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團隊合作的重要性高嗎?利用4原則及溝通技巧,提升團隊合作效率!

Jerome 7 分鐘 閱讀時間

團隊合作的重要性高嗎?答案是:絕對高!無論是在職場或生活中,團隊合作都可提高工作效率或補足個人缺乏的部分。但合作並非總是一帆風順,若缺乏信任、溝通不良或資訊混亂都可能拖慢進度。因此,想知道如何善用溝通訣竅來提升團隊凝聚力,就讓本文告訴你4大提高團隊合作效率原則與5個溝通技巧,助你打造更優秀的團隊!

團隊合作的重要性

為什麼團隊合作很重要?在職場上,單打獨鬥也許能完成任務,但若透過團隊合作,還能將每個人的才華與創意匯集成更大的力量,進而更快解決複雜問題。因此,良好的團隊合作是讓成員互補優勢、分擔壓力,甚至激發創意火花,讓專案更有效率且有品質地進行。此外,好的團隊合作還能帶來多重好處,如:

⭕ 提升生產力與效率

當成員明確分工、協同「作戰」時,即可大大提升工作效率與生產力,讓任務更快速完成。

⭕ 提高員工幸福感

在支持與尊重的團隊氛圍中,員工可感到被重視,工作積極度就會提升,從而提高工作品質,產出更優質的成果。

⭕ 減少人員流動

而當員工感受到歸屬感與成就感時,就會更願意長期投入,降低企業人才流失與重新招募、訓練員工的成本。

提高團隊合作效率4原則

想讓團隊的工作效率有效提升,那就要先掌握以下4大原則,才能幫助團隊少走彎路,且更順利成目標!

1. 設定共同的明確目標

設定明確且具體的目標,才能讓團隊成員清楚知道要達成什麼。可藉由SMART原則(具體、可衡量、可達成、相關性、時限性)來協助制訂,而當每個人都理解並認同目標時,團隊合作才會更順暢,並減少內耗,甚至激發成員的動力。

2. 資訊公開透明且同步

資訊不對稱容易讓團隊成員間產生誤會與間隙,故建議保持資訊公開透明且同步,才能讓每位成員隨時掌握專案進度與關鍵資訊,同時建立信任感與避免重工。可共用雲端文件或使用合適的專案管理工具(如:monday.com),以記錄專案進度、分享會議記錄等,確保所有人皆可即時更新與了解專案內容。

3. 妥善進行專案管理

妥善的專案管理能讓任務井然有序,進而提升效率。可使用專案管理工具來分配任務、設定截止日期,並追蹤進度,確保每個環節都在掌控中。此外,做好專案管理還能控管風險、提早發現資源不足或時間衝突等問題,以及時處理與調整。

 

延伸閱讀:什麼是專案管理(Project Management)?5大流程輕鬆學會掌管專案

4. 進行有效的溝通

習慣性地反駁、拒絕接受其他新想法,或拒絕溝通討論,皆會使團隊協作難以進行,唯有保持開放的態度進行聆聽與討論,才能消除誤會、促進合作。而想要做到有效的溝通,通常關鍵在於清晰、簡潔,且雙向的交流,如:開會前準備明確議程,確保討論不離題 ➜ 使用簡單語言,避免專業術語造成混淆 ➜ 鼓勵成員提出問題並積極回饋,創造開放的溝通環境。當溝通順暢,才能讓專案進行更順利、團隊合作效率也更高。

5個團隊溝通技巧,提升團隊凝聚力

然而,溝通是門大藝術,想要做好團隊成員間的溝通協調,建議可將下面5點筆記下來,幫助你讓團隊向心力更強!

✔ 相互尊重且傾聽並理解

認真傾聽每位成員的意見,不打斷、不輕視,而當每個人皆用心聽取他人想法,並試著理解其觀點時,團隊氛圍就會變得更開放。此外,傾聽不只是「聽」,還可加上換位思考,進一步理解對方背後的需求,也許還可讓你產生與以往不同的想法,進而迸出更多創意火花!故尊重與理解不僅能建立信任,也讓團隊成員更勇於分享,從而達到提升團隊合作的效率。

✔ 收集反饋互相討論

反饋是團隊成長的養分,故建議可藉由定期會議或意見箱等方式,主動收集成員的回饋,並開放討論,藉此讓團隊合作更順暢。討論時,須保持中立態度,避免防禦心態,才能讓每個聲音都被聽見,進而調整方向,甚至透過相互討論激發新點子!

✔ 使用合適工具統整資訊、加強協作

使用合適的工具不僅能讓專案細節資訊井然有序,也能讓團隊成員即時了解進度,並快速回饋與溝通,進而強化協作。當資訊一目了然,且工具操作便利、可同時達到同步內容與協調溝通時,團隊合作的效率與凝聚力即可雙雙提升!

✔ 適時表達認可與稱讚

適時表達認可與稱讚,可讓團隊成員感受到自己的價值,也能達到點燃團隊士氣的目的!如:當成員完成一項艱難任務後,公開表揚或私下感謝都能增強其動力與信心,且讓人倍感溫暖,進而讓團隊成員更願意為共同目標而努力。

✔ 領導者以身作則

想提升團隊的向心力,領導者必須先以身作則,展現積極的溝通態度,如:領導者若能主動分享資訊、認真傾聽,並以開放態度接受反饋,團隊成員也會跟隨效法。且當領導者在會議中展現尊重,或在壓力下保持冷靜,團隊自然會形成正向的溝通文化;反之,若領導者封閉或缺乏耐心,團隊士氣則可能受挫。故一個好的領導者,不僅能激發團隊潛力,也能讓團隊更有凝聚力!

 

延伸閱讀:如何評估主管領導力?13個好領導者特質,打造想讓人追隨的影響力

團隊合作會面臨哪些挑戰?

然而,團隊合作不一定時刻都能順利,若遇到衝突與成員間缺乏信任感時,可能就會讓合作出現障礙。此時該怎麼做才能順利克服?下面我們列出3個團隊合作常見的問題,並分享應對策略,幫助你讓團隊重新找回節奏!

⚠️ 缺乏信任

信任是團隊合作的基石,但當剛開始接觸與合作時,團隊成員間可能會因不熟悉、誤解或隱藏資訊而不願敞開心胸,導致協作效率低落。此時可透過Team Building(如:簡單的午餐聚會等)創造可增進彼此了解的機會,並由領導者率先展現開放討論的態度,以促進成員間的交流,進而慢慢建立起團隊的信任感,讓團隊關係更緊密!

⚠️ 溝通不良產生衝突

誤解、語氣不當或資訊傳遞不清等溝通不良的情況,皆可能引發爭執,甚至讓小問題變成大衝突。例如:每個人對於文字語氣的解讀不同,可能就會造成誤解,此時若可事前先建立清晰的溝通規範,如:鼓勵面對面或通話溝通,以減少文字誤解;當衝突發生時,安排中立者協調,讓雙方冷靜表達觀點等,盡量減少誤會越來越深的情況。

 

此外,平時也可培養團隊成員的傾聽技巧(如:重述對方意見以確認理解),以促進有效的溝通。

⚠️ 資訊過多難以統整

當專案的文件、郵件、修改紀錄、客戶連絡窗口等眾多資訊皆分散各處時,團隊成員可能因找不到關鍵資訊而浪費了大把時間,甚至拖延到專案進度。但此時若有合適的專案管理工具,即可幫你統整資訊,甚至將每個步驟的負責人員劃分清楚,且確保每位成員皆可看見專案進度與即時更新的資料,即可避免混亂,讓團隊合作與專案進行更順利。

如何利用monday團隊合作工具來提升協作效率?

從前述說明可知,想要提升團隊合作效率,就不可缺少合適的專案管理工具,而monday.com即可幫助你達到此目的!monday.com為一種工作作業系統,可用來:

管理、追蹤專案:可輕鬆繪製甘特圖,讓你快速了解各項任務分工與專案進度、時程

共享文件、統整資訊:可將與專案有關的文件、資訊整合在單一平台,無論是客戶窗口聯絡資訊、還是記錄與顧客互動的CRM系統,皆可統一在同一平台管理與共享

產出報表:Dashboards功能可顯示專案多項詳細數據,以利成員了解專案目標、進度、預算與資源分配等資訊

溝通討論:提供多種專案管理範本,讓成員可直接在上面留言、溝通討論,促進良好互動與協作

等等多種功能,且可與Slack、Dropbox、Google Drive、Zoom、Excel等應用程式進行整合,讓你透過單一平台即可確保團隊成員皆得到一樣的最新資訊,提高團隊間的資訊透明程度與協作效率!

想讓團隊合作更順利?monday.com成為你的絕佳選擇!

透過工具設定好目標、規劃專案流程,並讓資訊同步即時更新,達到公開透明,皆對於團隊合作有大大的幫助,而monday.com即可幫助你輕鬆統整專案進度與每位成員的個人任務,並同步最新資訊,讓團隊合作更順暢無阻!如果你也想要改善團隊合作的現況,推薦你嘗試看看monday.com吧!

Jerome 是一位以結果為導向的 SaaS 銷售專業人士,擁有超過 10 年的科技產業經驗。熱衷於在亞太地區打造高效能團隊,並透過以數據為基礎、以顧客為中心的策略推動業績成長。
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