在職場上，我們常聽到「專案管理（Project Management）」這個詞，也有專案經理（PM）此職位，但專案管理要做什麼？為什麼做好專案管理很重要？無論是產品開發或跨部門協作等情境，確實做好專案管理都能提升效率，甚至達到事半功倍的效果。但專案管理該怎麼做？下面就讓我們告訴你常見的專案管理方式有哪些，並分析5大流程，助你精準掌管每一個專案！
什麼是專案管理（Project Management）？
專案管理（Project Management）是指透過規劃、執行與控管等方式，將複雜任務拆解為可管理的步驟，並確保目標在限定的時間、預算與資源內順利達成。而為什麼要做好專案管理？確實妥善管理專案，才能有助於提升效率、降低風險，並確保成果符合預期，尤其在現今環境變化快速的商業市場中，是企業有效應對挑戰和競爭的重要要素。
但專案管理要做什麼？主要可分為以下5個重點：
- 設定目標、安排任務
- 規劃工作流程
- 控管執行時間、成本、品質與資源
- 定期追蹤進度
- 協調對內與對外雙向的良好溝通
當有妥善進行專案管理時，才能為團隊提供清晰方向，並確保每個環節井然有序，進而順利達成目標。
專案管理跟專案經理之間的關係是什麼？
專案管理（Project Management）是實現目標的方法，而專案經理（Project Manager）則是這套方法的執行者與領導者，負責統籌專案的全部流程，從啟動到收尾，確保其按計畫進行並達成預期目標。其職責包括：
- 定義專案範疇與目標
- 制定計畫並規劃時程
- 分配資源、預算
- 協調團隊分工、解決衝突，並與客戶溝通進度
- 隨時跟進專案進度，必要時做出適當調整
因此，優秀的專案經理需具備多項能力，包括領導力、時間管理能力、風險管理、溝通能力，以及一定程度的技術知識，才能妥善管理好各項流程進度，以利專案順利進行並達到預期的結果。
常見6種專案管理方式
而針對不同專案、產業，各自適合的專案管理方法也不盡相同，下面我們就列出6種較常見的方式以供參考。
1. 瀑布式（Waterfall）
瀑布式採由上到下的線性階段方式進行，每階段都與下個階段相連，需依序完成才能繼續前進。而採用瀑布式專案管理方式時，通常會分為：評估需求、設計、實施、驗證/測試、營運/維護5個階段，適合目標明確、變動少的專案，如：建築工程等。
其結構嚴謹，可讓團隊按部就班地完成工作，但相對地靈活度較低，且若中途任一步驟出了問題，就可能使整體計畫出現嚴重延宕，調整彈性較低。
2. 敏捷式（Agile）
敏捷式專案管理方法則強調靈活性與快速迭代，透過將大型專案拆分成各個小型任務，並利用短週期交付小規模成果，適合需求變動頻繁的專案，如：軟體開發等。當採用敏捷式專案管理方式時，需要團隊密切合作，快速回應市場與客戶的反饋，不斷修改、更新，才得以提升適應性，相對地，其所需要的人力資源、費用等可能也會較高。
3. 混合式
混合式專案管理方式則結合敏捷式與瀑布式的優勢，可在初期需較嚴謹規劃時使用瀑布式管理方法，將專案進程詳細規劃；而執行階段則採用敏捷式管理，搭配靈活調整的機制，應對突發狀況，適合需要既定結構但也允許變動的專案，如：產品開發等。
4. PRINCE2
（圖片來源：invensislearning）
PRINCE2（Projects IN Controlled Environments）與瀑布式管理屬同一種框架，以流程為主要導向，注重規劃、論證、風險管理與品質控制，廣泛應用於政府機構與大型企業專案，可明確規範專案開始到結束各階段須交付什麼、由誰負責，以及何時交付等，雖較制式化，但可確保專案各流程皆在規範內且符合效益。
5. Scrum
Scrum則使用敏捷式管理框架，相較於前幾種管理方式較注重專案本身，Scrum則專注在「時間」，注重團隊在短時間內可取得的成就。主要方式為將工作劃分為1~4週的「衝刺階段」，並定期進行討論會議，即使中途更改目標，也不會破壞整個專案，可促進團隊協作，適合需快速交付的高動態專案，或需高度創意的項目，如：科技創新等。
6. 關鍵路徑方法（CPM）
（圖片來源：workamajig）
關鍵路徑方法 (CPM)，也稱為關鍵路徑分析 (CPA)，主要透過識別專案中最關鍵的任務，並優化時程安排與資源分配，以最短的時間完成目標，適用於有眾多相互依賴的工作項目之專案，如：建築或工程項目等。
專案管理5大好處
做好專案管理，可為團隊與企業帶來顯著優勢，其中主要的好處有下列5大項目：
✔ 繁雜步驟條理化
透過將流程結構化，可將複雜任務拆解為清晰、可控的步驟，且每個階段皆有明確目標，即可確保專案從開始到結尾皆井然有序，避免因混亂而造成遺漏或疏失。對於需要跨部門協作的大型專案來說，確實做好專案管理，才能確保所有環節順暢銜接、提高效率與成功率。
✔ 清楚劃分權責
除了將流程清楚列出外，同時也可將各步驟、項目的負責人員劃分出來，讓每位成員清楚自身職責，減少責任模糊或重工的問題，以避免團隊內部衝突，從而提升整體專案品質與執行速度。
✔ 即時溝通討論
專案管理強調即時且有效的溝通，確保團隊與客戶保持資訊同步。透過定期會議、進度報告及協作工具，專案經理能即時掌握狀況並快速解決問題。此外，良好的雙向溝通機制也有利於讓專案快速回應市場變化或客戶需求，進而提升成果滿意度，以及客戶的信任感，確保專案成果與期望一致。
✔ 有效分配資源
優秀的專案經理必須做到精準的資源規劃，避免資源浪費或過度集中，確保人力、時間與預算皆可被有效利用。此時，即可藉由甘特圖等專案管理工具，清楚呈現資源分配與時程，幫助團隊識別瓶頸並即時調整。
✔ 提高作業效率
透過將流程標準化，並搭配專業的工作管理工具（如：monday.com）即時追蹤進度，不僅有助於縮短專案執行時間，也可減少錯誤。
專案管理的5大流程
為了確保專案從構想到完成都能高效執行，通常專案管理可分為下列主要5大流程：
STEP 1：發起專案
專案經理需與客戶確認需求、定義成功標準，並評估可行性及風險，確保專案具備明確方向。唯有設定出清晰目標，才能為後續流程奠定基礎，避免偏離軌道。
STEP 2：規劃細節
確認目標後，專案經理需列出任務清單、時程等細節，並有效分配資源，且提前規劃風險應對策略。此階段需團隊密切協作，確保每位成員皆了解職責，才能讓執行階段更順暢。
STEP 3：執行計畫
專案正式開始後，專案經理需協調團隊、分配資源並監督任務進度，此時的專案管理重點在於有效溝通與解決問題，確保團隊按計畫行事。此外，專案經理還需做好客戶的期待管理，並即時回報進度，若遇資源不足或需求變更等突發狀況時，則須仰賴專案經理的應對能力與團隊的協作，才能妥善將計畫落地為成果。
STEP 4：控管進度
若發現專案流程出現偏差，專案經理須即時協調、重新分配資源。此時可藉由專案管理工具（如：monday.com）即時追蹤各項任務，避免專案脫軌，以提升整體效率與成果品質。
STEP 5：收尾交付
專案管理的最後階段通常包含驗收成果、統整結案文件與歸檔資料等。對外，專案經理需確認成果符合客戶需求並收集反饋，提供最終報告，確保客戶滿意；對內，可組織回顧會議，分析成功與不足，為未來專案提供參考，提升長期效益。
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