프로젝트 관리에서의 벤더 관리와 협업의 역할

필요한 물품, 장비, 서비스를 제대로 갖추는 것이 프로젝트의 성패를 좌우할 수 있습니다.
바이오테크 스타트업을 운영하든, 도심의 최고 부티크 뷰티숍을 세우든, 신뢰할 수 있는 벤더(공급업체)가 필요합니다.

벤더 관리(Vendor management)는 올바른 공급업체를 선택할 수 있는 효율적인 프레임워크를 제공하여, 팀이 가장 잘하는 일에 집중할 수 있도록 합니다. 숨겨진 비용 절감을 찾는 것부터 장기적인 공급업체 관계를 구축하는 것까지, 벤더 관리는 비즈니스를 더 효과적으로 운영할 수 있도록 도와줍니다.

이 글은 벤더 관리가 회사나 조직이 더 원활하게 운영되도록 돕는 방법에 대한 인사이트를 제공합니다. 우리가 직접 벤더 관계를 구축해드릴 수는 없지만, 잠재적 공급업체를 평가하고 그 관계를 장기적으로 관리할 수 있는 방법을 찾는 데 도움을 드릴 수 있습니다.

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벤더 관리란 무엇인가요?

벤더 관리에는 기업이 공급업체와의 관계를 개발하고 유지하기 위해 하는 모든 활동이 포함됩니다.
여기에는 공급업체 발굴 및 선택, 계약 협상, 납품 관리, 재고 수준 유지, 서비스 방문 일정 관리, 공급 비용 통제, 공급망 리스크 완화 방법 식별 등이 포함됩니다.

대부분의 기업은 여러 공급업체와 협업하며, 각 공급업체는 고유한 계약, 납품 일정, 그리고 조직 내 연락 담당자를 보유하고 있습니다.
이 모든 관계를 조율하는 것은 프로젝트 관리의 중요한 부분입니다.

벤더 관리의 중요성을 이해하면 프로젝트 관리자가 자원 할당 시 이 중요한 업무에 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.

프로젝트 관리에서 벤더 관리가 중요한 이유

공급업체와 좋은 관계를 구축하면 팀이 필요한 것을 제때, 효율적으로 확보할 수 있어 프로젝트가 원활히 진행됩니다. 많은 면에서 벤더 관리는 협업 프로세스입니다. 단순히 일회성 계약이나 비인격적인 상호작용이 아니라, 장기적인 접촉과 상호 이익을 주는 합의가 필요합니다.
또한 직원들이 공급업체 선택 과정에 참여하면, 그 과정에 대한 주인의식을 가질 수 있습니다.

좋은 프로젝트 관리자는 부서 직원들의 필요를 인식하고, 이들이 최상의 성과를 낼 수 있도록 신뢰할 수 있는 공급망을 개발합니다. 벤더 관리는 팀에 필요한 물품에 지속적으로 접근할 수 있도록 필요한 인사이트를 제공합니다.

벤더 관리는 전체 프로젝트 관리 전략의 일부이며, 따라서 프로젝트 개발의 다른 측면과도 연결됩니다. 예를 들어, 자원 관리를 하기 전에는 물품과 장비가 확보되어야 합니다. 또한 벤더 관리는 조달 관리의 일부이기도 하며, 이는 직원과 관리자가 물품을 어떻게 요청하는지, 프로젝트 관련 계약을 어떻게 실행하는지, 팀이 물품을 어떻게 활용하는지와 성과 향상에 어떤 구매가 필요한지 데이터를 분석하는 과정도 포함합니다. 벤더 관리가 실제로 어떻게 작동하는지 구체적으로 파악하면, 올바른 공급업체를 선택하고 장기적인 관계를 구축하는 프로세스를 설정할 수 있습니다.

벤더 관리는 어떻게 작동하나요?

프로젝트 관리자가 벤더 관리(vendor management) 에 참여할 때는 프로젝트에 필요한 공급업체의 요구 사항을 평가하고, 비용, 납품 일정, 신뢰성에 대한 목표를 설정하는 것부터 시작합니다. 팀에 어떤 것이 필요한지 알게 되면, 잠재적 공급업체에 대한 정보를 수집하고 회사에 가장 적합한 벤더를 선택할 수 있습니다. 특정 벤더를 확정하면 다음 단계는 계약 협상입니다. 정기적으로 벤더 성과와 공급 비용을 평가하면, 언제 벤더를 교체하거나 계약을 재협상해야 하는지 알 수 있습니다. 벤더 라이프사이클 관리(Vendor lifecycle management) 는 공급망 전체를 넓은 시각에서 바라보고, 그것이 회사의 조달 프로세스와 어떻게 연결되는지를 파악하는 접근 방식입니다. 이 방법을 통해 최초의 접촉 단계부터 벤더 계정이 최종적으로 종료될 때까지 그 관계를 추적할 수 있습니다. 실제 실무에서 이것이 어떻게 작동하는지 이해하기 위해, 여러 산업에서의 벤더 관리 사례를 살펴보겠습니다.

벤더 관리는 기업과 산업별 특수성이 있기 때문에, 어떤 벤더를 사용할지는 비즈니스의 고유한 니즈에 달려 있습니다

벤더 관리 사례와 팀에 주는 시사점

벤더 관리는 회사와 업계에 따라 다르며, 사용하는 벤더는 사업의 고유한 요구에 따라 달라집니다. 예를 들어, 모바일 게임을 제작하는 회사의 프로젝트 관리자는 하드웨어, 사무용품, 소프트웨어, 콘텐츠 자산 등을 조달해야 할 수 있습니다. 계약에는 디지털 자산의 라이선스 세부 사항, 보안 문제 해결, 업데이트 일정 설정 등이 포함될 수 있습니다. 일부 공급업체는 클라우드 스토리지나 웹 호스팅과 같은 서비스를 제공할 수도 있습니다. 오늘날 많은 기업은 비용 효율적인 웹 호스팅 플랜을 찾고, 외부 공급업체에 유지보수를 맡기기도 합니다.

서비스 기반 IT 벤더를 관리하려면 비용 분석과 소프트웨어 기능 외에도 사이버 보안 및 법적 문제 평가가 필요할 수 있습니다.

레스토랑에서의 벤더 관리는 육류, 농산물, 해산물, 건조 식재료, 주방 장비, 청소 용품 등을 다양한 공급업체로부터 조달하는 것을 포함합니다. 일부 경우, 단일 공급업체가 더 낮은 비용으로 여러 필요를 충족시킬 수 있으며, 정기적으로 신선한 식재료를 배송할 수도 있습니다. 하지만 일부 레스토랑은 특정 식재료를 지역 공급업체로부터 개별적으로 조달하는 방식을 선호하기도 합니다.

때로는 서비스 벤더를 선택하거나, 제품 벤더로부터 직접 물품을 구매해 사내에서 같은 서비스를 수행하는 선택지를 두고 고민할 수도 있습니다. 예를 들어, 청소 용품을 구매해 사내 청소 직원이 청소를 하게 할지, 외부 청소 서비스를 고용해 사무실을 관리하게 할지가 이에 해당합니다. 이러한 선택 역시 벤더 관리의 일부입니다.

업계와 관계없이, 벤더 관리 템플릿을 활용하면 공급업체 요구 사항을 평가하고, 지역 벤더를 체계적으로 비교할 수 있습니다.

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벤더 관리와 monday.com

벤더 관계와 공급업체 정보를 추적하는 것은 팀이 성공에 필요한 모든 것을 확보하도록 보장합니다.

monday.com에서는 벤더 리스트 템플릿을 사용해 업계의 다양한 외부 공급업체를 개괄적으로 살펴볼 수 있으며, 개별 벤더에 대해서는 계약 현황, 특별 거래, 과거 상호작용, 연락처 등의 심층 정보를 담은 카드를 만들 수 있습니다.

시각적인 벤더 정보 표현은 개발 프로세스 어디에 있든 팀의 필요를 평가하고 최적의 선택을 내리도록 도와줍니다. 또한 액션 아이템은 완전히 맞춤화할 수 있어, 다양한 업계에 손쉽게 적용할 수 있습니다.

여전히 벤더 관리가 회사에서 어떻게 작동할지 궁금하다면, 아래 자주 묻는 질문(FAQ)에서 답을 확인하세요.

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자주 묻는 질문 (FAQ)

벤더 관리 시스템이란 무엇인가요?

벤더 관리 시스템(Vendor Management System)은 회사에 필요한 제품, 서비스, 장비를 제공하는 기업과 개인을 식별, 선택, 모니터링하기 위한 전략적 프로세스입니다. 벤더 관리는 현재 공급업체를 정기적으로 평가하고, 기존 방식의 대안을 파악함으로써 회사나 팀의 공급망을 간소화하는 방법과 협업을 강화하는 방법법을 찾는 것을 포함합니다.
벤더 분석은 데이터를 수집하고, 중요한 지표에 따라 공급업체를 평가하는 과정입니다.