IT 자산 추적: KPI로 기술 자산 보호와 생산성 향상 및 예산 효율 높이기

시카고 공립학교는 2021년에 노트북과 태블릿 7만 7천 대 이상이 분실되었다고 보고했습니다. 이는 결코 사소한 문제가 아니었습니다. 해당 기기들의 가치는 총 2,300만 달러를 넘었습니다. 일부 학교에서는 학생에게 지급된 모든 기기가 분실 또는 도난으로 처리되기도 했습니다. 이러한 유형의 자산 손실은 교육 분야에만 국한된 문제가 아닙니다. 오히려 그 반대에 가깝습니다. 실제로 기기, 라이선스, 계정에 대한 적절한 가시성을 확보하지 못한 조직이라면 어디든 동일한 결과를 겪을 위험이 있습니다.

IT 자산 추적은 모든 기술 자산을 지속적으로 파악할 수 있게 해 주어, 예산을 낭비하거나 컴플라이언스 문제를 초래하지 않도록 돕는 것은 물론 조직 전반의 생산성 향상과 직결됩니다. 이 가이드는 IT 자산 추적이 무엇인지, 왜 중요한지, 어떤 기능을 살펴봐야 하는지, 그리고 monday service와 같이 IT 자산 추적 목표를 실제로 구현할 수 있는 최고의 도구들을 자세히 살펴봅니다.

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핵심 요약

• 자산 손실은 막대한 비용을 초래합니다. 추적되지 않은 노트북이나 사용되지 않는 소프트웨어 라이선스와 같은 IT 자원은 매년 수백만 달러의 손실을 발생시킵니다.
• 실시간 가시성, 자동화, AI 인사이트를 갖춘 기능 중심의 시스템은 낭비와 컴플라이언스 리스크를 적극적으로 예방하며, KPI 기준의 성과 관리가 가능해집니다.
• 바코드와 QR 코드는 IT 자산 추적을 시작하기에 훌륭한 출발점입니다. RFID, GPS, IoT 센서는 규모가 크거나 이동성이 높은 환경, 또는 고가 장비에 더 적합합니다.
• 반복 작업 자동화, 자산 중요도에 따른 개별 자산 분류와 같은 좋은 운영 습관은 IT 자산 추적의 효과를 배가시키며, 실질적인 생산성 향상으로 이어집니다.
• monday service는 자산 추적과 IT 워크플로를 하나로 통합해, 자동화와 AI를 기반으로 기기, 요청, 리포트를 관리할 수 있는 단일 중앙 플랫폼을 제공합니다.

IT 자산 추적이란 무엇인가요?

IT 자산 추적이란 노트북, 휴대폰, 서버, 소프트웨어 라이선스, 클라우드 계정까지 포함한 조직의 모든 기술 자산을 기록하고 관리해 KPI 기반의 운영 판단을 가능하게 하는 활동을 말합니다. 핵심은 IT 자산이 어디에 있고, 누가 사용하고 있는지를 정확히 파악하는 데 있습니다.

공식적인 시스템이 없으면 상황을 추측에 의존하게 됩니다. 예를 들어 노트북이 새 직원에게 전달되었지만 기록되지 않거나, 더 이상 사용하지 않는 구독 서비스가 계속 자동 갱신되는 일이 발생할 수 있습니다. 하지만 체계적인 시스템이 있으면 이메일이나 스프레드시트를 뒤질 필요 없이 모든 정보를 한곳에서 확인할 수 있어 업무 흐름의 생산성 향상에 기여합니다.

왜 비즈니스에 IT 자산 추적 시스템이 필요할까요?

조직이 기술 자산이 어디에 있고 누가 사용하는지 정확히 알지 못하면 비용은 빠르게 증가합니다. IT 자산 추적 시스템은 비용 절감뿐 아니라, 명확한 KPI 설정과 성과 측정을 가능하게 합니다.

자산 분실 및 도난 방지

추적되지 않은 기기는 쉽게 사라집니다. 영국에서는 정부 부처가 단 1년 만에 노트북, 휴대폰, 태블릿 2,000대 이상을 분실했다고 보고했으며, 그 가치는 약 130만 파운드에 달했습니다. IT 자산 추적 시스템은 어떤 기기가 누구에게 언제 지급되었는지를 기록해 모든 단계에서 책임성을 부여함으로써 자산을 체계적으로 관리할 수 있게 해줍니다.

생산성 극대화

직원은 장비를 찾느라 시간을 낭비하거나 교체를 기다리지 않을 때 더 높은 성과를 냅니다. IBM 연구에 따르면 체계적인 자산 관리는 생산성을 최대 28%까지 향상시킬 수 있으며, IT 자산 추적은 이러한 생산성 향상을 구조적으로 뒷받침합니다. IT 자산 추적 플랫폼이 구축되면 직원은 물류 업무에 시간을 쓰는 대신, 본래 맡은 업무에 집중할 수 있습니다.

재고 수리 및 유지보수 비용 절감

같은 IBM 연구에서는 자산 가시성이 높은 조직이 문제를 더 빠르게 파악하고 불필요한 수리를 피할 수 있어, 수리 및 유지보수 비용을 18% 절감했다는 결과도 나타났습니다. 기기 상태, 보증 정보, 서비스 이력을 명확히 기록하면 IT 팀은 과도하거나 중복된 수리에 비용을 낭비하지 않고 적절한 시점에 개입할 수 있습니다.

컴플라이언스 및 감사 대응 개선

정확한 기록은 규제 기준을 충족하는 데 필수적입니다. 이를 갖추지 못하면 벌금이나 보안 사고 위험이 커집니다. 2024년 데이터 유출 비용 보고서에 따르면 평균 사고 비용은 488만 달러로 사상 최고치를 기록했습니다. IT 자산 추적 도구는 감사에 필요한 문서를 제공하고, 모든 기기에 대한 통제력을 입증할 수 있게 해 컴플라이언스 부담을 크게 줄여줍니다.

더 현명한 예산 수립 지원

자산 추적은 활용도가 낮거나 불필요한 자산을 드러내는 역할도 합니다. 이는 IT 리더가 추정치가 아닌 실제 사용 데이터를 근거로 예산을 계획하고 설명할 수 있게 해주는 인사이트입니다. 자산 추적은 재무 의사결정을 데이터 기반으로 전환해 낭비를 줄이면서도, 팀에 필요한 도구를 적시에 제공할 수 있도록 돕습니다.

IT 자산 추적 시스템에서는 어떤 기능을 살펴봐야 할까요?

올바른 소프트웨어 기능을 선택하는 것은 벤더 및 제품 선정 과정에서 매우 중요한 부분입니다. 기능 선택을 잘못하면 결국 아무도 사용하지 않으려는 불편한 데이터베이스 하나를 더 얻게 될 뿐입니다. 반대로 제대로 선택하면 실시간 가시성을 확보하고, 감사 시점의 예상치 못한 문제를 줄이며, 예산을 훨씬 수월하게 관리할 수 있는 환경을 갖추게 됩니다. 아래는 기본 기능부터 시작해 고급 기능과 최신 옵션까지, 주의 깊게 살펴봐야 할 IT 자산 추적 기능들입니다.

필수 핵심 기능

최소한 IT 자산 추적 시스템은 다음 기능을 제공해야 합니다.

• 중앙화된 인벤토리 데이터베이스: 조직이 보유한 모든 하드웨어 기기, 소프트웨어 라이선스, 클라우드 계정에 대한 단일 기준 데이터 저장소를 제공합니다.
• 자산 수명 주기 관리: 자산이 구매되는 순간부터 재할당, 퇴역, 폐기될 때까지 전 과정에 대한 가시성을 제공합니다.
• 통합 기능: HR 시스템, 재무 도구, IT 서비스 관리 플랫폼과 연동되어 수동 입력 없이 자동으로 업데이트가 이루어질 수 있어야 합니다.

고급 기능

더 높은 수준의 통제력과 효율성이 필요한 조직이라면 다음 기능을 포함한 도구를 고려해야 합니다.

• 실시간 추적: 자산의 위치와 현재 상태를 즉시 확인할 수 있는 기능입니다.
• 알림 및 알림 메시지: 보증 만료, 컴플라이언스 점검, 반납 지연, 유지보수 누락 등에 대한 알림을 제공합니다.
• 자동화: 기기 자동 할당, 보고서 생성, 자산 기록 업데이트 등 반복적인 작업을 IT 팀의 부담 없이 처리해 주는 기능입니다.
• AI 인사이트: 활용도가 낮은 장비를 식별하거나, 예산 최적화를 제안하고, 놓치기 쉬운 패턴을 감지하는 기능입니다.

신기술 기반 추가 기능 

모든 기업에 필수적인 요소는 아니지만, 특정 요구 사항이나 분산된 근무 환경이 있다면 고려해볼 만한 기능들입니다.

• RFID, 무선 주파수 식별: 시야 확보가 필요 없는 대량 스캔 기술로, 창고나 데이터 센터에서 자주 활용됩니다.
• IoT 센서: 사용량과 온도, 습도와 같은 환경 조건을 모니터링해 민감한 자산을 관리하는 장치입니다.
• 모바일 스캔: 스마트폰이나 태블릿으로 바코드나 QR 코드를 스캔해 현장에서 자산 정보를 최신 상태로 유지할 수 있는 기능입니다.
• 바코드 및 QR 코드: 저비용으로 자산 추적을 시작할 수 있는 태그로, 소규모 팀에서 널리 사용됩니다.
• Wi-Fi 스니핑 및 삼각 측량: 사무실 환경 내에서 기기가 언제, 어디서 네트워크에 연결되는지를 보여주는 네트워크 기반 추적 방식입니다.
• GPS 추적: 차량, 현장 장비, 출장 중인 직원의 노트북과 같이 이동 중인 자산의 실시간 위치 데이터를 제공합니다.

자산 기술 한눈에 보기

각각의 추적 기술은 서로 다른 환경에서 더 효과적으로 작동합니다. 일부는 비용 효율적인 시작 지점인 반면, 다른 기술은 대규모 환경이나 높은 이동성을 요구하는 인력 구조를 위해 설계되었습니다. 아래 비교를 통해 각 기술이 어떤 상황에 적합한지 빠르게 확인할 수 있습니다.

10단계로 알아보는 올바른 IT 자산 추적 소프트웨어 선택 방법

시중에는 수십 가지 도구가 나와 있는데, 우리 조직에 가장 적합한 솔루션은 무엇일까요? 가장 효과적인 접근 방식은 의사결정을 명확한 단계로 나누는 것입니다. 조직의 요구 사항을 이해하는 것에서 시작해 기능을 평가하고, 해당 벤더가 조직의 장기적인 목표를 지원할 수 있는지 확신하는 단계까지 순차적으로 진행하는 것이 중요합니다.

1. 요구 사항 정의

벤더를 살펴보기 전에, 먼저 조직에서 IT 자산 추적이 무엇을 의미하는지 명확히 그려보아야 합니다. 어떤 팀에게는 노트북과 휴대폰을 관리하는 것만으로 충분할 수 있습니다. 반면 다른 팀에게는 서버, 네트워크 장비, 심지어 클라우드 소프트웨어 라이선스까지 포함될 수 있습니다. 이 범위 설정이 필요한 시스템 유형부터 정당화해야 할 예산 규모까지 모든 것을 결정하게 됩니다.

이 과정을 보다 구체적으로 만드는 방법 중 하나는 SMART 목표 프레임워크를 활용해 구체적이고, 측정 가능하며, 달성 가능하고, 관련성이 있으며, 기한이 명확한 목표를 설정하는 것입니다. 예를 들어 “모든 IT 장비를 추적한다”라고 작성하는 대신, 다음과 같은 목표를 설정할 수 있습니다.

• 구체적: 직원에게 지급된 모든 노트북, 모니터, 업무용 휴대폰을 추적
• 측정 가능: 5개 사무실에 걸쳐 2,500대 기기에 대한 정확한 기록 구축
• 달성 가능: 1단계에서는 직원 노트북부터 시작한 후 모니터와 공용 장비로 확장
• 관련성: 직원 퇴사 시 반납되지 않는 노트북 수 감소
• 기한 명확: 90일 이내에 전체 재고 관리 기록을 완료하고 시스템에 등록

이 정도 수준으로 요구 사항을 정의하면 “가시성이 필요하다”라는 막연한 표현 대신, “2,500개의 자산을 관리하고, 감사 대응 보고서를 생성하며, 향후 2년간 인원 증가에 따라 확장 가능한 시스템이 필요하다”라고 구체적으로 벤더와 대화할 수 있습니다.

2. 비즈니스 규모에 맞는 도구 선택

20명 규모의 스타트업에 적합한 도구가 5,000명 규모의 엔터프라이즈 자산 관리 프로젝트에 적합한 경우는 거의 없습니다. 소규모 기업은 설정이 간단하고 가볍게 사용할 수 있으며 비용 부담이 적은 솔루션이 필요한 경우가 많습니다. 예를 들어 복잡한 설정이 필요 없는 바코드 기반 시스템이나 SaaS 구독형 서비스가 이에 해당합니다. 반면 대규모 조직은 여러 지역에 걸쳐 HR, 재무, IT 서비스 관리 도구와 연동할 수 있는 엔터프라이즈급 플랫폼이 필요한 경우가 많습니다.

스스로에게 다음과 같은 질문을 던져보세요. “우리 조직 규모가 두 배로 늘어나도 이 도구가 계속 유효할까?” “반대로 현재 규모를 유지한다면 이 도구는 과도한 선택일까?” 이 간단한 관점은 지나치게 큰 솔루션에 불필요한 비용을 쓰거나, 나중에 비싼 마이그레이션을 하게 되는 일을 방지해 줍니다.

3. 요구 사항에 기능 매핑

범위를 명확히 했다면 요구 사항 체크리스트를 작성하세요. 먼저 필수 핵심 기능을 정리한 뒤, 어떤 고급 기능이 팀에 가장 중요한지 표시합니다. 예를 들어 분산된 근무 환경에서는 모바일 스캔이나 GPS 추적이 중요할 수 있고, 재무 중심의 팀이라면 AI 기반 예산 예측 기능을 더 중시할 수 있습니다.

주의 사항: 많은 구매자가 이 단계에서 실수를 합니다. 자신의 목표에 맞춰 기능을 검토하는 대신, 벤더가 제공하는 기능 목록을 그대로 받아들이기 때문입니다. 이를 뒤집어 생각해, 각 기능이 실제 비즈니스 요구를 어떻게 지원하는지 먼저 표시하고, 나머지는 있으면 좋은 기능으로 분류하세요.

4. 통합 옵션 평가

자산 추적 시스템은 단독으로 사용되는 경우가 거의 없습니다. 실질적인 가치를 제공하려면 기존에 사용 중인 시스템과 연결되어야 합니다. 예를 들면 다음과 같습니다.

• HR 소프트웨어와 연동해 온보딩 및 오프보딩 자동화
• 재무 시스템과 연결해 감가상각 및 예산 관리
• 서비스 데스크와 통합해 지원 티켓에 자산 데이터 표시

반드시 연동되어야 하는 상위 3개 시스템을 정리한 뒤, 벤더에게 실제 통합이 어떻게 작동하는지 실시간 데모로 보여 달라고 요청하세요.

5. 총소유비용 계산

라이선스 비용은 시작에 불과합니다. 구현, 교육, 데이터 마이그레이션, 맞춤 설정, 지속적인 지원 비용까지 모두 가격에 포함될 수 있습니다. 또한 도입 과정에서의 업무 중단이나, 전문적인 설정이 필요한 경우 고가의 컨설턴트 비용과 같은 숨겨진 비용도 발생할 수 있습니다.

실용적인 방법은 벤더에게 3년 기준의 전체 비용 내역을 요청하는 것입니다. 이를 시스템을 내부에서 운영하는 데 필요한 자원과 비교해 보세요. 단기적으로 저렴해 보이는 구독형 서비스가 장기적으로는 더 비싼 선택이 되는 경우도 적지 않습니다.

6. ROI 가능성 평가

새로운 자산 추적 도구 도입을 위한 비즈니스 케이스를 만들어야 한다면, 해당 도구가 조직에 가져올 수 있는 구체적인 가치를 이해해야 합니다. 이를 위해서는 수치를 정확히 파악하는 것이 중요합니다.

예시: 회사에서 연간 평균 20대의 노트북을 분실하고, 노트북 한 대당 비용이 1,500달러라면 연간 손실은 3만 달러입니다. 1만 2천 달러짜리 도구가 이 손실의 절반만 막아줘도 이미 투자 비용을 회수한 셈입니다.

7. 팀과 함께 사용성 테스트

어떤 조직도 큰 비용을 들여 도입한 도구를 아무도 사용하지 않는 상황을 원하지 않습니다. 이를 방지하려면 파일럿 프로젝트나 무료 체험을 통해 IT 관리자뿐만 아니라, 장비를 대여하거나 반납해야 하는 부서 관리자나 직원이 실제로 시스템을 어떻게 사용하는지 확인해야 합니다.

작은 부분까지 주의 깊게 살펴보세요. 간단한 업데이트를 하는 데도 교육이 필요한가요? 비기술 인력도 불편함 없이 시스템을 사용할 수 있나요? 실제 도입 성공 여부는 기능보다도 사용성과 채택률에서 갈리는 경우가 많습니다.

8. 벤더 신뢰도 확인

자산 추적 소프트웨어를 구매하는 것은 단순히 제품을 사는 것이 아니라 파트너를 선택하는 일입니다. 벤더가 얼마나 자주 업데이트를 제공하는지, 지원 팀의 대응 속도는 어떤지, 그리고 유사한 조직과의 협업 경험이 있는지 조사하세요.

신뢰할 수 있는 벤더라면 고객 레퍼런스나 사례를 통해 자신들의 실적을 입증할 수 있어야 합니다.

9. 보안 및 컴플라이언스 우선 고려

자산 데이터베이스에는 민감한 정보가 포함되기 때문에 보안은 선택이 아닌 필수입니다. 여기에는 직원 이름, 기기 ID, 경우에 따라 소프트웨어 사용 패턴까지 포함될 수 있습니다.

먼저 암호화, 역할 기반 접근 제어, 데이터 저장 위치를 어떻게 관리하는지 벤더에게 질문하세요. 다음으로 GDPR, HIPAA, ISO와 같이 해당 산업에 적용되는 규정을 준수하는지도 확인해야 합니다.

또한 샘플 감사 로그를 요청하는 것도 중요합니다. 자산 변경 내역에 대해 명확한 타임스탬프 기록을 제공하지 못하는 시스템이라면, 아무리 기능이 뛰어나 보이더라도 감사 부담은 여전히 해소되지 않습니다.

10. 성장 계획 고려

오늘의 IT 환경은 3년 뒤에는 완전히 달라질 수 있습니다. 회사가 성장함에 따라 새로운 기기 유형이 추가되고, 더 많은 SaaS 도구를 도입하거나, 하이브리드 근무 모델로 전환할 수도 있습니다. 선택한 자산 추적 시스템은 이러한 변화에 대응할 수 있어야 하며, 전체 교체를 강요해서는 안 됩니다.

가격 정책과 기능 측면에서 확장성을 확인하세요. 향후 필요해질 수 있는 IoT 센서나 RFID와 같은 기술을 지원할 수 있나요? 수백 대의 기기에서 수만 대 규모로 확장해도 문제없이 운영할 수 있나요? 도구가 유연할수록, 더 오랜 기간 조직에 가치를 제공할 수 있습니다.

최고의 IT 자산 추적 소프트웨어 TOP 5

시중에는 수십 개의 플랫폼이 존재하기 때문에, 실질적인 가치와 단순한 마케팅 요소를 구분하기가 쉽지 않습니다. 아래 소개하는 5가지 도구는 각기 다른 방식으로 조직 전반의 IT 자산을 추적할 수 있도록 지원합니다.

1. monday service

적합한 대상: IT 자산 추적, 티켓 관리, 부서 간 협업이 하나의 직관적인 워크스페이스에서 통합된, 최신 AI 기반 서비스 플랫폼이 필요한 조직

monday service는 조직의 모든 움직이는 요소를 연결하도록 설계된 종합 서비스 관리 플랫폼입니다. IT 리더는 단일하고 직관적인 인터페이스에서 하드웨어, 소프트웨어, 클라우드 자산을 티켓, 프로젝트, HR 또는 재무 프로세스와 함께 관리할 수 있습니다. 노코드 맞춤 설정, 강력한 자동화, 워크플로 전반에 내장된 AI를 통해 monday service는 팀이 요청을 더 빠르게 해결하고, 수작업을 줄이며, 자산 수명 주기 전반에 대한 완전한 가시성을 유지할 수 있도록 돕습니다.

주요 기능

• AI 기반 분류 및 자동화
• 부서 간 협업 도구
• 실시간 분석 및 대시보드

사용자 후기

“우리 회사는 훨씬 더 긴밀하게 연결되었고, 프로젝트 진행 상황에 대한 가시성은 비교할 수 없을 정도입니다. 모두가 이 프로그램을 사용하는 데 동의하면, 회의로는 제공할 수 없는 방식으로 모든 구성원이 연결됩니다.” — Danielle G., 고객 지원 매니저

가격

• 좌석당 월 26달러부터 시작
• Standard, Pro, Enterprise 총 3가지 요금제 제공
• 14일 무료 체험 제공

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2. Freshservice

적합한 대상: IT 서비스 관리와 자산 추적을 함께 필요로 하는 중견 규모 팀

Freshservice의 자산 모듈은 IT 서비스 관리 기반 안에 포함되어 있어, 지원 티켓과 자산 기록이 기본적으로 연결됩니다. 단일 시스템 오브 레코드 내에서 자산 탐색, 수명 주기 관리, SaaS 비용 관리를 제공합니다.

주요 기능 

• 자동 탐색 및 에이전트 기반 또는 에이전트리스 스캔
• 통합 CMDB
• 계약, 소프트웨어, 구매 주문 관리

사용자 후기

“Freshservice는 우리 팀과 최종 사용자 모두에게 직관적이고 사용하기 쉽습니다. 다른 서비스와의 구현도 비교적 간단하며, 우리 환경에 잘 맞는 다양한 통합 기능을 제공합니다.

다만, 복잡한 시나리오를 구현하려 할 때 API와 워크플로 자동화에서 가끔 한계를 느끼기도 합니다.” — Guy J., 엔터프라이즈 부사장

가격

• 에이전트당 월 19달러부터 시작
• Starter, Growth, Pro, Enterprise 총 4가지 요금제 제공
• 무료 체험 제공

3. ManageEngine AssetExplorer

적합한 대상: 온프레미스 또는 하이브리드 환경에서 사용할 수 있는 성숙한 솔루션이 필요한 조직

ManageEngine AssetExplorer는 에이전트 기반 및 에이전트리스 탐색, 라이선스 컴플라이언스, 심층적인 보고 기능을 제공합니다. 많은 IT 팀이 배포 방식에 대한 통제력과 강력한 컴플라이언스 추적이 필요할 때 이 도구를 선택합니다.

주요 기능

• 자산 수명 주기 관리, 소프트웨어 라이선스 관리, 감사 보고서
• 바코드 및 RFID 지원
• 다른 ManageEngine 도구 및 모듈과의 통합

사용자 후기

“이 도구의 가장 큰 장점은 Service Desk Plus와 완벽하게 연동되어 자동 자산 관리를 가능하게 하고, 환경 내 시스템에 대한 유용한 정보를 제공한다는 점입니다.” — Jonnathan D., IT 관리자

가격

정확한 가격은 벤더 문의 시 제공

4. ServiceNow IT 자산 관리

적합한 대상: 이미 ServiceNow를 사용 중인 대기업

ServiceNow IT 자산 관리는 더 넓은 Now 플랫폼 내에서 운영됩니다. 자산 데이터를 변경 관리, 구성 관리, 인시던트 관리와 결합해 자산이 서비스 및 프로세스 흐름과 어떻게 연결되는지에 대한 가시성을 제공합니다.

주요 기능

• 하드웨어, 소프트웨어, SaaS 전반을 아우르는 단일 자산 저장소
• 수명 주기 자동화
• IT 서비스 관리 통합

사용자 후기

“하드웨어와 소프트웨어를 한곳에서 관리하기 쉬운 점이 마음에 듭니다. 대시보드도 단순해서 어떤 자산이 사용 중인지, 교체가 필요한지 빠르게 확인할 수 있습니다. 다만 대용량 데이터 보고서를 불러올 때는 다소 느리게 느껴질 때가 있습니다.” — Hari T., 개발자

가격

• 정확한 가격은 벤더 문의 시 제공

5. Asset Panda

적합한 대상: 맞춤 설정과 유연한 워크플로가 필요한 중견 조직

Asset Panda는 높은 설정 유연성으로 잘 알려져 있습니다. 코딩 없이도 맞춤형 워크플로, 필드, 보고서, 모바일 도구를 구축할 수 있습니다. 모바일 중심 설계 덕분에 현장에 장비가 많은 조직에 특히 적합합니다.

주요 기능

• 맞춤형 필드 및 워크플로
• 스캔 및 GPS를 지원하는 모바일 앱
• 확장 가능한 접근 모델을 통한 무제한 사용자 지원

사용자 후기

“기존 제품에서 Asset Panda로 전환하는 과정이 매우 매끄러웠고, 담당자들이 적절한 질문을 통해 시스템을 잘 구성해 주었습니다.” — Paul T., IT 시스템 관리자

가격

• 14일 무료 체험 제공
• Starter, Business+, Enterprise 총 3가지 패키지 제공
• 사용자당 월 50달러부터 시작

IT 자산 추적을 위한 5가지 모범 사례

도구를 선택했다면, 올바른 운영 습관으로 기술 도입의 성공 가능성을 높여야 합니 다. 아래 모범 사례는 자산 추적을 단순한 재고 목록이 아닌, 실제 가치를 창출하는 시스템으로 전환해 줍니다.

1. 반복 워크플로우 자동화

IT 인력이 반복적인 관리 업무에 시간을 낭비하지 않도록, 다음과 같은 작업을 자동화하세요.

• 구매 즉시 신규 기기 등록
• 보증 만료 예정 시 알림 트리거
• 컴플라이언스 검토를 위한 보고서 자동 생성

목표는 지루한 작업이 백그라운드에서 자동으로 처리되도록 해, 팀이 실제 문제 해결에 집중할 수 있게 하는 것입니다.

2. 자산 중요도에 따른 분류

모든 자산이 동일한 수준의 관리가 필요한 것은 아닙니다. 노트북 분실은 불편함을 초래할 수 있지만, 데이터베이스 서버 분실은 치명적일 수 있습니다. 자산을 고, 중, 저 중요도와 같은 단계로 분류한 뒤, 가장 중요한 자산에 엄격한 추적과 알림을 적용하세요.

3. 소프트웨어 라이선스 정비

IT 예산은 사용되지 않는 라이선스를 통해 지속적으로 새어나갑니다. 이를 해결하기 위해 다음을 포함한 소프트웨어 사용 감사가 필요합니다.

• 로그인 기록이 없는 계정 회수
• 실제 수요와 구독 요금제 비교
• 과다 할당되었거나 유령 라이선스로 인한 컴플라이언스 리스크 감소

4. 안전한 회수 및 폐기 계획 수립

자산은 수명 종료 단계에서 가장 쉽게 잊힙니다. 직원 퇴사 시 장비를 회수하는 표준 프로세스를 만들고, 기기가 안전하게 초기화되거나 재활용되도록 하세요. 잘 정리된 프로세스를 문서화하고 반복 적용해, 개인의 기억에 의존하는 일이 없도록 해야 합니다.

5. KPI로 성과 추적

자산 추적은 단순한 기록 관리에 그쳐서는 안 되며, 활용률·수리 시간·비용과 같은 KPI를 통해 성과를 관리해야 합니다. 비즈니스 프로세스를 개선하는 데 기여해야 합니다. 활용률, 평균 수리 시간, 컴플라이언스 격차, 자산당 비용과 같은 핵심 지표를 정의하고 정기적으로 검토하세요. 정책 변경 이후 노트북 수명이 늘어났는지, 특정 모델에서 반복적인 문제가 발생하는지와 같은 트렌드를 파악할 수 있습니다.

monday service로 모든 IT 자산을 한곳에서 관리

전통적인 IT 자산 관리 도구가 자산 데이터와 서비스 운영을 분리하는 것과 달리, monday service는 모든 요소를 하나의 사용하기 쉬운 플랫폼으로 통합합니다. 이 플랫폼은 하드웨어, 소프트웨어, 클라우드 자산에 대한 완전한 가시성을 확보하고자 하는 IT 리더를 위해 설계되었으며, 이러한 핵심 지식 관리를 티켓 처리 및 부서 간 협업과 같은 실무 워크플로와 자연스럽게 연결합니다. monday service는 다음과 같은 기능을 통해 차별화됩니다.

AI 기반 검색과 분류로 자산 즉시 탐색

AI Blocks는 노트북, 서버, 모바일 기기와 같은 자산을 자동으로 분류하고, 적절한 직원이나 부서에 태그합니다. 이를 통해 IT 팀은 수동 업데이트에 의존하지 않고, 유형, 소유자, 위치별로 필터링된 자산 데이터를 몇 초 만에 확인할 수 있습니다.

AI로 자산 맥락을 명확히 파악

자산 추적은 단순히 위치를 아는 것이 아니라, 자산의 전체 이력을 이해하는 것입니다. monday service는 AI를 활용해 각 자산을 관련된 사람, 티켓, 이력과 자동으로 연결합니다. 따라서 노트북이 고장 나거나 분실되었을 때, 누구에게 할당되었는지, 마지막으로 사용된 시점은 언제인지, 과거 어떤 문제가 있었는지를 즉시 확인할 수 있습니다.

스프레드시트나 서비스 기록을 수동으로 대조하는 대신, IT 팀은 모든 기기를 맥락 속에서 보여주는 실시간 연결 뷰를 확보할 수 있습니다. 이는 더 빠른 근본 원인 분석과 감사 또는 교체를 위한 명확한 추적 경로로 이어집니다.

디지털 워크포스로 자산 할당 자동화

monday.com의 디지털 워크포스는 자산 할당부터 회수까지의 작업을 자동으로 처리하는 AI 기반 에이전트 팀입니다. IT가 직접 기록을 업데이트하거나 장비를 추적할 필요 없이, 디지털 워커가 이 모든 프로세스를 책임집니다.

예를 들어 신규 직원이 입사하면, 한 에이전트는 노트북을 할당하고 기록하며, 다른 에이전트는 배송 또는 수령을 확인하고, 또 다른 에이전트는 보증 및 라이선스 정보를 해당 직원 프로필에 연결합니다. 직원이 퇴사하면 동일한 에이전트 네트워크가 회수 워크플로를 실행하고, 소유권 기록을 업데이트하며, 장비가 반납되거나 초기화되었는지 확인합니다.

모든 작업은 추적 가능하고 타임스탬프가 기록되며 감사가 가능합니다. IT 리더는 항상 자산 위치, 사용 중인 사용자, 변경을 처리한 디지털 워커를 명확히 파악할 수 있습니다. 그 결과 IT 인력을 소모하지 않으면서도 자산 데이터를 정확하게 유지하는 완전 자율형 IT 운영 계층이 완성됩니다.

동적 대시보드로 실시간 자산 인텔리전스 확보

monday service의 대시보드는 모든 자산 데이터를 하나의 실시간 화면으로 통합합니다. IT 리더는 어떤 기기가 사용 중인지, 반납 지연 상태인지, 사용 중지되었는지를 한눈에 확인하고, 누가 어떤 자산을 어디서 사용하고 있는지도 자세히 살펴볼 수 있습니다.

monday service는 72개 이상의 통합과 217개 이상의 앱을 지원하기 때문에, 대시보드는 HR, 재무, 서비스 도구의 맥락을 자동으로 불러와 전체 기술 환경에 대한 통합된 실시간 스냅샷을 제공합니다.

27개 이상의 보기 옵션과 36개 이상의 컬럼 유형을 활용해 보증 상태, 자산 연령, 활용률, 수리 비용과 같은 지표를 맞춤 설정할 수 있습니다. 그 결과 이상 징후를 밝혀내고, 교체 주기를 예측하며, 수리, 폐기, 교체에 대한 빠르고 근거 있는 결정을 가능하게 하는 진정한 자산 인텔리전스를 확보할 수 있습니다.

monday service는 IT 운영 방식을 새롭게 정의합니다. 자동화, AI, 완전한 가시성을 기본으로 갖춘 이 플랫폼을 통해 기술 자산 환경은 스스로 유지되고, 스스로 보고하며, 항상 최신 상태를 유지합니다. 그 결과 노트북을 쫓는 데 쓰는 시간은 줄이고, 다음 단계를 이끄는 데 더 많은 시간을 투자할 수 있는 더 스마트하고 효율적인 IT 조직이 완성됩니다. 지금 monday service 무료 체험을 시작해 보세요.

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