變革管理是什麼？變更管理流程怎麼安排才不會卡關？在現今快速變遷的環境下，企業若想保持競爭力，變革管理就是不可或缺的一環。然而，無論是組織結構、工作流程還是技術的改變，通常都容易引起團隊成員的抗拒心態，此時該如何安撫、管理就顯得特別重要！下面就讓本文為你詳細解釋變更管理的流程與方法，幫助企業順利度過變革時期並達成目標。
變革管理 vs 變更管理︱2大關鍵管理方式差別
什麼是變革管理？跟變更管理有何不同？變革管理指的是可幫助組織在面對新挑戰和機會時，順利適應和實施改變的方法，且其不僅限於流程或系統的調整，還包括組織文化和工作方式等層面的轉變，強調有結構、計劃地推動每一項變動，最終讓組織中的每個人都能理解、接受並成功實施新的做法。
如：當公司導入新科技、進行組織併購、調整經營策略時，都會面臨來自員工、管理層甚至客戶的各種反應與挑戰，此時就需要透過變革管理來協助溝通、培訓及支援，確保每一位成員都能順利過渡到新局面。而變更管理則通常指其變動的「流程」，故可視為變革管理中的一部分。
6大變更管理流程：用表格清楚掌握組織變革階段
那變革管理該怎麼做？一般來說，可將其細分為以下3大階段、6個步驟：
階段 | 變更管理步驟 | 說明 |
|---|---|---|
解凍 | 1.定義目標與範圍 | 明確定義變革的目標、範圍和預期的結果，並與員工進行有效溝通，讓其理解並慢慢接受改變，「融解」既有觀念的同時，主動面對與處理可能出現的反對或不安情緒 |
| 2.評估 | 在開始變更之前，上層主管還需評估變革帶來的影響、風險和挑戰，才能更有助於掌握變革的全方位面向 | |
| 3.制定計畫 | 根據評估結果，制定詳細的變更計畫，包括確定所需資源、時程表、溝通策略等。此外，也需建立一個變革管理團隊，負責監督和執行計畫 | |
變革 | 4.實施與溝通 | 計畫制定完畢後，即可開始實施變革。此時需透過所有相關單位的支持，並提供必要培訓，以確保變革的過程可更加順利 |
| 5.管控阻力 | 若發現來自員工或其他利益相關者的阻力時，需即時溝通處理與控管，以消除變革障礙 | |
再凍結 | 6.鞏固並維持進步 | 當變革完成後，需確保新的過程或系統被整合到日常營運中，且被持續有效地運用，「凍結」成新的制度，以確保變革的長期成功 |
員工總是抗拒組織變革？2大理論模型搞懂癥結點
然而，變革管理在實務應用上，經常會遇到員工抗拒的問題，這時就需要先了解並妥善運用兩種變更管理的傳統模式：ADKAR、Kotter。其中，ADKAR較針對員工個人，故若企業要進行大型的組織變革，建議可參考Kotter的變革管理模式。
ADKAR
ADKAR由Jeff Hiatt創立，重點在於協助個人順利適應變革，強調5大要素：
- 意識（Awareness）：讓員工意識到需變革的原因與重要性。
- 渴望（Desire）：讓員工渴望參與變革。
- 知識（Knowledge）：確認員工是否具備變革所需的知識。
- 能力（Ability）：透過培訓培養員工變革所需能力。
- 強化（Reinforcement）：由員工強化並鞏固變革帶來的改變與結果。
Kotter
Kotter則由哈佛商學院教授John Kotter提出，是針對組織層級設計的8步驟變革管理流程，包括：
- 建立改革的迫切感
- 組成領導團隊
- 建立願景與策略
- 傳達願景、取得大量員工共識
- 消除變革障礙
- 創造短期勝利
- 朝長期目標持續前進
- 鞏固成果及推動新文化
ADKAR與Kotter兩種模式皆為推動變革時的常用理論，但ADKAR更專注於員工個人；Kotter則因為可更有系統地協助組織推動大規模的變革，故較適合在需要整體組織改變時採用。
其中，「創造短期勝利」更是Kotter 8步驟中關鍵的一環。企業在推動變革時，若能先規劃容易實現的小目標，讓員工在短期內看到成效，可大幅提升大家的信心和參與感，不僅能激勵團隊持續推動變革，也有助於減少員工的不安與抵抗，避免因遲遲未見成果而造成士氣低落。例如：若公司推行數位轉型，先在小型部門試行新流程並取得成果後，逐步擴大規模，員工就能更願意配合新的做法，也較容易建立一套可複製的成功經驗。
變更流程不是萬靈丹！哪些情況才需要完整變更管控？
變更管理雖可促使團隊、企業進步且保有競爭力，但頻繁的變動也容易引起員工反感，因此並非所有情況皆適合使用變革管理。以下就為你列出適合使用變更管理的情境，讓你可快速判斷企業是否需要進行變革管理。
➜ 技術變革
當企業導入新技術或系統，如：開始採用雲端ERP、推行自動化生產線等情況時，變革管理能有助於員工學習及適應新工具，減少抵抗與錯誤。舉例來說，A公司欲將舊有的紙本流程數位化，且導入新ERP系統，此時藉由變革管理即可安排培訓課程，減少轉換的不適應與工作失誤。
➜ 組織變革
當企業進行組織結構調整，例如：合併、收購或重組部門時，變革管理可更有助於分工協調與協助員工面對角色職責的改變。舉例來說，當兩間公司合併後，變革管理小組可協助原有團隊溝通新策略，同時妥善安排彼此職責的銜接。
➜ 流程變革
當公司需要更新或優化作業流程，如：調整銷售流程、訂單處理方式時，變革管理可確保每位員工都了解新的步驟與重點。例如：零售業者欲將訂單系統升級並簡化流程時，即可透過變革管理培訓，確保門市員工順利上手新作業。
➜ 文化變革
當企業期望改變組織文化，例如：強化以客戶為中心、推動遠距工作等，即可透過變革管理讓員工理解新文化與價值觀。舉例來說，當企業想推動多元共融職場文化時，即可藉由變革管理安排工作坊與溝通會議，提高員工接受度與認同感。
變更管理流程不卡關，monday.com幫你搞定每一步
想要讓變革管理進行得更順利，從設定目標、訂定計畫、追蹤進度到團隊溝通協作，每一項都不可或缺，此時，就需要一個合適的工作管理平台來幫助團隊彙整與同步資訊。而monday work management就是你的好選擇！其具有以下5大特色，可提供有助於變更管理流程各面向的功能，且因其高度靈活的特性，還可讓團隊根據特定的變革管理方法自訂工作流程！
✅ 可視化管理
提供甘特圖、行事曆、工作量視圖等27種以上工作視圖，清晰的可視化介面，讓團隊成員可以即時查看變更進度，並確保所有人的資訊一致。
✅ 角色分配與責任明確
藉由monday work management的介面，可清楚為每個變更步驟分配明確的負責人員，確保每個人都知道自己的角色和責任，使變更計畫能順利執行。
✅ 進度追蹤與報告
提供強大的進度追蹤和報告功能，可即時查看變更計畫的進展情況，並生成詳細的報告以供高層決策。
✅ 工作流程自動化
搭配AI工具，協助讓團隊的瑣碎工作流程自動化，以節省時間和團隊成員的精力，提高工作效率。
✅ 整合功能
可與其他常用的企業軟體和工具（如：Excel、Slack、Teams、Zoom、Google Calendar、Gmail等）進行整合，讓團隊可在同一平台整合所有資訊，並即時進行溝通討論，確保資訊的透明與一致性。
想讓變革管理進行更順利？試試monday work management！
想要讓企業內部的變更管理流程進行得更順利，就讓monday work management來協助你。透過運用各種清晰的工作視圖，讓你可快速掌握變革管理的各階段進度與成果，且也有助於團隊進行溝通討論，並確保所有團隊成員皆可了解自身的責任與共同目標，讓變革管理變得更加容易！現在就快來monday.com註冊試用看看吧！
立即免費試用