專案風險管理攻略，5大步驟＋4策略，第一次風險控制就上手！

無論是企業營運還是專案執行，都免不了會有些許風險，像是預算超支、進度延誤或突發危機等，此時就要透過提前做好風險管理來防患於未然。但專案風險管理具體來說該怎麼做？下面就讓本文為你說明5個風險管理步驟與4個必備策略，教你如何做到風險控制，讓企業運行、專案執行皆可穩穩進行。

什麼是風險控制管理？為何企業與專案都不能忽視？

企業風險管理（Enterprise Risk Management，簡稱ERM）是識別、評估並應對潛在問題的重要過程，用於避免、降低專案或企業因不確定因素導致的損失。簡單來說，就像為專案或企業買一份「保險」，預先找出可能出錯的環節，並準備好應對方案。而做好風險控制，對企業來說可帶來多項好處：

✔ 降低因各種因素造成的財務損失，確保預算不超支

✔ 提升專案成功率，讓進度順利推進，甚至提升客戶滿意度

✔ 強化企業競爭力，讓決策更穩健，面對市場變化更從容

風險從哪裡來？一次搞懂企業常見風險類型

然而，企業營運上會有哪些風險？無論是內部運作的流程疏失，還是市場突如其來的變化等，都是企業可能需承擔的風險來源之一，下面以表格簡單整理出企業常見的風險類型，助你更快了解需控制的風險有哪些面向。

了解5個常見專案風險，為專案做好準備

除了企業整體的風險外，專案執行時若沒有做好詳細規劃，也不免會面臨風險與困難，常見的有下列5種：

1. 專案範疇模糊

當目標不清、需求反覆變更時，團隊容易迷失方向，導致資源浪費或成果不如預期。為避免此風險，專案啟動前即應明確定義目標、範圍與可交付成果，並與客戶達成共識。此外，藉由使用清晰、操作簡易的專案管理系統，也可有效降低範疇模糊的風險，確保團隊聚焦正確方向。

延伸閱讀：什麼是專案管理（Project Management）？5大流程輕鬆學會掌管專案

2. 進度慢效率低

進度延誤是專案的大敵，而其常見原因包括：任務分配不清、團隊協作不佳或技術瓶頸等，如：開發階段可能因程式錯誤而拖延，影響後續進度。而進行效率低則可能來自過多的會議或溝通不暢，此時即需透過專案經理即時協調，並搭配合適工具，如：甘特圖以追蹤進度，進而提升團隊溝通效率，加速專案進展。

3. 超出原訂成本

超出預算成本可能因初期估算不準、突發費用或專案範疇擴大而導致，如：採購成本上升或額外人力需求等。若要避免超支，專案啟動時就需進行詳細的成本分析，並預留緩衝預算，且持續監控支出。可藉由使用專案管理工具，追蹤財務狀況、即時調整資源分配，以確保專案在預算內順利完成。

4. 時間資源不足

當人力、設備或時間分配不足時，專案進度與品質都可能受影響，而要應對此狀況，就需要專案經理在規劃階段即合理評估資源需求，確保人力與設備充足。此外，靈活運用外包或臨時資源，並優先安排關鍵任務，也有助於緩解資源壓力，讓專案穩定推進。

5. 公司營運變動

公司內部變動也可能打亂專案節奏，如：高層決策改變、部門重組或預算縮減，都可能影響專案執行，導致資源需重新分配或目標調整，使團隊措手不及。故為降低影響，專案經理應保持與高層的密切溝通，即時了解政策變化，並準備應變計劃。

如何進行風險控制？風險管理5大流程步驟

實際上風險管理該怎麼做？有效的風險管理必須有系統、有步驟，才能讓你在危機來襲時化險為夷。而下面5大流程步驟，即可幫你一步步分析如何控管與應對風險。

STEP 1：確認風險來源

確認風險來源需全面檢視專案內外部因素，如：人力是否足夠、技術有無限制，或市場變化等，列出所有可能影響專案的風險，並與團隊充分討論，才能為後續的執行方向奠定基礎。

STEP 2：評估影響範圍

確認風險來源後，則需評估其影響範圍，分析每個風險對專案目標、成本、進度或品質的潛在衝擊，如：設備故障可能延誤進度；而法規變動可能增加合規成本等。

STEP 3：風險計算評級

了解影響範圍可能有哪些後，還需進一步評估其嚴重程度。可透過質化分析（描述影響程度）或量化分析（估算損失金額）來判斷嚴重性，並將風險分為高、中、低3等級，以協助判斷優先處理順序，幫助團隊聚焦關鍵問題，避免資源浪費在低風險事件上，提升管理效率。

STEP 4：制定應對策略

有了風險清單與評級，即可制定相對的解決策略。如：若供應鏈斷裂風險高，可尋找備用的供應商等，策略需具體、可執行，並分配負責人與時程。

STEP 5：持續觀察優化

專案過程中隨時都可能遇到突發狀況與變化，故需定期監控風險狀態，檢查應對策略是否有效。可透過專案管理工具追蹤風險變化，並更新風險清單，若發現可能的新風險，需立即納入管理流程。持續觀察與調整，才能確保專案在動態環境中保持穩定，順利達成目標。

企業與專案必備的風險應對4個策略

風險管理不只是找出問題，更要用對的策略來化解危機，故以下介紹4個風險應對策略，幫助你和團隊在風浪中穩住陣腳，進而順利達成目標。

✔ 提前規避或降低風險

若已知可能會面臨哪些風險，即可提前調整計劃，以避開問題，如：事先優化流程，以避免遇到技術瓶頸；或與供應商簽訂長期合約，以穩定供貨。若無法完全規避，可採取降低風險的措施，如：增加測試階段，以減少產品缺陷。透過詳細的風險分析與計劃調整，確保潛在問題在萌芽時即可快速被控制，才能大幅減少後續損失，讓專案更穩健。

✔ 分擔、轉移風險

在特定狀況下，風險也可以「外包」，意即將風險影響轉移給第三方，如：購買保險來應對自然災害損失；或將非核心任務外包給專業廠商，降低內部資源壓力，透過合約設計或合作模式，幫助企業分散風險責任，同時確保專案穩定進行，降低財務與營運壓力。

✔ 接受並準備對策

對於低機率或低影響的風險，坦然接受並準備應對策略也是一種務實的選擇。如：接受小型進度延誤的可能性，但準備備用資源以快速應對。此種策略不僅是建立應急計劃，也需確保在風險發生時能迅速反應，才能減少損失。

✔ 做好專案管理

透過明確的目標設定、進度追蹤與團隊溝通，即可有效降低風險發生的機會，故妥善做好專案管理也是重要的風險應對策略之一。如：使用專案管理工具（如：monday.com）來監控進度與分配資源，並定期檢視風險報告，幫助團隊保持警覺、快速應對變化。

利用Monday.com工作平台，聰明管理專案風險

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• AI自動化監控分析

內建AI自動化功能，不僅可大幅減少多項手動工作、提升效率，還可即時偵測問題，並標記風險等級，以利專案成員快速辨別處理的優先順序，甚至可快速通知相關負責人員，以利即時處理問題。此外，還可協助產出每日報告，讓領導者隨時了解專案現況，並做出合適決策。

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