업무 분류 체계(WBS): 복잡한 프로젝트 관리와 계획을 위한 가이드

작업 분류 체계로도 불리우는 업무 분류 체계(WBS) 방식은 복잡한 프로젝트 관리를 더 효율적으로 만들기 위한 검증된 방법입니다. WBS에 대해 모든 것을 알고 싶다면 프로젝트 관리 연구소(Project Management Institute, PMI)에서 제공하는 방대한 자료를 참고할 수 있습니다. 다만 이 자료는 방대한 양으로 인해 빠르게 필요한 정보만을 찾기에는 어려울 수 있습니다.

업무 분류 체계에 대해 간단한 소개와 빠른 이해가 필요하다면 이 포스팅을 정독해주세요. 업무 분류 체계가 무엇인지, 왜 사용해야 하는지, 그리고 어떻게 사용하는지에 대한 이해에 도움을 줄 뿐만 아니라 먼데이닷컴 WBS 템플릿이 어떻게 프로젝트 계획을 최적화할 수 있는지에 대한 설명도 확인 가능합니다.

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업무 분류 체계(Work Breakdown Structure, WBS)란 무엇인가?

프로젝트 관리 연구소(PMI)에 따르면 업무 분류 체계는 팀이 프로젝트 목표를 달성하고 필요한 결과물을 만들어내기 위해 수행해야 하는 업무의 전체 범위를 계층적으로 분해한 것입니다.

좀 더 간단히 말하면 업무 분류 체계(WBS)는 프로젝트 관리와 프로젝트 계획을 위한 체계적인 조직 방식을 의미합니다. 이는 규모가 크거나 복잡한 목표를 관리 가능한 프로젝트 목표로 나누어 관리 가능한 프로젝트 계획을 수립하는 구체적인 방법론입니다.

WBS는 프로젝트 매니저가 각 구성 요소를 완전한 설명을 기반으로 과도하게 상세하지 않은 방식으로 프로젝트 계획, 일정 및 예산 수립, 프로젝트 관리를 위한 용이한 프로세스 수립, 진행 상황 트래킹 및 필요 사항 전달을 위한 도구입니다.

업무 분류 체계(WBS)의 예시

WBS는 거의 모든 분야의 프로젝트 매니저가 목표를 달성하는 데 사용할 수 있습니다. 아래에서는 WBS 개념 이해를 돕기 위해 “이사”하는 상황을 가정하여 예시로 설명합니다.

이사를 성공적으로 하려면 다양한 일들을 고려, 준비, 진행해야 하며 최종적으로는 한 장소에서 완전히 새로운 곳으로의 정착을 준비해야 합니다. 예를 들어 한 곳에서 다른 곳으로 이사할 때 진행해야 할 일들은 다음과 같이 다소 복잡할 수 있습니다:

새로운 거주 후보지 찾기
부동산 계약 및 후보지 둘러보기
보증금 지불
임대 계약서 서명
관련 주거 보험 확인
현재 집의 공과금 해지
새 집의 공과금 연결
각종 기관의 주소지 변경
이삿짐 운반을 위한 관련 업체 확인
이삿짐 포장
새 집의 인테리어가 필요한 부분 확인 및 업체 컨택
모든 짐을 새 집으로 옮기기
짐 풀기

여기서 “아직 할 일이 더 있지 않나요?” 또는 “어떤 일들은 여러 단계로 나뉘지 않나요?”라고 생각할 수도 있습니다. 위 목록은 단순 리스트만 나열되어 있으며, 필요한 모든 일들을 포함하고 있지도 않습니다.

체크리스트에 모든 작업을 나열하는 것은 빠뜨리는 부분 없이 필요한 일들을 처리하기 위한 좋은 방법입니다. 그러나 단순 목록 리스트는 처리해야 하는 일들의 의존 관계, 필요한 추가 작업 및 예산과 같은 필요 리소스 내용을 반영하지 않으며 프로젝트 전체를 명확히 보여주기에도 한계가 존재합니다.

업무 분류 체계(WBS)는 이러한 문제를 해결하는 방법입니다. 성공적인 WBS의 요소를 하나씩 살펴보며 프로젝트 관리에서 WBS를 어떻게 사용할 수 있는지 알아보겠습니다. 또 먼데이닷컴 업무 분류 체계 템플릿을 직접 사용하는 방법도 있습니다.

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업무 분류 체계의 핵심 요소

업무 분류 체계(WBS)를 관리하기 위한 특정 도구의 기술적 구성 요소를 살펴보기 전에 WBS의 기본 요소에 대해 익숙해지는 것이 계획에 앞서 유용합니다. WBS의 핵심 요소는 다음과 같습니다:

계층 구조(Hierarchy)
실행이 아닌 결과물 중심(Deliverables over actions)
시각적 조직(Visual organization)

1. 계층 구조(Hierarchy)

이전에 살펴본 이사를 위한 체크리스트를 다시 한 번 생각해보면, 이 중 일부분은 선행 작업이 완료되어야만 진행할 수 있는 일들이 있습니다. 예를 들어 가구를 이사 트럭에 싣기 전에 공과금 정산 진행이 어려우므로, 이는 아파트에서 짐을 모두 옮기는 일 이후에 가능합니다.

이러한 의존 관계는 작업의 계층 구조를 형성하기 시작합니다. 그러나 사전에 처리해야 하는 할 일들만이 중요한 요소는 아닙니다. 예를 들어 체크리스트를 의존 관계에 따라 작성한다고 가정해 봅니다. 이사 트럭에 짐을 싣는 작업은 공과금 정산보다 앞서 처리해야 하지만 새 아파트의 공과금을 연결하는 작업은 현재 집의 공과금 정산이 마무리된 이후에 해야 할까요? 아니면 동시에 진행해야 할까요?

WBS는 작업 간 의존 관계와 동시에 수행할 수 있는 작업을 모두 고려하여 해야 할 일을 2~4단계의 계층 구조로 조직화합니다.

첫 번째 계층 항목은 더 큰 목표를 의미하며 그 아래로는 의존적인 세부 작업이 그룹화됩니다. 이러한 계층 구조는 필요에 따라 계속 확장될 수 있습니다. 이사 케이스를 예로 들어보면 첫 번째 계층 작업은 다음과 같이 구성될 수 있습니다:

새 아파트 확보
이삿짐 이동
기존 아파트 마무리

각 첫 번째 계층 항목 아래에 해당 의존 세부 작업을 배치할 수 있습니다.

새 아파트 확보
1. 보증금 납부
2. 임대 계약서 서명
  - 신청서 및 관련 서류 제출
3. 공과금 연결
  - 배송지 및 주소지 이전
  - 전력 및 인터넷 회사 연락
이삿짐 이동
기존 아파트 마무리

이것이 WBS 수립을 시작하는 방법이지만, 완전한 실행을 위해서는 몇 가지 중요한 요소를 더 고려해야 합니다.

2. 실행이 아닌 결과물 중심(Deliverables, not actions)

업무 분류 체계에 익숙하다면 위의 계층 구조에서 오류를 발견했을 수 있습니다. 일반적으로 할 일 목록은 “어떤 일을 처리하기”와 같은 행동 중심으로 작성됩니다. 그러나 WBS는 다릅니다.

업무 분류 체계(WBS)는 방법이나 과정을 지시하기보다는 결과물 중심으로 작성됩니다. 아래는 결과물 중심으로 바꾼 예시입니다:

새 아파트 확보 → 새 아파트 확보 완료
이삿짐 운반 → 소지품 이동 완료
기존 아파트 마무리 → 기존 아파트 마무리 완료

산출물 또는 결과물이란 특정 목표를 달성하거나 결과물을 생성하는 제품, 서비스, 또는 성취를 의미합니다. 이는 “왜” 이 작업을 하는지를 설명하며 “어떻게” 하는지에 대해서는 설명하지 않습니다.

결과물 중심으로 해야 할 일들을 작성하면 각 작업이 수행되는 과정에서 더 많은 유연성을 부여할 수 있습니다. 이를 통해 전통적인 프로젝트 관리 환경에서 팀이 더 민첩하게 일할 수 있도록 하고 실무의 작은 부분까지 관여하는 마이크로 매니지먼트로부터 자유로워집니다. 프로젝트 매니저로서 가구가 트럭에 실리는 방식보다는 가구가 잘 옮겨지는 결과가 더 중요합니다. 이는 친구들이 짐을 옮길 때 가장 효율적인 방법을 선택할 수 있게 해주며 매니저는 더 큰 그림을 관리할 시간을 확보할 수 있습니다.

3. 시각적 조직(Visual organization)

업무 분류 체계 시각화 구조

커뮤니케이션에 있어서 시각적 요소의 중요성은 더 강조될 필요도 없습니다. 정보를 글로 표현할 때보다 그림으로 표현할 때 이해가 훨씬 더 쉽습니다. 위의 이사 케이스를 통해 벽에 남은 못 자국 몇 개를 수리하기 위해 필요한 재료와 도구를 모두 구입했다고 가정해 봅시다. 서면으로 된 지침은 필요한 세부 정보를 제공하겠지만 벽을 수리하는 방법을 보여주는 몇 장의 이미지는 훨씬 더 직관적이고 사용자가 쉽게 이해할 수 있습니다.

업무 분류 체계(WBS)는 프로젝트 관리와 팀 커뮤니케이션을 용이하게 하기 위해 시각적 구조를 제공합니다.

프로젝트 관리에서 이와 같은 커뮤니케이션의 용이함을 빠르게 적용하고 싶다면 복잡한 결과물 계층 구조를 시각화해 보세요. 각 상호 배타적인 산출물을 박스로 표현하고 계층 구조에 따라 박스를 레이어로 배치, 의존 관계 연결 및 시각적 주의를 유도할 수 있는 색상 코드를 적용합니다.

예를 들어 새로운 아파트로 이사하기 위한 결과물 리스트를 확인하고 있다고 가정했을 때, 간단한 색상 코드를 사용하여 다음과 같이 작업 상태를 나타낼 수 있습니다:

녹색: 완료된 항목
노란색: 진행 중인 항목
빨간색: 도움이 필요한 항목
회색: 아직 시작되지 않은 항목

이러한 시각적 요소는 프로젝트 상태를 한눈에 이해할 수 있도록 도와주며 팀원들이 진행 상황을 명확히 파악하고 필요한 조치를 신속하게 취할 수 있게 합니다. WBS의 시각적 구조는 단순히 정보를 제공하는 데 그치지 않고 프로젝트 관리와 팀 협업을 크게 개선하는 강력한 도구가 됩니다.

프로젝트를 진행하다 보면 예상치 못한 문제가 발생하기 마련입니다. 그러나 WBS(업무 분류 체계)를 사용하면 어떤 결과물이 프로젝트를 지연시키고 있는지 즉시 파악할 수 있습니다.

예를 들어 벽 페인트 색상이 잘못되어 올바른 색상으로 교체해야 한다고 가정해 봅시다. 이 경우 해당 결과물을 빨간색으로 표시하면 팀원들이 즉시 이 문제를 확인할 수 있습니다. 그리고 아파트 청소와 기존 집의 공과금 정산 작업이 지연될 가능성이 있다는 것을 모두가 명확히 알 수 있습니다.

먼데이닷컴의 드래그앤드롭(drag-and-drop) 및 맞춤형 구조는 이러한 시각적 WBS를 더욱 효과적으로 만듭니다. 이 플랫폼은 색상과 텍스트 라벨을 사용자 니즈에 맞게 맞춤화할 수 있는 기능을 제공하여 프로젝트 상태를 직관적으로 표현하고 리스크 또는 현 문제를 강조하는 데 유용합니다.

시각적으로 명확한 WBS를 통해 팀은 문제를 신속하게 파악하고 해결할 수 있어 프로젝트 진행 속도를 유지할 수 있습니다.

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WBS(업무 분류 체계) 생성 방법

할 일 목록(To Do List)을 결과물 계층 구조로 조직하기 시작할 때 각 항목이 상호 배타적인지 확인해야 합니다. 하나의 결과물과 다른 결과물 사이에 중복되는 값이 없어야 합니다. 이는 중복 작업을 방지하고 리소스를 명확히 할당할 수 있도록 돕습니다.

프로젝트 계획 과정에서 팀원 수, 예산 등의 활용 가능한 리소스에 대해 이미 알고 있을 가능성이 높습니다. 이 리소스는 상호 배타적인 결과물 간에 분할될 수 있으며 총합은 항상 100%가 되어야 합니다.

예시:

새 아파트 확보 (New apartment secured): 20% 시간 및 노력(Time & effort), $1,000
이삿짐 이동 (Belongings transferred): 70% 시간 및 노력(Time & effort), $300
기존 아파트 정리 (Previous apartment closed): 10% 시간 및 노력(Time & effort), $150

이 리소스 분배는 계층 구조를 반영해야 하며 각 단계의 하위 항목들이 상위 항목의 리소스를 합산하여 100%를 만들어야 합니다.

세부 계층 구조 예시:

새 아파트 확보 (New apartment secured): 20% 시간 및 노력, $1,000
이삿짐 이동 (Belongings transferred): 70% 시간 및 노력, $300
a. 기존 아파트 포장 (Old apartment packed): 35% 시간 및 노력, $50
b. 트럭에 짐 싣기 (Truck loaded): 30% 시간 및 노력, $175
c. 트럭에서 짐 내리기 (Truck unloaded): 30% 시간 및 노력, $25
d. 친구 감사하기 (Friends appreciated): 5% 시간 및 노력, $50
기존 아파트 정리 (Previous apartment closed): 10% 시간 및 노력, $150

위 예시에서 볼 수 있듯이 이삿짐 이동의 두 번째 수준 항목들이 할당된 자원의 총합을 100%로 맞추고 있습니다.

먼데이닷컴을 활용하여 업무 분류 체계(WBS) 작성하기

이 모든 요소를 고려할 때 “프로젝트 전반의 구조들을 어떻게 조직해야 할까?”라는 질문이 떠오를 수 있습니다. 기존의 프로젝트 관리 소프트웨어나 템플릿을 무작정 사용하기 전에 먼데이닷컴의 프로젝트 관리 소프트웨어를 체험해 보세요. 먼데이닷컴은 빠르고 효율적인 시작을 돕기 위해 큐레이팅된 업무 분류 체계 템플릿(WBS Template)을 제공합니다.

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