RACI 방법으로 업무 분장 정리하고 프로젝트 성과 높이기

프로젝트 관리는 RACI에서 Gantt 차트까지, 기술과 트렌드 측면에서 끊임없이 진화하고 있습니다. 때로는 다양한 의사 결정자, 프로젝트 역할 및 책임이 마치 판도라의 상자처럼 느껴지는 것도 무리는 아닙니다. 특히 프로젝트 계획과 관련된 담당자를 관리하면서 처음부터 끝까지 작업 마일스톤을 완료하기 위한 구조가 갖춰져 있지 않다면 더욱 그렇습니다.

이것이 없다면, 오른손이 왼손이 무엇을 하는지 모르는 상황이 쉽게 발생할 수 있습니다. 한 가지 확실한 방법은 RACI 차트라는 것을 사용하는 것입니다. 이 블로그에서는 RACI 모델이 무엇인지, 건강한 프로젝트 관리 환경에 왜 중요한지, 그리고 이를 올바르게 구현하는 방법을 다룰 것입니다.

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RACI 매트릭스란 무엇인가요?

RACI는 팀이 프로젝트 관리 전술 및 전략의 일부로 사용하는 책임 할당 매트릭스입니다. RACI 매트릭스 또는 선형 책임 차트라고도 하는 RACI 차트는 프로젝트 관리에서 책임 할당 매트릭스의 한 유형입니다. 이 간단한 스프레드시트 또는 표는 이해 관계자가 특정 작업 또는 결과물에 대해 갖는 다양한 책임 상태를 강조 표시하고 R, A, C 또는 I 문자로 표시합니다.

raci model color coding responsibility

일반적으로 각 책임 수준을 색상으로 구분하고 간단한 표 레이아웃을 만드는 방식으로 구현됩니다. 일반적으로 RACI 차트에서 각 결과물 또는 활동 그룹에 대해 한 명 이상의 책임 수준을 가져서는 안 됩니다. 이 예에서는 모든 사람에게 어느 정도의 참여 수준을 부여하여 단순하게 유지했습니다. 하지만 4명 이상을 위한 실제 모델을 만들 때는 빈 공간이 더 많습니다. 나중에 클래스 RACI가 어떻게 보이고 작동하는지에 대해 자세히 알아보겠습니다.

Pro tip: 사용하기 쉬운 RACI 매트릭스 템플릿을 확인해보세요.

RACI 약어는 무엇을 의미하나요?

RACI의 각 문자는 다음을 나타냅니다.

Responsible(책임)
Accountable(최종 책임자)
Consulted(협의)
Informed(통보)

RACI 매트릭스는 이러한 용어를 사용하여 프로젝트 활동 및 결과물에 대한 개인의 역할과 책임을 설명합니다.

책임 할당이 완료되면 모든 참여자는 프로젝트를 성공적으로 수행하기 위해 정확히 무엇을 해야 하는지 이해해야 합니다.

RACI 용어 정의

다음은 RACI 차트 프레임워크가 각 역할과 책임을 어떻게 구상하는지 보여줍니다.

Responsible(책임)

Responsible로 지정된 사람은 실제 실무, 책임 위임 및 일상적인 관리를 포함하여 프로젝트의 일상적인 작업을 담당하는 개인입니다. 이 기능은 종종 프로젝트 관리자, 팀 리더, 개발자 또는 엔지니어, 디자이너 또는 콘텐츠 제작자가 수행합니다.

Accountable(최종 책임자)

이 역할은 작업이 만족스럽게 완료되었는지 확인하는 책임을 지는 사람에게 주어집니다. 이는 요구되는 표준에 따라 작업이 완료되었음을 승인하는 개인입니다. 이 기능은 종종 부서장, C레벨 임원 또는 제품 소유자가 수행합니다.

Consulted(협의)

때로는 작업을 완료하기 위해 전문가의 조언이나 기타 의견이 필요할 수 있습니다. 작업 완료에 대한 조언이 필요한 사람에게 Consulted 역할을 할당합니다. 컨설턴트는 일반적으로 전문가, 법률 고문, 재무 자문가, UX 전문가 및 마케팅 전문가입니다.

Informed(통보)

Informed 역할은 작업이 진행됨에 따라 정보를 받아야 하는 이해 관계자를 위한 것입니다. 작업 수행 방식에 대한 의견은 제공하지 않지만, 무슨 일이 일어나고 있는지 알아야 하는 주요 이해 관계자일 가능성이 높습니다. 이 역할은 이해 관계자, 최종 사용자, 고객 담당자 또는 기타 부서장이 수행합니다.

프로젝트 관리에서 RACI 모델 사용의 장점

속담, 즉 ‘요리사가 많으면 국을 망친다’는 수백 년 된 격언입니다. 그러나 프린스턴 대학교는 ‘군중의 지혜’에 대한 연구를 통해 이 말이 사실임을 결론지었습니다.

특정 작업에 너무 많은 사람이 참여하고 있다는 것을 본능적으로 알 수 있습니다. 각 팀원이 자신의 의견이 필요하지 않은 작업에 영향을 미치려고 시도하면서 갈등으로 이어질 수도 있습니다.

역할과 책임이 문서화되지 않으면, 사람들이 자신의 역할을 벗어나 프로젝트의 원활한 운영을 방해하는 것을 막기가 더 어렵습니다.

RACI 매트릭스를 사용하면 각 작업이 적절하고 관련 있는 사람만 수행하도록 할 수 있습니다.

RACI 모델 사용의 추가적인 이점은 다음과 같습니다.

의사소통을 단순화합니다. 적절하고 관련 있는 사람만 작업에 참여하면 의사소통이 간소화되어 작업 완료 효율성이 높아집니다.팀원의 소진을 방지합니다.
RACI 매트릭스를 작성하면 프로젝트에서 너무 많은 작업으로 인해 팀원이 과부하되는지 쉽게 확인할 수 있습니다. 프로젝트에 한 사람이 대부분의 부담을 짊어지고 있다면, 그 사람이 실패할 경우 프로젝트에 재앙을 초래할 수 있는 약한 연결 고리가 생성됩니다.목표의 명확성을 제공합니다.
역할의 명확성은 팀원에게 목적을 부여합니다. RACI 매트릭스를 사용하여 모든 사람이 자신과 다른 사람이 무엇을 하고 있는지 즉시 파악할 수 있다면, 이는 더 원활한 워크플로우로 이어질 것입니다.

모든 프로젝트 이해 관계자를 위한 회의를 소집하여 함께 RACI 매트릭스를 생성하고, 모든 사람의 역할과 책임에 대한 이 새로운 반복에 대한 합의를 얻을 수 있습니다.

RACI를 언제 사용해야 할까요?

RACI 모델은 여러 사람이 프로젝트에 참여하고 명확성이 필요한 경우 훌륭한 솔루션입니다. 여러 팀원과 이해 관계자 간에 답을 찾는 것을 피하는 데 도움이 됩니다. RACI를 사용하는 또 다른 장점은 팀원에게 자신감을 준다는 것입니다. 모든 사람은 자신이 무엇을 책임지고 있는지, 그리고 필요할 때 누구에게 연락해야 하는지 정확히 알고 있습니다.

대규모 프로젝트에는 다음과 같은 많은 이해 관계자가 참여할 수 있습니다.

정부 규제 기관
VIP 고객 및 프로젝트 스폰서
회사 임원
비즈니스 분석가
제품의 내부 사용자
고객
공급업체
투자자

RACI를 처음부터 사용하면 팀은 시간과 비용을 낭비할 수 있는 실수를 피할 수 있습니다. 그리고 물론, 전반적인 이해 관계자 참여 노력에 기여할 것입니다.

RACI 차트는 어떻게 만드나요?

간단한 격자를 사용하여 RACI 차트를 만들 수 있지만, 쉽게 업데이트하고 수정할 수 있도록 디지털 작업 공간을 사용하는 것이 좋습니다.

먼데이닷컴 업무 관리 RACI 차트 템플릿으로 시작하세요.

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RACI 다이어그램의 왼쪽에 프로젝트를 논리적 단계로 나누고 완료해야 하는 모든 작업 항목을 적어두세요. 매트릭스 상단에는 RACI 모델의 네 가지 프로젝트 역할이 이미 입력되어 있습니다.

다음으로, 작업과 역할이 교차하는 곳에 해당 역할을 맡을 사람을 추가합니다. 다음은 새로운 제품 출시를 위한 몇 가지 일반적인 작업이 포함된 예입니다.

업무/활동	책임자(Responsible)	최종 책임자(Accountable)	자문(Consulted)	공유/보고 대상(Informed)
패키징 디자인	메리	제인	스티븐	그레이엄
광고 캠페인	제인, 스티븐	제인	없음	없음
제조 품질 관리(QC)	그레이엄	수전	마크	제인
배송 물류	재니스	스티븐	없음	없음

RACI 차트를 작성할 때 지켜야 할 몇 가지 규칙이 있습니다.

작업이 완료되도록 하려면 각 작업에 Responsible(책임)로 할당된 사람이 있어야 합니다. 마찬가지로, 모든 작업 항목에 Accountable(최종 책임자)가 있어 작업이 완료되면 승인할 수 있도록 하는 것이 좋습니다.

대규모 작업의 경우 필요한 경우 각 역할에 두 명 이상을 할당할 수 있습니다. 또는 합리적인 경우, 동일한 사람을 결과물에 Responsible(책임)과 Accountable(최종 책임자)로 모두 할당할 수 있습니다. 위의 예에서 볼 수 있듯이, 모든 작업에 Consulted(협의) 또는 Informed(통보)가 필요하지는 않습니다. 필요하지 않은 경우 이러한 역할을 할당할 필요가 없습니다

이제 프로젝트에 대한 역할을 정의하기 위해 RACI 다이어그램을 사용하는 것의 이점을 이해해 봅시다.

RACI 모범 사례

RACI 차트를 구축할 때 굳이 처음부터 다시 시작할 필요는 없습니다. 다음은 권장하는 몇 가지 모범 사례입니다.

1. RACI를 사용하기 전에 결과물과 활동 그룹을 철저히 매핑하세요.

개별 책임을 할당하는 데 즉시 뛰어들지 마세요. 전문가와 상담하고 움직이는 부분을 정확하게 매핑하는 것부터 시작하세요. 프로젝트에 대한 명확한 개요가 있어야만 현명한 결정을 내릴 수 있습니다. 이는 Work Breakdown Structure(WBS) 또는 프로젝트 로드맵일 수 있습니다.

2. 덜 선임된 직원에게 책임을 부여하는 것을 두려워하지 마세요

모든 작업에 대해 최종 책임자를 고위 임원 또는 프로젝트 관리자에게 할당하는 것은 실수입니다. 그들이 작업 완료에 대한 최종 결정권을 갖기 때문에, 즉시 병목 현상이 발생합니다. 대신, 작업에 가장 익숙한 프로젝트 팀의 숙련된 직원에게 해당 역할을 할당하는 것을 두려워하지 마세요.

3. 부서 및 위치 전체에서 접근 방식을 표준화하세요

단일 프로젝트 팀도 좋지만, 이해 관계자 관계는 진공 상태에서 존재하지 않습니다. 진정으로 투자 수익을 극대화하려면 조직 전체가 참여해야 합니다. 분산된 책임과 의사 결정을 기업의 목표의 일부로 만드세요. 임원에서 인턴까지 모든 사람이 동일한 입장에 있어야 합니다.

4. 각 작업에는 최소 한 명의 Responsible(책임)와 한 명의 Accountable(최종 책임자)가 있어야 합니다

여기서 목표는 압도하는 것이 아니라, 압도당하지 않도록 하는 것입니다. 그렇기 때문에 각 작업에 대해 의사 결정을 최대한 쉽게 하기 위해 한 명의 Accountable(최종 책임자) 역할을 갖는 것이 중요합니다.

5. 적절한 디지털 도구를 사용하여 RACI를 대규모로 구현하세요

서면 메모만으로는 방법을 표준화하고 부서별 사일로를 제거하기에 충분하지 않습니다. 디지털 도구를 사용하여 효율적인 RACI 구현 및 이해 관계자 관리를 위한 플랫폼을 구축하세요.

RACI 차트 예시

RACI 매트릭스는 이론적으로는 훌륭하지만, 실제 세계에서는 어떻게 적용할까요?

다음은 몇 가지 예입니다.

회사 웹사이트에 새로운 도움말 페이지를 출시하는 경우:

궁극적으로 디자인 팀이 작업을 완료하는 책임을 질 것입니다.
프로젝트 관리자는 매트릭스에서 하나씩 세분화될 대부분의 작업에 대해 최종 책임을 질 것입니다.
새로운 도움말 페이지의 영향을 가장 직접적으로 받는 고객 지원 부서의 책임자는 해당 섹션의 내용에 대해 협의를 받을 수 있습니다.
마지막으로, 마케팅 팀은 새로운 섹션을 홍보할 수 있도록 결과에 대해 통보를 받을 것입니다.

새로운 직원 온보딩 프로그램 생성:

인사(HR) 팀 구성원은 작업이 완료되도록 하는 책임을 질 것입니다.
HR 이사는 최종 제품에 대해 최종 책임을 질 것입니다.
각 팀 리더는 팀이 교육에 참여하도록 하기 위해 협의를 받을 것입니다.
마지막으로, C-suite 구성원은 최종 제품에 대해 통보받기를 원할 수 있습니다.

팀이 어떤 유형의 프로젝트나 작업을 하고 있든, RACI 모델은 책임을 할당하고 혼란을 피하기 위한 훌륭한 솔루션을 제공할 수 있습니다.

RACI의 장단점

RACI 차트를 사용하면 조직이 강화되고 의사소통이 더 명확해지는 것은 분명하지만, 다른 모든 것과 마찬가지로 RACI에도 단점이 있습니다. 장단점을 살펴보겠습니다.

장점

RACI 차트를 사용하면 프로젝트 관리에 몇 가지 이점을 가져와 효율성, 명확성 및 팀 정렬을 향상시킬 수 있습니다.
이해 관계자와의 의사소통이 더 명확하고 체계적입니다.
팀 리더는 특정 팀원에게 너무 많은 책임을 할당하는 것을 피할 수 있습니다.
이해 관계자에게 진행 중인 작업과 앞으로의 상황을 이해할 수 있도록 시각성을 제공합니다.

단점

RACI 차트는 팀원 간에 잠재적인 혼란, 긴장 및 지연을 포함한 과제를 제시할 수도 있습니다.
처음에는 역할이 혼란스러울 수 있습니다(예: Accountable(최종 책임자)와 Responsible(책임)의 차이점 이해).
Consulted(협의) 및 Informed(통보) 이해 관계자 간에 긴장이 존재할 수 있습니다.
RACI 차트를 설정하려면 초기 시간 투자가 필요할 수 있습니다.

RACI 매트릭스 대안

RACI 차트는 본질적으로 간단한 프로젝트 계획이므로, 특히 monday.com의 템플릿과 같이 완전히 사용자 정의 가능한 템플릿을 사용하는 경우 특정 요구 사항에 맞게 최적화할 수 있을 만큼 유연합니다.

역할 이름의 모호성을 해결하거나 완전히 새로운 역할을 추가하기 위해 시도된 RACI 매트릭스의 많은 변형이 있습니다. 다음은 대신 사용할 수 있는 몇 가지 대안입니다.

DACI

DACI 차트는 RACI에서 ‘책임자(Responsible)’와 ‘권한자(Accountable)’로 인한 혼란을 줄이기 위해 다음과 같은 역할 정의를 사용합니다.

드라이버(Driver): 업무를 추진하는 사람으로 RACI의 Responsible에 해당
승인자(Approver): 업무를 최종 승인하는 사람으로 RACI의 Accountable 역할
기여자(Contributor): RACI의 Consulted와 동일
정보 제공자(Informed): RACI와 동일한 역할

RASCI

RASCI 차트는 RACI에 지원자(Support) 역할을 추가한 형태입니다. 지원자는 업무 완료를 돕는 사람으로, Consulted 역할처럼 조언을 하지는 않지만 Responsible 역할을 지원하는 보조 역할을 수행합니다.

CARS

CARS 모델은 RACI 역할을 더 명확하게 정의하며 RASCI처럼 지원자 역할을 포함합니다.

Communicate: RACI의 Consulted와 Informed를 합친 역할
Approve: RACI의 Accountable 역할을 좀 더 구체적으로 표현
Responsible: RACI와 동일
Support: RASCI의 지원 역할과 동일

CAIRO

CAIRO 모델은 RACI를 확장하여 O 역할을 추가했는데, 이 O는 ‘업무에서 완전히 제외된 사람’(Out-of-the-loop)을 나타냅니다. 즉, 특정 업무에 전혀 관여하지 않는 개인이나 팀을 지정할 때 사용됩니다.

RACI vs. RASCI

RACI와 RASCI라는 용어는 오늘날 대부분 상호 교환적으로 사용됩니다. 위에서 언급했듯이, RASCI는 RACI와 동일하지만 지원을 추가합니다. Support(지원) 기능은 Responsible(책임) 팀원이 프로젝트를 완료하는 데 필요한 모든 것을 갖추도록 합니다. 이는 더 많은 지원이 필요한 대규모 프로젝트에서 도움이 될 수 있습니다.

RACI 매트릭스를 사용하는 사람은 누구인가요?

RACI 모델이 이해 관계자 관리를 위한 프로젝트 관리자의 유용한 도구임에도 불구하고, 모든 프로젝트에 사용해야 하는 것은 아닙니다. 이를 사용하는 사람에 대한 결정 요인은 프로젝트의 규모와 회사 구조와 관련이 있습니다.

다음과 같은 프로젝트에 RACI 매트릭스를 사용하세요

명확한 결과물 또는 작업 그룹이 있는 대규모 프로젝트
고정된 역할과 책임을 가진 조직
다양한 측면에 대해 광범위한 이해 관계자가 참여하는 프로젝트
여러 부서에 걸쳐 있는 프로젝트
고도로 규제된 산업

RACI 매트릭스를 사용하지 마세요

작고, 단일 부서 프로젝트 – 필요하지 않을 수 있습니다
Scrum과 같은 Agile 프레임워크로 작업하는 팀

Agile 조직에서는, 상호 기능 팀과 협업이 기본입니다. 따라서 작업 책임은 상향식 결정보다는 직원의 주도성에 달려 있습니다. Agile 팀의 경우, RACI의 하드 버전을 구현하는 것은 팀이 자체적으로 조직되어야 하므로 도움이 되지 않을 것입니다.

(이미지 출처)

RAPID vs. RACI – 차이점은 무엇인가요?

때로는 RACI를 정의하려는 경우, 비교를 위해 다른 방법을 사용하는 것이 중요합니다.

RAPID와 RACI는 모두 프로젝트 관리자에게 중요한 두 가지 도구이지만, 기능이 다릅니다. 보았듯이, RACI 방법은 결과물과 프로세스의 각 단계에서 책임을 지는 주요 인물을 중심으로 합니다. 그러나 RAPID는 주로 의사 결정 프로세스와 조직에서 수행하는 작업에 중점을 둡니다.여기에서 RAPID의 분석을 볼 수 있습니다:

(이미지 출처)

주요 결정을 내리는 것은 프로젝트 관리 프로세스의 일부이지만, 전체 여정은 아닙니다. RACI 프레임워크는 누가 작업을 수행해야 하는지, 누구에게 정보를 제공해야 하는지, 그리고 누가 최종 결정을 내리는지 설명합니다.

먼데이닷컴 업무 관리를 통해 RACI 차트를 만드는 방법

다양한 프로젝트 관리 앱이 있지만, RACI의 경우 먼데이의 work management는 이 구조 등을 관리하는 데 필요한 정확한 플랫폼을 구축할 수 있도록 강력한 통합과 확장성을 제공하는 뛰어난 기능을 제공합니다.

RACI 매트릭스 템플릿으로 훨씬 더 빠르게 시작하여 전체 팀과 공유할 수 있습니다. 모든 프로젝트 활동에 대한 RACI 역할을 추적하고, 각 프로젝트 단계와 개별 결과물을 쉽게 확인할 수 있습니다.

열, 상태 등에 대한 사용자 정의 외에도, 내부 사용자 또는 외부 이해 관계자를 위해 생성된 게스트 사용자에게 쉽게 역할을 할당할 수 있습니다. 할당된 모든 역할은 작업 항목의 상태 변경에 대해 자동으로 통보를 받게 됩니다.

RACI 매트릭스를 최대한 활용할 수 있는 몇 가지 방법이 더 있습니다.

실시간 상태를 반영하도록 지속적으로 업데이트하고 수정하세요

최신 RACI 다이어그램은 아무에게도 도움이 되지 않습니다. 보드 권한을 사용하여 책임 있는 사용자가 직접 행의 상태를 편집하도록 하세요.공유 보드 및 대시보드를 통해 이해 관계자를 참여시키세요.

공유 보드와 대시보드를 통해 이해관계자들이 계속 참여하도록 하세요

monday.com을 사용하면 프로젝트 및 워크플로우 보드에 대한 뷰어 액세스 권한을 쉽게 부여할 수 있습니다. 이러한 방식으로, 그들은 프로젝트의 실제 상태를 실시간으로 알 수 있습니다. 그런 다음 해당 정보를 사용하여 결정을 내릴 수 있습니다. 자동화를 통해 이해 관계자에게 중요한 변경 사항을 자동으로 알릴 수도 있습니다.

Slack, Microsoft Teams 및 Gmail과의 통합을 통해 상태 변경, 새 항목, 기한 초과 등에 따라 메시지를 보낼 수 있습니다.

데이터 사일로를 제거하여 모든 사람이 동일한 입장을 유지하도록 하세요

자연스럽게, 각 부서는 서로 다른 도구와 애플리케이션 세트를 사용합니다. monday.com의 강력한 통합을 통해 이 모든 데이터를 쉽게 가져올 수 있습니다. 그리고 사용자 정의 비즈니스 앱을 사용하는 경우에도, API와 50개 이상의 사전 구축된 어댑터를 사용하여 monday.com에 쉽게 통합할 수 있습니다.