你一定有過這種窘境——突然發現自己漏回了一封客戶的信。那封超重要的信，足以決定客戶是滿意離開，還是逼得你加班收尾，一邊補救、一邊安撫氣炸的客戶。
如果你正被滿坑滿谷的客戶郵件淹沒，那麼「共享信箱」可能就是救星。它能讓團隊成員一起分擔信件處理的工作量，讓郵件保持有序，最重要的是——不會再漏掉任何一封客戶訊息。
這篇文章會帶你搞懂共享信箱是怎麼運作的、有哪些好用的軟體選擇，最後也會教你如何用 monday sales CRM 來當共享信箱，而且功能還不只這些。
什麼是共享信箱？
共享信箱就是一個大家都能一起用的郵件系統，讓兩個或以上的團隊成員可以同時收信、看信、回信。
比如，你可能有一個 customersupport@yourcompany.com 的客服信箱。只要客戶寄信來，不管是誰在客服團隊裡，都能收到、打開、直接回覆，不會有人被蒙在鼓裡。
這種信箱在客服、業務、專案管理特別常見，因為它可以：
- 讓回信速度變快
- 避免大家重複回同一封信
- 改善團隊內部的資訊同步
共享信箱怎麼運作？
具體操作會因你用的工具不同而有差別，但大致上是這樣：
- 先在 Email 平台、像 monday sales CRM 這種 CRM 系統，或專門的溝通工具裡建立共享信箱。
- 把需要的人加進來，並設定好權限——有的人可以直接用這個信箱發信，有的人只能讀信，確保大家都能跟上最新進度。
- 客戶寄信進來後，系統會自動把郵件集中顯示給團隊，有些平台甚至能整合聊天軟體、社群私訊等其他管道的訊息。
- 團隊成員用自己的電腦或手機，就能直接進共享信箱看信、回信。
- 你還可以把郵件指派給特定成員、留下內部備註，或更新信件狀態，讓大家都清楚誰在處理什麼。
- 很多共享信箱工具還能幫你算回覆時間、做報表，方便檢視團隊處理詢問的效率。
為什麼團隊處理郵件該用共享信箱？
共享信箱的目的很簡單——就是讓團隊日子好過一點。
大家都知道，Email 有時候真的是惡夢。信多到爆，全世界一天大概有 3330 億封郵件在傳來傳去，大多數人都覺得收信量已經超標。
所以，任何能讓處理郵件變簡單的方法，都能讓團隊更有效率，也不會被信件壓得心累。
共享信箱的好處有：
- 協作更順暢
大家都在同一個地方看信、回信，就能清楚知道誰在處理哪封、哪些還沒回，避免兩個人同時回同一封的尷尬。所有跟客戶的溝通紀錄也都集中起來，不怕找不到。 - 客戶更開心
團隊處理信件的速度變快了，自然能更快回覆客戶。對客服團隊來說，這超重要，因為回信速度幾乎直接決定了客戶的滿意度。
資訊共享零斷層
有了共享信箱，誰都能即時接手回覆客戶。就算有人請病假或臨時不在，其他人也能馬上接棒，繼續對話，不會讓客戶覺得被晾在一邊。
團隊共享信箱首選推薦
在評測網站 G2 上，有多達 54 種共享信箱工具可選，我們幫你挑出精華名單，第一名當然是…
1. monday sales CRM
你可能早就知道 monday sales CRM 是 G2 上評價數一數二高的 CRM 平台，但你知道它還內建共享信箱功能嗎？
它的設計理念就是把整個銷售流程——從成交前到成交後——都集中到同一個好用的平台上管理，當然包含電子郵件。
使用起來超簡單，只要把已連結的 Email 帳號共享給團隊就好，還能針對每個人設定權限，要嘛「可讀可寫」，要嘛「只能看」。
幾個步驟就能搞定，所有客戶郵件都會集中到同一個信箱，成交需要的資訊、售後支援的紀錄，全都一目了然。
另外還有現成的 Email 範本，幫你確保每封寄出去的信都專業、到位。
更方便的是，你可以直接在 Contacts（聯絡人） 看板批量寄信，不用再不同工具之間跳來跳去。
2. Microsoft Outlook
Microsoft Outlook 的共享信箱，讓團隊成員能一起處理同一個 Email 地址收到的信件。當有人回覆時，寄件人會顯示為共享信箱，而不是個人名字，看起來更統一、專業。
但它有幾個小缺點——比如，想存超過 50GB 郵件資料，你的公司就得先升級到相對應的 Outlook 授權版本。
還有用戶反映，共享信箱寄出的郵件不能加密，而且如果有人刪了一封信，所有人都會跟著少一封。
更重要的是，Outlook 的共享信箱只開放給公司內部人員使用，外部顧問或合作夥伴是沒辦法加入的。
3. Google Collaborative Inbox
如果你們團隊本來就用 Google Workspace，那直接用 Google Collaborative Inbox 來管理團隊郵件，完全不用額外花錢。
它的優點不少——免費、安裝快速、權限好設定，還能直接把對話指派給特定成員或自己，方便分工。
唯一的小缺點是，它不會直接把團隊信件放 到你的私人信箱裡，所以你還是得切換不同信箱，才能同時處理私人的與團隊的信件。
4. Hubspot Service Hub
Hubspot Service Hub 也是團隊信件管理的熱門選擇，特別是它內建的工單系統，可以幫你清楚追蹤所有進來的訊息。很多用戶都喜歡它的操作介面簡單，以及跟其他軟體整合的便利性。
不過在 Software Advice 上的評分，monday sales CRM 還是比 Hubspot 高一點。原因可能在於，雖然 Hubspot 功能多，但上手不算容易——有人甚至形容它「有點嚇人」。
5. Help Scout
Help Scout 算是蠻不錯的共享信箱工具，因為它不只可以收發信，還能直接在同一個介面裡提供線上聊天和自助客服功能。很多使用者都說它好上手、安裝也不麻煩，而且客服團隊的服務品質很有口碑。
不過，G2 上也有人提醒，對於規模比較大、流程比較複雜的公司來說，Help Scout 可能就不太夠力了。再加上它功能重心放在客服上，如果你要的是一個能把銷售從前期開發一路管到成交的全方位平台，那 monday sales CRM 會更符合需求。
為什麼 monday sales CRM 是你團隊共享信箱的首選
如果你想幫團隊找一個好用的共享信箱，monday sales CRM 一定能滿足你的需求。這套 CRM 平台專為「從第一封接觸信、成交到售後服務」的完整客戶旅程而打造，讓團隊在同一平台上就能全程管理。
共享信箱只是開始，我們還有更多強大工具讓你處理郵件更輕鬆、更有效率：
- 郵件範本＋自訂參數：用預先設計、可完全客製化的範本，發信省時又保有個人化風格。
- 群發郵件：直接在「聯絡人」看板批次發送，不用切來切去。
- 郵件追蹤 & 自動化：規則、通知一次設定好，讓對的郵件在對的時間自動送出。
- Gmail / Outlook 雙向整合：帳號直接串接，所有郵件集中管理，溝通更順暢。
- 自訂郵件簽名：用 HTML 打造專屬簽名，讓每封信都更有質感與專業感。
- AI 助手 & 郵件生成器：靈感、內容一次搞定，寫信更快更精準。
如何在 monday sales CRM 裡快速搞定共享信箱
準備好開工了嗎？只要 3 個步驟，就能讓團隊一起用同一個信箱，省時又方便。
步驟 1
進到 monday sales CRM 的 「郵件與活動」 設定，找到 「郵件帳號設定與隱私」 這一欄。
步驟 2
在已連結的郵件右邊，點開三點選單 → 選 「共享選項」，你就會看到建立共享信箱的功能。
步驟 3
把需要存取郵件帳號的同事或團隊成員加進來。
接著，可以依需求設定每個人的權限：
- 僅檢視（View only）：只能看信，不能回信。
- 讀取與編寫（Read & write）：可直接在 CRM 裡看信、回信。（注意！這功能只開放給有 CRM 存取權的用戶，而且只限 Pro 與 Enterprise 方案。）
就這麼簡單！你的共享信箱馬上就能啟用，幫團隊更快、更有條理地處理每封信。
在 monday sales CRM 裡，所有設定都像這樣輕鬆搞定。
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