為什麼聯絡人管理資料庫是 CRM 的關鍵拼圖

隨著事業越做越大，你的聯絡人名單也會越來越長。無論是潛在客戶、老客戶、供應商，甚至合作夥伴——最後都可能把你的收件匣塞爆。這時候，聯絡人管理資料庫 就能幫你把一切整理得井井有條。

這篇文章會帶你了解什麼是聯絡人管理資料庫、它能怎麼幫你的企業提升效率，以及在挑選這類系統時該注意的重點功能。我們還會看看 monday sales CRM，以及它如何成為你最強大的聯絡人管理中樞。

試用 monday sales CRM

什麼是聯絡人管理資料庫？

簡單說，它就是你所有聯絡人的「唯一權威資料庫」。有時也叫做聯絡人管理軟體，能幫你保存所有與客戶的互動紀錄，以及隨時更新的聯絡方式。

下面是 monday sales CRM 的一個範例：

像這種聯絡人資料庫，通常都是 CRM（客戶關係管理） 系統的一部分。用它能把客戶資料整理得井井有條，確保團隊每個人看到的都是最新、相同的資訊。這不只讓客戶享有順暢無縫的服務體驗，也能讓工作流程更有效率，甚至有 47% 的員工表示，這會讓他們對工作更有投入感。

哪些團隊最適合用聯絡人管理資料庫？

行銷團隊

對行銷團隊來說，聯絡人管理資料庫就是打造「個人化體驗」的秘密武器。它能讓你在不同的行銷活動中，針對潛在客戶量身打造內容。隨著越來越多電商採用個人化策略，有 63% 的行銷人員表示，他們的轉換率因此上升——背後的關鍵，多半就是有一套整理完善的聯絡人資料庫。

透過聯絡人管理軟體，你可以隨時掌握最新的客戶資料，無論是要發 EDM、打電話，還是做社群廣告推播，都能用最新資訊出擊。你甚至能記錄每位潛在客戶最喜歡被聯絡的方式，是 Email、電話還是私訊。

更進一步，你可以依人口特徵或其他條件，把客戶分成不同名單，做更精準的目標行銷。搭配行銷自動化，這一切會變得更輕鬆。如果想讓資料庫發揮更大威力，記得選一套能和常用行銷工具整合的 CRM 平台。像 monday sales CRM 就能無縫連結 Mailchimp，讓你所有行銷工作都集中在一個地方處理。

銷售團隊

有了集中化的聯絡人管理系統，整個銷售團隊就能更順暢地合作，確保每位客戶在不同階段都能享有一致、連貫的服務體驗。比如說，第一位業務可以在系統裡留下備註，記錄客戶的需求或喜好，讓接手的同事能無縫銜接下一階段的跟進。

像在 monday sales CRM 的聯絡人紀錄範例中，就有一個自訂欄位「摘要」，清楚寫著這位潛在客戶對哪個方案感興趣，讓下一位業務一看就能快速進入狀況。

客戶體驗越順暢，客戶就越滿意，也更有可能下單購買、長期支持你的品牌，進而帶動整個業務成長。

另外，聯絡人管理軟體不只是在整理客戶資料，它還能幫業務團隊做 線索管理、追蹤整個銷售流程，甚至主動幫你找到新的潛在客戶。

客服團隊

全球有高達 94% 的消費者 認為客服品質會影響他們對品牌的忠誠度，而 60% 的消費者 更直言，他們曾因糟糕的客服而直接放棄該品牌。這代表，想留住客戶，你得在每一次互動中都提供最好的服務。而這時，聯絡人管理資料庫 就派上用場了。

客服團隊可以用資料庫記錄並追蹤客戶遇到的問題，並把這些資訊分享給行銷、銷售等其他部門，針對常見痛點做改善。更重要的是，有了資料庫，當客戶遇到重複發生的問題，或是需要多次溝通才能解決的情況時，就不用一次次重複解釋自己的狀況。

這些功能最終都能讓客戶體驗更順暢、問題解決更快，也能替企業留住更多忠實客戶。

聯絡人管理資料庫必備的三大功能

不管你打算用的是獨立的聯絡人管理軟體，還是整合在大型 CRM 系統裡的版本，有三個功能一定要注意。本節會帶你深入了解這些功能，看看它們如何幫助行銷、業務和客服團隊發揮最大效益，最後還會示範 monday sales CRM 是怎麼把它們融入日常工作的。

1. 清單分組（List segmentation）

清單分組的概念，就是依據特定條件把聯絡人清單切分成不同組別，像是依人口特徵、銷售流程階段、重要程度或其他分類方式，讓團隊更精準地出擊。

有了清單分組，你就能針對不同族群，提供更貼身的行銷與銷售體驗，並運用最有效的策略。舉例來說，在不動產的聯絡人管理系統裡，你可以把客戶依房源狀態分類，然後快速寄出郵件給「待定」的客戶，同時發送不同內容的郵件給「有效」狀態的客戶。

你也可以專注鎖定高優先級客戶，或只針對特定地區的客戶行銷。值得注意的是，一個聯絡人可以同時屬於多個清單，這對做精準行銷很有幫助，但也要小心避免重複寄信，免得客戶覺得被轟炸。

在 monday sales CRM 裡，你可以用自訂欄位輕鬆建立清單分組，還能透過自動化功能自動把聯絡人加入或移出特定清單，省時又不怕漏掉目標對象。

2. 工作流程 & 資料輸入自動化

自動化功能能讓聯絡人管理系統更聰明地運作，幫你持續推進客戶在銷售流程中的每一步。以 monday sales CRM 為例，它的銷售與行銷自動化，可以讓你在需要時，快速把客戶移交給不同部門處理，確保銜接不斷層。

你還能設定定期的跟進提醒與重複性任務，避免因為忘了聯絡而讓客戶「消失」，導致訂單或營收流失。

另外，自動化也能幫你根據客戶的行為，自動分配狀態或優先等級。就像下面的銷售流程範例一樣，你可以一眼看出誰是高優先度、誰還在觀望，方便業務團隊即時採取行動。

比如說，當系統偵測到已經寄出一定數量的 Email，潛在客戶就能自動從「線索階段」跳到「談判階段」。又或者，可以根據交易金額或成交機率，自動幫客戶標上優先等級。

像交易金額這類資料，也能直接從具備自訂欄位的潛在客戶表單自動匯入系統。你甚至可以設定一個自動化流程，只要有人提交表單，系統就會自動建立一筆新的聯絡人紀錄，並根據他提供的資訊加上對應的標籤，完全不需要人工介入。

3. 工具整合

一套理想的聯絡人管理系統，少不了豐富的 CRM 整合功能，讓它能和你常用的其他工具無縫連結，資料同步更方便。

把所有重要工具都整合到同一個平台，就是要幫你省下來回切視窗、到處找資料的時間。

在 monday sales CRM 裡，你可以一次整合多種類型的工具，例如：

• 通訊工具：Outlook、Gmail、Slack、Zoom
• CRM 工具：Salesforce、Zendesk、Pipedrive
• 行銷軟體：Mailchimp、Hubspot、Facebook Ads

如果有更特別的需求，系統裡沒有現成的整合方案，也能透過 Zapier 自行打造。更酷的是，monday sales CRM 還能直接把電子郵件收進 CRM 聯絡人資料庫或銷售時間軸裡，讓所有往來記錄都集中保存。而且，Mailchimp 的行銷數據還會自動同步到你的行銷活動追蹤表中。

就算你原本已經在用其他 CRM，也能把舊系統的資料同步到新的 monday sales CRM 聯絡人管理資料庫，無痛接軌。

試用 monday sales CRM

最推薦的 5 套聯絡人管理軟體

最優秀的聯絡人管理資料庫，大多都是整合在 CRM 系統裡的。以下是我們心目中的前五名：

monday sales CRM

用 monday sales CRM，企業不只能把聯絡人管理得井井有條，還能用自家的 CRM 系統一目了然地掌握整個銷售流程。它的介面高度視覺化、自由度高，而且可以和各種不同的軟體與工具整合，靈活度滿分。

Hubspot

Hubspot 是相當受歡迎的 CRM 系統，提供跨部門的多元工具，幾乎能滿足公司裡各種團隊的需求。它安裝與設定都很簡單，功能種類也很齊全，不過部分進階功能需要升級成付費方案才能用。

Zoho CRM

Zoho CRM 是一套可高度自訂、可隨企業成長擴充的 CRM 系統，內建好上手的聯絡人管理功能。它的手機 App 也很強大，還支援離線使用，對需要隨時掌握客戶資訊的人特別方便。不過，有些進階功能需要一定的技術背景才能設定好。

SugarCRM

SugarCRM 最大的特色，就是把銷售、行銷和客服團隊緊密連結在一起，讓他們能更有效地協作，推升業績與獲利。它提供多種工具，能依照企業內部流程，把潛在客戶轉換成正式聯絡人，還有電子郵件功能，幫你優化行銷活動和聯絡人管理流程。

Freshsales

Freshsales 主打自動化聯絡人管理，能自動擷取並記錄客戶資料，省下人工輸入的時間。它還提供聯絡人排序功能，幫你在最恰當的時機，鎖定並跟進那些高價值的潛在客戶，提升成交機會。

monday sales CRM —— 最強大的聯絡人管理資料庫

用 monday sales CRM，你可以輕鬆整理聯絡人資料庫，還能依自己的日常需求自由客製化。對於有多個團隊一起用 CRM、而且每個團隊對聯絡人管理都有不同需求的公司來說，這真的是絕配。

你可以依類型、優先等級、所屬團隊等條件進行分組，讓聯絡人管理不但更有效率，甚至還有點好玩！

打造你的專屬聯絡人管理資料庫

用 monday sales CRM，你可以建立一個完全符合團隊和企業需求的聯絡人管理系統。它的介面直覺好用，能把銷售、行銷、客服團隊全部串起來，替每位客戶提供流暢又個人化的服務體驗。再加上行銷自動化、工具整合等多種功能，monday sales CRM 不只幫你省時間，還能讓業績持續成長。

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