프로젝트 관리 효율 향상을 위한 칸반에 대한 모든 것

프로젝트 매니저, 디렉터, 혹은 관리자에게 “성공적인 프로젝트를 결정짓는 요인은 무엇인가요?”라고 물어보면,  모두가 “프로젝트에 관심을 갖는 사람들과 함께 일하는 것”이라고 말할 것입니다.

모든 프로젝트에는 챔피언이 필요합니다. 만약 그 지지자가 관심을 잃는다면 프로젝트는 대개 성공하지 못하게 됩니다. 사람들이 프로젝트에 대한 열정을 유지하는 비결은 완성된 결과물의 비전을 지속적으로 제시하고 이를 달성 가능한 목표로 느껴지도록 동기부여 하는 것입니다. 바로 이것이 칸반(Kanban)이 제공하는 가치입니다.

칸반 프로젝트 관리가 무엇인지 그 핵심 원칙과 이점, 그리고 먼데이닷컴을 통해 이를 어떻게 활용할 수 있는지 확인해보세요.

칸반(Kanban)이란 무엇인가요?

칸반은 애자일 원칙 또는 애자일 방법론을 구현하기 위해 사용되는 인기 있는 프로젝트 관리 프레임워크로, 애자일 팀이 워크플로우를 시각화하고 효율성을 극대화하기 위해 사용됩니다.

칸반 방법론은 실시간 커뮤니케이션, 업무의 온전한 투명성, 프로젝트 진행 상황에 대한 시각적 구성에 기반을 둡니다. 이는 주로 데브옵스(DevOps) 소프트웨어 개발에서 널리 사용되는 개념으로 알려져 있지만 다양한 여타  비즈니스 팀에서도 활용할 수 있습니다.

칸반(Kanban)의 기원은 무엇인가요?

칸반은 1940년대 일본에서 시작되었습니다. **도요타 자동차(Toyota Automotive)**에서 근무하던 엔지니어이자 사업가인 **오노 다이이치(Taiichi Ohno)**가 간단한 칸반 시스템을 개발했습니다. 이 시스템은 프로세스를 최적화, 재고 수준 모니터링, 그리고 생산 과정의 각 단계를 관리하기 위해 만들어진 **린 제조 시스템(lean manufacturing system)**으로 발전하게 되었습니다.

**칸반(看板)**은 일본어로 “간판”을 의미하며 이는 “시각적 신호(visual signal)”를 의미합니다. 가장 일반적인 형태는 개별 업무들을 상태별로 분류하여 보여주는 **칸반 보드(Kanban board)**와 **칸반 카드(Kanban card)**로 나타납니다.

칸반 보드(Kanban Board)란 무엇인가요?

칸반 보드는 흔히 포스트잇과 화이트보드 마커의 진화로 요약될 수 있습니다. 이는 팀원이 업무 할당, 데드라인, 기타 관련 정보를 한곳에서 시각적으로, 또 직관적으로 확인할 수 있도록 지원하는 프로젝트 관리 조직 시스템입니다.

칸반 보드는 개별 업무 리스트와 작업 단계를 나타내는 카드와 컬럼으로 구성됩니다. 예를 들어 각 단계는 업무 진행 상태를 나타낼 수 있으며 “보류 중(pending)”, “해야 할 일(to-do)”, “진행 중(work in progress)”, “완료(completed)”와 같은 제목이 사용될 수 있습니다.

업무를 완료하고 프로젝트가 종료될 때까지 카드를 한 컬럼에서 다른 컬럼으로 이동시키는 책임은, 해당 업무를 맡은 팀원에게 배정됩니다.

칸반 보드(Kanban Board)의 주요 구성 요소는 무엇인가요?

칸반 보드는 포스트잇으로 구성된 물리적 시스템이든 프로젝트 관리 소프트웨어의 일부인 디지털 보드이든 다음과 같은 공통 구성 요소를 가지고 있습니다:

1. 컬럼(Columns): 팀의 워크플로우 단계를 나타내며 예를 들어 “해야 할 일(To Do)”, “진행 중(In Progress)”, “완료(Done)” 등이 있습니다. 보드에서는 컬럼으로 시각화됩니다.
2. 카드(Cards): 하나의 업무 아이템 또는 프로젝트와 같은 개별 작업 단위로 보드의 워크플로우 단계를 따라 이동합니다.
3. 작업 진행 제한(WIP limits): 특정 워크플로우 단계에서 동시에 진행할 수 있는 업무 항목의 최대 수를 설정합니다.
4. 스윔레인(Swimlanes): 가로 구분선을 활용하여 팀이나 부서별로 다양한 활동을 분리하고 분류할 수 있습니다.
5. 태그(Tags): 카드 태그는 라벨이라고도 하며 각 카드를 분류, 정렬, 필터링하는 데 유용합니다. 또한 업무 진행 배경 설명을 제공, 중요한 작업을 강조, 또 특정 목표 달성을 위해 집중해야 할 업무를 찾는 데 도움을 줍니다.

칸반의 4가지 핵심 원칙은 무엇인가요?

칸반 프로젝트 관리의 필수 요소는 다음과 같습니다:

쉬운 구현:
칸반의 유연성 덕분에 기존 워크플로우를 방해하지 않고도 적용할 수 있습니다. 칸반 구현은 어렵게 느껴져서는 안 됩니다. 현재 진행 중인 업무를 기반으로 단순히 포맷을 적용한 후 일정 기간 동안 팀이 유연하게 사용할 수 있는지 확인해 보세요. .

점진적인 변화:
갑자기 적용되는 대대적인 변화 대신 현재의 업무 방식과 관리 수준을 유지하면서 점진적으로 시스템을 변화시키는 데 집중하세요. 이러한 방식은 내부 저항을 줄이는 데 효과적입니다.

현재 프로세스와 역할 존중:
칸반 방법론은 기존 프로세스와 역할을 무시하거나 배제하지 않습니다. 프로젝트 팀이 필요에 따라 변화를 결정하고 구현할 수 있도록 지원합니다. 시간이 지남에 따라 팀은 현재 프로세스에서 필요한 변경 사항이나 조정을 점차적으로 식별하고 적용할 것입니다.

조직 전체의 리더십 고취:
효과적인 칸반 시스템은 조직의 모든 수준에서 지속적인 개선을 장려합니다. 팀 내 어디에서든 리더십이 발휘될 수 있으며 누구나 훌륭한 아이디어를 공유, 중요한 변화를 실행하며 업무 방식과 제품 및 서비스 제공 방식을 개선할 방법을 찾을 잠재력을 가지고 있습니다.

칸반 방법론의 6가지 기본 실천사항

칸반의 원칙을 하나씩 설명했으니 이제 실제로 칸반이 어떻게 적용되는지 살펴볼 차례입니다. 다음은 효과적인 칸반 시스템의 6가지 핵심 실전 가이드입니다:

1. 워크플로우를 시각화하세요

칸반 도구는 칸반 카드를 자유롭게 이동할 수 있는 시각적 보드가 있을 때 가장 효과적으로 사용될 수 있습니다. 화이트보드와 포스트잇을 사용한 사무실 벽 또는 소프트웨어 형태의 전자 칸반 시스템을 사용할 수 있습니다. 칸반 보드를 통해 프로세스를 시각화하면 팀 간 업무 투명성이 높아지고 업무 진행에 용이한 쉬운 방법들을 서로 공유할 수 있습니다.

먼데이닷컴은 내장된 칸반 데이터 시각화 기능을 제공하여 팀이 항상 칸반 보드와 관련된 칸반 카드에 접근할 수 있도록 합니다.

2. “작업 진행 중(WIP)” 상태 지정을 제한하세요

칸반 방법론은 팀이 새로운 업무를 진행하기 전에 기존 작업을 완료하도록 장려하는 **풀 시스템(Pull System)**입니다. 이를 통해 팀에 집중력을 부여하며 이해관계자들에게 각 팀의 업무 수용력이 제한적임을 간접적으로 전달합니다.

각 개인이 진행 중(in-progress) 또는 작업 중(doing) 상태에 1~2개 이상의 업무 리스트를 두지 않는 것이 이상적입니다. 작업 항목 카드가 “완료(done)”로 이동되면, “할 일(to-do)”에서 새로운 리스트를 가져와 “작업 중(doing)”으로 이동시키는 과정을 반복하는 것이 효율적입니다.

3. 워크플로우를 관리하세요

칸반 시스템의 중요한 부분 중 하나는 팀의 워크플로우를 지속적으로 확인하여 업무 효율성과 생산 수준이  지속적으로 개선되도록 관리하는 것입니다. 궁극적으로 이는 프로세스의 병목 현상을 파악하여 특정 업무 항목들이 각 단계에서 머무는 시간을 면밀히 모니터링하는 것을 의미합니다.

업무 항목들이 특정 단계에 지속적으로 쌓이거나 이관하는 과정 에서 너무 오래 머물러 있다면 조정이 필요할 수 있습니다. 시간이 지나면 팀의 흐름이 개선되고 전달 프로세스는 더 원활하고 예측 가능해질 것입니다.

4. 프로세스 정책에 구조를 부여하세요

프로세스 정책을 보다 명확히 정의하면 모든 팀의 업무가 더 쉬워질 수 있습니다. 이는 모두가 이해하고 동의할 수 있는 **“작업 방식”**의 프레임워크를 만드는 것입니다.

칸반 방법론에서는 프로세스 정책 설정이 다음과 같은 방식으로 시작됩니다:

• 작업 유형 별 공통 체크리스트 작성
• 작업 완료 정의
• 컬럼(column) 또는 스윔레인(swim lane)의 상세 설명 작성
• 카드를 언제 가져와야 하는지 정의
• 허용 가능한 “작업 진행 중(WIP)” 수량 설정

5. 리뷰하고 피드백을 제공할 시간을 마련하세요

피드백 루프를 구현하는 것은 효과적인 칸반 시스템의 중요한 부분입니다. 피드백 루프는 팀이 **“빠르게 실패하고 자주 실패”**하도록 돕습니다. 이는 역설적으로 들리지만 완벽한 작업 시스템을 구축하는 데 점점 더 가까워지도록 하는 혁신적인 방법입니다.

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초기에 올바른 방향인지 확인하는 것이 장기간 동안 동일한 실수를 반복하는 것보다 훨씬 현명한 선택입니다. 피드백 루프를 만드는 간단한 방법으로는 프로세스를 정기적으로 검토하거나, 업무 흐름을 모니터링할 수 있는 주요 트래킹 지표를 설정하는 것이 있습니다.

6. 과학적 방법을 사용하여 개선하고 발전하세요

칸반 방법론은 모두가 수용할 수 있는 점진적인 속도로 변화를 수용하고 개선할 수 있도록 돕습니다. 또한 가설 설정, 테스트, 테스트 결과를 바탕으로 변화를 만드는 객관적 프로세스 활용을 장려합니다.

변화를 적용하고 테스트를 반복할수록 시스템은 점점 더 강력해지고, 결과적으로 더 큰 영향을 미칠 수 있습니다.

칸반 활용의 이점은 무엇인가요?

칸반 프로젝트 관리 도입 시 기대할 수 있는 주요 이점은 다음과 같습니다:

• 커뮤니케이션 효율성 향상: 칸반 보드는 팀원들이 프로젝트의 필요 사항을 더 잘 이해하도록 도와 소통을 원활하게 합니다. 카드에 댓글을 추가할 수 있는 기능도 커뮤니케이션 효율성 극대화를  돕습니다.
• 효과적인 우선순위 설정 가능: 칸반 프로젝트 관리는 직원들이 우선적으로 중요한 업무에 시간을 할애할 수 있도록 지원합니다.
• 팀 간 업무 투명성 향상: 칸반의 가장 큰 강점은 이전에 보이지 않던 병목 현상과 같은 프로세스 장애 요소를 가시화하여 손쉽게 파악하는 것입니다. 실제로 프로젝트 관리자 중 59%는 칸반을 통한 프로세스 시각화가 애자일 구현에 필수적이라 생각하고 있습니다.
• 리소스 배분 효율화: 칸반 보드를 사용하면 팀원 각각의 업무량을 시각적으로 확인하여 필요한 리소스들을 효율적으로 배분할 수 있습니다.
• 지속적인 개선 가능: 칸반을 사용할수록 프로세스 전반에서의 허들과 병목현상을 빠르게 파악, 제거할 수 있습니다.

칸반 도구를 언제 사용해야 가장 효율적인가요?

칸반 도구가 프로젝트를 관리하는 데 가장 적합한 방법인지 고려하는 것이 우선적으로 중요합니다. 이는 팀의 규모, 선호도, 그리고 팀, 업무, 프로젝트의 구체적인 특성에 따라 달라질 수 있습니다. 다음 질문을 통해 활용에 대한 의사결정을 도울 수 있습니다:

팀에 얼마나 많은 구조가 필요한가요?

칸반의 장점 중 하나는 유연성입니다. 이는 프로젝트 전반에 걸쳐 지속적인 변화를 의미하며, 스프린트 동안 변경이 어려운 스크럼과는 다릅니다. 칸반 시스템은 업무들이 여러 단계를 반복하지 않는 비반복적 프로젝트에 유용합니다.

예를 들어 앱 기능 개발처럼 디자인 단계가 완료된 후, 다시 해당 단계로 돌아가는 반복적 프로젝트는 칸반에 적합하지 않습니다. 그러나 칸반은 마케팅, 이벤트, 출판과 같은 지속적인 워크플로우를 가진 조직에서 특히 효과적입니다.

사전에 처리해야하는 업무 항목들이 다수인가요?

칸반은 각 업무 항목이 팀 내에서 완료될 수 있고 업무 의존성이 많지 않을 때 가장 효과적입니다. 따라서 여러 업무, 단계, 담당자가 필요한 복잡한 프로젝트에는 적합하지 않으며 대부분의 공유 리소스를 필요로 하는  프로젝트에도 적합하지 않습니다.

칸반 보드 예시

칸반 방법론을 이해하고 구현하는 가장 쉬운 방법은 실제 사례를 통해 확인하는 것입니다. 다음은 다양한 업종에서 칸반 도구를 사용해 비즈니스 운영의 여러 영역을 관리하는 예시입니다:

칸반 보드 예시 1:

인테리어 디자인 회사인 Ellie’s Interiors는 프로젝트를 완료 단계와 고객별로 구성합니다. 각 카드는 특정 고객과 설계할 공간을 나타내며 칸반 보드의 컬럼은 완료 단계를 나타냅니다.

칸반 보드 예시 2:

패션 회사 Mad Hatter는 칸반 보드를 사용하여 제품의 재고 상태를 트래킹합니다. 카드는 재고 워크플로우 내 제품 아이템을 나타내며 컬럼은 주문 필요 여부와 시기를 나타냅니다.

이 패션 회사는 또한 제조 과정을 시각화하거나 고객 주문을 카드로 표시하여 주문 상태를 추적하는 데 칸반 프레임워크를 사용할 수 있습니다. 또한 주문이 제때 배송되었는지 여부를 함께 트래킹할 수 있습니다.

칸반 보드 예시 3:

건설 회사에서 팀에서 건설 프로젝트 완료 단계를 관리할 때 칸반 보드를 사용합니다. 카드는 프로젝트 위치를 나타내며 컬럼은 각 프로젝트가 완료 단계에서 어디에 있는지를 나타냅니다.

먼데이닷컴에서 칸반 보드 생성 방법

1. 데이닷컴 보드 생성하기

monday.com 내에서 칸반 보드 시스템을 사용하려면 먼저 계정에 보드를 생성해야 합니다. 화면 왼쪽 패널에서 “+ 추가(Add)” 버튼을 클릭한 후 “새 보드(New Board)”를 선택하세요. 동일한 메뉴에서 엑셀, 구글 시트, 트렐로 등에서 보드를 가져오거나 준비된 템플릿 중 하나를 선택할 수도 있습니다.

2. 칸반 보기 추가하기

보드에 칸반 보기를 추가하려면 보드 상단의 “+” 옵션을 클릭하고(마우스를 올리면 “보기 추가(Add View)”라고 표시됩니다) “칸반(Kanban)”을 선택하세요.

또한 화면 오른쪽 상단의 “Board Power-Ups”를 클릭하여 새 보드 보기를 추가할 수 있습니다.

“필수 기능” 카테고리에서 “칸반”을 선택하세요.

3. 칸반 보기 설정하기

보기 상단 오른쪽의 톱니바퀴 아이콘을 클릭하여 설정(Settings) 메뉴를 불러옵니다.

칸반 보기를 설정하려면 다음 단계를 따르세요:

• 칸반 컬럼(Kanban Column): 설정 메뉴의 “Kanban Column” 섹션에서 칸반 보기에 표시할 상태 컬럼(Status Columns)을 선택합니다.
• 커버 컬럼(Cover Columns): “Cover Columns” 섹션에서 칸반 카드에 커버로 표시할 파일 컬럼(Files Columns)을 하나 이상 선택합니다.
• 카드 컬럼(Card Columns): 보드에서 칸반 카드에 직접 표시하고 싶은 컬럼 정보를 선택하여 해당 정보를 한눈에 확인할 수 있습니다.
• 그룹별 구분(Divide by Groups): 설정 메뉴 하단의 “Divide by Groups” 상자를 클릭하면, 보드에서 속한 그룹별로 칸반 카드를 볼 수 있습니다.

칸반 보드가 설정되면 필요한 카드를 추가, 수정, 이동을 손쉽게 할 수 있습니다.

4. 워크플로우를 따라 카드를 이동시키기

칸반 보드를 생성한 후에는 업무 완료에 집중하게 됩니다.

업무의 한 단계가 완료되면 해당 카드는 칸반 워크플로우의 다음 컬럼으로 이동됩니다. 예를 들어 작가가 초안을 완료하면 카드를 “검토(Review)” 컬럼으로 이동시킬 수 있습니다. 이후 편집자가 다음 업무를 이어받게 됩니다. 수정이 필요할 경우 업무는 이전 컬럼으로 다시 이동시킬 수 있으며 관리자나 감독자는 댓글을 사용하여 필요한 변경 사항을 설명할 수 있습니다.

칸반 보드는 특정 단계에 카드가 쌓이는 경향성을 파악해 관리자가 워크플로우 문제를 빠르게 파악할 수 있도록 지원합니다.

5. 분석

프로젝트 관리자는 카드가 워크플로우를 통과하는 데 걸리는 평균 시간과 특정 기간 동안 완료된 업무 항목 수를 트래킹할 수 있습니다. monday.com에서는 다이내믹 템플릿을 활용하여 보다 포괄적인 지표 측정이 가능합니다.

먼데이닷컴을 칸반 도구로 활용해야 하는 이유

monday.com을 프로젝트 관리의 기반 도구로 활용하면 다양한 방식으로 프로젝트를 시각화할 수 있으며 칸반 보드로도 활용 가능합니다.

• monday.com의 칸반 보드는 시각적이고 컬러풀하며, 심지어 이미지를 포함할 수 있습니다.
• 칸반 컬럼을 다양한 그룹으로 나눠 더욱 체계적으로 관리할 수 있습니다.
• 각 카드는 한 번의 클릭으로 열어서 쉽게 업데이트할 수 있으며 팀원들이 카드를 특정 그룹에 할당, 데드라인 업데이트, 이미지 첨부, 메모 추가 등 다양한 작업을 수행할 수 있습니다.
• 드래그 앤 드롭 사용자 인터페이스 덕분에 monday.com의 칸반 보드를 빠르고 쉽게 관리할 수 있습니다.
• 특정 업무가 완료되면 프로젝트의 한 단계를 다음 단계로 손쉽게 이동시킬 수 있습니다.
• 칸반 보드와 함께 테이블 형식으로 정리된 업무 리스트를 볼 수 있어 더욱 체계적인 관리가 가능합니다.

효과적인 칸반 시스템을 더욱 빠르게 구현하세요

모든 프로젝트에는 리더가 필요하며, 이 챔피언은 모든 상황에 대비할 수 있는 완벽한 도구를 기반으로 업무 관리가 필요합니다.

프로젝트 관리에서 칸반은 많은 팀에게 챔피언과 같은 역할을 하며 monday.com은 단순한 칸반 보드를 넘어 모든 팀을 연결하는 강력한 프로젝트 관리 기술을 제공합니다. 칸반 보드 템플릿을 사용하여 손쉽고 빠르게 시작해 보세요.