내부 비즈니스 프로세스를 실행하는 완벽한 방법을 찾았다면, 성공적인 워크플로우를 반복적으로 실행할 수 있도록 필요한 단계를 문서화하는 것이 필요합니다. 이를 위해 기업은 표준 운영 절차(SOP) 문서를 활용할 수 있으며 이는 업무 효율성을 높이고 산업 내 규정을 준수하는 데 도움을 줍니다.
이 글에서는 현재의 프로세스를 실행 가능한 SOP로 전환하는 방법을 설명합니다. 또한 monday.com의 맞춤형 무료 SOP 템플릿도 공유하여, 일상적으로 반복되는 업무 절차들을 문서화하는 데 필요한 준비를 완벽히 마칠 수 있도록 지원합니다.
표준 운영 절차(SOP)란 무엇인가요?
표준 운영 절차(SOP)는 직원들에게 “우리 회사는 이렇게 일한다”라는 방식에 대한 참고 지침이자 공식적인 설명을 제공합니다. 단순 추가적인 문서가 아닌 SOP를 따르는 것은 팀의 업무 방식에 있어 일관성을 유지하고 수준 높은 결과를 도출하는 데 중요한 역할을 합니다.
예를 들어 이벤트 관리 회사는 SOP를 활용하여 회의, 기업 미팅, 웨딩과 같은 이벤트를 조직하고 실행하기 위한 로드맵으로 활용할 수 있습니다. SOP에는 다음과 같은 업무를 수행하는 데 필요한 단계가 명확히 기술됩니다.
- 고객 상담
- 예산 책정
- 장소 선정
- 공급업체 조율
- 현장 운영
SOP를 따름으로써 팀원들은 표준화된 프로세스를 기반으로 이벤트를 계획할 수 있으며 이를 통해 고객에게 정돈된 높은 수준의 경험을 제공할 수 있습니다. 이 접근법은 리소스 관리를 효율적으로 하고 업무상의 실수 발생 가능성을 줄이며, 이벤트 진행 중 요구되는 모든 안전 관련 규정들이 지켜질 수 있도록 합니다.
SOP 템플릿이란 무엇인가요?
표준 운영 절차(SOP) 문서는 특정 업무를 완료하는 데 있어 최적의 방법이나 예상되는 방식을 명확하게 설명함으로써 내부 프로세스를 문서화하는 역할을 수행합니다. SOP의 목적은 특정 워크플로루 유형을 실행할 때마다 사용할 수 있는 반복 가능하고 표준화된 프로세스를 만드는 것입니다. 기존 SOP 템플릿을 활용해 문서를 작성하거나 새 SOP를 템플릿으로 저장하여 향후 내부 프로세스에 적용할 수 있습니다.
기업들은 SOP 템플릿을 사용해 가이드를 이해하기 쉽게 정리합니다. 절차의 복잡성에 따라 체크리스트, 단계별 가이드, 계층형 목록, 혹은 플로우차트 형태로 템플릿을 제공할 수 있습니다. 어떤 형태든 SOP는 필요 업무를 자세히 설명하는 서면 단계와 추가 정보를 제공하는 리소스를 포함합니다.
왜 SOP 템플릿을 사용해야 하나요?
조직에서 표준 운영 절차(SOP) 템플릿을 도입하면 비즈니스 프로세스에 수많은 이점을 제공합니다. 조직에 SOP를 적용했을 때 기대할 수 있는 결과는 다음과 같습니다:
- 일관성을 달성하기 위한 가이드라인 제공
- 품질 향상
- 회사에 기준이되는 안전 가이드라인 제공, 리스크 방지
- 실수 예방을 통해 시간과 비용 절약
- 회사 감사 절차 간소화
- 직원 교육 시간 단축
- 법률 및 규정 준수 요구사항 지원
- 팀원 간의 업무 전환 용이
SOP 템플릿을 특정 요구사항에 맞게 맞춤화하면 이러한 장점을 더욱 극대화할 수 있습니다. 먼데이닷컴의 정책 절차 템플릿은 쉽게 커스터마이징할 수 있어 팀이 어떤 업무 프로레스를 가지고 있든 직관적으로 문서화할 수 있는 레이아웃을 쉽게 설계할 수 있습니다.
효과적인 SOP 작성 방법: 단계별 가이드
SOP는 모든 조직에 동일하게 적용될 수 없으며, 문서화해야 할 특정 비즈니스 프로세스에 맞게 맞춤화해야 합니다. 그러나 효과적인 SOP를 작성하는 과정은 보통 아래와 같은 단계를 따릅니다:
1. SOP의 목적 고려하기
SOP의 주요 목적은 관련 대상에게 특정 작업을 수행하는 방법에 대한 명확하고 일관된 가이드를 제공하는 것입니다. 이를 위해 문서를 열람하는 대상자와 SOP 작성의 전체적인 목표를 정의가 우선적으로 필요합니다.
예를 들어 인사(HR) 부서에서 신규 직원 온보딩(Onboarding)을 위한 SOP가 필요하다면, 인사팀이 신규 입사자를 회사에 빠르고 원활하게 적응시키기 위한 구체적인 단계를 포함해야 합니다.
2. SOP의 주요 요소 포함하기
표준 운영 절차는 다음과 같은 요소를 포함해야 합니다:
- 제목: SOP 문서를 쉽게 식별할 수 있는 명확한 제목 사용
- 범위와 목적: SOP가 다루는 내용과 대상 명시
- 역할과 책임: SOP에 언급된 각 작업을 누가 책임지는지 강조
- 절차: SOP의 핵심이 되는 작업 수행 단계 나열
- 관련 문서: 독자가 SOP를 이해하는 데 필요한 교육 자료 등의 추가 문서 링크 제공
- 정의: 독자가 이해하지 못할 수 있는 전문 용어를 피하고, 약어를 명확히 풀이
- 소요 시간: 각 절차가 얼마나 걸릴지에 대한 기대치 포함
- 품질 기준: 조직이나 프로세스가 준수해야 하는 산업 표준 명시
- 개정 이력: SOP의 최신성을 확인할 수 있도록 작성 날짜를 기록
- 승인 서명: 개정 날짜와 함께 승인 서명을 추가해 책임감 부여
3. SOP 형식 선택하기
기업의 SOP 형식은 업무의 특징, 설명하려는 운영 절차, 그리고 직원들이 자료를 검토하는 데 필요한 시간에 따라 달라집니다. 선택할 수 있는 SOP의 주요 형식은 다음 네 가지입니다:
체크리스트(Checklist) SOP
체크리스트 형식의 SOP 템플릿은 고도로 커스터마이징할 수 있으며 다양한 용도로 활용하기에 적합합니다. 예를 들어 개별 업무 준비, 프로젝트 완료, 결과물을 준비하는 과정 등 여러 상황에서 활용할 수 있습니다.
체크리스트는 개별 항목이나 업무들을 특정 순서대로 완료할 필요는 없습니다. 하지만 체크리스트의 항목을 모두 완료하는 것이 프로젝트를 올바르게 진행하거나 이벤트 준비 상태를 확인하는 데 중요합니다.
단계별(Step-by-step) SOP
일반적인 체크리스트와는 달리 단계별 SOP는 업무들을 특정 순서대로 완료해야 합니다. 이 형식은 시간과 정확성이 요구되는 짧고 간단한 절차가 필요한 프로젝트에 유용합니다. 각 단계는 실행 가능한 업무에 해당하도록 번호를 지정할 수 있습니다.
다음은 단계별 SOP를 사용할 수 있는 몇 가지 예입니다:
- 기술 문제 해결
- 엄격한 운영 규칙이 요구되는 제조 공정 설명
- 데이터 입력 및 분석과 같은 연구 프로토콜 설계
계층적(Hierarchical) SOP
계층적 SOP는 단계별 형식과 유사하게 업무 순서가 중요합니다. 하지만 여러 업무 간의 우선 처리 작업, 하위 작업, 승인 절차가 필요한 더 복잡한 워크플로우에 적합합니다.
예를 들어, 조직 변화를 위한 승인 프로세스를 문서화할 때 계층적 SOP를 사용할 수 있습니다. 이 형식은 1a), 1b), 1c) 또는 2.1, 2.2, 2.3과 같이 단계와 하위 단계를 표시하여 작업 흐름을 체계적으로 나타낼 수 있습니다.
SOP 템플릿 받기
플로우차트(Flowchart)
플로우차트는 SOP를 시각적으로 표현하는 형식입니다. 이 형식은 여러 단계와 다양한 결과가 가능한 복잡한 업무, 예를 들어 기술 문제 해결이나 여러 요인에 따라 업무를 진행하는 방식이 달라져야 할때 유용합니다. 작업 결과가 예측 불가능할 경우 플로우차트를 사용해 다양한 진행 방식을 도식화하는 것이 필요합니다.
플로우차트의 각 단계는 결과에 따라 다음에 수행할 작업을 지시합니다. 계층적 SOP와 비슷한 구조로 설계할 수 있지만 정보는 기호, 화살표, 다이어그램을 통해 시각적으로 표현됩니다.
4. SOP 절차 작성하기
작성하기 전에 개요를 만드는 것이 항상 현명한 선택입니다. 이는 절차 초안을 작성하기 전에 필요한 세부 정보를 모두 수집할 수 있도록 도와줍니다.
문서를 작성하기 전에 관련 이해관계자들과 인터뷰를 통해 정확한 절차를 파악했는지 확인이 필요합니다. 또한 해당 프로세스의 시작점과 종료점을 명확히 이해하여 다른 SOP 가이드가 필요한 절차와 겹치지 않도록 해야합니다. 모든 준비가 끝나면 SOP 템플릿 작성을 시작할 수 있습니다.
5. SOP 검토 및 조정
표준 운영 절차는 항상 관련성을 유지해야만 효과적입니다. 프로세스에 작은 변화가 생기더라도 SOP에 반영하여 일관성을 유지해야 합니다. 이는 프로세스에 따라 규정 준수를 위한 필수 규정입니다.
Open Mind Coaching & Consulting의 설립자이자 CEO인 Jodene van Lienden은 이렇게 설명합니다:
“SOP는 변화하는 요구에 적응하는 유동적으로 변화하는 가이드입니다. 정기적인 검토는 개선 문화를 조성하여 혁신을 이끌고 프로세스를 다듬을 수 있습니다.”
SOP를 검토할 주기를 결정하고 변경 사항을 문서화하기 위해 알림과 리마인더를 설정하세요. 예를 들어, 먼데이닷컴을 활용해 SOP를 분기별 혹은 연간으로 업데이트하는 자동 알림을 설정할 수 있습니다.
7가지 SOP 템플릿 유형
업종, 역할 또는 프로세스에 따라 SOP를 작성할 때, 맞춤화된 템플릿이 가이드를 기준으로 작성을 시작하는 것이 유용합니다. 다음은 먼데이닷컴을 사용해 작성할 수 있는 SOP 템플릿 예시입니다:
1. IT SOP 템플릿
IT 팀은 문제 해결, 버그 보고, 보안 이벤트, 설정 절차, 유지보수 일정, 자산 관리와 같은 일상 작업을 실행하기 위해 SOP 템플릿이 필요합니다. 기술의 빠른 변화 속도 때문에, IT 절차는 업그레이드, 시스템 업데이트, 소프트웨어 변경 후마다 자주 검토해야 합니다.
2. HR SOP 템플릿
HR 팀은 신규 채용 온보딩, 성과 평가 제공, 직원 복지 검토와 같은 프로세스를 문서화하기 위해 표준 운영 절차 템플릿을 사용합니다. 이 HR SOP 템플릿은 프로세스를 처음부터 끝까지 추적하여 각 단계의 책임자와 완료 시점을 명확히 보여줍니다. 이러한 정보를 체계적으로 관리하면 긍정적인 직장 관계를 구축하고 직원 경험을 향상시킬 수 있습니다.
3. 제조 SOP 템플릿
제조는 안전 규정, 생산 마감일, 품질 보증 프로세스를 엄격히 준수해야 하는, 세심한 관리가 필요한 업종입니다. 템플릿에 각 작업에 대한 지침을 명확히 기술함으로써 팀은 어떤 프로젝트에서든 신속하고 정확하게 작업하면서 안전을 유지할 수 있습니다.
4. 레스토랑 SOP 템플릿
레스토랑 운영은 식품 안전 및 품질 관리를 포함하여 여러 이해관계자들과 협력해야 하는 업종입니다. SOP 템플릿에는 공급 주문, 일일 청소 및 위생 규정, 고객 서비스 기대치와 같은 절차를 명시할 수 있습니다. 이를 통해 직원 교육의 일관성을 유지하고 주방에 필요한 모든 물품을 확보하여 고객 만족을 보장할 수 있습니다.
5. 리테일 SOP 템플릿
리테일은 고객 서비스, 재고 관리, 매장 운영 절차를 신중히 문서화해야 합니다. 환불 처리, 할인 행사, 고객 불만 처리와 같은 일상 작업에 대해 별도의 절차 작성이 필요합니다. 이를 통해 어느 매장 관리자가 근무 중이더라도 고객에게 일관된 서비스를 제공할 수 있습니다.
6. 영업 SOP 템플릿
세일즈 팀은 리드 트래킹, 전환, 뛰어난 고객 경험 제공을 위한 SOP 템플릿이 필요합니다. 영업 SOP 템플릿에는 리드를 평가하는 방법, 리드를 다음 영업 퍼널 단계로 진행시키는 시점, 각 단계의 책임자를 강조할 수 있습니다. 이를 통해 팀이 신속하고 효율적으로 작업하면서 일관된 고객 경험을 제공할 수 있습니다.
7. 고객 서비스 SOP 템플릿
업종에 관계없이 모든 고객 중심 비즈니스는 고객 서비스 프로세스에 대한 명확한 지침을 제공하는 SOP를 작성해야 합니다. 고객 서비스 SOP 템플릿에는 고객 문의에 특정 영업일 내 응답, 문의 해결, 피드백 제공 프로토콜 등을 포함할 수 있습니다.
그 외 다양한 템플릿은 monday.com의 정책 절차 템플릿(Policy Procedure Template)을 기반으로 작성할 수 있습니다. 이 템플릿은 조직에서 사용하는 일상 절차를 구조화하는 데 유용한 고도로 맞춤화 가능한 프레임워크입니다.
SOP 템플릿 받기
monday.com은 SOP 템플릿의 훌륭한 기반이 되는 정책 절차 템플릿을 제공합니다. 이 템플릿은 직원들에게 회사의 모범 사례에 대한 명확한 지침을 제공하며, 발생할 수 있는 실수 가능성을 줄여줍니다. 내부 워크플로우를 체계화하는 데 도움이 되는 주요 기능은 다음과 같습니다:
- 팀 계획: SOP 작성에 참여하는 모든 이해관계자가 한곳에서 쉽게 노트와 업데이트를 공유할 수 있어 표준 운영 문서를 작성하는 데 필요한 정보를 모두 확보할 수 있습니다.
- 뷰(Views):
정책 절차 템플릿은 보드(Board)와 문서(Document) 뷰를 포함하고 있어 이해관계자들이 데이터를 가장 이해하기 쉬운 방식으로 시각화할 수 있습니다. 예를 들어, 한눈에 다가오는 작업을 확인할 수 있는 **타임라인 뷰(Timeline View)**를 사용할 수 있습니다.
- 자동화(Automations):
SOP 검토를 지속적으로 관리할 수 있도록 자동 알림을 설정할 수 있습니다. 예를 들어 SOP 마지막 검토일로부터 6개월 후에 SOP 검토자에게 이메일을 보내는 자동화를 구성할 수 있습니다.
- 연동(Integrations):
monday.com은 기술 스택 내 다른 도구와 72개 이상의 연동 기능을 제공하여 화면을 전환하지 않고도 필요한 모든 정보에 액세스할 수 있습니다. 예를 들어, Gmail 또는 Slack과 먼데이닷컴을 연결해 커뮤니케이션을 한곳에서 관리하거나, Google Calendar와 통합해 일정 관리를 하고 Microsoft Word와 연결해 SOP를 작성, 편집, 검토할 수 있습니다.
정책 절차 템플릿은 간단하고 직관적이며 팀이 프로젝트 워크플로우를 자신 있게 설계할 수 있도록 지원합니다. monday.com이 팀의 업무 생산성을 유지하고 효율성을 높이는 방법에 대해 더 알아보려면 아래에서 무료 체험을 신청하세요.
SOP 템플릿 받기SOP 템플릿 외 관련된 템플릿
잘 구성된 SOP 템플릿은 필요한 팀원 교육 시간을 최소화하고 팀원들이 회사 정책을 준수하기 위해 어떤 단계를 따라야 하는지 잘 이해할 수 있도록 돕습니다. 이러한 목표를 달성하기 위해 SOP 템플릿을 사용하는 것 외에도 효율성을 높이고 직원 개발을 지원하는 다양한 템플릿을 제공합니다.
프로젝트 워크플로우 템플릿(Project Workflow Template)
먼데이닷컴의 프로젝트 워크플로우 템플릿(Project Workflow Template)은 다양한 프로젝트 요소를 시각화하고 조정할 수 있는 일원화된 공간을 제공합니다. 이를 통해 팀원 모두가 실시간 변경 사항에 쉽게 접근할 수 있도록 합니다.
프로젝트 워크플로우 템플릿은 유연하게 맞춤화할 수 있어 비즈니스에 맞게 조정하고, 팀의 요구사항에 맞게 필요한 워크플로우 기능들을 세팅할 수 있습니다. 이 템플릿은 병목 현상을 방지하고 계획 수립을 용이하게 하며 팀원 간 투명성을 유지해줍니다.
또한, 프로젝트에 필요한 만큼의 업무 담당자를 지정할 수 있어 각 팀원이 자신에게 할당된 작업을 명확히 알 수 있습니다.
트레이닝 계획 템플릿(Training Plan Template)
monday.com의 교육 계획 템플릿(Training Plan Template)은 신규 입사자 교육 과정을 관리하는 데 도움을 줍니다. 이 무료 템플릿은 온보딩 과정을 가속화하고, 교육 계획 정립 프로세스를 간소화합니다.
온보딩과 회사 정책 개요 외에도 이 교육 계획 템플릿은 안전 프로토콜, 임원 교육, 다양성 교육 등과 같은 주제를 다룹니다. 직원 교육 계획과 SOP 간에 일부 내용이 겹치는 경우가 있으므로 이 두 템플릿을 결합하면 신규 입사자를 효과적으로 관리할 수 있습니다.
이 추가 템플릿들은 조직의 SOP 문서를 더욱 상세하게 보완하는 데 도움을 줍니다.
