61%의 프로젝트 관리자가 계획 프로세스의 일환으로 범위 문서를 작성하며 절반은 프로젝트 일정의 기준선을 설정합니다. 이 두 가지의 공통점은 무엇일까요? 바로 마일스톤이 그 핵심 요소라는 점입니다.
일상에서의 마일스톤은 중요한 사건을 의미하지만 프로젝트 관리에서 마일스톤은 프로젝트 진행 상황을 나타내는 중요한 지표입니다. 마일스톤은 프로젝트 관리자(PM)와 이해관계자들에게 프로젝트가 계획대로 진행되고 있는지 아니면 수정이나 추가 자금이 필요한지를 알려줍니다.
이 글에서는 프로젝트 관리에서 마일스톤이 무엇인지, 왜 중요한지, 그리고 이를 어떻게 활용하고 시각화할 수 있는지에 대해 기본적인 이해를 제공할 것입니다.
프로젝트 관리에서 마일스톤이란 무엇인가?
프로젝트 관리에서 마일스톤은 프로젝트 생애 주기에서 중요한 진척을 나타내는 특정 이벤트입니다. 프로젝트에는 하나 이상의 마일스톤이 있을 수 있습니다.
“간단히 말해, 마일스톤은 체크포인트 역할을 합니다. 마일스톤에 도달했다는 것은 중요한 작업 그룹 또는 프로젝트의 중요한 단계를 성공적으로 완료했음을 의미합니다.”
이를 통해 PM과 이해관계자는 프로젝트의 현재 상태를 평가할 수 있습니다. 모든 것이 계획대로 진행되고 있다면 변경이 필요하지 않습니다.
하지만 마일스톤 도달이 지연될 경우 작업 프로세스를 재평가해 문제를 식별하고 해결해야 합니다. 또한 마감 기한이 조정될 수도 있습니다.
마일스톤은 주로 워터폴 프로젝트 관리 방법론에서 사용됩니다. 워터폴 방식에서는 프로젝트가 일반적으로 여러 단계로 나뉘며 사전에 정의된 순서에 따라 완료됩니다.
프로젝트 계획의 확정, 시작 및 종료 날짜 설정, 200번째 고객 확보, 이벤트 또는 앱의 첫 출시 등은 모두 프로젝트 관리에서 마일스톤의 예시입니다.
소규모 프로젝트에서는 ‘프로젝트 시작’과 ‘프로젝트 완료’ 외의 마일스톤이 불필요할 수 있지만 몇 달에 걸쳐 진행되는 대규모 프로젝트에서는 필수적입니다.
프로젝트 마일스톤이 중요한 이유는 무엇인가요?
다음은 프로젝트 관리에서 마일스톤을 식별하고 모니터링해야 하는 8가지 이유 중 일부입니다:
1. 프로젝트 워크플로 생성
마일스톤은 정확한 프로젝트 스케줄링을 가능하게 하고, 견고한 프로젝트 로드맵을 구축하는 데 도움을 줍니다.
마일스톤은 PM에게 구체적인 목표를 제공합니다. 프로젝트를 단순히 시작 날짜와 종료 날짜에 기반해 스케줄링하는 대신 마일스톤을 중심으로 작업을 스케줄링할 수 있습니다.
예를 들어 PM은 특정 날짜까지 마일스톤 “X”를 달성해야 함을 알고 이에 따라 모든 작업과 활동을 체계적으로 조직할 수 있습니다.
2. 리소스 할당
마일스톤은 프로젝트를 더 실행 가능한 단위로 나눌 수 있도록 도와줍니다.
PM은 이를 계획 단계에서 활용해 필요한 리소스를 추정할 수 있습니다.
프로젝트가 시작되면 PM은 중요한 작업을 수행하기 위해 최고의 팀원을 마일스톤 달성을 목표로 할당할 수 있습니다.
마일스톤은 또한 프로젝트의 체크포인트 역할을 합니다. 더 많은 인력이 필요한가?, 다른 소프트웨어가 필요한가? 특정 팀원의 작업량을 늘려야 하는가?
이러한 질문들을 마일스톤을 기준으로 종합적으로 평가하고 해결할 수 있습니다.
3. 프로젝트 진행 상황 모니터링
마일스톤은 진행 상황을 더 효율적으로 추적할 수 있도록 도와줍니다.
PM과 팀은 종종 프로젝트 마감일이나 종료 날짜에 가까워졌을 때 해야 할 작업이 많이 남아 있다는 사실을 깨닫고 당황하며 서두르게 됩니다. 이러한 상황은 마일스톤을 활용해 예방할 수 있습니다.
PM이 마일스톤을 적절히 스케줄링하면 마일스톤에 도달할 때 팀의 진행 상황을 철저히 평가할 수 있습니다.
만약 팀이 마일스톤에 맞춰 작업을 완료하거나 일정보다 앞서 완료했고 작업 품질이 만족스럽다면, 앞으로 변경이 필요하지 않을 가능성이 큽니다.
4. 잠재적 문제 식별 및 해결
팀이 마일스톤을 달성하지 못하거나 마일스톤에 도달했지만 작업 품질이 만족스럽지 못한 경우 변화를 도입해야 합니다.
마일스톤을 놓치거나 예상보다 해야 할 일이 훨씬 많음을 깨닫게 되면, PM은 주요 요소들을 재평가해야 함을 알게 됩니다.
이러한 요소에는 다음이 포함될 수 있습니다:
- 비효율적인 팀원
- 부실한 계획
- 결함 있는 작업 프로세스
- 부족한 예산
- 잘못된 도구 사용 등
PM은 이러한 영역을 추가 분석하여 문제를 해결하고 팀이 다음 마일스톤을 달성할 수 있도록 도울 수 있습니다.
5. 프로젝트 기간 조정
마일스톤은 프로젝트 기간을 결정하는 데 도움을 줄 수 있습니다.
마일스톤을 계획하고 일정을 더 명확히 파악한 후에는 프로젝트 기간을 단축하거나 연장할 수 있습니다.
예를 들어 마일스톤을 일정보다 앞서 달성하는 팀은 프로젝트 마감일을 앞당길 수 있고 체크포인트에 도달하는 데 어려움을 겪는 팀은 일정을 연장해야 할 수도 있습니다.
PM은 프로젝트 마감일 전에 연장 가능성을 사전에 파악하여 즉시 클라이언트와 이해관계자에게 알릴 수 있습니다.
마감일을 불과 일주일 앞두고 클라이언트에게 프로젝트가 지연될 것이라고 말하는 상황은 누구도 원하지 않을 것입니다.
읽어보세요 : 프로젝트 일정 관리 가이드
6. 원활한 프로젝트 업데이트 제공
PM과 팀 리더는 이해관계자와 클라이언트에게 프로젝트 진행 상황을 업데이트하기 위해 회의를 열거나 수많은 전화와 이메일을 주고받을 필요가 없습니다.
대신 프로젝트 관리 소프트웨어에서 그들을 게스트로 추가하면 됩니다.
그들은 마일스톤이 표시된 프로젝트 보드를 직접 확인하며 프로젝트 진행 상황을 명확히 이해할 수 있습니다.
예를 들어 먼데이닷컴과 같은 PMO 프로젝트 관리 소프트웨어에서는 프로젝트 보드를 생성하고, 마일스톤을 표시하고, 이를 시각화할 수 있습니다. 이를 통해 모두가 얼마나 작업을 완료했는지 그리고 얼마나 남았는지를 정확히 파악할 수 있습니다.
프로젝트 타임라인에 마일스톤이 포함된 스크린샷을 제공하는 것도 효과적인 방법이 될 수 있습니다.
7. 팀 동기 부여 유지
프로젝트 타임라인에 마일스톤을 강조하고 표시하면 팀원들이 자신들이 어떤 목표를 향해 작업하고 있는지 명확히 알 수 있습니다.
이 과정은 프로젝트 진행 상황에 대한 명확한 아이디어를 제공하고 팀 내 커뮤니케이션을 간소화하며 협업을 개선합니다.
팀원들은 자신들의 제안을 내놓거나 마일스톤 달성을 지연시킬 수 있는 잠재적 문제를 사전에 PM에게 알릴 수 있습니다.
투명한 프로젝트 타임라인은 모든 구성원이 목표를 달성하기 위해 협력하고 동기 부여를 받을 수 있는 협업 업무공간을 만듭니다.
8. 추가 자금 승인을 신속하게 진행
PM은 마일스톤을 사용하여 프로젝트 예산을 계획 단계에서 산정할 수 있습니다. 일부 프로젝트에서는 자금이 단계별로 분배될 수도 있습니다.
마일스톤은 프로젝트 진행 상황의 지표 역할을 하며, 추가 자금이 잘 활용될 것임을 이해관계자들에게 설득할 수 있습니다.
또한 이미 시작된 프로젝트에서 발생할 수 있는 재정 문제를 식별하는 데에도 마일스톤이 유용합니다.
예를 들어 팀이 4개의 마일스톤 중 2번째 마일스톤에 도달했을 때 자원이 부족해진 것을 알게 된다면 이 정보를 활용해 자금이 모두 소진되기 전에 추가 자금을 요청할 수 있습니다.
프로젝트 마감 2주 전에 추가 자금을 요청하는 상황을 피하고 싶다면 미리마리로 문제를 해결해야 합니다. 그렇지 않으면 클라이언트를 만족시키기 어려운 상황에 직면할 수 있습니다.
프로젝트 관리에서 마일스톤을 구분하는 방법은 무엇인가요?
마일스톤은 프로젝트마다 다르며 각 PM이 스스로 설정할 수 있습니다. 그러나 시작하는 데 도움이 될 만한 일반적인 마일스톤 몇 가지를 소개합니다:
- 중요한 날짜: 프로젝트의 시작 및 종료 날짜와 같은 주요 날짜는 마일스톤으로 설정될 수 있습니다.
그 외 예로는 특정 프로젝트 단계의 시작 및 종료 날짜, 도구를 확보하거나 교육을 완료해야 하는 날짜 등이 있습니다.
- 중요한 작업의 완료: 프로젝트 결과에 직접적인 영향을 미치는 작업은 모두 중요합니다.
예를 들어 팀이 앱을 출시하기 전 수행해야 하는 마지막 작업이나 다른 작업이 시작되기 전에 완료해야 하는 중요한 의존 작업 등이 포함됩니다.
- 핵심 산출물: 웹사이트 모형, 앱의 첫 번째 버전, 클라이언트에게 전달된 X개 수량의 제품과 같은 산출물은 마일스톤으로 적합합니다.
이러한 산출물은 팀과 이해관계자, 클라이언트 모두에게 진행 상황을 명확히 보여줄 수 있기 때문입니다.
- 주요 성과: 마일스톤은 프로젝트 진행 중 달성한 성과를 나타낼 수도 있습니다.
최종 목표는 아니지만 목표로 향하는 중요한 단계입니다. 예를 들어 첫 번째 광고 캠페인의 런칭이나 200명의 리드 확보가 여기에 해당됩니다.
- 이해관계자 승인: 이해관계자나 경영진으로부터 승인을 받는 것은 중요한 마일스톤입니다.
프로젝트는 승인을 받은 후에만 시작할 수 있으므로 주요 산출물, 프로젝트 계획, 예산 등에 대한 이해관계자의 승인을 위한 마일스톤을 추가할 수 있습니다. - 검토: 프로젝트가 검토가 필요하다고 판단될 때마다 마일스톤을 추가할 수 있습니다.
이는 프로젝트의 중간 단계, 매월, 또는 특정 주기마다 설정할 수 있습니다.
이 마일스톤을 통해 프로젝트가 예산 범위 내에 있는지 확인하고 다른 리소스를 검토할 수 있습니다.
- 회의와 이벤트: 클라이언트나 이해관계자와의 특정 프로젝트 관련 회의는 훌륭한 마일스톤이 될 수 있습니다. 예를 들어 3개월에 한 번씩 클라이언트와의 회의나 제품 출시 전에 결과물을 발표하는 프레젠테이션 등이 포함됩니다.
프로젝트 관리를 위한 마일스톤을 달성하기 위한 5가지 팁
다음은 프로젝트 관리 마일스톤을 달성하기 위해 여러분과 팀이 활용할 수 있는 5가지 전문가 팁입니다:
1. 마일스톤을 너무 많이 추가하지 말 것
필요한 만큼 마일스톤을 추가하는 것을 권장하지만, 과도하게 설정하지 마세요. 예를 들어 3주짜리 프로젝트에 5개의 별도 마일스톤을 설정할 필요는 없습니다. 너무 많은 마일스톤은 프로젝트를 불필요하게 복잡하게 만들 수 있습니다.
반대로 너무 적은 마일스톤을 설정하는 것도 문제가 될 수 있습니다. 이상적으로 마일스톤은 가장 중요한 이벤트로 구성되어야 하며 다른 항목은 고우선순위 작업으로 표시할 수 있습니다.
2. 구체적으로 설정할 것
마일스톤은 절대로 모호해서는 안 됩니다. 예를 들어 “기능 1 완료”나 “마일스톤 1” 같은 표현은 피하세요. 대신 구체적인 성취를 나타내는 것이 중요합니다.
“스타일 가이드 전달”, “이해관계자 승인 완료”, “웹사이트 목업 전달”, “채용 완료”는 적절한 마일스톤 예시입니다.
3. 시간 프레임 설정
마일스톤에는 반드시 명확한 마감기한이 포함되어야 합니다. 팀이 명확한 목표를 가지고 작업할 수 있도록 설정해야 하며 끝없는 타임라인을 피해야 합니다.
마감기한이 없다면 마일스톤을 추적하는 것이 거의 불가능합니다.
4. 점진적인 마일스톤 설정
설정한 마일스톤은 다음 마일스톤과 연계되어야 합니다.
즉 하나의 마일스톤을 달성하면 다음 마일스톤을 달성하기 위한 기반이 마련되도록 계획해야 합니다.
5. 팀을 참여시킬 것
시각적인 타임라인에 마일스톤을 추가해 팀과 공유하세요. 이러한 타임라인은 투명성을 높이고 팀 간 신뢰를 형성하며, 협력을 촉진합니다.
먼데이 PMO 업무 관리로 어떻게 마일스톤을 시각화하나요?
마일스톤을 시각적으로 표현하면 더 나은 이해를 도울 수 있으며 일정 개요를 제공하고 투명성을 높입니다. 이러한 요소들이 결합되면 프로젝트를 제시간에 완료하려는 동기 부여된 팀을 형성할 수 있습니다.
먼데이닷컴은 업무관리 소프트웨어로서 PM이 꿈꾸는 프로젝트 관리 애플리케이션을 손쉽게 구축할 수 있도록 지원합니다. 워크플로 시각화, 특히 마일스톤을 포함한 시각화는 그중 중요한 부분입니다.
다음 단계를 통해 프로젝트 보드를 설정하고 마일스톤을 시각화할 수 있습니다:
1. 템플릿 선택하기
먼데이닷컴 플랫폼에서 제공하는 200개 이상의 템플릿 중 하나를 사용하여 몇 분 안에 프로젝트를 시작할 수 있습니다.
프로젝트의 규모가 크든 작든, IT 또는 마케팅 프로젝트이든, 참여 인원이 10명이든 100명이든, 여러분의 필요에 맞는 템플릿이 준비되어 있습니다.
템플릿이 마음에 들지 않는다면 처음부터 시작하여 직관적인 인터페이스를 최대한 활용할 수도 있습니다.
2. 프로젝트 마일스톤 정의하기
이전 섹션에서 다룬 모든 정보를 활용하여 프로젝트의 마일스톤을 식별하세요.
구체적인 마일스톤을 설정하는 것이 중요합니다. 예를 들어 “프로토타입 승인 회의” 또는 “10번째 기사 전달”과 같은 형태로 설정합니다.
그리고 이 마일스톤들이 언제 완료되어야 하는지 특정 날짜를 지정하세요.
이 과정은 프로젝트의 타임라인을 구체화하고 작업과 역할을 정의하는 데 도움을 줄 것입니다.
3. 프로젝트 보드 구축하기
프로젝트 보드에 작업을 추가하고 관련 세부 사항을 모두 포함하세요.
먼데이 PMO 워크 관리에서는 제목, 마감일, 설명, 체크리스트, 이미지, 파일 등을 각 작업에 추가할 수 있습니다.
PM은 하나 이상의 팀원에게 작업을 할당할 수 있습니다.
포괄적인 프로젝트 보드를 구축하기 위해 필요한 만큼의 컬럼을 추가하세요.
컬럼은 작업 상태, 의존성, 우선순위, 예상 시간, 가격 또는 견적 등의 숫자 데이터를 나타내는 데 사용할 수 있습니다.
이제 마일스톤을 표시할 준비가 되었습니다.
4. 보드에 마일스톤 설정하기
프로젝트 보드에 마일스톤을 설정하려면, 이를 일반 작업처럼 추가하고 날짜와 세부 사항을 포함하세요.
그런 다음 타임라인 컬럼을 클릭하고 하단에서 “마일스톤으로 설정” 옵션을 선택하면 됩니다.
먼데이닷컴에서는 마일스톤이 다이아몬드 모양으로 표시됩니다. 위의 그림에서 확인할 수 있듯이 다이아몬드는 타임라인 상에 명확하게 나타납니다.
만약 타임라인 컬럼에서 “데드라인 모드”를 사용하면 다이아몬드의 색상은 아이템 상태에 따라 변경됩니다.
일정에 맞는 마일스톤은 녹색 다이아몬드로 표시되고 기한을 초과한 마일스톤은 빨간색 다이아몬드로 나타납니다. 이를 통해 PM은 한눈에 마일스톤의 상태를 확인하고 모니터링할 수 있습니다.
워터폴 방법론을 사용하는 대부분의 프로젝트는 종속된 작업이 있으므로 작업 종속성 컬럼을 사용하여 이러한 작업을 관련 마일스톤에 연결할 수 있습니다.
자동화 기능을 활용하면 작업이 지연되더라도 종속작업이 항상 적절한 날짜를 유지하도록 설정할 수 있습니다.
5. 타임라인
마일스톤을 시각화하는 첫 번째 방법은 타임라인 뷰를 사용하는 것입니다.
타임라인 컬럼의 셀을 클릭한 다음 오른쪽 상단에 있는 “타임라인 보기”를 선택하면 됩니다.
이렇게 하면 프로젝트 보드가 동적 타임라인 형태로 표시되며 여러 정렬 옵션을 통해 프로젝트 추적을 더 쉽게 할 수 있습니다.
타임라인에서 특정 작업을 선택한 후 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 해당 작업을 마일스톤으로 지정할 수 있습니다.
또한 타임라인에서 작업 항목을 편집하면 해당 업데이트가 프로젝트 보드나 다른 뷰에 자동으로 반영됩니다.
6. 간트 차트 사용하기
간트 차트는 타임라인의 더 동적인 버전입니다.
프로젝트 보드에 간트 차트 뷰를 추가하면 작업, 마일스톤, 그리고 의존성을 한눈에 확인할 수 있습니다.
작업은 진행 단계, 작업을 할당받은 사람 등으로 정렬할 수 있습니다.
마일스톤 추적에 유용한 주요 기능 중 하나는 “그룹 요약”입니다.
그룹 요약은 차트 상단에 그룹의 진행률을 나타내는 막대를 표시합니다. 위에서 볼 수 있듯이 이 막대는 해당 단계의 정확한 시작일과 종료일을 나타냅니다.
그룹 요약을 확인하려면 작업을 단계별로 그룹화한 후 “그룹 요약 표시” 옵션을 선택하면 됩니다.
7. 대시보드
워크플로를 시각화하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 먼데이닷컴의 대시보드를 활용하는 것입니다.
대시보드는 사용자가 다양한 유형의 시각적 위젯을 사용하여 프로젝트 마일스톤을 추적할 수 있는 공간입니다.
특정 그룹을 선택해 추적하고 해당 그룹이 마일스톤에 도달하기까지 얼마나 남았는지 개요를 확인할 수 있습니다.
대시보드에 미니 타임라인을 추가해 작업을 일별, 주별, 월별 등으로 분리하여 확인할 수 있습니다.
먼데이닷컴은 프로젝트별로 여러 대시보드를 생성할 수 있는 기능을 제공하여 마일스톤을 포함한 프로젝트의 모든 요소를 실시간으로 모니터링할 수 있습니다.
프로젝트 마일스톤이 참여를 증가시킵니다
마일스톤은 프로젝트 관리자에게 중요한 도구입니다.
마일스톤은 진행 상황을 모니터링하고, 팀과 경영진/클라이언트 간의 커뮤니케이션을 개선하며 직원들이 공통의 목표를 향해 노력하도록 동기를 부여합니다.
PM은 먼데이 PMO 워크 관리 시스템을 사용해 몇 분 안에 프로젝트를 설정하고 마일스톤을 표시한 다음 이를 손쉽게 시각화할 수 있습니다.
먼데이닷컴의 프로젝트 마일스톤 템플릿을 사용해 프로젝트 관리가 얼마나 간단할 수 있는지 직접 경험해 보세요.
