조직의 전략 목표를 달성하는 것은 미래 프로젝트 성공의 중요한 지표입니다. 하지만 전략적인 계획 없이 기업은 몇 주 전에 준비했어야 할 것을 급하게 맞추느라 우왕좌왕하게 됩니다.
그렇다면 팀이 전략적인 계획을 가지고 있다면? 모든 것이 바뀝니다. 전략적 계획을 통해 회사가 프로젝트 목표를 어떻게 달성할지 명확히 알 수 있습니다.
이렇게 되면 더 이상 추측할 필요가 없습니다. 팀은 무엇을 해야 하는지, 어떻게 해야 하는지, 왜 해야 하는지, 언제 해야 하는지, 그리고 누가 해야 하는지를 명확히 알게 됩니다.
이 글에서는 프로젝트 전략 프로세스를 안내해 드리며 이를 구현하여 프로젝트 성공을 크게 향상시키는 방법을 소개합니다.
왜 전략적 계획이 필요한가?
혼란스러운 팀원이 있는 것보다 더 나쁜 상황은 없습니다. 프로젝트 전략은 팀이 프로젝트 마감일을 하나씩 해결해 나가며 방향성을 느끼고 지원받고 있다는 확신을 가지게 합니다.
전략적 계획은 목표와 전략이 이해관계자의 기대를 만족시키고 사업 성장을 돕는 방식으로 정렬되도록 보장합니다. 이를 통해 올바른 시점에 올바른 프로젝트에 집중할 수 있도록 도와줍니다. 이러한 계획은 비즈니스가 원하는 방향으로 나아가지 못하게 하는 프로젝트에 시간, 돈, 노력 및 기타 소중한 리소스를 낭비하는 것을 방지합니다.
전략적 계획은 비전을 실현하기 위한 최적의 경로를 설정합니다. 이를 통해 불필요한 프로젝트에 시간을 덜 할애하고 조직의 투명성과 명확성을 바탕으로 프로젝트 오류와 잘못된 의사 결정을 줄일 수 있습니다.
결과적으로 전략적 계획은 목표를 더 빠르게 달성할 수 있도록 도와줍니다. 그리고 누가 더 빠른 성과를 원하지 않을까요?
조직 프로젝트 관리(Organizational Project Management, OPM)란 무엇인가?
조직 프로젝트 관리(OPM)는 조직 전략과 함께 팀에 경쟁 우위를 제공하는 전략 실행 프레임워크입니다. 즉, 팀이 전략 목표를 달성할 수 있도록 돕는 구조입니다.
OPM은 어떤 관리를 활용하는가?
OPM은 3가지 관리 방식을 활용하며 3단계로 나뉩니다:
포트폴리오 관리
프로그램 관리
프로젝트 관리
포트폴리오, 프로그램, 프로젝트 관리의 차이점은 무엇인가요?
프로젝트 관리 용어는 복잡하게 느껴질 수 있지만, 기본 개념을 이해하면 매우 간단합니다.
포트폴리오 관리는 가장 상위 단계에 속합니다. 여기에서 포트폴리오 관리자는 프로젝트 전략과 중요한 결정을 내립니다. 이 단계에서는 프로그램과 프로젝트를 높은 관점에서 바라보며 주로 결과에 중점을 둡니다.
하나의 조직은 하나의 포트폴리오를 가질 수도 있고, 여러 개를 가질 수도 있습니다. 포트폴리오 관리자는 일상적인 성과나 월간 성과보다는 장기적인 전략 목표와 조직 목표에 초점을 둡니다.
포트폴리오 관리는 고급 정보를 바탕으로 결정하며 리스크와 보상의 균형을 맞추는 데 집중합니다. 이 과정에서는 적합한 프로젝트와 프로그램을 우선적으로 고려하여 예산, 인력, 리소스를 효율적으로 사용하는 것이 핵심입니다.
프로그램은 중간단계에 위치합니다. 보통 두 개 이상의 프로젝트를 포함하며 결과물보다는 프로젝트가 제공하는 이점에 더 중점을 둡니다. 프로그램 관리자는 개별 프로젝트 관리보다 더 넓은 관점을 가지고 의사결정을 내립니다.
흔히 프로그램 관리자가 여러 프로젝트를 직접 관리한다고 오해할 수 있지만 실제로는 더 전략적인 역할을 수행합니다. 각 프로젝트는 개별 프로젝트 관리자가 관리하며, 프로그램 관리자는 프로젝트 간 의존성을 조율하고 프로그램 전체 이점을 전달하며 이해관계자와의 의사소통을 책임집니다. 프로그램 관리는 특정 프로젝트보다는 프로젝트 전략의 실행을 중심으로 이루어집니다.
프로젝트는 최하단 단계에 속하며 주로 시간, 비용, 품질에 중점을 둡니다. 프로젝트 관리자는 각종 프로젝트 기록, 예산 계획, 일정, 리소스 배치 계획 등을 관리하며 이를 통해 프로젝트 목표를 달성합니다.
“이 세 가지 관리 프레임워크는 함께 결합되었을 때 강력한 프로젝트 관리와 실행 체계를 형성합니다. 각 관리 방식의 정의는 간단하지만 실행 과정에서는 경계가 모호해질 수 있습니다. 특히 많은 경우 사람들이 프로젝트 관리라는 이름 아래 모든 단계를 아우르려고 시도하면서 혼란이 생기기도 합니다.”
OPM의 목적은 무엇인가?
실질적인 관점에서 OPM은 포트폴리오를 안내하는 전략적 프레임워크를 제공하는 포괄적인 용어입니다. 일반적으로 OPM에 대한 논의와 최종 전략 결정은 고위 경영진이 주도하며 결정된 전략은 포트폴리오 관리자, 프로그램 관리자, 프로젝트 관리자에게 전달되어 실행됩니다.
OPM은 조직 전체가 다음을 이해하도록 돕습니다:
- 이니셔티브: 조직 목표를 달성하기 위해 자원을 투자하고 전념하는 활동.
- 목표: 특정 목표를 설정하고 이를 달성하기 위해 작업하며 도달하고자 하는 지점.
- 전략: 원하는 목표를 달성하기 위한 우선적 경로.
- 성과물: 계약 의무에 따라 고객 또는 이해관계자에게 제공되는 최종 산출물.
- 비전 선언문: 회사가 실현하고자 하는 매력적이고 실현 가능한 미래에 대한 현실적 관점.
OPM 전략에는 어떤 것들이 있는가?
OPM의 세 가지 수준을 조정하는 것은 올바른 도구 없이는 복잡하게 느껴질 수 있습니다.
전략은 OPM의 모든 레벨에 걸쳐 아래로 흐르면서 결과와 성과는 다시 위로 전달되어야 합니다. 이러한 원활한 소통을 달성하려면 모든 사람이 협력할 수 있는 플랫폼이 필요합니다.
업무 관리 시스템인 먼데이닷컴을 활용하면 프로젝트 전략 및 실행의 세 가지 계층을 모두 관리할 수 있습니다.
먼데이닷컴의 고급 계획 템플릿과 로드맵은 포트폴리오 관리자가 비전과 프로젝트 전략을 개략적으로 세우고 소통할 수 있도록 돕습니다. 또한 리포트와 대시보드는 프로젝트 관리자가 목표 달성 상황을 쉽게 보고할 수 있도록 지원합니다.
“모두가 동일한 도구 내에서 작업할 수 있으며, 데이터가 사일로로 분리되지 않기 때문에 전략적 계획에서 벗어날 가능성이 훨씬 줄어듭니다.”
다음은 먼데이닷컴의 포트폴리오 관리 템플릿 예시입니다.
먼데이닷컴의 포트폴리오 관리 템플릿은 다음과 같은 주요 정보를 제공합니다:
- 회사 이사회에서 포트폴리오를 대표하는 담당자를 보여주며 이를 통해 언제든 필요한 사람을 쉽게 찾을 수 있습니다.
- 최근 라운드에서 이루어진 조치와 함께 자금 조달 상태를 확인할 수 있습니다.
- 현재 및 이전 평가액, 리스크와 만족도 평가를 포함한 세부 정보를 제공합니다.
- 포트폴리오 성과를 한눈에 파악할 수 있도록 총계와 계산 결과를 종합적으로 제공합니다.
먼데이닷컴의 강점은 프로젝트 관리를 위한 모든 템플릿을 제공한다는 점입니다.
포트폴리오 관리자, 프로그램 관리자, 프로젝트 관리자 모두 각자 필요한 템플릿을 사용할 수 있으며 이 템플릿들은 서로 통합되고 상호작용합니다. 이를 통해 상위 레벨의 전략부터 일상적인 세부 관리까지 포괄적인 프로젝트 전략을 실행할 수 있습니다.
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PMI 역량 삼각형은 무엇이고, 전략적 계획에 미치는 영향은 무엇인가요?
오늘날 프로젝트 관리자는 단순히 기술적 역량만으로는 충분하지 않습니다. 효과적인 프로젝트 전략을 수립하기 위해서는 리더십 기술과 비즈니스 이해력 또한 필수적입니다.
PMI 역량 삼각형은 프로젝트 관리자가 최대한 효과적으로 활동하기 위해 추구해야 하는 균형을 보여줍니다:
- 기술적 프로젝트 관리: 프로젝트 관리자의 역할과 관련된 기술적 측면 및 프로젝트 관리의 세 가지 수준(프로젝트, 프로그램, 포트폴리오 관리)과 관련된 모든 사항.
- 리더십: 팀을 이끌고 영감을 주며 비즈니스 목표를 달성하도록 지원하는 능력.
- 전략적 및 비즈니스 관리: 성과를 개선하고 더 나은 비즈니스 결과를 달성하는 데 필요한 전문 지식.
조직 전략 포트폴리오란 무엇인가요?
조직 전략 포트폴리오는 OPM의 세 가지 수준을 시각적으로 표현하여 팀 전체가 각 프로그램과 프로젝트가 어떤 포트폴리오에 속하는지 명확히 이해하도록 돕습니다. 이를 통해 각 구성원이 자신이 담당하는 부분이 조직 전체에서 어떤 역할을 하는지 쉽게 파악할 수 있습니다.
다음은 조직 전략 포트폴리오의 예시입니다. 이를 통해 포트폴리오가 어떻게 구성될 수 있는지 감을 잡을 수 있습니다.
전략적 계획 프로세스
이제 실제로 이 과정을 시작할 준비가 되셨나요? 아래 단계를 따라 진행해 보세요.
1단계: 회사의 전체 목표와 목적 설정
목표 설정은 현재 상태에서 이상적인 상태로 가장 효율적으로 도달하는 방법을 찾는 것입니다. 이 과정은 현재 상황을 인식하는 것에서 시작됩니다.
해결하고 싶은 중요한 문제는 무엇인가요?
또는 반대로 단기 혹은 장기적으로 활용 가능한 기회는 무엇인가요?
현재 위치와 목표를 대략적으로 파악했다면, 이제 구체적인 목표를 설정할 차례입니다. 목표는 일반적으로 크고 광범위한 반면, 목적은 더 작고 구체적입니다.
목적은 목표를 달성하기 위해 필요한 단계를 나타냅니다. 목적은 누가, 무엇을, 언제, 어디서, 어떻게 할 것인지에 대한 구체적인 실행 계획으로 구성됩니다.
2단계: 회사 전체의 전략 수립
목표, 핵심 가치, 목적이 설정되었다면 이제 회사의 전략을 결정해야 합니다. 전략을 결정할 때는 현재 시장에서 회사의 위치와 목표와 목적이 대상 시장에 미치는 영향을 명확히 이해하는 것이 중요합니다.
다음과 같은 핵심 질문을 스스로에게 물어보세요:
- 누구를 타겟으로 삼고 싶나요? 이상적인 고객은 어떤 모습인가요?
- 현재 경쟁 환경에서 회사는 어디에 위치해 있나요? 이 프로젝트가 그 위치를 어떻게 바꿀 수 있나요?
- 이 프로젝트를 성공적으로 완료하면 경쟁사와 차별화되는 데 어떻게 도움이 될까요?
3단계: 전략적 구조 결정
각 프로젝트 관리 사무소(PMO)는 조직 내에서 고유한 필요를 충족시키기 때문에 그 자체로 독특합니다. 회사의 규모가 충분히 크지 않다면 OPM의 세 가지 모든 수준이 필요하지 않을 수 있으며 보다 간소화된 구조를 선택할 수도 있습니다.
OPM을 사용하는 경우에도 몇 개의 포트폴리오를 운영할지 각 포트폴리오에 어떤 프로그램과 프로젝트가 포함될지 결정해야 합니다. 또한 각 구조의 각 수준을 관리할 사람과 그들의 역할 및 책임을 정의해야 합니다.
다음은 일반적인 PMO 구조의 예시입니다:
- 부서 PMO: 회사 내 특정 부서(예: IT 부서)를 지원하는 사업 단위 PMO 역할을 수행합니다.
- 프로젝트 PMO: 대규모 프로젝트를 전문적으로 다루며 일반적으로 임시적으로 생성되고 회사의 최고 PMO가 관리합니다.
- 프로젝트 지원 PMO: 절차와 프로세스를 관리하는 역할로 프로젝트 및 프로그램 관리자가 회사 표준을 준수하도록 지원합니다.
- 엔터프라이즈 PMO: 일반적으로 최고경영진에 위치하며 CEO 또는 이사회 구성원에게 보고합니다. 주요 목표는 프로젝트의 우선순위를 정하고 전략을 수립함으로써 전략적 정렬을 촉진하는 것입니다.
4단계: 실행 계획 초안 작성
먼저 OPM 이니셔티브의 목록을 작성하세요. 그런 다음 의사결정 방식을 설정하여 이니셔티브를 공정하게 평가하고 우선순위를 정합니다. 이 방법을 통해 중요도 순서대로 체계적으로 정리하세요.
이니셔티브와 전략적 목표 및 측정 지표 사이에 항상 명확한 연관성을 유지해야 하며 각 전략적 우선순위를 뒷받침할 근거를 마련하세요. 그렇지 않으면 우선순위 설정의 의미가 없게 됩니다.
5단계: 실행에 옮기기
목표를 설정하고 목적을 명확히 정의하며 전략을 수립하고 실행 계획의 초안을 작성했습니다. 이제 실제로 실행에 옮길 차례입니다!
이 단계에서는 전략과 실행 계획을 지원하는 프로젝트를 착수, 실행, 혹은 수주하려고 시도합니다. 적합한 프로젝트가 선정되면 프로젝트 관리자가 이를 시작 단계부터 종료 단계까지 표준적인 프로젝트 생애 주기를 따라 관리합니다. 프로그램 관리자는 프로젝트 간 우선순위와 의존성을 조율하고 장애물을 제거하며 결과 달성을 지원합니다. 포트폴리오 관리자는 회사 전체의 자원을 관리하고 포트폴리오 수준의 갈등을 해결하며 실행을 지원합니다.
6단계: 진행 상황 모니터링 및 측정
모두가 동일한 목표를 공유하며 일상 업무를 수행하기 시작했다면 이제 감독 역할로 전환할 수 있습니다.
진행 상황을 모니터링하고 측정하여 이해관계자에게 보고하고 특정 결과를 도출하는 것은 적절한 기술이 있으면 훨씬 수월해집니다.
운 좋게도 먼데이닷컴은 데이터 시각화를 도와주는 데이터 중심의 보고서와 대시보드를 제공합니다. 이를 통해 트렌드를 분석하고, 비용을 추적하며, 프로젝트 이해관계자와의 소통을 한곳에서 효율적으로 관리할 수 있습니다.
7단계: 평가 및 필요 시 조정
처음부터 전략이 완벽하게 맞아떨어지거나 시간이 지나도 변하지 않을 것이라고 보장할 수는 없습니다.
내부 및 외부 변수에 따라 성과를 정기적으로 평가하고 필요한 경우 조정해야 합니다.
먼데이닷컴의 종합적인 대시보드와 실시간으로 제공되는 데이터는 포트폴리오 성과를 평가하고 필요한 조정을 즉각적으로 수행하기 훨씬 쉽게 만듭니다.
왜 먼데이닷컴을 선택해야 할까요?
전략적 계획 프로세스는 실행이 뒷받침될 때 비로소 강력해집니다. 다행히도 먼데이닷컴은 탁월한 기능으로 전략 수립부터 실행까지 완벽히 지원합니다:
- 전략 목표와 목적을 참조할 수 있는 안전한 공간 제공
- 팀원들과의 협업 및 커뮤니티 참여 촉진
- 안심할 수 있는 신뢰성 – 100,000개 이상의 팀이 먼데이닷컴을 신뢰합니다
- 모든 역할과 책임을 단일 운영 시스템에서 관리
- 200개 이상의 맞춤형 템플릿 제공
- 원하는 방식으로 보드를 디자인 가능
- OPM 계획 단계 전반을 지원하는 깨끗하고 사용하기 쉬운 운영 시스템
“우리는 팀이 업무를 관리하는 방식을 지속적으로 개선하고 있으며 솔직히 말해 이 부분에서 정말 자신 있습니다. 팀의 업무 방식을 혁신하는 일은 마치 김치와 삼겹살처럼 완벽하게 어울리는 조합이라고 할 수 있습니다.”
먼데이닷컴으로 전략적 계획 세우기
전략적 계획은 그 자체로도 충분히 복잡합니다. 여러분의 운영 시스템은 그렇지 않아야 합니다. 먼데이닷컴은 계획을 최대한 효율적이고 간단하게 설계할 수 있는 다양한 기회를 제공합니다.
- OPM 팀과 원활하게 소통할 수 있는 협업 플랫폼 사용
- 팀이 명확히 참조할 수 있는 비전 보드 생성
- 자동화 기능을 활용해 계획이 수면 중에도 진행되도록 설정
- 조직 계획 템플릿으로 체계 유지
- 차트 기능을 사용해 OPM 실행 로드맵이나 전략 맵 생성
- 타임라인 컬럼을 통해 보드에 OPM 일정을 추가
- 상태 컬럼을 활용해 OPM 이니셔티브 진행 상황 모니터링
참고: 스포캔 소방서가 목표 추적 템플릿을 활용해 전략 계획 작업에 집중한 방법을 확인해 보세요!
결론
지금까지 전략적 계획에 대해 OPM을 활용하는 방법과 이를 통해 비즈니스 성과를 전반적으로 향상시키는 방법을 충분히 배웠습니다.
어떻게 느끼셨나요? 이제 실행해볼 준비가 되셨나요?
전략적 계획을 더 간단하고 효율적으로 만들어 보세요. 저희가 도와드릴 준비가 되어 있습니다.
먼데이닷컴의 포트폴리오 관리 템플릿을 활용해 시작해 보세요. 먼데이닷컴의 사용이 얼마나 재미있는지 경험하며 즐겨보세요.
먼데이닷컴을 체험하고 여러분의 의견을 들려주세요!
