你是否常聽到「KPI」這個詞,卻不太確定它的具體含義?KPI(關鍵績效指標)是衡量個人、團隊或企業目標達成的重要指標,但KPI該怎麼制定?與OKR又有何差異?下面就讓我們一次詳細說明KPI是什麼意思,並提供3大領域的實用範例,助你輕鬆上手,打造屬於自己的成功指標!
關鍵績效指標(KPI)是什麼意思?
KPI為Key Performance Indicator的縮寫,中文為「關鍵績效指標」,是用來衡量特定目標達成與否的量化指標,無論是企業評估營運表現、行銷團隊追蹤廣告成效,還是個人檢視工作成果,KPI都能派上用場。如:電商可能用「網站轉換率」來衡量銷售成效;活動企劃則能用「參與人數」來評估成功與否等。
(monday.com的KPI儀表板示意圖)
通常在需要有明確目標、追蹤進展或優化策略時,即可搭配制定KPI來協助推進規劃,如:年度計畫、專案執行或績效考核等。而好的KPI應具備:
– 具體性(明確定義指標)
– 可衡量性(能用數據量化)
– 相關性(與目標直接相關)
等元素,才能幫助你聚焦核心目標,避免資源浪費。
KPI與OKR差在哪?
除了KPI之外,你可能也聽過「OKR」,OKR為Objectives and Key Results的縮寫,中文為「目標與關鍵成果」,是一種目標管理框架,用於幫助團隊或個人設定具挑戰性的目標,並透過可衡量的關鍵成果追蹤進展。簡單來說,OKR強調「做什麼」(Objective)以及「如何衡量成功」(Key Results),相較於KPI專注於量化績效,OKR更注重激發創新與靈活性,適用於快速變化的環境。
KPI | OKR | |
---|---|---|
定義 | 關鍵績效指標,專注於量化特定目標的表現 | 目標與關鍵成果,結合質化目標與量化成果的管理框架 |
目的 | 追蹤與衡量既定目標的進展,確保達成預期成果 | 設定具挑戰性的目標,激勵創新並推動團隊成長 |
使用時機 | 長期追蹤或績效考核 | 快速迭代或創新專案 |
靈活度 | 較固定,通常與既有流程綁定 | 較靈活,鼓勵調整目標以適應變化 |
簡易範例 | 行銷團隊的KPI:每月新增1,000名潛在客戶 | 行銷團隊的OKR:以「擴大市場影響力」為目標,達成「社群互動率提升30%的成果 |
選擇制定KPI或OKR取決於你的需求,若需穩定追蹤績效,較適合用KPI;若想推動成長與突破,OKR則是更好的工具。
為什麼KPI很重要?KPI能幫你做到什麼?
然而為什麼推薦可制定KPI?KPI不僅提供明確方向,還能將抽象目標轉化為可衡量的成果,無論是對於提升業績、優化流程還是檢視個人表現,都能發揮有效影響作用,且制定好明確的KPI,可帶來下列4大好處:
1. 提供清晰目標,聚焦資源分配
制定KPI主要會設定具體且可衡量的目標,即可讓團隊或個人清楚了解努力的方向。舉例來說:行銷團隊設定「每月網站流量增長15%」的KPI,就能集中資源於SEO優化或廣告投放,避免無效的分散投入,不僅可提升達標效率,還能確保資源用在刀刃上,減少浪費。且透過定期追蹤,也可快速發現哪些策略有效、哪些需要調整,從而優化整體表現。
2. 量化進展,以數據驅動決策
KPI以數據為基礎,即可客觀評估進度與成果。如:業務團隊用「成交率提升10%」作為KPI,就能清楚掌握銷售策略的效果,同時消除主觀臆斷,幫助管理者依據真實數據制定決策。
3. 統一團隊目標,提升工作動力
明確的KPI能激發團隊或個人的積極性,清楚理解該達成的目標在哪,才能更有努力的動力,並朝正確的方向前進。且當KPI達成時,能感受到大大的成就感;即使未達標,也能透過數據分析找到改進方向,持續成長,提供正向循環,以提升士氣與合作效率。
4. 洞察現況,預測並優化未來績效
KPI的量化數據可讓管理者快速了解營運狀況並挖掘潛在問題,如:分析「客戶流失率」KPI,可發現服務環節的不足,進而調整策略。同時,參考歷史KPI數據(如前一季的銷售表現或上個年度同一季的表現),即可預估未來趨勢並設定具體目標,有助於制定更精準的策略,以提升整體績效與競爭力。
如何制定KPI?用SMART原則訂出KPI
那KPI應該怎麼制定?如果對於KPI的制定方式還不是很熟悉,建議可參考「SMART原則」來幫助你訂出確切的目標!SMART原則是一種目標設定的框架,由5個核心元素組成:Specific(具體)、Measurable(可衡量)、Achievable(可達成)、Relevant(相關性)、Time-bound(時限性)。將其應用於KPI制定,即可確保指標明確且聚焦,避免設定出模糊或不切實際的目標。
SMART元素 | 如何應用於KPI制定 | 範例 |
---|---|---|
Specific (具體) | 清楚定義要達成的內容,確保KPI聚焦於特定領域,避免模糊 | 制定「將網站每月流量提升20%」明確目標,而非僅為「增加流量」 |
Measurable (可衡量) | 以數字量化目標,並提供可追蹤的指標,評估進度 | 「獲得500個新潛在客戶」,而非「吸引更多客戶」 |
Achievable (可達成) | 考量資源與能力,設定具挑戰性但可實現的KPI,才能激勵而不挫敗 | 「3個月內完成80%產品更新」,而非「1個月內完成全部」 |
Relevant (相關性) | 目標與整體策略或優先事項一致,確保KPI對業務或個人目標有直接貢獻 | 「提高客戶滿意度評分至90分」,與提升服務品質的目標相關 |
Time-bound (時限性) | 設定明確的截止日期或時間範圍,為KPI提供時間規範,促進行動 | 「在Q3結束前達成10%營收增長」,而非僅有「提升營收」 |
3個領域KPI制定範例
🔺 行銷領域
在行銷領域,KPI通常聚焦於提升品牌曝光或潛在客戶轉換,如:電商網站可設定「在N個月內將網站自然流量提升XX%」的KPI,符合具體(聚焦自然流量)、可衡量(XX%增長)、可達成(透過SEO與內容行銷實現)、相關性(與品牌成長目標一致)且有時限(N個月)。而為達成此KPI,行銷團隊即可透過投入資源優化關鍵字、發布高質量部落格文章或改善網站用戶體驗,且定期追蹤GA4數據等方式,朝確切目標前進並檢視進展。
🔺 業務領域
業務領域的KPI通常與銷售額直接相關,如:可將KPI設定為「在Q2結束前將新客戶成交率提升XX%」,明確針對提升新客戶成交率做出目標訂定,且可透過培訓與妥善利用CRM工具等方式來達成,並與業務增長相關且有確切期限,讓團隊可藉由改善銷售話術或追蹤客戶互動數據等管道來積極實現。
🔺 活動相關
活動企劃的KPI通常較著重於參與度或影響力,如:若舉辦一場線上研討會,可將KPI設定為「吸引500名參與者,並達成85%滿意度評分」,將目標以數字具體化,且設定之目標可透過推廣與分享優質內容實現,讓企劃團隊可藉由社群媒體推廣、優化報名流程,並在活動後收集反饋,確保達成參與和滿意度的雙重目標。
KPI這麼萬能,有缺點嗎?
雖然KPI可有效追蹤進度與推動目標達成,但也並非完美無缺,若使用不當,也可能帶來反效果,影響團隊士氣或策略方向,舉例來說:
🚨 過於聚焦數字,忽略品質
KPI通常以量化數據為核心,但若只追求數字表現,可能會忽略掉無法量化的價值。如:若行銷團隊一昧追求「網站點擊量」,卻忽略內容品質或用戶體驗,長期下來可能損害品牌形象。
🚨 與獎金綁定,誘發不當行為
若KPI直接與獎金或績效獎勵綁定,員工可能為了達成數字目標而不擇手段,卻無法帶來實質效益。如:銷售人員為達成「成交量」KPI,可能採取激進推銷或提供過度折扣,短期內數字好看,但卻會損害客戶信任或公司利潤,長期以來可能造成品牌價值下降。
🚨 缺乏靈活性,難以適應變化
KPI通常與固定目標綁定,若市場或環境快速變化(如:新競爭者出現),過於僵化的KPI可能無法及時調整,導致資源浪費或錯失新機會。
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制定合適的KPI可讓個人或團隊更明確理解工作目標,但要小心避免過於追求數字,或設定不合理的指標,以免適得其反。而要實現個人或企業目標,即需透過良好的工作管理,才能一步步達到理想成果,若還沒有找到適合自己的一套工作系統,不妨試試monday work management,從設定目標到引導專案、流程,皆提供直覺的視覺化操作頁面,讓你可輕鬆管理日常工作與各專案進度,幫助你提升工作效率,進而順利達到KPI!