재고 관리 워크플로우 구축하기

당신이 사업주이시든, 재고 관리 담당자이시든, 운영 효율을 높이고 주문을 체계적으로 관리하려는 분이라면 이 글에서 필요한 모든 정보를 얻으실 수 있을 것입니다.

효과적인 재고 관리에 필수적인 요소로, 자주 사용되는 용어, 검증된 방법론, 그리고 올바른 시스템을 선택하기 위한 유용한 기준들을 살펴보겠습니다.

그럼 기본적인 질문부터 시작해 볼까요?

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재고 관리란 무엇인가요?

재고 관리(inventory management)란 조직의 상품(예: 판매 제품, 상품, 원자재 등)을 비용 효율적인 방식으로 조달, 보관, 사용, 최적화하는 활동을 의미합니다.

재고는 조직의 공급망에서 매우 중요한 역할을 합니다. 이는 제품이 판매되고 유통되는 방식에 직접적인 영향을 미치기 때문입니다.

예를 들어, 매달 창고에 일정 수량의 제품만 보관할 수 있다면, 들어오는 주문과 나가는 공급을 철저히 관리해야 합니다. 그렇지 않으면 고객이 매우 늦게 제품을 받거나 아예 받지 못하는 상황이 발생할 수 있습니다.

즉, 재고 관리는 생산, 현금 흐름, 구매, 시장 수요를 균형 있게 맞추어 자원을 최대한 활용할 수 있도록 도와줍니다.

일반적으로 재고 관리에는 다음과 같은 활동이 포함됩니다:

선적 및 공급업체 평가
재고 수준 모니터링
창고 보안 최적화
상품에 QR 코드 추가 (최적의 QR 코드 생성기를 활용해 생성할 수 있습니다)
신규 재고 수령 및 기록
그 외 다양한 활동

이 부분들은 뒤에서 더 깊게 다루겠지만, 먼저 재고 관리의 유형과 각각이 생산 프로세스의 어떤 영역에 도움이 되는지 알아봅시다.

재고 관리의 5가지 유형

재고 관리는 크게 다섯 가지로 분류할 수 있습니다. 차이점은 어떤 생산 단계에 초점을 맞추느냐에 있습니다.

하나씩 살펴보겠습니다:

원자재(Raw materials): 상품을 생산하는 데 사용되는 원재료 또는 중간 재료와 부품 (예: 제지 회사가 나무에서 추출한 셀룰로오스 섬유 사용)
재공품(Work-in-progress): 아직 완성되지 않아 판매할 수 없는 제품 (예: 마감 장식이나 최종 공정이 필요한 제품)
포장 자재(Packing material): 상품 포장에 사용되는 물품 (예: 제품 배송에 쓰이는 상자)
MRO(유지보수, 수리 및 운영) 자재: 생산 과정을 지원하지만 제품 자체에는 포함되지 않는 자재 (예: 장갑, 보안 마스크)
완제품(Finished goods): 판매할 준비가 된 최종 제품

모든 유형의 재고가 반드시 모든 비즈니스에 필요한 것은 아닙니다.

예를 들어, 자체적으로 제품을 생산하지 않는 전자상거래 업체는 MRO 자재를 재고에 포함할 필요가 없습니다.

따라서 이제 재고 관리의 기초를 이해했으니, 다음 단계로 아주 중요한 질문에 답해보겠습니다.

왜 재고 관리는 모든 비즈니스에 필수적인가요?

당신이 자동차 부품을 생산하는 회사의 대표라고 가정해 봅시다. 한 고객이 10,000개의 에어백을 주문했고, 당신은 주문을 수락하며 1개월 후 납기를 약속합니다.

하지만 생산을 시작하고 보니, 보유 중인 원자재로는 전량을 생산하기에 부족하다는 사실을 깨닫습니다.

그래서 공급업체에 추가 자재를 주문하지만, 문제가 있습니다. 자재가 3주 뒤에야 도착한다는 것이죠. 이는 곧 생산 지연을 초래합니다.

이 상황은 당신뿐만 아니라 고객에게도 불편을 주게 됩니다. 고객의 생산 일정까지 지연시켜 재정적 손실로 이어질 수 있기 때문입니다.

하지만 조금 더 조직적이고 전략적인 접근을 했다면 충분히 예방할 수 있는 문제였습니다.

잘 구축된 재고 관리 시스템은 선택 사항이 아닙니다. 모든 비즈니스가 반드시 책임지고 갖춰야 할 필수 요소입니다.

전자상거래 업체, 작은 마을의 소매점, 글로벌 제조 기업 중 어디를 운영하든, 재고 관리는 시장 수요에 맞춘 생산 균형, 비용 절감, 가치 사슬 최적화를 위해 반드시 필요합니다.

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소매업과 도매업의 차이란 무엇인가요?

재고 관리 방법론을 살펴보기 전에, 소매업(retailing)과 도매업(wholesaling)의 차이를 이해하는 것이 중요합니다. 접근 방식에 따라 관리 프로세스가 달라질 수 있기 때문입니다.

소매와 도매의 가장 큰 차이는 공급망에서의 역할입니다.

도매(Wholesale):
주로 B2B(기업 간 거래)에 초점을 둡니다. 즉, 도매업자는 상품·제품·물품을 대량으로 다른 기업에 판매합니다.
소매(Retailing):
B2C(기업과 소비자 간 거래) 시장을 대상으로 합니다. 소매업자는 최종 소비자와 보다 직접적인 관계를 가지며, 제조업체나 유통업체(도매업자 포함)로부터 상품을 구매한 뒤 더 높은 가격에 재판매합니다.

(이미지 출처)

아래 도매업자의 예시를 살펴보겠습니다:

제조업체(Manufacturers): 상품을 직접 생산할 뿐만 아니라, 이를 대량으로 유통업체, 소매업체, 다른 도매업체에 판매하는 회사
중개업체(Brokers): 주로 제조업체를 대신해 활동하는 중간 유통업체
상인(Merchants): 상품을 대량으로 구매한 뒤 더 작은 소매업체에 판매하는 회사

다음은 소매업자의 예시를 살펴보겠습니다:

식료품점(Grocery stores)
편의점(Convenience stores)
전문점(Specialty stores)
할인점(Discount stores)
그 외 일반 소비자에게 상품을 판매하는 모든 형태의 비즈니스

하지만 두 가지 방식을 결합한 하이브리드 접근 방식도 있습니다.

예를 들어, 샘스클럽(SAM’s Club)이나 코스트코(Costco)는 대량으로 상품을 구매하려는 지역 소규모 비즈니스와 대량 구매를 선호하는 일반 소비자 모두에게 상품을 판매합니다.

재고 관리 방식은 비즈니스 전략에 따라 달라집니다. 도매업자의 공급망은 소매업자의 공급망과는 확연히 다릅니다.

(이미지 출처)

누구에게 판매하는지를 이해하는 것은 비즈니스 모델을 정의하고, 궁극적으로 재고 관리 방식을 결정하는 데 매우 중요합니다.

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재고 관리 3가지 방법론

이제 재고 관리 이론을 살펴봤으니, 실제 활용 단계로 넘어가 봅시다.

여기서는 재고를 더 잘 통제하면서 비용을 줄이고 이익을 높일 수 있는 3가지 방법론에 집중할 것입니다.

물론 이게 가능한 모든 방법을 모두 포함한 포괄적인 목록은 아니지만, 가장 도움이 되는 시작점을 다룹니다.

아래서 하나씩 살펴보겠습니다:

1. 적시 생산 (Just in time, JIT)

Just in time(JIT)은 가장 인기 있고 널리 사용되는 재고 관리 방법론 중 하나이며, 그럴 만한 이유가 있습니다.

재고를 최소화하거나 아예 보유하지 않는 데 초점을 맞추기 때문에, 고객 만족과 비즈니스 효율성 간 균형을 맞출 수 있어 가장 수익성 높은 방식 중 하나가 될 수 있습니다.

JIT는 다음 질문에 답하는 데 초점을 둡니다:

무엇이 필요한가?
언제 필요한가?
얼마나 필요한가?

그 후, 품질을 희생하거나 비용을 증가시키지 않으면서도 가장 짧은 리드타임 내에 필요한 물품을 제공하는 방법을 찾습니다.

JIT는 일본어 “헤이준카(Heijunka, 平準化)”에서 유래했으며, 이는 “평준화(Leveling)”를 의미합니다. JIT는 다음 세 가지 요소로 구성됩니다:

택트 타임(Takt time): 고객 수요를 충족하기 위해 제품의 구성 요소를 얼마나 자주 생산해야 하는지를 정의 (예: 1시간마다 3개 생산).
연속 흐름(Continuous flow): 예상된 택트 타임을 맞추기 위해 한 번에 1개씩 생산하는 방식.
풀 시스템(Pull system): 고객에게 꼭 필요한 것만 제공하는 접근 방식.

예를 들어, 당신이 핸드메이드 화장품 전자상거래 비즈니스를 운영한다고 해봅시다.

JIT를 도입한다면, 화장품을 창고에 미리 쌓아두는 대신 주문이 들어올 때마다 새 제품을 생산하게 됩니다.

이 접근 방식은 시장에서 고객 수요를 유연하게 테스트할 수 있도록 해주며, 생산 과정에서 발생할 수 있는 잠재적인 손실을 피하는 데 도움이 됩니다.

2. 경제적 주문량 (Economic Order Quantity, EOQ)

EOQ라는 용어는 조금 복잡해 보일 수 있지만, 사실은 꽤 단순합니다.

간단히 말해, EOQ는 이상적인 재고 수준을 계산하고, 과거의 시장 수요와 기타 변수에 기반해 주문 수량을 결정하는 공식입니다.

공식을 보기 전에 먼저 구성 요소를 살펴보겠습니다:

Q* : 최적 주문 수량
S : 주문 비용 (포장, 배송, 운송, 취급에 드는 비용)
H : 보관 비용 (특정 제품을 보관하는 데 드는 비용)
D : 수요 (연간 수요 단위)

최종 공식은 다음과 같습니다:

예를 들어, 당신이 와인 매장을 운영한다고 가정해 봅시다. 다음과 같은 수치가 있다고 합시다:

S = $2,000
H = 단위당 $2
D = 와인 병 4,000개

EOQ를 계산하려면, 원래 공식의 변수 자리에 위의 값을 대입해야 합니다. 예를 들어:

이 경우, 최적의 주문 수량은 2,828병이 됩니다.

단, 일부 재고는 재주문, 계절성, 업계 주요 이벤트 등 추가 변수를 반영해 계산할 필요가 있습니다.

EOQ는 대략적인 주문 수량을 산출하는 데 유용하지만, 다른 접근 방식과 함께 사용하는 것을 권장합니다.

3. ABC 분석 (ABC analysis)

ABC 분석은 파레토 원칙(80/20 법칙)에서 파생되었습니다. 즉, 결과의 80%는 원인의 20%에서 나온다는 원리입니다. 이는 다양한 제품을 보유한 경우에 특히 유용합니다.

이를 재고 관리에 적용하면, 모든 제품이 동일한 가치를 지니는 것은 아니다라는 의미가 됩니다. ABC 분석은 더 빨리 팔리고 더 많은 이익을 가져다주는 제품에 우선순위를 두어야 한다고 봅니다.

이를 실행하려면, 제품·자재·소모품을 다음 3개 범주로 나누어야 합니다:

A = 가장 중요한 품목
B = 중간 정도로 중요한 품목
C = 가장 중요도가 낮은 품목

재고를 이렇게 분류한 후에는 각 범주에 두 가지 비율을 부여해야 합니다:

가치 비율(Value percentage): 특정 재고 품목의 연간 소비 가치
수량 비율(Quantity percentage): 전체 제품 개수

이 비율은 고정된 값이 아니며, 실제 데이터와 목표에 맞게 정의해야 합니다. 예를 들어:

A = 전체 품목의 10%가 소비 가치의 70% 차지
B = 전체 품목의 20%가 소비 가치의 20% 차지
C = 전체 품목의 70%가 소비 가치의 10% 차지

이러한 분류를 기반으로, 가장 가치 있는 제품을 식별할 수 있으며, 따라서 해당 제품(들)의 재고 수준을 더 자주 추적하는 데 집중할 수 있습니다.

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올바른 재고 관리 소프트웨어를 찾는 방법

이 시점에서 아마도 수동으로 재고를 관리하는 것이 극도로 어렵거나, 사실상 불가능하다는 것을 이해하셨을 겁니다.

소프트웨어의 도움을 받으면, 재고 관리자는 가장 지루한 작업 일부를 자동화하고, 오류 발생 위험을 줄이며, 더 똑똑한 결정을 내릴 수 있습니다.

그렇다면 어떻게 올바른 소프트웨어를 선택할 수 있을까요?

세계 최대 규모의 소프트웨어 리뷰 네트워크 중 하나인 Capterra를 살펴보면, 선택이 얼마나 어려운 일인지 바로 알 수 있습니다.

5,224개 옵션 중에서 단 하나를 선택하는 것은 결코 쉬운 일이 아닙니다. 여러분의 선택을 조금 더 수월하게 만들기 위해, 좋은 재고 관리 소프트웨어에서 꼭 확인해야 할 핵심 기능 몇 가지를 살펴보겠습니다.

1. 재고 관리(Inventory management)

이는 너무나 당연하면서도 매우 중요한 기능입니다.

선택한 시스템은 재고를 쉽게 모니터링, 관리, 최적화할 수 있도록 도와야 합니다. 여기에는 아이템을 저장할 데이터베이스와 상태를 한눈에 추적할 수 있는 기능이 포함됩니다.

예를 들어, 모자 소매점 Mad Hatter가 monday.com을 이용해 재고를 관리하는 방식을 살펴보겠습니다.

이 경우, 각 아이템 그룹은 특정 모자 유형(예: 페도라, 탑 햇)을 나타내며, 개별 아이템은 원하는 스타일을 보여줍니다.

Mad Hatter는 특정 기능을 위해 다양한 열 유형을 사용했습니다. 예를 들어, 서로 다른 목적을 위해 2개의 “상태(Status)” 열을 사용했습니다.

그중 하나는 모자의 색상을 나타내고, 다른 하나는 아이템의 상태(예: 재고 있음, 품절, 재고 부족 등)를 기록하는 데 사용되었습니다.

또한 “숫자(Numbers)” 열을 사용해 단위 수량과 가격 같은 중요한 정보를 표시했습니다.

심지어 “위치(Location)” 열을 사용해 각 아이템이 창고의 어디에 있는지도 표시했습니다. 이렇게 하면 직원들이 필요할 때 특정 아이템을 쉽게 찾을 수 있습니다.

monday.com의 맞춤형 기능 덕분에, Mad Hatter는 자사 재고 니즈에 꼭 맞는 플랫폼을 구축할 수 있었습니다.

하지만 이는 효과적인 재고 관리 시스템이 반드시 제공해야 할 많은 기능 중 하나일 뿐입니다. 계속 살펴보겠습니다.

2. 자동화(Automations)

끊임없이 변하는 주문, 시장 수요, 가격 등을 관리하려면 자동화가 필요합니다. 자동화는 재고를 철저히 관리하고 워크플로우가 원활히 진행되도록 도와줍니다.

따라서 특정 재고 소프트웨어를 선택하기 전에, 유연하고 즉시 사용할 수 있는 워크플로우 자동화 기능이 제공되는지 확인해야 합니다.

예를 들어, monday.com에서는 맞춤형 자동화를 사용해 재고 관리에 관련된 거의 모든 워크플로우를 관리할 수 있습니다.
예를 들어, 재고를 추적하는 숫자 열이 있고, 수량이 35개 미만으로 떨어지면 재주문해야 한다는 사실을 알고 있다면, 수량이 34가 되는 순간 공급업체에 이메일을 자동 발송하는 자동화를 설정할 수 있습니다.