團隊合作的重要性高嗎？答案是：絕對高！無論是在職場或生活中，團隊合作都可提高工作效率或補足個人缺乏的部分。但合作並非總是一帆風順，若缺乏信任、溝通不良或資訊混亂都可能拖慢進度。因此，想知道如何善用溝通訣竅來提升團隊凝聚力，就讓本文告訴你4大提高團隊合作效率原則與5個溝通技巧，助你打造更優秀的團隊！
團隊合作的重要性
為什麼團隊合作很重要？在職場上，單打獨鬥也許能完成任務，但若透過團隊合作，還能將每個人的才華與創意匯集成更大的力量，進而更快解決複雜問題。因此，良好的團隊合作是讓成員互補優勢、分擔壓力，甚至激發創意火花，讓專案更有效率且有品質地進行。此外，好的團隊合作還能帶來多重好處，如：
⭕ 提升生產力與效率
當成員明確分工、協同「作戰」時，即可大大提升工作效率與生產力，讓任務更快速完成。
⭕ 提高員工幸福感
在支持與尊重的團隊氛圍中，員工可感到被重視，工作積極度就會提升，從而提高工作品質，產出更優質的成果。
⭕ 減少人員流動
而當員工感受到歸屬感與成就感時，就會更願意長期投入，降低企業人才流失與重新招募、訓練員工的成本。
提高團隊合作效率4原則
想讓團隊的工作效率有效提升，那就要先掌握以下4大原則，才能幫助團隊少走彎路，且更順利成目標！
1. 設定共同的明確目標
設定明確且具體的目標，才能讓團隊成員清楚知道要達成什麼。可藉由SMART原則（具體、可衡量、可達成、相關性、時限性）來協助制訂，而當每個人都理解並認同目標時，團隊合作才會更順暢，並減少內耗，甚至激發成員的動力。
2. 資訊公開透明且同步
資訊不對稱容易讓團隊成員間產生誤會與間隙，故建議保持資訊公開透明且同步，才能讓每位成員隨時掌握專案進度與關鍵資訊，同時建立信任感與避免重工。可共用雲端文件或使用合適的專案管理工具（如：monday.com），以記錄專案進度、分享會議記錄等，確保所有人皆可即時更新與了解專案內容。
3. 妥善進行專案管理
妥善的專案管理能讓任務井然有序，進而提升效率。可使用專案管理工具來分配任務、設定截止日期，並追蹤進度，確保每個環節都在掌控中。此外，做好專案管理還能控管風險、提早發現資源不足或時間衝突等問題，以及時處理與調整。
延伸閱讀：什麼是專案管理（Project Management）？5大流程輕鬆學會掌管專案
4. 進行有效的溝通
習慣性地反駁、拒絕接受其他新想法，或拒絕溝通討論，皆會使團隊協作難以進行，唯有保持開放的態度進行聆聽與討論，才能消除誤會、促進合作。而想要做到有效的溝通，通常關鍵在於清晰、簡潔，且雙向的交流，如：開會前準備明確議程，確保討論不離題 ➜ 使用簡單語言，避免專業術語造成混淆 ➜ 鼓勵成員提出問題並積極回饋，創造開放的溝通環境。當溝通順暢，才能讓專案進行更順利、團隊合作效率也更高。
5個團隊溝通技巧，提升團隊凝聚力
然而，溝通是門大藝術，想要做好團隊成員間的溝通協調，建議可將下面5點筆記下來，幫助你讓團隊向心力更強！
✔ 相互尊重且傾聽並理解
認真傾聽每位成員的意見，不打斷、不輕視，而當每個人皆用心聽取他人想法，並試著理解其觀點時，團隊氛圍就會變得更開放。此外，傾聽不只是「聽」，還可加上換位思考，進一步理解對方背後的需求，也許還可讓你產生與以往不同的想法，進而迸出更多創意火花！故尊重與理解不僅能建立信任，也讓團隊成員更勇於分享，從而達到提升團隊合作的效率。
✔ 收集反饋互相討論
反饋是團隊成長的養分，故建議可藉由定期會議或意見箱等方式，主動收集成員的回饋，並開放討論，藉此讓團隊合作更順暢。討論時，須保持中立態度，避免防禦心態，才能讓每個聲音都被聽見，進而調整方向，甚至透過相互討論激發新點子！
✔ 使用合適工具統整資訊、加強協作
使用合適的工具不僅能讓專案細節資訊井然有序，也能讓團隊成員即時了解進度，並快速回饋與溝通，進而強化協作。當資訊一目了然，且工具操作便利、可同時達到同步內容與協調溝通時，團隊合作的效率與凝聚力即可雙雙提升！
✔ 適時表達認可與稱讚
適時表達認可與稱讚，可讓團隊成員感受到自己的價值，也能達到點燃團隊士氣的目的！如：當成員完成一項艱難任務後，公開表揚或私下感謝都能增強其動力與信心，且讓人倍感溫暖，進而讓團隊成員更願意為共同目標而努力。
✔ 領導者以身作則
想提升團隊的向心力，領導者必須先以身作則，展現積極的溝通態度，如：領導者若能主動分享資訊、認真傾聽，並以開放態度接受反饋，團隊成員也會跟隨效法。且當領導者在會議中展現尊重，或在壓力下保持冷靜，團隊自然會形成正向的溝通文化；反之，若領導者封閉或缺乏耐心，團隊士氣則可能受挫。故一個好的領導者，不僅能激發團隊潛力，也能讓團隊更有凝聚力！
團隊合作會面臨哪些挑戰？
然而，團隊合作不一定時刻都能順利，若遇到衝突與成員間缺乏信任感時，可能就會讓合作出現障礙。此時該怎麼做才能順利克服？下面我們列出3個團隊合作常見的問題，並分享應對策略，幫助你讓團隊重新找回節奏！
⚠️ 缺乏信任
信任是團隊合作的基石，但當剛開始接觸與合作時，團隊成員間可能會因不熟悉、誤解或隱藏資訊而不願敞開心胸，導致協作效率低落。此時可透過Team Building（如：簡單的午餐聚會等）創造可增進彼此了解的機會，並由領導者率先展現開放討論的態度，以促進成員間的交流，進而慢慢建立起團隊的信任感，讓團隊關係更緊密！
⚠️ 溝通不良產生衝突
誤解、語氣不當或資訊傳遞不清等溝通不良的情況，皆可能引發爭執，甚至讓小問題變成大衝突。例如：每個人對於文字語氣的解讀不同，可能就會造成誤解，此時若可事前先建立清晰的溝通規範，如：鼓勵面對面或通話溝通，以減少文字誤解；當衝突發生時，安排中立者協調，讓雙方冷靜表達觀點等，盡量減少誤會越來越深的情況。
此外，平時也可培養團隊成員的傾聽技巧（如：重述對方意見以確認理解），以促進有效的溝通。
⚠️ 資訊過多難以統整
當專案的文件、郵件、修改紀錄、客戶連絡窗口等眾多資訊皆分散各處時，團隊成員可能因找不到關鍵資訊而浪費了大把時間，甚至拖延到專案進度。但此時若有合適的專案管理工具，即可幫你統整資訊，甚至將每個步驟的負責人員劃分清楚，且確保每位成員皆可看見專案進度與即時更新的資料，即可避免混亂，讓團隊合作與專案進行更順利。
如何利用monday團隊合作工具來提升協作效率？
從前述說明可知，想要提升團隊合作效率，就不可缺少合適的專案管理工具，而monday.com即可幫助你達到此目的！monday.com為一種工作作業系統，可用來：
✔ 管理、追蹤專案：可輕鬆繪製甘特圖，讓你快速了解各項任務分工與專案進度、時程
✔ 共享文件、統整資訊：可將與專案有關的文件、資訊整合在單一平台，無論是客戶窗口聯絡資訊、還是記錄與顧客互動的CRM系統，皆可統一在同一平台管理與共享
✔ 產出報表：Dashboards功能可顯示專案多項詳細數據，以利成員了解專案目標、進度、預算與資源分配等資訊
✔ 溝通討論：提供多種專案管理範本，讓成員可直接在上面留言、溝通討論，促進良好互動與協作
等等多種功能，且可與Slack、Dropbox、Google Drive、Zoom、Excel等應用程式進行整合，讓你透過單一平台即可確保團隊成員皆得到一樣的最新資訊，提高團隊間的資訊透明程度與協作效率！
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透過工具設定好目標、規劃專案流程，並讓資訊同步即時更新，達到公開透明，皆對於團隊合作有大大的幫助，而monday.com即可幫助你輕鬆統整專案進度與每位成員的個人任務，並同步最新資訊，讓團隊合作更順暢無阻！如果你也想要改善團隊合作的現況，推薦你嘗試看看monday.com吧！
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