改革的迫切感
  2. 組成領導團隊
  3. 建立願景與策略
  4. 傳達願景、取得大量員工共識
  5. 消除變革障礙
  6. 創造短期勝利
  7. 朝長期目標持續前進
  8. 鞏固成果及推動新文化

ADKAR與Kotter兩種模式皆為推動變革時的常用理論,但ADKAR更專注於員工個人;Kotter則因為可更有系統地協助組織推動大規模的變革,故較適合在需要整體組織改變時採用。

其中,「創造短期勝利」更是Kotter 8步驟中關鍵的一環。企業在推動變革時,若能先規劃容易實現的小目標,讓員工在短期內看到成效,可大幅提升大家的信心和參與感,不僅能激勵團隊持續推動變革,也有助於減少員工的不安與抵抗,避免因遲遲未見成果而造成士氣低落。例如:若公司推行數位轉型,先在小型部門試行新流程並取得成果後,逐步擴大規模,員工就能更願意配合新的做法,也較容易建立一套可複製的成功經驗。

變更流程不是萬靈丹!哪些情況才需要完整變更管控?

變更管理雖可促使團隊、企業進步且保有競爭力,但頻繁的變動也容易引起員工反感,因此並非所有情況皆適合使用變革管理。以下就為你列出適合使用變更管理的情境,讓你可快速判斷企業是否需要進行變革管理。

➜ 技術變革

當企業導入新技術或系統,如:開始採用雲端ERP、推行自動化生產線等情況時,變革管理能有助於員工學習及適應新工具,減少抵抗與錯誤。舉例來說,A公司欲將舊有的紙本流程數位化,且導入新ERP系統,此時藉由變革管理即可安排培訓課程,減少轉換的不適應與工作失誤。

➜ 組織變革

當企業進行組織結構調整,例如:合併、收購或重組部門時,變革管理可更有助於分工協調與協助員工面對角色職責的改變。舉例來說,當兩間公司合併後,變革管理小組可協助原有團隊溝通新策略,同時妥善安排彼此職責的銜接。

➜ 流程變革

當公司需要更新或優化作業流程,如:調整銷售流程、訂單處理方式時,變革管理可確保每位員工都了解新的步驟與重點。例如:零售業者欲將訂單系統升級並簡化流程時,即可透過變革管理培訓,確保門市員工順利上手新作業。

➜ 文化變革

當企業期望改變組織文化,例如:強化以客戶為中心、推動遠距工作等,即可透過變革管理讓員工理解新文化與價值觀。舉例來說,當企業想推動多元共融職場文化時,即可藉由變革管理安排工作坊與溝通會議,提高員工接受度與認同感。

變更管理流程不卡關,monday.com幫你搞定每一步

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✅ 角色分配與責任明確

藉由monday work management的介面,可清楚為每個變更步驟分配明確的負責人員,確保每個人都知道自己的角色和責任,使變更計畫能順利執行。

✅ 進度追蹤與報告

提供強大的進度追蹤和報告功能,可即時查看變更計畫的進展情況,並生成詳細的報告以供高層決策。

✅ 工作流程自動化

搭配AI工具,協助讓團隊的瑣碎工作流程自動化,以節省時間和團隊成員的精力,提高工作效率。

✅ 整合功能

可與其他常用的企業軟體和工具(如:Excel、Slack、Teams、Zoom、Google Calendar、Gmail等)進行整合,讓團隊可在同一平台整合所有資訊,並即時進行溝通討論,確保資訊的透明與一致性。

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Jerome 是一位以結果為導向的 SaaS 銷售專業人士,擁有超過 10 年的科技產業經驗。熱衷於在亞太地區打造高效能團隊,並透過以數據為基礎、以顧客為中心的策略推動業績成長。
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