대기업은 단순히 카페인으로만 운영되지 않습니다. 바로 기술이 뒷받침하고 있죠. 하드웨어, 소프트웨어, 클라우드 기반 툴들은 개인의 작은 업무부터 대규모 부서 간 협업 및 운영까지 모든 것을 가능하게 합니다.
이 모든 기술 자산은 기업에 속하기 때문에, 조직 내 누군가는 반드시 이러한 핵심 자산을 관리해야 합니다. 하지만 현실에서는 IT 자산 관리(ITAM, IT Asset Management)가 리더들의 우선순위에서 밀려나는 경우가 많습니다. 이는 매우 아쉬운 일인데, 왜냐하면 ITAM이 명확히 정의되고 실행될 때 기업의 기술은 더 오래 지속되고, 더 좋은 성능을 내며, 모든 단계에서 더 큰 가치를 제공하기 때문입니다.
이 가이드는 IT 자산 관리를 깊이 있게 다루며, 6가지 핵심 프로세스, 실제 사례, 그리고 monday service에서 로드맵으로 전체 IT 자산 인벤토리를 관리하는 방법까지 설명합니다.
핵심 요약
- IT 자산 관리는 팀이 자산 생애주기의 모든 단계를 관리할 수 있는 가시성과 체계를 제공하여, 기업 기술의 수명과 성능을 향상시킵니다.
- AI는 반복 업무를 자동화하고, 고장을 예측하며, 더 빠른 결정을 돕는 방식으로 ITAM을 발전시켜 IT 팀이 문제 발생 후 대응하는 대신 사전에 방지할 수 있게 합니다.
- monday service는 조달부터 폐기까지 전체 ITAM 워크플로우를 하나의 플랫폼에 연결해 부서 간 협업을 쉽게 하고 기술 투자를 최적화할 수 있도록 돕습니다.
IT 자산 관리란 무엇인가요?
IT 자산 관리는 기업이 보유하거나 사용하는 모든 기술 자산을 구매 시점부터 폐기 시점까지 추적·관리하는 지속적인 프로세스를 의미합니다. 이를 통해 팀은 매일 사용하는 자산을 더 효과적으로 활용할 수 있습니다.
여기서 말하는 IT 자산 관리의 자산이란, 조직 운영을 돕는 모든 기술 관련 자원을 의미합니다. 예를 들어, 회사 노트북, 클라우드 저장소 구독 서비스, 혹은 안전하게 저장·보호해야 하는 민감한 고객 데이터 등이 포함됩니다. 일반적으로 IT 자산은 다음 4가지 주요 카테고리로 구분됩니다:
- 하드웨어 자산 관리
기업에서 사용하는 물리적이고 유형의 기술 장비를 의미합니다. 노트북과 휴대폰 같은 엔드유저 기기부터 서버, 라우터, 스위치 같은 인프라 장비까지 모두 포함됩니다. - 소프트웨어 자산 관리
소프트웨어 애플리케이션을 관리합니다. 라이선스 준수, 사용 권한, 배포 권리, 설치 및 업데이트까지 모두 다룹니다. - 클라우드 서비스 및 인프라 관리
클라우드 네이티브 환경 및 서비스를 관리합니다. 예를 들어, IaaS(서비스형 인프라), PaaS(서비스형 플랫폼), SaaS(서비스형 소프트웨어) 등이 포함됩니다. 여기서 중요한 질문은 “우리가 클라우드에서 어떤 서비스를 운영·구독하고 있으며, 비용과 사용을 최적화하고 있는가?”입니다. - 정보 및 데이터 자산 관리
조직의 데이터 세트, 문서, 지적 재산, 고객 기록 등을 관리합니다. 데이터 분류, 저장, 접근 제어, 데이터 수명 주기 정책을 포함하며, 규제가 많은 산업군에서는 특히 중요한 영역입니다.
IT 자산 관리 생애주기의 6가지 핵심 프로세스
1. 계획 (Planning)
계획 단계에서는 팀이 필요한 자산을 식별합니다. 이 중요한 단계는 향후 변화가 기술 수요에 어떤 영향을 줄지 미리 파악할 수 있도록 하여, 즉흥적인 구매로 이어지지 않도록 합니다.
예시: 한 글로벌 헬스케어 기업이 새로운 지사를 개설하려 합니다. 계획 단계에서 IT 팀은 부서 책임자들과 협력해 예상 직원 수를 산정하고, 필요한 하드웨어 및 소프트웨어를 결정하며, 이를 라이선스 계약 및 예산 주기와 맞춥니다.
2. 조달 (Procurement)
조달 단계는 계획이 실제로 실행되는 과정입니다. 팀이 필요한 IT 자산을 발주하거나 벤더와 협상해 확보하는 단계입니다. 보통 승인 절차가 포함되며, 제때 자산이 도착하도록 관리해야 합니다. 그러나 현실적으로는 56%의 조달팀이 수동 워크플로우와 비효율적인 시스템으로 인해 지연을 겪습니다.
예시: 한 글로벌 물류 회사가 3개 지역 사무소의 네트워크 인프라를 업그레이드하려 합니다. IT 팀은 새 라우터와 스위치를 요청하지만, 승인 절차가 구식 시스템에 묶여 여러 단계를 거치느라 몇 주가 소요됩니다. 결국 발주가 늦어져 가격 변동과 재고 부족으로 생산성이 저하됩니다.
3. 배포 (Deployment)
IT 자산은 실제 직원들이 사용할 수 있을 때 비로소 가치를 창출합니다. 배포 단계는 노트북 이미지 생성, 사용자 접근 권한 설정, 소프트웨어 설치, 그리고 모든 자산이 ITAM 시스템에 올바르게 기록되었는지 확인하는 과정을 포함합니다.
원활한 배포는 신규 입사자의 적응 마찰을 줄이고, 자산이 방치되지 않도록 합니다. 또한 정확한 기록 유지와 명확한 소유권 부여 같은 올바른 자산 관리 습관을 자리 잡게 합니다.
예시: 한 금융 서비스 회사가 원격 근무로 25명의 신규 애널리스트를 채용했습니다. IT 팀은 표준화된 배포 프로세스를 활용해 사전 설정된 노트북을 각 직원에게 발송하고, 소프트웨어와 계정을 미리 준비합니다. 각 장비는 창고에서 나가기 전에 ITAM 시스템에 등록되며, 신규 입사자는 첫날부터 바로 로그인해 업무를 시작할 수 있습니다.
4. 유지보수 (Maintenance)
자산을 잘 관리하면 수명을 늘리고 비용을 절감할 수 있습니다. 유지보수에는 소프트웨어 업데이트, 보안 패치, 하드웨어 수리, 라이선스 갱신, 성능 모니터링 등이 포함됩니다. 특히 하이브리드·원격 근무 환경에서는 IT 팀이 기기에 물리적으로 접근하기 어려워 더 복잡해집니다.
예시: 한 로펌은 여러 지점과 원격 직원들을 위해 수백 대의 노트북을 관리합니다. IT 팀은 자산 관리 플랫폼을 사용해 장비 상태를 모니터링하고 정기 유지보수 알림을 자동으로 발송합니다. 한 부서의 노트북 성능 저하가 감지되자, 사용자들이 알아차리기도 전에 IT 팀이 교체 드라이브를 보내 장애를 예방했습니다.
5. 폐기 준비 (Retirement)
모든 자산은 결국 수명이 다합니다. 폐기 준비 단계는 성능이 떨어지거나 구식이 된 자산을 더 큰 문제를 일으키기 전에 현역에서 제외하는 과정입니다.
이 과정에서 얻은 자산의 성능, 사용량, 생애주기 비용에 대한 데이터는 향후 구매를 더 현명하게 계획하는 데 중요한 인사이트가 됩니다.
예시: 한 건축 회사는 분기별 워크스테이션 점검을 통해 설계 소프트웨어 요구사항을 충족하지 못하는 장비들을 파악합니다. 불만이 나오기 전에 IT 팀이 이를 폐기 대상으로 지정하고 교체를 준비합니다. 장비를 해체하기 전, 데이터를 백업하고 자격 증명을 삭제하며, ITAM 기록에 상태 변경을 업데이트하여 최소한의 혼란으로 프로세스를 마무리합니다.
6. 폐기 (Disposal)
폐기는 IT 자산 생애주기의 마지막 단계이자 가장 간과되기 쉬운 단계입니다. 자산이 폐기되면, 민감한 데이터를 안전하게 삭제하고, 환경적·규제적 기준을 준수하는 방식으로 처리해야 합니다.
불행히도 많은 기업은 친환경적인 폐기를 소홀히 합니다. 실제로 2022년 전 세계 전자 폐기물의 22.3%만 적절히 수거·재활용되었으며, 2030년까지 8,200만 톤에 이를 것으로 예상됩니다. ITAM 팀은 책임 있는 폐기 절차를 워크플로우에 포함시켜 지속 가능하고 추적 가능한 방식으로 자산을 처리해야 합니다.
예시: 한 글로벌 컨설팅 회사가 대규모 하드웨어 갱신 이후 구식 노트북을 대량으로 폐기합니다. IT 팀은 자산 관리 시스템에 각 장비를 기록하고, 안전한 데이터 삭제를 보장한 뒤, 인증된 전자폐기물 재활용 파트너를 통해 폐기 증명서를 발급받습니다. 이 전체 과정은 내부 규정에 따라 추적·감사되어 회사가 지속 가능성 목표를 달성하고 법적 리스크를 피할 수 있도록 합니다.
IT 자산 관리의 목적은 무엇인가요?
일부 리더들은 ITAM이 당장 눈에 띄는 성과를 제공하지 않는다는 이유로 도입을 미룹니다. 프로젝트를 완료하거나 긴급 문제를 해결하는 데 집중하다 보면, 자산을 문서화하는 일이 불필요한 행정 업무처럼 보이기 때문입니다. 하지만 견고한 ITAM 프로세스에 투자한 기업은 다음과 같은 이점을 얻게 됩니다.
IT 서비스 관리와 자산 인텔리전스 결합
자산은 IT 서비스 관리의 기반입니다. 보유 자산이 무엇인지, 어디에 있으며 어떤 상태인지 모른다면, 문제가 발생했을 때 효과적으로 대응할 수 없습니다. 서비스 팀은 이미 존재해야 할 정보를 찾느라 시간을 낭비하게 됩니다. 그러나 ITAM이 구축되어 있다면 문제 해결에 집중할 수 있고, 불필요한 정보 검색에 시간을 쓰지 않아도 됩니다.
단일 자산 정보 소스 제공
여러 팀이 자산 데이터를 서로 다른 시스템에서 관리하는 경우가 흔합니다. 예를 들어 조달 부서는 구매 내역을 한 시스템에 기록하고, IT 부서는 기기 정보를 다른 시스템에 기록합니다. 그러나 이 중 어느 것도 완전하지 않습니다. ITAM은 모든 데이터를 한곳에 모아 전체를 조망할 수 있게 합니다. 추측 대신 명확한 근거를 기반으로 업그레이드, 지원, 예산 집행 결정을 내릴 수 있습니다.
IT 자산 가치 극대화
예산은 비즈니스 수요만큼 빠르게 늘어나지 않습니다. 따라서 현재 보유한 자원을 최대한 활용하는 것이 중요합니다. ITAM은 충분히 활용되지 않는 자산을 식별하고 더 이상 필요하지 않은 도구를 찾아내어, 새로운 구매를 정당화하기 쉽게 만들어 줍니다.
IT 자산 관리 정책이란 무엇인가요?
IT 자산 관리 정책은 조직이 IT 자산을 어떻게 관리할 것인지 정의하기 위해 기술 리더들이 활용하는 전략적 청사진입니다. 이 정책은 자산 처리 방식에 일관성을 부여하고, 내부 통제, 라이선스 조건, 업계 규정 준수를 지원하는 공통 프레임워크 역할을 합니다. 대부분의 정책에는 다음과 같은 항목이 포함됩니다:
- 적용 범위: 관리 대상 자산의 범주(하드웨어, 소프트웨어, 클라우드 인프라, 데이터).
- 역할과 책임: 조달, 유지보수, 감사, 폐기를 담당하는 주체.
- 프로세스 표준: 신규 자산 온보딩, 기록, 사용 모니터링, 라이프사이클 변경 관리 규칙.
- 거버넌스 및 규정 준수: 소프트웨어 라이선스, 보안 프로토콜, 데이터 보호 관리 방식.
- 감사 및 보고: 정책 준수 여부, 예외 사항, 개선 영역을 추적하는 방법.
ISO 표준과 ITAM 정책의 정렬
조직이 정책 프레임워크를 강화하고 싶다면, 국제표준화기구(ISO)가 발행한 ISO/IEC 19770 표준을 참고할 수 있습니다. 이는 ITAM을 다섯 가지 핵심 영역으로 나눠 설명합니다:
- 19770-1: ITAM 프로그램을 구축·유지하기 위한 모범 사례(통제, 프로세스, 문서화 포함).
- 19770-2: 소프트웨어 식별 태그 표준 — 여러 기기에 걸쳐 소프트웨어를 인식·관리하기 쉽게 함.
- 19770-3: 소프트웨어 권한 처리와 사용량 측정에 관한 지침 — 규정 준수 및 관리 개선에 도움.
- 19770-4: 리소스 사용 보고 표준 — 복잡한 라이선스 모델이나 클라우드 인프라 관리 시 유용.
- 19770-5: 표준 전반 개요 — 공통 용어와 서로 다른 부분이 어떻게 연계되는지 설명.
ISO/IEC 19770 준수가 필수는 아니지만, 많은 팀이 이를 정책 설계의 가이드라인으로 활용하여 성숙하고 문서화된 자산 관리 접근 방식을 입증합니다.
monday service: IT 자산 관리 소프트웨어
monday service는 엔터프라이즈 IT 자산 관리를 처음부터 단순화하도록 설계되었습니다. 사전 구축된 보드, AI 기반 워크플로우, 부서 간 실시간 가시성을 통해 ITAM 프로세스의 모든 부분을 하나의 통합 플랫폼에서 연결합니다. 무거운 초기 구축이나 복잡한 학습 곡선 없이, 팀의 기존 업무 방식에 유연하게 적응하는 노코드 환경을 제공합니다.
다음은 monday service를 ITAM 워크플로우에 도입했을 때 얻게 될 가치입니다.
IT 자산 데이터를 중앙화하세요
점점 늘어나는 툴, 부서, 지역에 걸쳐 자산을 관리하는 것은 통합된 뷰 없이는 매우 어렵습니다. monday service는 CRM, ERP, 커뮤니케이션 툴을 포함해 72개 이상의 엔터프라이즈 시스템과 연동되어 모든 자산 데이터를 하나의 중앙 허브로 모아줍니다.
27개 이상의 보드 뷰, 36개 이상의 열, 25개 이상의 위젯으로 원하는 대로 대시보드를 맞춤 구성할 수 있어, 자산을 추적하고 사용 현황을 실시간으로 모니터링할 수 있습니다. 다가오는 라이선스 갱신 일정을 확인하거나 유휴 장비를 찾는 등 필요한 모든 정보가 손끝에 준비됩니다.
협업형 보드로 사일로를 제거하세요
자산 관리는 IT, 조달, 재무, 운영 부서 간의 매끄러운 조율이 필요합니다. 지금까지 단절된 대화나 임시 업데이트에 의존해왔다면, monday service는 승인자를 추가하고, 역할을 배정하며, 댓글을 남기고, 팀원을 태그할 수 있도록 한곳에서 지원합니다. 부서 간 협업이 자연스럽게 이뤄져 자산 관련 의사결정을 실시간으로 빠르고 정확하게 내릴 수 있습니다.
IT 자산 관리 자동화로 효율성을 향상하세요
한정된 IT 리소스를 매번 반복되는 자산 관리 업무에 사용하는 대신, monday service는 자산 배정부터 서비스 에스컬레이션까지 모든 것을 자동화할 수 있는 워크플로우 빌더를 제공합니다.
예를 들어, 자산 해체(Decommissioning)를 관리해야 한다면, 자동화된 자산 퇴역 워크플로우를 구축해 오프보딩이나 하드웨어 폐기 과정 전반의 인수·인계 과정을 체계적으로 문서화할 수 있습니다.
서비스 관리 리소스를 최적화하세요
자산 요청과 서비스 니즈가 별도의 시스템에서 관리되면, 리소스를 효과적으로 배분하기가 어렵습니다. monday service는 티켓과 자산 데이터를 통합하여 현장에서 무슨 일이 일어나고 있는지 360도 가시성을 제공합니다. 하나의 대시보드에서 용량 문제를 파악하고 균형을 맞추며, IT 서비스 티켓이 “열림(open)”에서 “해결(resolved)”로 신속하게 진행되도록 할 수 있습니다.
최신 자산 인시던트를 검토하세요
monday service는 단순히 자산 인시던트를 기록하는 것에 그치지 않고, 그로부터 교훈을 얻을 수 있도록 지원합니다. 인시던트 보드는 영향을 받은 자산과 사용자를 포함해 반복되는 문제를 실시간으로 보여줍니다. 이 정보는 티켓 시스템과 직접 연결되어 있어 근본 원인을 조사하고 시스템 차원의 문제를 식별하기 쉽게 합니다.
또한 monday service를 활용하면 타임라인 뷰, 자산 데이터, 내부 코멘터리를 결합한 포스트모템(Post-mortem) 보고서를 생성할 수 있습니다. 이를 통해 팀은 문제 해결 과정을 마무리하고 지속적으로 개선할 수 있습니다.
AI는 IT 자산 관리에서 어떻게 작동하나요?
IT 자산 관리는 인공지능(AI)을 통해 크게 수월해지고 향상될 수 있습니다. 최근 데이터에 따르면 ITAM 임원, 이해관계자, 실무자의 70%가 AI가 ITAM 프로세스의 품질을 향상시킬 것이라 믿고 있으며, 56%는 효율성을 높일 것이라고 기대합니다.
monday service를 통해 AI를 IT 자산 관리 워크플로우에 통합하면 경험할 수 있는 핵심 이점은 다음과 같습니다.
티켓 자동 분류 및 우선순위 지정
자산 관련 이슈가 WorkForm, 이메일, 고객 포털을 통해 접수되면, AI가 즉시 개입합니다. 요청을 스캔해 자산 유형을 분류하고, 우선순위를 지정하며, 적절한 팀이나 담당자에게 자동으로 라우팅합니다. 이로써 일반적으로 속도를 늦추는 수동 분류 과정을 제거하고, 긴급한 문제가 대기열 속에 묻히지 않도록 보장합니다.
그 결과, 상담원들은 티켓을 분류하는 대신 이미 준비된 컨텍스트와 함께 바로 업무에 착수할 수 있습니다.
문제 요약 및 다음 단계 추천
AI는 패턴을 이해하는 데 강점을 가집니다. 유사한 티켓과 서비스 이력을 기반으로, monday service의 AI는 어떤 자산 문제든 요약하고 가장 가능성이 높은 해결책을 제안할 수 있습니다. 또한 검토용 응답 메시지를 초안으로 작성해 상담원이 처음부터 모든 내용을 직접 작성하지 않고도 빠르게 대응할 수 있도록 돕습니다.
시스템이 학습할수록 더 나은 추천을 제공하게 되어, 시간을 절약하고 응답의 일관성을 높일 수 있습니다.
자산 고장 또는 서비스 트렌드 예측
티켓 및 자산 사용과 관련된 과거 데이터를 분석하여, AI는 마모 징후, 반복되는 인시던트, 성능 저하 등을 주요 문제가 되기 전에 플래그로 표시합니다. 이러한 인사이트는 보드에 직접 표시되어, 팀이 문제를 다운타임이나 완전 교체로 확대되기 전에 조치할 수 있도록 합니다.
또한 이러한 예측을 기반으로 자동 알림이나 워크플로우를 트리거할 수도 있어, 자산을 수리·교체·검토할 시점이 오면 즉시 대응할 준비가 가능합니다.
monday service는 IT 자산 관리 라이프사이클의 모든 단계를 지원합니다
효과적인 IT 자산 관리는 자산의 생애주기 전반을 지원해야 하는 지속적인 사이클입니다.
예측 불가능한 자산 요청을 처리하든, 흩어진 인벤토리 데이터를 정리하든, monday service는 혼란 속에 구조를 제공합니다. 이 플랫폼은 모든 자산을 전체 맥락과 연결해, 스프레드시트를 뒤적이거나 갱신 타임라인을 추측하지 않도록 합니다. 이는 소방식 대응에서 정원 관리식 관리로 전환하는 것과 같습니다.
조직의 모든 기술 자산의 수명과 가치를 연장하기 위해, monday service 로드으로 IT 자산을 직접 관리해보세요.
자주 묻는 질문 (FAQ)
IT 자산 인벤토리 관리는 무엇인가요?
IT 자산 인벤토리 관리는 조직이 보유하거나 사용하는 모든 기술 자산을 최신 상태로 기록·관리하는 것을 말합니다. 예: 노트북, 프린터, 소프트웨어 라이선스, 클라우드 구독. 목적은 무엇을 보유하고 있는지, 어디에 있으며, 누가 사용하고 있는지, 여전히 사용 중인지를 파악하는 것입니다. 이러한 기반이 없다면 업그레이드·갱신·교체와 같은 IT 자산 관리 로드맵을 올바르게 설계하기 어렵습니다.
IT 자산 관리 소프트웨어는 어떻게 선택하나요?
최적의 IT 자산 관리 소프트웨어를 선택하려면, 먼저 팀이 관리해야 할 범위를 파악해야 합니다. 하드웨어·소프트웨어·클라우드 서비스가 혼합된 경우 이를 모두 처리할 수 있어야 하며, 불필요한 복잡성을 추가해서는 안 됩니다.
소프트웨어는 기존 프로세스에 맞춰야 하며, 전면 재구성을 강요해서는 안 됩니다. monday service처럼 자산 현황을 명확히 보여주고, 갱신 및 감사를 선제적으로 관리하며, 익숙한 툴과 통합되는 솔루션이 바람직합니다. 이를 통해 기업의 ITAM 로드맵을 체계적으로 실행할 수 있습니다.
대표적인 ITAM 소프트웨어 예시는 무엇인가요?
여러 ITAM(IT Asset Management) 소프트웨어가 엔터프라이즈 환경에서 사용됩니다. monday service는 ITAM과 AI 서비스 관리, 워크플로우 자동화를 결합한 대표적인 플랫폼입니다. 그 외 자주 언급되는 솔루션으로는 ServiceNow와 Freshdesk가 있습니다. 어떤 툴을 선택하든, 회사의 규모·구조·기존 시스템을 고려해 장기적인 자산 관리 로드맵과 연계해야 합니다.
IT 자산 관리의 3대 핵심 산출물은 무엇인가요?
IT 자산 관리의 주요 산출물 3가지는 다음과 같습니다:
- 신뢰할 수 있는 자산 인벤토리: 조직 내 보유 기술 현황을 명확히 파악.
- 정의된 자산 관리 프로세스: 조달부터 폐기까지 일관된 체계 구축.
- 정확한 자산 데이터: 예산 계획, 과도 지출 방지, 갱신·규제 준수 대비.
이 세 가지는 단순한 관리가 아니라, IT 리더가 미래 성장을 준비할 수 있는 전략적 로드맵의 기반이 됩니다.
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