여러개의 프로젝트를 동시에 관리하는 일은 빠르게 복잡해질 수 있습니다.
자원을 균등하게 배분하고 우선순위가 변하는 상황을 조정하며 전략적 목표와의 정렬을 유지하는 것은 쉽지 않습니다.
이 때문에 포트폴리오 관리를 담당하는 프로젝트 관리자들은 부담을 느끼는 경우가 많습니다.
프로젝트 관리 연구소(PMI)는 포트폴리오 관리를
“전략과 실행 간의 격차를 해소하는 방법”이라고 정의합니다.
체계적인 포트폴리오 관리 시스템을 통해 팀은 프로젝트 포트폴리오를 효과적으로 관리하며
모든 프로젝트를 조화롭게 완수할 수 있습니다.
이 블로그에서는 포트폴리오 관리란 무엇인지, 왜 중요한지, 그리고 효과적인 방법에 대해 설명합니다.
또한 먼데이닷컴 업무 관리 소프트웨어와 같은 포트폴리오 관리 도구를 활용하여
효율성을 극대화하고 프로젝트 성공률을 높이는 방법도 다룹니다.
프로젝트 포트폴리오란?
포트폴리오는 프로젝트, 프로그램 또는 두 가지 모두를 포함하는 그룹을 의미합니다.
프로젝트 포트폴리오는 이러한 활동들을 관리하고 중요한 정보를 보관하여
전체적인 조정을 가능하게 하는 역할을 합니다.
프로젝트 포트폴리오는 자원 배분을 결정하고 성과와 리스크를 예측하며 목표와 전략과의 정렬을 평가할 수 있는 하나의 중심 정보원이라고 생각할 수 있습니다. 특히 진행 상황과 전략적 정렬을 유지하는 나침반 역할을 합니다.
투자 포트폴리오 관리 vs 제품 포트폴리오 관리
포트폴리오 관리는 일반적으로 주식, 채권 및 금융 자산과 같은 투자 포트폴리오를 관리하고 최적화하는 것을 의미하기도 합니다. 이러한 관리의 목적은 투자 수익을 극대화하고 리스크를 최소화하여 재무 목표를 달성하는 것입니다.
투자 포트폴리오 관리의 개념은 전통적인 프로젝트 포트폴리오 관리와 다릅니다. 투자 포트폴리오 관리는 오직 투자 전략에만 초점을 맞추지만 일반적인 프로젝트 포트폴리오 관리는 여러 프로젝트를 체계적으로 연결하고 조직하여 전체적인 성공을 달성하는 더 넓은 접근 방식입니다.
추가 읽기: 린 포트폴리오 관리와 포트폴리오 관리 vs 프로젝트 관리
효과적인 포트폴리오 관리 프로세스 살펴보기
포트폴리오 관리는 조직의 프로젝트 및 프로그램을 선택하고 우선순위를 지정하며 통제하는 과정입니다. 이러한 중앙 집중식 관리 및 감독을 통해 조직 전체에서 일관된 거버넌스 기준을 확립할 수 있습니다.
“간단히 말해, 프로젝트 포트폴리오는 책임을 부여하는 역할을 합니다. 이를 통해 조직은 언제나 특정 개인이나 팀이 회사의 프로젝트 투자 성과를 면밀히 모니터링하도록 합니다.”
프로젝트가 기업의 전략, 가치, 장기 목표와 일치하며 좋은 성과를 내고 있다면 자금 지원 및 우선순위를 받을 가능성이 높아집니다. 반면 프로젝트가 리스크가 크거나 성과가 저조하거나 기업의 전략과 일치하지 않는 경우 철저한 검토를 거쳐 방향을 조정하거나 폐기될 가능성이 큽니다. 포트폴리오 관리 시스템을 도입하면 조직이 주도적으로 전략을 실행할 수 있습니다. 이를 통해 자산 배분을 효과적으로 조정하고 보다 신중한 결정을 내릴 수 있습니다.
포트폴리오 관리의 일반적인 활용 사례
- 잠재적인 프로젝트 수익 분석
- 리스크 예측 및 관리
- 이해관계자와의 원활한 커뮤니케이션 지원
- 경영진 및 투자자의 동의를 얻는 과정 지원
포트폴리오 관리, 프로젝트 관리, 프로그램 관리의 차이점
포트폴리오, 프로그램, 프로젝트 관리는 다음과 같은 방식으로 설명할 수 있습니다.
- 포트폴리오 관리: 여러 개의 프로젝트 및/또는 프로그램을 하나의 그룹으로 통합하여 관리하며 이를 통해 모든 활동이 전체 전략과 일관되도록 조정합니다.
- 프로그램 관리: 서로 연관된 프로젝트를 체계적으로 관리하여, 해당 프로젝트들이 연결된 목표와 정렬되도록 조정하는 역할을 합니다.
- 프로젝트 관리: 특정 제품 또는 서비스에 집중하는 개별적이고 일시적인 업무를 관리하는 것을 의미합니다.
즉, 프로젝트는 프로그램을 구성하는 기본 단위이며 프로그램과 개별 프로젝트가 모여 하나의 포트폴리오를 형성합니다.
조직적인 프로젝트 포트폴리오 관리가 중요한 4가지 이유
대부분의 프로젝트 관리 프로세스와 마찬가지로, 체계적인 포트폴리오 관리는 비즈니스 가치에 긍정적인 영향을 미칩니다. 그중에서도 다음과 같은 요인들이 특히 중요합니다.
1. 전략적 정렬
포트폴리오 관리는 조직 및 운영 리더들이 대규모 프로젝트가 상위 조직 목표 및 핵심 성과 지표(KPI)와 일치하는지 확인할 수 있도록 돕습니다.
2. 비효율성 감소
모든 프로젝트가 한 곳에서 체계적으로 정리되면 우선순위가 높은 프로젝트와 미뤄도 되는 프로젝트를 쉽게 구별할 수 있습니다. 또한, 과거 유사한 프로젝트의 진행 과정을 기록으로 남길 수 있어 향후 프로젝트를 더 효과적으로 실행할 수 있습니다.
3. 리스크 관리
프로젝트 포트폴리오의 명확한 가시성은 프로젝트의 가장 중요한 요소들을 한곳에 통합하여 평가할 수 있도록 함으로써 리스크 관리를 지원합니다.
4. 다각화
접근이 용이한 포트폴리오는 PMO(프로젝트 관리 사무국)와 같은 조직이 우선순위가 높은 프로젝트들이 적절한 다양성을 유지하고 있는지 평가하는 데 도움을 줍니다. 반대로, 특정 프로젝트가 조직에 적합하지 않다는 점을 파악하는 데도 활용될 수 있습니다.
포트폴리오 관리의 모범 사례
일상적인 업무 방식과 마찬가지로 포트폴리오 관리의 모범 사례도 산업별로 다르게 적용될 수 있습니다. 하지만 대부분의 산업에서 효과적인 방법으로 검증된 전략들이 존재합니다.
철저하고 상세한 프로젝트 인벤토리 수행
모든 프로젝트를 체계적으로 정리하는 것은 효과적인 포트폴리오 관리를 위해 필수적인 이해 수준을 제공합니다. 프로젝트의 제목, 일정, 예상 비용, 비즈니스 목표, 예상 수익률(ROI), 그리고 해당 프로젝트가 조직에 미치는 영향을 포함해야 합니다.
이렇게 하면 투자자들에게 업데이트 정보를 제공하거나 즉각적인 의사 결정을 내리는 데 필요한 주요 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다.
전략적 관점에서 프로젝트 평가
회사의 전략적 목표와 가장 잘 맞는 프로젝트를 우선순위에 두는 것이 중요합니다. 또한, 프로젝트의 리스크 수준과 대규모 재설계가 필요한지 여부도 고려해야 합니다.
궁극적으로, 뛰어난 포트폴리오 관리자는 프로젝트 제안 단계에서 중복되는 프로젝트를 조기에 식별하고, 사업성이 낮은 프로젝트를 사전에 제외하여 경영진과 이해관계자 간의 전략적 정렬을 보장해야 합니다.
프로젝트 우선순위 지정, 분류 및 자금 조달
전략적 정렬을 기준으로 프로젝트를 평가한 후에는 이용 가능한 자금과 자원에 따라 프로젝트의 우선순위를 결정해야 합니다.
이 과정에서 철저한 점수 평가 및 분류 시스템이 유용할 수 있습니다. 이는 향후 어떤 프로젝트가 실행될 수 있을지를 미리 예측하는 데도 도움이 됩니다.
포트폴리오를 철저히 검토하고 지속적으로 관리
최상의 평가 및 우선순위 지정 프로세스를 거쳤더라도, 승인된 프로젝트 목록을 만든 후 포트폴리오가 적극적으로 관리되지 않는다면 효과를 기대하기 어렵습니다.
먼데이닷컴 PMO 업무 관리 플랫폼과 같은 도구를 활용하면 데이터를 기반으로 프로젝트의 진행 상황을 한눈에 확인할 수 있으며, 체계적으로 대시보드에서 관리할 수 있습니다.
포트폴리오 관리자는 최소한 분기별로 자산 성과를 모니터링해야 하며, 더욱 뛰어난 성과를 달성하려면 이 과정을 더 자주 수행하는 것이 좋습니다.
검토 과정에서 포트폴리오 관리자와 이해관계자는 추가 자금이 필요한 프로젝트, 일시적으로 중단해야 하는 프로젝트, 그리고 완전히 종료해야 하는 프로젝트에 대해 논의하게 됩니다.
포트폴리오 관리에서 흔히 겪는 주요 문제점은 무엇인가요?
포트폴리오 관리는 매우 효과적인 방법이지만, 이를 제대로 실행하려면 상당한 헌신이 필요합니다. 다음은 포트폴리오 관리에서 흔히 겪는 다섯 가지 주요 문제점입니다.
1. 관리자와 이해관계자 간의 원활한 관계 형성
포트폴리오 관리 팀과 이해관계자는 각기 다른 동기와 우선순위를 가지고 있으며, 이를 조율하는 것이 항상 쉬운 일은 아닙니다. 특히 투자 결정이 면밀하게 검토되는 과정에서 상호 협력이 원활하지 않을 수 있습니다. 프로젝트가 올바른 방향으로 진행되고 관계가 유지되려면 조직의 최상위에서 최하위까지 헌신적인 노력이 필요하며, 최대한의 투명성이 보장되어야 합니다.
2. 시간 및 자원 관리
여러 프로젝트에서 사용할 수 있는 시간, 인력, 예산과 같은 자원이 얼마나 되는지를 파악하는 것은 쉽지 않습니다. 먼데이닷컴 PMO 업무 관리 플랫폼에서는 작업량 뷰와 타임라인 뷰를 사용하여 명확한 인사이트를 얻을 수 있습니다.
3. 데이터 가시성 부족
효율적인 포트폴리오 관리를 위해서는 프로젝트 데이터를 조직 내 관리자와 이해관계자들이 어떻게 보고 활용할지 맞춤 설정할 수 있어야 합니다. 먼데이닷컴 PMO 업무 관리 플랫폼을 사용하면 위젯을 활용하여 맞춤형 대시보드를 생성할 수 있으며 자동화 기능을 설정하여 정기적으로 보고서를 발송할 수 있습니다. 또한 한 보드에서 여러 개의 대시보드 뷰를 추가하여 필요에 맞게 데이터를 구성할 수 있습니다.
4. 운영 최적화 및 확장성 부족
프로젝트 포트폴리오가 확장될수록 이를 따라갈 수 있는 업무 관리 플랫폼이 필요합니다. 수작업이 많은 프로세스를 줄이지 않으면 포트폴리오를 효과적으로 확장하기 어렵습니다. 엑셀 스프레드시트와 이메일만으로는 자동화, 데이터 연산, 커뮤니케이션을 한 곳에서 수행할 수 없으며 이로 인해 조직의 포트폴리오 확장이 지연되거나 불가능할 수 있습니다.
5.거시 경제적 위험
완벽한 포트폴리오 관리 시스템이 있다 해도 경제 침체와 같은 조직이 통제할 수 없는 외부 요인으로 인해 부정적인 영향을 받을 수 있습니다. 그러나 효과적인 플랫폼과 프로젝트 포트폴리오 리스크 관리 프로세스를 갖추고 있으면 위기 전, 중, 후에 더 나은 재무적 의사 결정을 내릴 수 있습니다.
성공적인 프로젝트 운영을 위한 포트폴리오 관리 플랫폼이 필요한 이유
프로젝트 상태, 예산, 투자 라운드, 소유권, 커뮤니케이션을 추적하는 일은 인력과 자원이 부족할 때 특히 어렵습니다. 포트폴리오 관리 플랫폼 없이 운영한다면 직관적인 추측에 의존해야 하며 가끔 운 좋게 맞을 수도 있지만 지속적인 성공을 보장하기 어렵습니다.
가장 좋은 포트폴리오 관리 도구는 프로젝트 관리자들의 요구 사항까지 반영하는 솔루션이어야 합니다. 프로젝트 관리자의 데이터가 더 상위의 포트폴리오 관리자 및 관련 대시보드로 원활하게 전달되어야 하기 때문입니다.
불필요한 데이터 전송 작업이나 과도한 상태 업데이트 회의를 없앨 수 있는 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다. 이를 통해 전반적인 프로세스를 개선하고 조직의 영향을 극대화하며 업무의 효율성을 유지할 수 있습니다.
먼데이닷컴 PMO 업무 관리 플랫폼은 이러한 기능을 제공합니다.
먼데이닷컴 포트폴리오 관리 솔루션을 활용한 목표 가속화
먼데이닷컴 업무 관리 플랫폼은 팀이 모든 프로젝트를 한눈에 파악하고 전략적 목표를 달성하며 최상의 결과를 도출할 수 있도록 돕는 올인원 포트폴리오 관리 솔루션입니다.
고급 포트폴리오 뷰 기능을 통해 여러 프로젝트와 프로그램의 데이터를 한 곳에서 확인할 수 있어, 조직의 전반적인 상황을 파악하고 병목 현상을 쉽게 감지할 수 있습니다. 먼데이닷컴 업무 관리 플랫폼의 주요 포트폴리오 관리 기능은 다음과 같습니다.
- 고급 포트폴리오 관리 보드: 세부적인 프로젝트 뷰와 연결하여 프로젝트 관리자들이 실시간으로 프로젝트 성과, 일정, 예산 등을 한 곳에서 확인할 수 있도록 지원합니다.
- 간트 차트: 프로젝트 상태와 세부 정보를 파악할 수 있도록 지원하며, 작업, 목표, 마일스톤을 시각적으로 표현하여 더욱 정확한 계획 수립이 가능합니다.
- 스냅샷 뷰: 포트폴리오의 전반적인 상태와 수익성을 검토할 수 있도록 지원하며, 잠재적인 리스크를 사전에 식별하여 팀이 즉각적인 조치를 취할 수 있도록 합니다
- 프로젝트 접수 및 승인 관리: 프로젝트 접수 프로세스를 간소화하여 누구나 관련 세부 정보를 포함한 요청을 제출할 수 있으며, 이해관계자는 승인 절차를 관리하고 우선순위를 더욱 효과적으로 지정할 수 있습니다.
- 맞춤형 프로젝트 분류 및 우선순위 설정: 타임라인 열을 사용하여 각 작업 완료까지 소요되는 기간을 확인할 수 있으며 종속성 열을 활용해 항목 간 관계를 설정하고 특정 작업이 지연될 경우 자동으로 일정이 조정되도록 지원합니다.
- 공유 가능한 보고서 및 대시보드: 이해관계자 및 리더와 진행 상황을 조율할 수 있도록 지원하며 펀딩 라운드, 자금 상태, 투자된 자원, 예상 현재 가치, 마지막 평가 내역 등 주요 데이터를 시각적으로 확인하여 데이터 기반의 결정을 내릴 수 있습니다.
또한 먼데이닷컴 업무 관리 플랫폼을 기존에 사용 중인 PMO 도구와 연동하여 완전히 통합된 포트폴리오 프로젝트 관리 소프트웨어 환경을 구축할 수 있습니다. 지금 먼데이닷컴 업무 관리 플랫폼을 활용하여 포트폴리오 및 프로젝트 관리자가 대규모 협업을 수행하고, 효과적으로 실행하며, 조직 전반의 성과를 보고할 수 있도록 지원하세요.
자주 묻는 질문(FAQs)
먼데이닷컴 업무 관리 플랫폼에는 포트폴리오 뷰가 제공되나요?
먼데이닷컴 업무 관리 플랫폼은 다양한 옵션을 제공하여 팀 및 부서 전반에서 프로젝트를 한눈에 파악할 수 있도록 지원합니다. 대시보드 뷰는 사용자가 맞춤형 위젯을 선택하여 예산, 프로젝트 단계, 기타 프로젝트 관련 데이터를 관리할 수 있는 맞춤형 공간을 제공합니다.
프로젝트 포트폴리오 관리와 프로젝트 관리의 목표는 어떻게 다른가요?
프로젝트 포트폴리오 관리의 목표는 부서 및 팀 전반의 프로젝트 데이터를 관리하여 효율성, 자원, 예산 등을 최적화하는 것입니다. 반면, 프로젝트 관리의 목표는 단계별 계획, 실행, 모니터링을 통해 특정 목표를 달성하고 결과물을 만들어 내는 것입니다.
우수한 프로젝트 포트폴리오 관리 도구가 제공해야 하는 기능은 무엇인가요?
- 대시보드 기능
- 예산 관리 및 보고 기능
- 원활한 플랫폼 내 커뮤니케이션 기능
- 자동화 기능
- 데이터 가져오기 및 내보내기 기능
- 기업 수준의 보안 기능
