업무 자동화가 뭐 그리 대단한 일인가 싶을 수도 있습니다.
하지만 평균적인 사무직 근로자는 하루에 3시간 이상을 업무 자동화할 수 있는 반복적인 작업에 쓰고 있습니다.
하루 8시간 근무 기준으로 보면, 직원들이 근무 시간의 거의 절반을 비효율적인 업무에 허비하고 있다는 의미입니다.
이런 작업들을 자동화하고 간소화할 수 있다면, 직원들로부터 얼마나 더 많은 생산성을 끌어낼 수 있을지 상상해보세요.
이 글에서는 프로세스 자동화가 무엇인지, 어떤 이점이 있는지를 자세히 설명하고, 접근하기 쉬운 도구들을 활용해 자동화를 어떻게 시작할 수 있는지에 대해서도 알려드립니다.
비즈니스 프로세스 자동화(BPA)란?
비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 반복적인 단순 업무나 프로세스를 기술을 통해 자동화하는 일련의 방법론입니다.
‘자동화’라는 단어를 들으면, 대부분은 햄버거를 굽는 패스트푸드 로봇처럼 물리적인 로봇을 떠올리기 쉽습니다.
하지만 실제로는 회계, 온보딩, 데이터 처리처럼 소프트웨어 도구를 통해 자동화할 수 있는 업무 프로세스가 매우 많습니다.
이러한 디지털 기반의 프로세스 자동화는 훨씬 저렴하고, 대부분의 기업에서 훨씬 더 실용적입니다. 프로젝트 속도를 높이고, 직원들이 더 중요한 업무에 집중할 수 있도록 시간을 확보해 줍니다.
프로세스 자동화가 처음이라면, BPA(비즈니스 프로세스 자동화)와 RPA(로보틱 프로세스 자동화)라는 용어가 헷갈릴 수도 있습니다.
이 두 용어는 비슷해 보이지만, 의미와 사용 방식에서 미묘한 차이가 있습니다.
비즈니스 프로세스 자동화와 로봇 프로세스 자동화의 차이는 무엇인가요?
비즈니스 프로세스 자동화는 조직 내 여러 워크플로우 전체를 자동화하는 프로세스 전반을 의미하며, 로봇 프로세스 자동화(RPA)는 특정 비즈니스 작업을 자동화할 수 있는 디지털 도구(일명 ‘봇’)를 가리킵니다.
예를 들어, 특정 재무 보고서를 자동 생성하는 전용 RPA 봇이 있습니다.
RPA 봇은 클라우드에서 운영되는 소프트웨어 로봇으로, 일정한 양의 작업을 처리할 수 있습니다. 예를 들어 하루에 10,000건의 인보이스 데이터를 스캔하고 등록할 수 있습니다.
이러한 RPA 도구는 막대한 양의 원시 데이터를 다뤄야 하는 모든 산업과 용도에서 매우 유용합니다. 수작업 데이터 입력과 분류는 시간이 많이 들고, 사람의 실수가 개입될 위험이 높기 때문입니다.
이제는 자동화할 수 있는 작업을 고임금 직원에게 맡기는 것은 인건비 낭비에 불과합니다.
비즈니스 프로세스 자동화가 중요한 이유는 무엇인가요?
프로세스 자동화는 직원들이 실제로 수익을 창출하는 일에 집중할 수 있도록 시간을 확보해 주기 때문에 매우 중요합니다.
기본적인 반복 작업을 모두 자동화하면, 추가 인력을 채용하지 않고도 여러 명의 직원이 추가된 것과 같은 생산성 향상 효과를 얻을 수 있습니다.
대부분의 기업에게 있어 급여는 가장 큰 비용 항목입니다. 따라서 사람을 더 뽑지 않고도 실제 업무 성과를 높일 수 있는 자동화는 엄청난 이점이 됩니다.
예를 들어, monday.com을 사용해 워크플로우를 표준화하고 단순 작업을 자동화함으로써, Seer Interactive는 60만 3천 건 이상의 작업을 절감하고, 직원 1인당 주당 평균 1.6시간을 절약할 수 있었습니다.
더 큰 규모의 팀에서는 이는 여러 명을 새로 채용한 것과 같은 효과를 주지만, 비용은 훨씬 낮습니다. 그리고 잊지 마세요, 이건 대규모 머신러닝 프로젝트가 아닙니다. Seer Interactive는 단지 monday.com을 활용해 스마트한 디지털 업무 환경을 구축했을 뿐입니다.
게다가 의미 없는 반복적인 사무 작업에 집중하지 않아도 된다는 점은 직무 스트레스를 줄이고 직원 몰입도를 높이는 데에도 큰 도움이 됩니다.
프로세스 자동화는 직원들이 실제로 중요한 일에 집중할 수 있도록 해줍니다. 이는 직원에게는 더 큰 만족감을 주고, 기업에게는 더 높은 수익성을 가져다줍니다. 오늘날의 비즈니스 환경에서 효율적인 업무 운영을 위해 반드시 갖추어야 할 요소입니다.
프로세스 자동화를 사용해야 할 때와 사용하지 말아야 할 때
자동화의 이점은 강력하며, 모든 회사는 어떤 방식으로든 그것을 활용할 수 있습니다.
하지만 모든 것을 자동화하려고 해서는 안 됩니다.
작업을 완전히 자동화할 수는 있지만, 만족스러운 결과를 제공하지 못하는 방식으로 자동화하는 것도 가능합니다.
유튜브의 자동 자막을 읽어본 적이 있나요? 누군가 억양이 있는 순간, 그 자막은 영상의 자막이라기보다는 마치 AI가 생성한 짧은 소설처럼 보입니다.
고객과 공유하는 최종 결과물을 완전히 생성하는 데 프로세스 자동화를 사용해서는 안 됩니다.
아래에서는 자동화의 적절한 사용 사례와, 인간적인 접근이 더 나은 경우를 다룹니다.
사용해야 할 때:
일반적으로, 프로세스 자동화는 고객 경험에 직접적인 영향을 주는 오류의 위험이 적은 작업에 가장 잘 적용됩니다.
다음과 같은 작업에 프로세스 자동화를 사용해야 합니다:
- 마일스톤이 완료되었거나 기한이 초과되었을 때 누군가에게 알림을 보내는 등 작은 사무 절차 자동화
- 데이터를 수집, 통합, 처리, 분석 및 시각화
- 고객이 적절한 상담원이나 부서에 도달하거나, 자주 묻는 질문에 대한 답을 찾도록 돕는 것
- 인보이스 생성 및 발송과 같이 자동화를 통해 오류 위험이 없는 저수준의 비즈니스 업무 처리
사용하지 말아야 할 때:
즉각적인 판단과 창의성이 요구되는 복잡한 작업에는 자동화된 프로세스를 적용하고 싶지 않을 것입니다.
프로세스 자동화를 다음과 같은 용도로 사용하려고 해서는 안 됩니다:
- 모든 고객 상호작용을 자동화된 셀프 서비스로 대체하는 것
챗봇은 사람의 도움을 받을 수 있는 수단 중 하나여야 하며, 유일한 옵션이 되어서는 안 됩니다. 챗봇이 이해하지 못하는 질문을 받을 경우에는 연락할 수 있는 방법을 반드시 제공해야 하며, 그렇지 않으면 고객이 반복 루프에 갇히는 상황이 발생할 수 있습니다.
(이미지 출처)
- 아주 드물게 발생하는 비정기적인 프로세스를 자동화하려고 하지 마세요.
- 사람의 감각이 필요한 복잡한 프로세스를 자동화하려고 하지 마세요.
예를 들어, 카피라이팅을 자동화하려고 해서는 안 됩니다. GPT-3 같은 AI가 읽을 수 있는 문장을 생성할 수는 있지만, 여러분의 제품 중 어떤 포인트가 타깃 고객에게 가장 효과적으로 와닿는지에 대한 경험은 없습니다.
언제 자동화를 활용하고 언제 피해야 하는지를 이해하는 것은, 스마트한 프로세스 자동화 전략의 핵심 요소입니다.
손쉬운 업무 자동화 대상부터 시작하기: 각 부서에서 빠르게 자동화할 수 있는 작업들
수백만 달러가 들어가는 제조용 로봇 자동화 프로젝트에 집중하기보다는, 먼저 ‘낮은 위치에 있는 열매(low-hanging fruit)’, 즉 빠르고 쉽게 자동화할 수 있는 수작업 업무들에 주목하는 것이 좋습니다.
마케팅
마케팅에는 시간을 절약하기 위해 자동화할 수 있는 저수준 프로세스들이 매우 많습니다.
실시간 캠페인 대시보드 및 리포트 생성
내부 마케팅 부서든, 에이전시 소속이든 관계없이, 주간·월간·일일 리포트는 늘 필수적인 업무입니다. 데이터 수집 작업을 자동화하는 도구를 사용하면, 마케팅 인력이 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 시간을 확보할 수 있습니다.
또한 자동화를 활용하면, 이전에는 불가능했던 방식으로 대규모 개인화 마케팅을 실행할 수 있습니다.
- 이전 상호작용 및 기타 요소에 기반해 웹 콘텐츠를 개인화
예를 들어, 결혼식장 검색을 한 사용자와 기업 행사장을 찾은 사용자에게는 각기 다른 이미지와 헤드라인을 보여줄 수 있습니다.
- 이메일 및 SMS 메시지를 대규모로 자동화
예를 들어 리드(잠재 고객)의 웹사이트 내 행동에 따라 자동 알림이나 후속 메시지가 전송되도록 설정하면, 일일이 수동으로 메시지를 보내지 않아도 됩니다.
고객 지원
고객 지원에서도 자동화를 통해 고객 경험을 더욱 향상시킬 수 있습니다.
- 이메일, 소셜 미디어 등 다양한 채널에서 들어온 메시지와 요청을 하나의 대시보드로 통합하세요. 지원 담당자가 여러 플랫폼을 이리저리 오가며 시간을 낭비하지 않도록 해야 합니다.
- 적절한 요청이 적절한 사람에게 전달되도록 하세요. 카테고리를 설정하거나, 메시지 내 특정 키워드를 인식하는 AI 기반 검색 기능을 사용할 수 있습니다.
- 우선 지원(SLA)을 보장해야 하는 VIP 고객의 요청이 들어올 경우 즉시 지원 담당자에게 알림을 보냅니다. 이 프로세스는 장기적으로 기업 고객을 유지하고 만족도를 높이기 위해 매우 중요합니다.
영업(Sales)
영업 부문에서도 워크플로우 자동화와 최적화의 여지가 매우 많습니다.
일반적인 영업 담당자는 미팅 일정 조율, 제안서 작성, 기타 반복 업무에 많은 시간을 소비하지만, 이들 대부분은 적어도 부분적으로는 자동화할 수 있습니다.
- 미팅 및 약속 일정 잡기: 영업팀이 매일 몇 시간씩 미팅 일정을 조율하느라 시간을 낭비해서는 안 됩니다. 이제 리드(잠재 고객)가 영업 담당자의 공개된 시간 중 원하는 시간대를 직접 선택할 수 있는 자동화 도구를 사용할 수 있습니다.
- 브랜드 제안서 템플릿 생성: 제안서 최종 수정을 담당자가 직접 하더라도, 강조할 사례나 혜택 목록을 메뉴에서 선택하는 방식만으로도 많은 시간을 절약할 수 있습니다.
- 응답 없는 리드에 대한 자동 후속 연락: 첫 연락에 반응하지 않은 잠재 고객에게는 SMS 또는 이메일을 통한 후속 메시지를 자동으로 전송할 수 있습니다.
영업팀이 비본질적인 업무에 쓰는 시간이 줄어들수록, 실제로 제품을 판매하는 데 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다.
인사(Human Resources, HR)
HR 부서에서도 자동화를 통해 업무 부담을 덜고 효율을 높일 수 있는 영역이 많습니다.
- 표준화된 체크리스트와 자동 워크플로우를 활용한 직원 온보딩 및 교육: 신규 입사자들이 빠르게 업무에 적응할 수 있도록, 대면 교육 및 멘토링과 병행하여 자동화된 온보딩 프로그램을 만들 수 있습니다.
- 실시간 대시보드를 통한 성과 관리: 긴장된 평가 회의를 반복하기보다, 프로젝트 관리 플랫폼 등을 통해 실시간으로 직원의 생산성을 측정할 수 있습니다.
인력 분배 및 팀 간 인재 할당 최적화: 모든 직원의 업무 상태를 보여주는 대시보드에 접근하면, 핵심 인재를 다양한 팀에 효율적으로 분배할 수 있습니다.
monday.com으로 워크플로우 간소화 및 업무 자동화 시작하기
업무 자동화를 통해 더 효율적인 회사를 만들 준비가 되셨나요? 머신러닝 전문가나 데이터 과학자 없이도, monday.com이라면 누구나 쉽게 시작할 수 있습니다.
monday.com의 자동화 빌더로 자동화를 생성하세요, 코딩은 필요하지 않습니다.
먼데이의 자동화 빌더는 일상적인 영어 문장만으로도 자동화를 만들 수 있도록 도와줍니다. 이를 이해하는 데 어떠한 코딩 지식이나 경험도 필요하지 않습니다.
상태 변경, 마감일 등과 같은 조건을 기반으로 자동 알림과 작업 할당을 손쉽게 설정할 수 있습니다.
또한 팀 보드와 상위 프로젝트 개요 보드처럼 서로 다른 보드 간의 데이터를 동기화할 수도 있습니다.
이렇게 하면 관리자와 임원진은 별도로 연락하지 않아도 실시간으로 프로젝트 상태를 한눈에 확인할 수 있습니다.
하지만 먼데이의 워크플로우 자동화는 monday.com 플랫폼 내 데이터에만 국한되지 않습니다.
다른 플랫폼의 데이터를 통합하고 실시간 대시보드에 집계하세요
앱 간 전환을 어쩔 수 없는 번거로움으로 남겨두는 대신, monday.com은 다양한 서드파티 앱과 통합할 수 있습니다.
예를 들어, 수신된 이메일, Slack 메시지, 또는 Zendesk 문의를 기반으로 자동으로 새로운 작업 항목을 생성할 수 있습니다.
또한 Facebook 광고나 기타 마케팅 플랫폼의 데이터를 동기화하여, 캠페인 성과를 실시간으로 확인할 수 있는 개요 화면을 만들 수 있습니다.
이처럼 팀이 더욱 쉽게 업무를 수행할 수 있도록, 비즈니스 프로세스 자동화일관성 있는 디지털 작업 공간(coherent digital workspace)비즈니스 프로세스 자동화을 구축할 수 있습니다.
워크플로우를 표준화하고 더 스마트하게 정보 관리하기
직원들은 자신의 업무를 수행하는 데 필요한 정보를 찾는 데만 25% 이상의 시간을 소비하고 있습니다.
가장 흔한 문제는 올바른 문서를 찾고 공유하거나, 최근 판매 데이터를 찾는 것입니다.
(이미지 출처)
monday.com을 사용하면 관련된 모든 문서를 해당 작업 항목이나 프로젝트에 직접 첨부할 수 있습니다. 직접 업로드하거나, Google Drive 또는 OneDrive 연동 기능을 활용할 수도 있습니다.
이제는 매번 작업을 할 때마다 문서나 사용 방법을 찾아다닐 필요 없이, 필요한 정보가 바로 손끝에 있게 됩니다.
수백만 원짜리 예산 없이도 자동화를 시작할 준비가 되셨나요?
이제 자동화의 장점과, 이를 비즈니스에 어떻게 그리고 어디에 효과적으로 적용할 수 있는지 이해하셨기를 바랍니다.
더 스마트한 워크플로우를 구축하고, 직원들의 업무를 더욱 쉽게 만들고, 조직 전체의 생산성을 높이고 싶으시다면,
지금 monday.com의 워크플로우 관리 소프트웨어를 사용해보세요.
자주 묻는 질문(FAQs)
비즈니스 프로세스 자동화(BPA)와 로보틱 프로세스 자동화(RPA)의 차이는 무엇인가요?
비즈니스 프로세스 자동화(BPA)는 조직 전반의 워크플로우를 디지털 기술로 자동화하는 전략적인 접근 방식이며, 로보틱 프로세스 자동화(RPA)는 반복적인 특정 작업을 수행하는 소프트웨어 로봇(봇)을 활용한 자동화입니다. 예를 들어, BPA는 고객 요청부터 처리까지의 전체 흐름을 자동화하는 반면, RPA는 수천 건의 인보이스 데이터를 빠르게 처리하는 특정 단계에 활용됩니다. 두 가지 모두 업무 자동화를 가능하게 하지만, 범위와 적용 대상에서 차이를 보입니다.
업무 자동화는 어떤 업무에 적용하는 것이 가장 효과적인가요?
업무 자동화는 주로 반복적이고 규칙 기반이며 오류 발생 위험이 적은 작업에 효과적입니다. 예를 들어, 기한 초과 알림 전송, 데이터 수집·정리, 인보이스 발송, 고객 요청 분류 등의 저수준의 반복 작업에 자동화를 적용하면 효율성과 정확성이 크게 향상됩니다. 반면, 창의적인 판단이 필요한 카피라이팅이나 고객과의 정서적 상호작용 같은 고차원적 업무에는 자동화보다 인간의 개입이 더 적합합니다.
monday.com으로 어떻게 쉽게 업무 자동화를 시작할 수 있나요?
monday.com에서는 코딩 지식 없이도 자동화를 설정할 수 있는 노코드 자동화 빌더를 제공합니다. 예를 들어, 상태가 변경되면 자동으로 알림을 보내거나, 특정 기한이 도래하면 작업을 지정 담당자에게 할당하는 등의 업무 자동화를 쉽게 구현할 수 있습니다. 또한 Gmail, Slack, Facebook Ads, Zendesk 등 다양한 앱과의 통합을 통해 외부 데이터 기반의 자동화도 가능합니다. 이처럼 monday.com은 복잡한 도구 없이도 누구나 실용적인 업무 자동화를 시작할 수 있도록 설계된 플랫폼입니다.
지금 시작하기